GoBD

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Mit Scopevisio sind Sie in Sachen GoBD und Verfahrensdokumentation auf der sicheren Seite

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GoBD: Darum geht‘s

Das Kürzel GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Im Kern beschäftigen sich die GoBD damit, wie elektronische Geschäftsdokumente erstellt und archiviert werden sollen, damit das Finanzamt sie als Belege für die Ermittlung von Steuern akzeptiert. Seit 2015 gelten diese umfangreichen Regeln zwingend für alle Unternehmen in Deutschland – auch für Selbständige, Freiberufler und Kleinunternehmer, sofern diese buchführungspflichtig sind.

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Ihre Fragen und unsere Antworten zu GoBD

Die GoBD legen fest, wie die Grundsätze der ordnungsmäßigen Buchführung durch Softwaresysteme umgesetzt werden müssen. Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit, Vollständigkeit, Richtigkeit, Rechtzeitigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit sowie die Erfüllung der Aufbewahrungspflicht müssen jederzeit gewährleistet sein. Das gilt für die Verarbeitung und Aufbewahrung der digitalen Unterlagen, die Buchung und in der Dokumentation von Geschäftsvorfällen jederzeit gewährleistet sein. Laut dem BMF-Schreiben muss zugleich eine umfassende Verfahrensdokumentation alle Schritte, Techniken und handelnden Personen beschreiben und ein internes Kontrollsystem die Funktionstrennung im Betrieb dokumentieren.

Die GoBD betreffen alle Unternehmer in Deutschland, die elektronische Buchführung mittels Software betreiben. Das gilt sowohl für buchführungspflichtige als auch für Einnahmenüberschuss-Rechner, die keine doppelte Buchführung pflegen. Alle müssen die Ordnungsmäßigkeitsanforderungen des BMF beachten und eine Verfahrensdokumentation erstellen.

Alle steuerrelevanten IT-Systeme, Prozesse und Daten, darunter unter anderem Buchführungssysteme, Vor- und Nebensysteme, Dokumentenmanagement-Systeme, aber auch Kassensysteme, Zeiterfassung und sogar Taxameter sind betroffen. Entscheidend ist, ob in einem System buchführungs- oder aufzeichnungspflichtige Daten erzeugt, verarbeitet, gespeichert oder übermittelt werden.

In den GoBD geht es vorrangig darum, die Beweiskraft Ihrer Buchführung zu erhalten. Im Zentrum stehen Ihre digitalen Belege und ihre softwaregestützten buchhalterischen und steuerlichen Prozesse.

Zentrale Anforderungen sind:

  • Nachvollziehbarkeit und Nachprüfbarkeit
  • Vollständigkeit und Richtigkeit
  • Zeitgerechte Buchung und Erfassung
  • Ordnung und Unverlierbarkeit
  • Unveränderbarkeit
  • Datenzugriff der Finanzbehörde

Das Finanzamt prüft die Einhaltung der GoBD im Rahmen von Betriebsprüfungen, Umsatzsteuerprüfungen oder Lohnsteuerprüfungen

Werden die GoBD nicht eingehalten, ist mit steuerrechtliche Konsequenzen zu rechnen wie Steuernachzahlungen, Festsetzung von Nachzahlungszinsen, Meldung des Unternehmen an die Bußgeldstelle des Finanzamtes, Hinzuschätzungen zum Umsatz und Gewinn.

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