Digitale Rechnungen: Aufbewahrung
Digital eingehende Rechnungen müssen auch digital aufbewahrt werden. Es ist nicht zulässig, digitale Rechnungen auszudrucken und als Papierrechnung zu archivieren. Rechnungen, die Sie digital erhalten, müssen Sie in demselben Dateiformat abspeichern, in dem Sie diese erhalten haben.
Auch bei digitalen Rechnungen müssen die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen beachten werden. Ebenso wie Papierrechnungen müssen digitale Rechnungen mindestens zehn Jahre unverändert und lesbar archiviert werden.
Eingangsrechnungen müssen GoBD-konform archiviert und so aufbewahrt werden, dass ein Prüfungsbeamter sie jederzeit prüfen kann.
Rechnungsverarbeitungssoftware und DMS
Rechnungsverarbeitungssoftware wird meist von Softwareherstellern angeboten, die Dokumentenmanagementsystemen (DMS) entwickeln. Oft handelt es sich um ein Modul, das mit dem DMS kombiniert wird.
DMS gibt es schon seit über 30 Jahren. Klassische DMS fokussieren auf das Dokument und seine Archivierung. Diese wird mit sogenannten Metadaten versehen und ggf. in digitalen Akten (z.B. Kundenakte, Personalakte) gespeichert.
Moderne DMS haben dagegen eine stärker prozessuale Sicht. Sie nehmen dokumentenbasierte Geschäftsprozesse stärker in den Blick. Ein Klassiker ist hier der digitale Rechnungsworkflow, aber auch das Vertragsmanagement. Moderne DMS ermöglichen auch die Speicherung von Notizen oder E-Mails am Dokument.
Digitale Rechnungsverwaltung in der Cloud
Klassische Dokumentenmanagementsysteme wurden und werden oft im eigenen Haus betrieben. Man spricht auch von sogenannten On-Premise-Lösungen. In den 90er Jahren war diese das vorherrschende Betriebsmodell.
Heutzutage wird Softare für die Rechnungsverarbeitung auch als Cloud-Lösung angeboten und manchmal auch ausschließlich als Webanwendungen entwickelt.
Das hat viele Vorteile – allen voran die mobile Nutzung von unterwegs oder im Home Office. Gerade die Corona-Pandemie hat gezeigt, wie wichtig es ist, auch außerhalb des Büros Aufgaben erledigen zu können. Auch die Rechnungsprüfung kann in einer Cloud-Softwaware einfach von unterwegs auf dem Tablet oder Smartphone stattfinden.
Der Cloud-Betrieb hat aber auch noch weitere Vorteile im Vergleich zum On-Premise-Betrieb wie zum Beispiel:
- Geringere Investitionen in Hardware
- Geringere Einführungskosten und schnelleres Onboarding
- Betrieb, Wartung und Administration durch den Anbieter
- Regelmäßige, automatisch eingespielte Update
- Leichtere Anpassbarkeit, teils durch den Nutzer selbst
Rechnungsprozessoptimierung als Einstieg in die Digitalisierung
Der digitale Rechnungseingang ist ein echter Klassiker unter den unzähligen Möglichkeiten der digitalen Transformation. Er bietet vor allem solchen KMU einen idealen Einstieg, denn:
- Der digitale Rechnungseingang lässt sich in überschaubarer Zeit aufsetzen.
- Der Nutzen sind innerhalb kurzer Zeit für alle Beteiligten sichtbar.
- Die Kosten amortisieren sich schnell.
Fazit
In Zeiten des digitalen Wandels wirkt es fast anachronistisch, eine Unterschriftenmappe durch die Büros zu reichen. Das manuelle Erfassen, Bearbeiten und Verwalten von Papierrechnungen ist nicht nur unzeitgemäß, sondern vor allem zeitaufwändig und teuer.
Mit dem digitalen Rechnungseingang kann eine Zeitersparnis von 60-80 Prozent erreicht werden. Gleichzeitig wird die Transparenz erhöht und das Team entlastet. Die digitale Rechnungsverarbeitung wird deshalb von vielen als erster Schritt hin zum digitalen, papierlosen Büro gesehen.
Ein digitaler Rechnungseingang macht Unternehmen zukunftssicher. Papierrechnungen werden künftig nahezu verschwinden. Innovative Unternehmen setzen Sie daher auf moderne Lösungen und digitalisieren Sie Ihren Eingangsrechnungsprozess.
