Digitalisierung von Geschäftsprozessen – so gelingt die Umsetzung

Unternehmen haben das Ziel, effizient, effektiv und produktiv zu wirtschaften. Der Megatrend der Digitalisierung setzt hier neue Maßstäbe, eröffnet neue Möglichkeiten, führt aber auch zu neuen Herausforderungen – besonders, wenn es um die Digitalisierung von Geschäftsprozessen geht. Worauf kommt es bei einer erfolgreichen Umsetzung an?

Was bedeutet Digitalisierung von Geschäftsprozessen?

Ein Geschäftsprozess umfasst die Bündelung und Organisation aller Aktivitäten eines Unternehmens zur Umwandlung eines bestimmten Inputs in einen gewünschten Output. Die Entwicklung und Erstellung immer leistungsfähigerer Prozesse in Unternehmen läuft im Rahmen der Geschäftsprozessoptimierung (kurz GPO) ab. eingegliedert. Der Ausdruck bezieht sich im Kern darauf, dass analoge Arbeitsabläufe fortan elektronisch abgewickelt werden und zugehörige Informationen digital verfügbar sind.

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen bezeichnet den Übergang von analogen Arbeitsabläufen zu elektronischen Äquivalenten. Meist findet dies im Umfeld einer Geschäftsprozessoptimierung statt. Eine klare Digitalisierungsstrategie ist zwingend notwendig, um nachhaltig und erfolgreich zu digitalisieren.

Digitalisierung und Automatisierung in Unternehmen

Speziell im Bereich von wiederkehrenden Prozessen stehen Digitalisierung und Automatisierung besonders im Fokus. Gerade zeitintensive Routinetätigkeiten mit mehreren beteiligten Mitarbeitern benötigen klar definierte Workflows, um die Entstehung von Fehlern zu unterbinden.

Digitalisierung von Geschäftsprozessen
© Shutterstock/Sfio Cracho

Ein gutes Beispiel ist die regelmäßige Abwicklung konkret vorgegebener Buchungsdaten im Rechnungswesen. Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ermöglicht eine störungsfreie Automatisierung derartiger Abläufe. Somit sparen Unternehmen sowohl finanzielle als auch zeitliche Ressourcen ein. Mitarbeiter, die weniger Zeit und Aufwand in Routinearbeiten stecken müssen, können die gewonnenen Ressourcen in wichtigere Aufgaben investieren. Mit einer begleitenden digitalen Dokumentation der Prozesse – beispielsweise mit Systemen zum Dokumentenmanagement von Scopevisio – erhöhen Unternehmen deren Transparenz. Dies ermöglicht das frühzeitige Erkennen von Risiken und das Ausmerzen von Fehlerquellen.

Umsetzung der Digitalisierung – wie werden Geschäftsprozesse digital?

Eine individuelle Digitalstrategie ist die Hauptvoraussetzung für die erfolgreiche Transformation der Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens. Digitalisieren ohne einen klar definierten Plan, ist wie Wandern in einem tiefen Wald ohne Landkarte und Kompass – Sie kommen zwar voran, laufen jedoch möglicherweise im Kreis, ohne es zu merken. Es gilt im Vorfeld viele Fragen zu beantworten: Welche Geschäftsprozesse sind im Unternehmen vorhanden? Wie ist deren Digitalisierungspotenzial einzuschätzen? Welche Anforderungen haben die Prozesse und weisen sie etwaige Hemmnisse auf? Ist eine Digitalisierung wirtschaftlich tragbar oder überwiegt der Aufwand den möglichen Nutzen? Scopevisio bietet Ihnen die notwendige Erfahrung und das Know-how, um die Anforderungen Ihres Geschäftsmodells zu erkennen und zu berücksichtigen. Wir erstellen eine digitale Landkarte der Prozesslandschaft und passen die digitale Transformation individuell an die Anforderungen ihrer Geschäftsprozesse an.

Phasenplan der Digitalisierung

  1. Überblick der vorhanden Prozesslandschaft erstellen
  2. Planung der individuellen Vorgehensweise und Festlegung konkreter Ziele
  3. Umfassende Analyse des Ist-Zustandes der unternehmerischen Prozesse
  4. Prozessoptimierung – Integration von Lösungen und Vernetzung im gesamten Unternehmen
  5. Kontrolle und Erfolgsmessung mittels qualifizierter Ressourcen
  6. Ausgewertete Erfahrungen in künftige Optimierungen einbeziehen

Hinweis für nachhaltigen Erfolg: Da die Umsetzung zuweilen tief in aktuelle Arbeitsabläufe eingreift, ist es besonders wichtig, Mitarbeiter frühzeitig über die Veränderungen zu informieren, ihre Erfahrungen einzubeziehen und digitale Kompetenzen zu schulen.

Ermittlung des digitalen Reifegrades beim Thema Digitalisierung

Bereits im Jahr 2020 hat der Digitalverband Bitkom Unternehmen aller Größen und Branchen einen Leitfaden zur Digitalisierung zur Verfügung gestellt. In ihm wird ein Modell zur Ermittlung des Reifegrads digitaler Geschäftsprozesse angeführt. Dieses wurde auf der Basis von Studien entwickelt und steht kostenfrei als Download zur Verfügung. Im Initiationsprozess einer betrieblichen digitalen Transformation kann dieses Modell dabei helfen, sich selbst einen Überblick zu verschaffen und das Potenzial digitaler Prozesse im Unternehmen abzuschätzen.

Digitalisierung noch heute – auch in Ihrem Unternehmen

Die cloudbasierte Unternehmenssoftware von Scopevisio ermöglicht die Nutzung aller Vorteile digitaler Geschäftsprozesse. Sie vernetzt und automatisiert Prozesse unternehmensweit – und das ganzheitlich – in einem einzigen System. Dabei steht die Sicherheit Ihrer Daten ebenfalls im Fokus. Die Software wird auf deutschen Servern gehostet und ist nach IDW PS 880 zertifiziert. Überzeugen Sie sich: Testen Sie unsere Lösung noch heute kostenlos und unverbindlich. Unsere Experten für digitale und effiziente Prozesse stehen Ihnen jederzeit mit umfassender Beratung zur Seite. Kontaktieren Sie uns jetzt!

Scopevisio ist Ihr Partner für die digitale Zukunft Ihres Unternehmens.

Autor:in Sabine Jung-Elsen
Hosted in Germany GoBD konform PwC zertifiziert

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