Rechnungseingang digitalisieren: Wie Sie bis zu 50% der Zeit einsparen

In vielen Unternehmen ist der Rechnungseingang noch nicht so digitalisiert, wie er sein könnte. Rechnungen gehen auf dem Postweg ein und das Eingangsdatum wird handschriftlich auf dem Papier-Dokument vermerkt. Anschließend wird die Rechnung in einer Unterschriftenmappe durchs Haus gereicht. Ein Prozess, der mit manuellem Aufwand verbunden ist.

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Dies hat zur Folge, dass Eingangsrechnungen nicht zeitnah bezahlt und gebucht werden können. Vorher gehen sie durch mehrere Hände, weil sie geprüft, genehmigt und zur Zahlung freigegeben werden müssen. Ein digitales Rechnungseingangsbuch kann hierbei Abhilfe schaffen.

Rechnungsprüfung – ein schleppender Prozess

Es dauert teilweise sehr lange, bis Eingangsrechnungen geprüft und schließlich zur Zahlung freigegeben werden. Vielleicht kennen Sie auch die folgenden Beispiele aus Ihrem Unternehmen:

  • Die Sekretärin bestellt neues Büromaterial. Diese ist somit für die sachliche Prüfung der Rechnung verantwortlich. Die Zahlungsfreigabe wiederum erledigt ihr Chef.
  • Der IT-Administrator bestellt neue Laptops bestellt. Beträge in Höhe von bis 10.000 Euro kann sein Abteilungsleiter freigeben. Höhere Beträge müssen von einem Geschäftsführer gegengezeichnet werden.
  • Die Personalabteilung bucht Seminare für diverse Beschäftigte. Zuständig für die Zahlungsfreigabe ist immer der Abteilungsleiter der Beschäftigten.

Die Komplexität und Vielfalt der Prüf- und Genehmigungsverfahren bremst immer wieder die Digitalisierung des Rechnungseingangs aus. Die Folge: Viel manueller Aufwand für alle Beteiligten, Rechnungen bleiben in der Urlaubszeit zu lange unbezahlt liegen, Skonto-Fristen verstreichen.

  Rechnungseingang digitalisieren spart Zeit in der Rechnungsbearbeitung. Image for decorative purposes.

Wie kann ich meinen Rechnungseingang digitalisieren?

E-Mail-Postfach einrichten

Ein erster Schritt zur Digitalen Transformation ist die Einrichtung eines E-Mail-Postfachs. Ein digitaler Posteingang, in den fortan alle eingehenden Rechnungen von Lieferanten und Dienstleistern per E-Mail eingehen.

Elektronische Rechnungen automatisch im Rechnungseingangbuch hinterlegen

Eine praktische Sache: Ihre Software sendet Eingangsrechnungen automatisch in Ihr Rechnungseingangsbuch. Wie das funktioniert? Indem Sie sogenannte “E-Mail-Agenten” für Ihre Lieferanten anlegen. Es handelt sich um speziell konfigurierte E-Mail-Adressen, die in der Software hinterlegt werden. Läuft nun eine E-Mail von einem dieser E-Mail-Agenten im Postfach ein, so werden die Anhänge direkt im Rechnungseingangsbuch hinterlegt.

Kleiner Tipp: Wenn Sie viele Lieferanten haben, müssen Sie diese nicht mühsam separat anschreiben. Sie können einfach eine Kampagne aufsetzen, die Ihren Lieferanten das neue Verfahren erklärt und die neue E-Mail-Adresse für Ihren Rechnungseingang mitteilt. Weiteres lesen Sie hier.

Freigabeprozesse definieren

Im Rechnungseingangsbuch lassen sich sogenannte Prüf- und Genehmigungsworkflows konfigurieren. Diese helfen, die Prozesse zu automatisieren und erleichtern gerade bei wiederkehrenden Rechnungen die Bearbeitung. Durch die Festlegung dieser Regeln können Sie z.B. definieren, dass Rechnungen vom Lieferanten XY bei einer Höhe von bis zu 150€ automatisch freigegeben werden.

Manche Rechnungen kehren immer wieder. Angenommen, Sie bestellen jeden Monat bei demselben Getränkelieferanten vierzig Kästen Mineralwasser für die Belegschaft. Da wäre es übertrieben, jedes mal einen kompletten Prüf- und Genehmigungsworkflow zu durchlaufen.

Das Regelwerk des Rechnungseingangsbuchs von Scopevisio ermöglicht Ihnen, Prüfungen wiederkehrender Rechnungen automatisiert vorzunehmen. Das kann sich auf die sachliche Prüfung beziehen oder auch zusätzlich auf die Zahlungsfreigabe. Um die automatische Prüfung möglichst sicher zu gestalten, können Sie im Regelwerk festlegen, welche Parameter die Rechnung erfüllen muss, um dergestalt automatisch „durchgewunken“ zu werden.

Die einzelnen Freigabeprozesse wiederum können Sie mehrstufig gestalten, jeweils mit den passenden Verantwortlichkeiten. Mehr noch: Sie können dabei direkt die passende Kostendimension ansprechen. Und eventuell fehlende Adressen zieht die Software direkt aus der Creditreform-Datenbank.

Darüber hinaus haben wir Ihnen eine Checkliste zusammengestellt, wie Sie Ihren Rechnungseingang digital verwalten können. Jetzt kostenlos downloaden!

Einbettung in den Gesamtprozess

Die Bearbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen, das Banking bzw. das Buchen aus Kontoauszügen – alle diese Prozesse Ihres Rechnungswesens lassen sich mit einem ERP-System effizient und größtenteils automatisiert bewältigen.

Ihre individuellen Einstellungen und Bearbeitungsregeln konfigurieren Sie ohne Programmierkenntnisse auf einer intuitiven und logischen Benutzeroberfläche. Sie nutzen die Vorteile der Digitalisierung durchgängig im gesamten Unternehmen.

Wie funktioniert der digitale Rechnungseingang?

  • Die Eingangsrechnung läuft automatisch in das Rechnungseingangsbuch ein. Anschließend wird das PDF mit Hilfe einer OCR-Texterkennung gescannt. Rechnungssteller, Referenz und weitere relevante Details werden automatisch ausgelesen.
  • Die von Ihnen eingestellten Regeln ordnen daraufhin jede Rechnung dem jeweils passenden Workflow zu. Der zuständige Bearbeiter bekommt die Rechnung in seinen digitalen Eingangskorb. Ganz gleich, ob im Büro oder von unterwegs, er kann die Rechnung direkt prüfen und mit einem Klick ihre sachliche Richtigkeit feststellen.
  • Automatisiert wird die Rechnung an den nächsten Verantwortlichen weitergeleitet. Dieser erledigt die Freigabe ebenfalls unabhängig von Ort und Zeit, denn das Rechnungseingangsbuch von Scopevisio gibt es auch als mobile App.
  • Sobald er seinen Haken gesetzt hat, wird die Rechnung an die Buchhaltung weitergeleitet, die sich um Zahlung und Buchung kümmert.
  • Übrigens: Wenn ein Verantwortlicher in den Urlaub geht, kann die Verantwortlichkeit so lange auch an einen im System hinterlegten Stellvertreter abgegeben werden. Oder es kann auch eine ganze Abteilung als Verantwortlicher bestimmt werden.

Rechnungen abweisen oder zurückstellen

Eine Prüfung wäre nicht notwendig, wenn immer alles so glatt verliefe. In der Praxis ist aber leider nicht jede Rechnung in Ordnung. Es kommt vor, dass eine Lieferung fehlerhaft oder unvollständig war. Oder dass die Rechnung höher ist als vereinbart. In diesen Fällen müssen Rechnungen bis zur Klärung der Angelegenheit zurückgestellt werden.

Scopevisio hat die häufigsten Fälle in seinen Rechnungsprüfungs-Prozessen bereits abgebildet. Der Prüfer kann also mit einem einfachen Mausklick angeben, was mit der Rechnung geschehen soll und warum. Zum Beispiel kann er festlegen, dass eine Zahlung zurückgestellt oder nur teilweise freigegeben werden soll, und dazu eine passende Begründung auswählen.

Auszug aus dem Scopevisio Rechnungseingangsbuch: Rechnung wird zurückgestellt und per Drop-Down eine Begründung ausgewählt.

Immer wissen, wo eine Rechnung gerade ist

Angenommen, eine Rechnung wurde zurückgestellt, weil der Betrag in Klärung ist. Der Lieferant ruft an und möchte wissen, was mit seiner Rechnung passiert. Aufgrund der Statusangaben können Sie erkennen, bei welchem Bearbeiter die Rechnung „festhängt“ und aus welchem Grund. Sie können dem Lieferanten Auskunft geben und gegebenenfalls auch beim Bearbeiter nachhören, wie der Stand der Dinge ist.

Das aufwändige Suchen nach Belegen oder interne Nachfragen können Sie sich in Zukunft sparen. Durch den digitalisierten Rechnungsdurchlauf sind jederzeit alle relevanten Informationen im Rechnungseingangsbuch dokumentiert.

Welche Vorteile habe ich, wenn ich meinen Rechnungseingang digitalisiere?

Die Vorteile der digitalen Rechnungsbearbeitung liegen auf der Hand. Wir fassen sie noch einmal zusammen.

Zeit sparen

Digitale Rechnungen können viel schneller erfasst werden. Prüfung und Genehmigung erfolgt zeitnah, denn die Weiterleitung erfolgt elektronisch und die Bearbeitung erfolgt zeit- und ortsunabhängig.

Ein hohes Maß an Automatisierungen erspart Ihnen und Ihren Mitarbeitern manuelle Arbeit. Durch die hohe Effizienz der Bearbeitung können Sie mehr Rechnungen in kürzerer Zeit bewältigen. Ihre Mitarbeitenden haben somit mehr Zeit für das Wesentliche.

Kosten sparen

Aufgrund der schnellen Rechnungsbearbeitung können Sie Skonto besser ausnutzen. Davon profitiert auch Ihr Cash Management. Außerdem: Mehr Termintreue bei den Zahlungen stärkt Ihre Reputation bei den Lieferanten. Dies kann sich günstig auf Ihre Bonitätsbewertungen auswirken.

Überblick bewahren

Dank digitaler Rechnungsverarbeitung gewinnen Sie absolute Transparenz über den Prozess. Sie können den Status einer Rechnung immer nachvollziehen und wissen immer, von welchem Verantwortlichen sie gerade bearbeitet wird.

GOBD-Konformität gewährleisten

Die automatische Dokumentation aller Vorgänge im Rechnungseingangsprozess sowie die revisionssichere Archivierung der Belege sind GoBD-konform bzw. entsprechen den Anforderungen der GoBD. Eventuell aufkommende Bedenken, die Rechnungen zu digitalisieren, werden somit aus dem Weg geräumt.

Welche Software kann mir helfen, den Rechnungseingang zu digitalisieren?

Eine praktische Abhilfe bietet ein digitales Rechnungseingangsbuch. Mit der Software-Lösung von Scopevisio können Sie Eingangsrechnungen digital verwalten sowie die Prüf- und Freigabeprozesse digital abwickeln. Je schneller die Rechnung bearbeitet wird, desto eher können Sie Skonti nutzen und Mahngebühren vermeiden.

In einer Umfrage haben wir unsere Scopevisio Anwender befragt, inwieweit das Rechnungseingangsbuch Ihre Bearbeitungszeit von Eingangsrechnungen verkürzt hat. Das Ergebnis lautete, dass die Nutzung des Scopevisio Rechnungseingangsbuch die Durchlaufzeiten um bis zu 50% verringert hat.

Fazit

Mit einem digitalen Rechnungseingang können Sie Ihre Eingangsrechnungen digital verarbeiten. Prüf- und Freigabeprozesse werden digital abgewickelt, so dass Rechnungen von überall freigeben werden können. Im Vergleich zu einem manuellen Rechnungseingang kann somit die Durchlaufzeit um bis zu 50% verkürzt werden. Dies bietet die Möglichkeit, Skonti in Anspruch zu nehmen und Mahngebühren zu vermeiden.

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Autor:in Dorothea Heymann-Reder
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