Dokumentenmanagementsystem:

Alles, was Sie zu DMS wissen sollten

Ohne Dokumentenmanagementsystem kommen moderne Unternehmen in der digitalen Welt kaum mehr aus. Unser Guide erklärt, worin die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems liegen, wie es funktioniert und welche Funktionen es bietet.

Dokumentenmanagement: Ohne Papier – aber mit System

Die Arbeit im Büro war jahrzehntelang durch Papier geprägt. Dokumente wurden durch die Abteilungen gereicht und stapelten sich in Ablagen, Ordnern und Kellerarchiven. Heute findet das Dokumentenmanagement elektronisch statt. Dazu verwendet man ein Dokumenten-Management-System, das alle zugehörigen Prozesse digitalisiert und vielfach auch automatisiert.

Definition: Was ist ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist eine Software, die der Verwaltung elektronischer Dokumente dient. Mit Hilfe eines Dokumentenmanagementsystems können Unternehmen Dokumente wie Angebote, Rechnungen oder Verträge erfassen, bearbeiten, verteilen, verwalten und archivieren. Grundlegendes Ziel dabei ist es, den Geschäftsprozessen im Unternehmen eine vollständige, einheitliche und jederzeit verfügbare Informationsbasis bereitzustellen.

Häufig werden neben der Abkürzung DMS werden auch die Begriffe DMS-Software oder DMS-System oft synonym verwendet.

Das folgende Video gibt einen kurzen Abriss zum Thema DMS und benennt die wichtigsten Vorteile und Einsatzmöglichkeiten:

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Welche Dokumente können in einem DMS verwaltet werden?

Ein Dokumentenmanagementsystem bietet Unternehmen die Möglichkeit, sämtliche Geschäftsunterlagen digital zu organisieren. Beispiele für Dokumente im Geschäftskontext sind:

  • Belege wie Angebote, Aufträge und Rechnungen
  • Schriftverkehr (Briefe, E-Mails)
  • Verträge
  • Textdokumente und Tabellenkalkulationen
  • Marketingunterlagen (Broschüren, Flyer)
  • Präsentationen
  • Formulare

Sowie weiterer Content wie zum Beispiel:

  • Grafiken, Bilder und Fotos
  • Video- oder Audiodateien

Welche Herausforderungen können mit einem Dokumentenmanagementsystem gemeistert werden?

Im Arbeitsalltag ergeben sich bei der Arbeit mit Dokumenten zahlreiche Herausforderungen:

All diesen Problemen kann man mit dem Einsatz eines DMS begegnen.

Was sind die Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems?

Die Vorteile von digitalem Dokumentenmanagement sind vielfältig:

  • Zeitersparnis durch schnelles Suchen und Finden: Jedes Dokument ist im System zentral gespeichert und mittels OCR-Volltextsuche schnell auffindbar. Deshalb entfällt das langwierige Suchen.
  • Höhere Sicherheit: Durch Rechtekonzept, Authentifizierung und Verschlüsselung kann ein höheres Sicherheitsniveau erreicht werden.
  • Mehr Transparenz: Dokumentenbasierte Vorgänge sind dank Dokumentation (z.B. Versionierung) leichter nachvollziehbar.
  • Senkung der Verwaltungskosten: Durch die Digitalisierung von alltäglichen, dokumentenbasierten Arbeitsabläufen(z.B. digitaler Posteingang) werden administrative Kosten gesenkt.
  • Effizient zusammenarbeiten: Mitarbeitende können Dokumente bearbeiten, ohne diese hin- und herzuschicken. Auch Modelle wie das Home Office lassen sich so einfacher umsetzen.
  • Optimierte Geschäftsprozesse: Die Abkehr vom Papier ist die Basis für durchgängig digitale, dokumentenbasierte Workflows. (z.B. Digitale Rechnungsworkflows).
  • Revisionssichere Archivierung: Sie können die steuerlich relevanten Gesetzesvorgaben für die Archivierung von Dokumenten (z.B. die GoBD) leichter einhalten.
  • Gesetzliche Vorgaben: Aufbewahrungsfristen für Dokumente lassen sich leichter im Auge behalten und die Vorgaben der DSGVO einfacher umsetzen.
  • Höhere Kundenzufriedenheit: Mitarbeitende sind sofort auskunftsfähig, weil alle Informationen im direkten Zugriff haben. Das strahlt positiv auf den Kundenservice aus.
  • Geringere Materialkosten: Kosten für Papier, Drucker, Toner und Archiv entfallen.
  • Platzeinsparung: Weil das physische Archiv durch ein digitales Archiv ersetzt wird, sind entsprechende Räumlichkeiten sind nicht mehr notwendig.
  • Umweltschutz: Weltweit wird fast jeder zweite industriell gefällte Baum weltweit zu Papier verarbeitet. Laut WWF lag der Pro-Kopf-Verbrauch von Papier in Deutschland im Jahr 2019 bei 227 Kilogramm. Dieser Wert wurde nur von wenigen anderen Ländern übertroffen. Mit Hilfe eines DMS kann der Papierverbrauch reduziert und ein (fast) papierloses Büro erreicht werden.
Vorteile eines Dokumentenmanagementsystems (DMS)

Für welche Unternehmen und Abteilungen eignet sich ein Dokumentenmanagementsystem?

Da praktisch jedes Unternehmen mit Dokumenten arbeitet, eignen sich Dokumentenmanagementsysteme für nahezu alle Branchen und Unternehmensgrößen, Beispiele für Einsatzbereiche von DMS (Branchen):

  • Werbung und Kommunikation: Bild- und Grafikdateien
  • Industrie: Geräte- und Maschinenakten mit CAD-Elementen
  • Bauwesen und Immobilien: Bauakten und Immobilienexposés
  • Gesundheitswesen: Versicherten- und Patientenakten

Dokumente entstehen in vielen Bereichen einer Organisation. Die bevorzugten Einsatzgebiete sind verständlicherweise jene Abteilungen, in denen z.B. viele Verträge, Belege und sonstige Schriftstücke anfallen.

Ein besonderes Kennzeichen von Dokumentenmanagementsystemen ist Ihre abteilungs- und prozessübergreifende Nutzung. DMS fungiert dabei als Dokumenten-Plattform für alle Abteilungen.

Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) lassen sich Prozesse abteilungsübergreifend abbilden.

Abb.: DMS: abteilungs- und prozessübergreifende Nutzung

Beispiele für Einsatzbereiche von DMS (Abteilungen)

Häufig gibt es Verbindungen zwischen den dort eingesetzten Systemen und dem DMS geben. Diese Integration erfolgt in der Regel über Schnittstellen (API).

Grundsätzlich kann Dokumentenmanagement jedoch in jeder Abteilung eingesetzt werden. Denn ob Marketing, Produktion oder Geschäftsführung: Mit Dokumenten arbeitet jeder im Unternehmen.

Wie funktioniert ein Dokumentenmanagementsystem?

Ein Dokumentenmanagementsystem unterstützt über den gesamten Lebenszyklus eines Dokuments. Von der Erfassung bis hin zur Aufbewahrung: Alle Prozesse werden gesamthaft in einem DMS abgebildet.

  1. Erfassung im System: Das Dokument wird in das DMS importiert. Dies geschieht z.B. automatisiert aus einem angebundenen Vorsystem oder die Dokumente werden zuvor gescannt und digitalisiert.
  2. Ergänzung von Metadaten: Am digitalen Dokument werden Informationen hinterlegt, welche dieses leichter auffindbar machen. Dies können z.B. sein Name des Erstellers, Erstelldatum oder Schlagwörter, die manuell hinzugefügt werden.
  3. Speicherung im System: Dokumente werden abgespeichert. Wo und wie dies erfolgt, unterscheidet sich nach Art des DMS-Systems (Cloud, On-premises oder hybride Lösung).
  4. Dokumentensuche: Gespeicherte Daten können über eine Suchfunktion aufgerufen werden. Das Hinzufügen von Schlagwörtern und Metadaten vereinfacht dabei die Suche. Mit Hilfe der Volltextsuche und OCR-Erkennung lassen sich Dokumente auch mit semantischem Bezug leichter auffinden.
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  1. Gemeinsame Zusammenarbeit: Manche Dokumentenmanagementsysteme bieten die Möglichkeit, dass Mitarbeitende die Dokumente direkt im System bearbeitet werden können. So wird mehreren Nutzern die gemeinsame Arbeit am Dokument ermöglicht.
  2. Versionierung: Mit Hilfe einer Versionierungsfunktion können ältere Bearbeitungsstände eines Dokuments wiederhergestellt werden. Sie bietet ferner Transparenz z.B. über Stand und Zeitpunkt der Bearbeitung.
  3. Bereitstellung von Workflows: In vielen Geschäftsbereichen durchlaufen Dokumente stets einen ähnlichen Prozess. Dies ist zum Beispiel bei den Prüf- und Freigabeprozessen von Eingangsrechnungen der Fall. Mit Hilfe sogenannter Workflows können individuelle Abläufe digital abgebildet werden und die Geschäftsprozesse im Unternehmen automatisieren.
  4. Sicherheit und Zugriffskontrolle: In einem Dokumentenmanagementsystem sind viele Sicherheitsmaßnahmen integriert, z.B. durch eingeschränkten Dokumentenzugriff. Nicht jeder Benutzer hat Zugriff auf alle Dokumente. Die Freigaberechte werden für den Benutzerkreis individuell festgelegt. Des Weiteren kann Dokumentiert werden, wann welches Dokument von wem aufgerufen oder bearbeitet wurde.
  5. Archivierung und Löschung: In einem DMS können Dokumente z.B. revisionssicher archiviert werden. Das bedeutet: Sie können nachträglich nicht mehr verändert werden. Zusätzlich können Regeln dazu erstellen werden, wie lange Dokumente aufbewahrt werden. Auch kann festgelegt werden, wann sie sicher gelöscht und vernichtet werden.

Welche Anwendungsbereiche von DMS gibt es?

Gemeinsames, ortsunabhängiges Arbeiten an Dokumenten

Ein Dokumentenmanagementsystem kommt überall dort zum Einsatz, wo Mitarbeitende gemeinsam an Dokumenten arbeiten. In der heutigen Arbeitswelt kommt es nicht selten vor, dass Teams dezentral verteilt sind. Dokumente müssen demnach von überall aus verfügbar sein, sodass ein ortsunabhängiges Arbeiten ermöglicht wird.

Häufig werden neben der Abkürzung DMS werden auch die Begriffe DMS-Software oder DMS-System oft synonym verwendet.

Ein Dokumentenmanagementsystem (DMS) ermöglicht einen zentralen Zugriff auf Dokumente, egal ob im Büro oder aus dem Home Office.

Ebenso sollte gewährleistet sein, dass allen berechtigten Personen stets das aktuelle Dokument vorliegt bzw. alle den gleichen Informationsstand haben.

Die Versionierungs-Funktion trägt maßgeblich dazu bei, dass Dokumente stets in der aktuellen Version zur Verfügung stehen. Wird ein Dokument bearbeitet, so wird der letzte Arbeitsstand zentral im DMS gespeichert. Andere Personen können somit jederzeit das Dokument mit dem aktuellen Stand zentral aus dem DMS aufrufen. Ein DMS vereinfacht nicht nur das gemeinsame Arbeiten an Dokumenten innerhalb einer Organisation. Es unterstützt auch die Zusammenarbeit mit Externen.

Dazu ein Beispiel: Sie möchten einer Person ein Dokument per E-Mail zukommen lassen. Allerdings bereitet die Dateigröße Schwierigkeiten beim Versenden. Nicht so mit einem Dokumentenmanagementsystem. Das Dokument kann z.B. unabhängig von der Größe über einen externen Link (inkl. Passwort und Zugriffschutz) Externen zur Verfügung gestellt werden.

Das ist auch unter Sicherheitsaspekten sinnvoll. So können Externe können Dokumente abrufen, ohne dass sensible oder sicherheitsrelevante Informationen per E-Mail versendet werden müssen.

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Dokumente mit Externen teilen, am Beispiel von Scopevisio.

Archivierung

Die digitale Archivierung von Dokumenten ist eine der zentralen Aufgaben von Dokumentenmanagementsystemen.

Dank digitalem Archiv können Unternehmen ihre physischen Lagerstätten reduzieren. Gleichzeitig können sie einen schnelleren und effizienteren Zugriff auf ihre Daten gewährleisten. Hierfür werden (Papier)-Dokumente eingescannt und anschließend elektronisch aufbewahrt.

Das sogenannte “ersetzende Scannens” sorgt dafür, dass nach der Digitalisierung von Dokumenten die physischen Originale vernichtet werden können. Dabei bleibt die rechtliche Gültigkeit zu bestehen.

DMS ermöglichen die rechtskonforme Archivierung digitaler Dokumente. So stellt das elektronische Archiv stellt sicher, dass die Ablage nach festgelegten Aufbewahrungsfristen für geschäftliche Dokumente erfolgt.

Zusätzlich gewährleistet die revisionssichere Archivierung, dass alle Dokumente unverändert und in ihrem ursprünglichen Zustand erhalten bleiben. Dies ist insbesondere im Hinblick auf die GoBD-Konformität von Bedeutung. Diese beschrieben die ordnungsgemäße Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie den Datenzugriff.

Mit DMS können Unternehmen sicherstellen, dass sie alle gesetzlichen Anforderungen erfüllen und ihre Daten effizient und sicher verwalten.

Digitale Rechnungsverwaltung

Die digitale Rechnungsverarbeitung gilt als Klassiker, wenn es um Prozesse geht, die ein DMS mit Workflows unterstützen kann.

Der Eingangsrechnungs-Workflow beginnt mit dem Eingang und Auslesen der digitalen Rechnung. Dabei kommen OCR-Technologien zum Einsatz, die Daten wie Rechnungsnummer, Datum und Betrag automatisch erkennen.

Die digitale Rechnung geht dann in einen zuvor definierten Prüf- und Freigabeworkflow ein. Zuständige Personen überprüfen die Eingangsrechnung im System. Automatisch wird die Rechnung an weitere Personen in der „Bearbeitungskette“ weitergereicht.

Auf diese Weise ergeben sich schnellere Durchlaufzeiten als beim papierbasierten Vorgang, der zudem wesentlich fehleranfälliger ist.

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Digitale Prüf- und Freigabeprozesse von Eingangsrechnungen, am Beispiel von Scopevisio.

Nach der Verarbeitung der Eingangsrechnung kann diese rechtssicher im DMS archiviert werden. So werden Unternehmen den geltenden Gesetzen zur die sicheren Aufbewahrung von Finanzunterlagen gerecht.

Vertragsmanagement

Zu den wichtigsten Dokumenten im betrieblichen Kontext zählen Verträge. Dokumentenmanagementsysteme bieten die Möglichkeit, diese revisionssicher an einem zentralen Ort abzulegen – man spricht hier auch von Vertragsverwaltung.

Das Vertragsmanagement umfasst jedoch noch mehr: Es unterstützt zum Beispiel dabei, Fälligkeiten von Verträgen zu überwachen (automatische Fristüberwachung). Die Software warnt verantwortliche Mitarbeiter rechtzeitig vor wichtigen Terminen. Ob Kündigung, Neuverhandlung oder automatische Verlängerung: Wichtige Termine blieben damit immer auf dem Schirm. Darüber hinaus bietet das Vertragsmanagement Workflows für die Vertragsgenehmigung an.

Oft ist das Vertragsmanagement ein Add-on zum DMS.

Digitale (Personal-)akte

Auch im HR-Management fallen zahlreiche Dokumente an, die früher in Personalakten gesammelt wurden. Das elektronische Pendant dazu ist die digitale Personalakte, die eine wichtiges Anwendungsbeispiel für da Dokumentenmanagement darstellt.

In der digitalen Personalakte werden mitarbeiterbezogene Informationen und Dokumente zusammengetragen und verwaltet. Beispiele dafür sind wie Bewerbungsunterlagen, Arbeitszeugnisse und Weiterbildungsnachweise, aber auch Notizen. Grundsätzlich beinhaltet sie jedoch keine privaten Informationen wie etwa Angaben zur politischen Einstellung oder zu Hobbies.

Wie können Dokumentenmanagementsysteme die Digitalisierung in Unternehmen vorantreiben?

Bei der Digitalisierung geht es in der Regel darum, bisher manuell durchgeführte Geschäftsprozesse zu digitalisieren. Danach sie in einem weiteren Schritt ggf. automatisiert werden. Ziel ist es, die Mitarbeiter zu entlasten und Arbeitsabläufe zu beschleunigen.

Geschäftsprozesse sind jedoch gerade im kaufmännischen Bereich mit Dokumenten verknüpft. Deshalb sollten zuerst die Dokumente digitalisiert und digital verwaltet werden, ehe man sich um die Prozesse kümmert.

Ein Dokumentenmanagementsystem ist deshalb der ideale Einstieg in die Digitalisierung. Ein DMS bildet gleichzeitig die Basis für eine weitere Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Auf diese Weise kann ein DMS die digitale Transformation vorantreiben.

Wie trägt ein DMS zur Datensicherheit in Unternehmen bei?

Ein DMS trägt auf vielfältige Weise zum sicheren Umgang mit Dokumenten im Unternehmen bei:

  1. Zugriffsbeschränkungen: Ein DMS ermöglicht es, den Zugriff auf Dokumente und Informationen auf Benutzerebene zu kontrollieren. Definieren Sie individuelle Rollen und Rechte für Benutzer oder Benutzergruppen. So stellen Sie sicher, dass nur autorisierte Personen Änderungen vornehmen oder Dokumente freigeben können.
  2. Verschlüsselung: DMS bietet in der Regel Verschlüsselungsmöglichkeiten für gespeicherte Dokumente und während der Übertragung.
  3. Revisionssicherheit: Ein DMS speichert Änderungsverläufe und Protokolle von Dokumenten. Dies ermöglicht die Nachverfolgung von Änderungen und Identifizierung von Verantwortlichen.
  4. Backups und Wiederherstellung: Regelmäßige Backups von Dokumenten und Daten schützen vor Datenverlust bei Hardwarefehlern oder Katastrophen.
  5. Versionierung: DMS bietet in der Regel die Möglichkeit, verschiedene Versionen eines Dokuments zu speichern. Dadurch können vorherige Versionen wiederhergestellt werden.
  6. Auditing und Compliance: DMS kann Berichte und Prüfprotokolle erstellen, die zur Einhaltung von Compliance-Anforderungen beitragen.
  7. Schutz vor physischem Diebstahl: Da Dokumente digital gespeichert werden, sind vor physischen Diebstahl geschützt.

Was gibt es bei der Einführung eines DMS zu beachten?

Bei der Einführung eines DMS sollten Sie verschiedene Aspekte beachten:

  • Dokumentation der aktuellen Prozesse: Die bestehenden Dokumentenverwaltungsprozesse und -workflows dokumentieren, um darauf aufbauend die Zukunft zu planen.
  • Ziele und Anforderungen definieren: Klare Ziele für die DMS-Einführung setzen und die spezifischen Anforderungen des Unternehmens ermitteln.
    In einem Anforderungsworkshop sollten wichtige Fragen geklärt werden. Welche Art von Dokumenten sollen verwaltet werden? Welche Prozesse (z.B. Rechnungseingang, Vertragsmanagement) sollen unterstützt werden und wie sollen diese künftig aussehen?
  • Benutzerakzeptanz sicherstellen: Die Mitarbeiter frühzeitig in den Implementierungsprozess einbeziehen. So können Sie Bedenken vorbeugen und die Mitarbeiter für das System begeistern.
Mit einem Dokumentenmanagementsystem (DMS) können Sie die Papierflut in Ihrem Unternehmen reduzieren.
Abb: Schluss mit der Zettelwirtschaft – dank DMS
  • Datenmigration: Einen klaren Plan für die Migration von bestehenden (Papier-) Dokumenten und Daten in das DMS erstellen. So stellen Sie sicher, dass keine Daten verloren gehen oder beschädigt werden.
  • Sicherheitsrichtlinien und Zugriffskontrolle: Legen Sie Berechtigungen und Zugriffsrechte für Dokumente festlegen. Jedes DMS bringt ein spezielle Rechtekonzept mit.
  • Workflow-Optimierung: Workflows überdenken und optimieren, um die Vorteile der Automatisierung zu nutzen. Sind Ihr bestehende Prozesse effizient und genügen sie den gesetzlichen Bestimmungen?
  • Compliance und rechtliche Aspekte: Die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften und branchenspezifischer Anforderungen sicherstellen.
  • Kosten und ROI überwachen: Die Gesamtkosten der DMS-Einführung überwachen und den Return on Investment (ROI) bewerten. So stellen Sie sicher, dass sich die Investitionen auszahlen.

Welche Arten von Dokumentenmanagementsystemen gibt es?

  • Open Source DMS: Hierbei handelt es sich um sogenannte freie – also herstellerunabhängige – Software. Der Quelltext von Open Source Software ist öffentlich zugänglich und frei verfügbar. Er kann somit von Dritten geändert werden. Open Source DMS ist folglich flexibel anpassbar.
    Open Source-Anwendungen sind oft kostenfrei bzw. zu geringen Kosten nutzbar.
  • On-Premises DMS: Dieses wird vom Unternehmen auf eigenen Servern vor Ort (engl. „on premises“) selbst betrieben.
    Die Lizenzen für die Nutzung von On-Premises Software sind kostenpflichtig. Es handelt sich hier – im Unterschied zu Open Source – um sogenannten proprietäre Software. Die Anpassbarkeit dieser Anwendungen durch den Anbieter ist eingeschränkt bzw. in der Regel mit Zusatzkosten verbunden.
  • Cloud DMS (Online DMS): Dieses wird vom Anbieter in der Cloud betrieben. Das Anwenderunternehmen muss somit keine Server dafür vorhalten.
  • Das System wird in diesem Fall als Software-as-a-Service – kurz SaaS – bereitgestellt. Der Anbieter sorgt außerdem für Wartung und Updates. Cloud DMS-Systeme sind kostenpflichtig und werden in der Regel im monatlichen Abonnement („Miete“) bezogen.
  • Stand-Alone oder integriertes DMS: Dokumentenmanagementsysteme sind als separate Softwareanwendungen erhältlich. Bisweilen sind sie auch integrierte Bausteine von ERP-Systemen.

Die Grenzen von DMS zu anderen Anwendungen sind nicht immer scharf: Auch Kollaborations-Tools wie zum Beispiel Microsoft Sharepoint bieten DMS-Funktionen. Sie führen jedoch bei Workflows, Zugriffberechtigungen oder Aufbewahrungsfristen schnell an Grenzen. Deshalb gelten sie gemeinhin nicht als „echte“ DMS.

Neben DMS mit Workflow-Funktionen existieren auch separate Workflow-Management-Systeme. Sie sind sich auf die Steuerung und Überwachung von Geschäftsprozessen spezialisiert.

Dokumentenmanagementsysteme bieten in der Regel mobile Apps an. Sie erlauben es zum Beispiel Außendienstmitarbeitern, von unterwegs auf Dokumente im DMS zuzugreifen.

Was muss ein Dokumentenmanagementsystem können?

Der Markt für DMS-Systeme ist groß. Wer den DMS Vergleich anstellt, sollte einige wichtige Funktionen im Auge behalten:

  • OCR (Optical Charakter Recognition: Eine Texterkennung ist meist Bestandteil eine DMS oder wird angebunden. Sie erweitert die Volltextsuche ermöglicht sie z.B. auch in PDFs oder Bildern).
  • Dokumentenklassifizierung und Metadaten: Metadaten sind begleitenden Informationen, die manuell oder automatisiert zum Dokument hinzugefügt werden (z.B. Autor, Schlagwort, Kostenstelle).
  • Sicherheit und Zugriffskontrolle: Festlegung von Lese- und Zugriffsrechten sowie hochsichere Datenräume für besonders vertrauliche Informationen.
  • Kollaboration: Unterstützung der internen und externen Zusammenarbeit durch gemeinsamen Zugriff. Hierbei sollen Differenzierungen zwischen Lesen und/oder Bearbeiten und andere Zugriffbeschränkungen (z.B. zeitlich limitiert) möglich sein.
  • Leistungsfähige Suchfunktion: Eine Volltexterkennung (OCR-Erkennung: Optical Charakter Recognition) ist die Grundlage für schnelles Finden.
  • Versionierung: Sie bietet Transparenz z.B. über Bearbeitung und Zeitpunkt der Bearbeitung und ermöglich die Wiederherstellung alter Versionen.
  • Mobiler Zugriff: Remote Work ist spätestens seit der Pandemie gang und gäbe. Ein DMS-System sollte deshalb das Arbeiten von überall einfach ermöglichen.
  • Integration: Verknüpfung mit anderen Anwendungen etwa durch Schnittstellen zu vorgelagerten (E-Mail-System) bzw. nachgelagerten Systemen (ERP-System).
  • Workflowmanagement: Oftmals verfügen moderne Systeme über Workflow-Module, welche die Automatisierung von Prozessen unterstützen.
  • Zertifizierung: Externe Zertifikate unterstützen die Vertrauenswürdigkeit des Anbieters insbesondere im Hinblick auf Datenschutz und Informationssicherheit.
  • Revisionssicherheit: Schutz der gespeicherten Daten vor unberechtigtem Zugriff, Änderungen oder Manipulationen
  • Offline-Zugriff: Bei einem Cloud-DMS sollte zeitweise offline-Zugriff möglich sein. Denn nicht überall ist eine stabile Internetverbindung gegeben. Dies bedeutet allerdings auch das eine Synchronisation der Daten gesichert sein muss.

Was kostet ein DMS?

Eine pauschale Antwort auf die Frage, was DMS kosten, ist leider unmöglich. Allenfalls können Preisspannen benannt werden. Unterschieden werden muss dabei zwischen DMS aus der Cloud und auf eigenen Servern betriebenen DMS (On-Premises).

Je nach Betriebsmodell ergeben sich Fixkosten und/oder laufende Kosten. Eine On Premises-Lösung verursacht oft hohe Anfangsinvestitionen. Da ist bei einer Cloud Lösung oft nicht der Fall. Jedoch zieht diese laufende monatliche Kosten nach sich.

Kosten Cloud DMS

Die Kosten eines Cloud DMS sind von vielen Faktoren abhängig. Dazu zählen u.a. die Anzahl der Benutzer, der Funktionsumfang und der benötigte Speicherplatz.
Cloud DMS werden in der Regel monatlich pro User abgerechnet. Die Preise für Cloud DMS bewegen sich zwischen 10 – 100 Euro pro User und Monat. Speicherplatz kann meist hinzugekauft werden.
Oft haben DMS-Anbieter drei verschiedene Pakete zur Auswahl. Updates und Wartung sind bei Cloud-Lösungen meist inbegriffen. Bei hoher Anzahl von Lizenzen können sich Rabatte ergeben. Bisweilen werden auch kostengünstige „Nur-Lesen“-Lizenzen angeboten.

Kosten On-Premises DMS

Wollen Sie Ihre DMS-Software lokal installieren, müssen Sie nicht nur die Software kaufen. Sie müssen ggf. auch die notwendigen Server zum Betrieb der Software anschaffen.

Die Kosten für ein On-Premises DMS sind schwer zu beziffern. Die On-Premises-Anbieter veröffentlichen meist keine Preisinformationen.

Einstiegerlösungen ohne Workflows sind ab 5.000 Euro erhältlich. Umfassende DMS-Systeme für Mittelständler beginnen bei 20.000 Euro. Beim On-Premises-Betrieb kommen Kosten für die laufende Wartung, für Administration, Updates und Datensicherheit hinzu.

Implementierung und Schulung

Die Software (und ggf. Hardware) macht nur einen Teil der DMS-Kosten aus. Hinzu kommen Dienstleitungen rund um die Implementierung und Schulung. Manchmal sind auch Supportleistungen kostenpflichtig.

Wie unterscheiden sich die Begriffe DMS und ECM?

Die Begriffe Dokumenten Management System (DMS) und Enterprise Content Management (ECM)werden in Deutschland häufig synonym verwendet. Laut dem Digitalverband Bitkom ist DMS jedoch “nur” ein Teilbereich von ECM – wenngleich ein sehr wichtiger.

DMS meint die Verwaltung und Archivierung von digitalen Dokumenten. ECM geht einen Schritt weiter. Es bezieht bezieht Aspekte wie Workflows und Collaboration mit ein, wie auch folgende Grafik auf dem Leitfaden ECM des Digtalverbandes Bitkom zeigt:

Einordnung der Begrifflichkeiten Dokumentenmanagement, Enterprise Content Management und weiteren verwandten Begriffen (Quelle: BITKOM, Leitfaden ECM – Überblick und Begriffserläuterungen, S. 14, Berlin 2012)
Abb: DMS vs. ECM (BITKOM, Leitfaden ECM – Überblick und Begriffserläuterungen, S. 14, Berlin 2012)

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