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Kategorie: Dokumentenmanagement

Blog

5 Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen

“Wissen ist Macht“ – das stellte bereits der englische Philosoph Francis Bacon vor über 400 Jahren fest. Heute gilt dies umso mehr, denn: Unternehmen können aus Informationen nur dann Kapital […]

Volltextsuche: Gesamtheitliche Suchfunktion in Dokumentenmanagementsystemen

Daten und Informationen sind von großer Bedeutung für den wirtschaftlichen Erfolg von Unternehmen. Sie dienen als wichtige Entscheidungsgrundlagen und sind daher das “Erdöl der Zukunft”. Es reicht jedoch nicht aus, […]

Dokumentenmanagement für Vereine, Verbände, Organisationen und soziale Einrichtungen

Die Digitalisierung macht auch vor Organisationen nicht halt. Vereine, Verbände, NGOs und soziale Einrichtungen stehen vor der Aufgabe, Ihre Dokumente und damit verbundene Prozesse zu digitalisieren. Informieren, kommunizieren und organisieren […]

Alle Geschäftsdaten auf einen Blick: So gewinnen Sie mehr Übersicht in Ihrem Unternehmen

Ein leidiges Thema, das viele Unternehmen nicht loslässt: Die Daten, die Mitarbeiter:innen für ihre tägliche Arbeit benötigen, sind überall in der Organisation verstreut. In der Folge fällt die Produktivität und […]

Vertragsmanagement-Software: Alle Vertragsdaten im Blick

Um Fristen und Termine im Blick zu behalten, ist es wichtig, Verträge sorgfältig zu verwalten. Wer kennt es nicht aus dem privaten Bereich? Die Kündigungsfrist für den Streaming-Dienst oder das […]

Vertragsmanagement: Grundlage für moderne Geschäftsbeziehungen

In Unternehmen sind Verträge oft die Grundlage für moderne Geschäftsbeziehungen. Dabei geht es nicht nur darum, die Verträge fristgerecht zu verwalten. Es geht auch darum, die Vertragsbeziehungen kontinuierlich zu optimieren, […]

Revisionssichere Archivierung: Was heißt das eigentlich?

Wenn es darum geht, Belege im Unternehmen rechtskonform aufzubewahren, fällt oft der Begriff „revisionssicher“. Doch was genau versteht man darunter? Unser Blogbeitrag erläutert, was die revisionssichere Archivierung ausmacht. Verträge, Angebote, […]

Vorteile eines DMS für Verbände, Organisationen und soziale Einrichtungen

Die Digitalisierung ist nicht nur ein Thema für Unternehmen. Auch Verbände, NGOs und soziale Einrichtungen können davon profitieren. Dabei bildet das Dokumentenmanagement Vereine und andere Organisationen den perfekten Einstieg in […]

5 Tipps: Dokumente suchen und finden

Die Suche nach Dokumenten ist ein echter Zeitfresser. Studien gehen davon aus, dass Mitarbeitende bis zu zwei Stunden pro Tag mit Dateien-Suchen verschwenden – Zeit, die für produktive Arbeit fehlt. […]

DMS Online: Dokumentenzentrale für alle Abteilungen

Statt DMS-Lösungen auf den eigenen Servern zu betreiben, entdecken Organisationen zunehmend das DMS aus der Cloud. Somit könnte die cloudbasierte Lösung langfristig eine Schlüsselrolle beim Dokumentenmanagement spielen. Im Folgenden gehen […]

So ist die Datenarchivierung gesetzeskonform

Es gibt viele gute Gründe für Unternehmen, seine Daten zu archivieren. Im Kern drehen sie sich immer darum, dass man auch in Zukunft auf bestimmte Dokumente zugreifen möchte oder diese […]

Akten digitalisieren: Eine Schritt-für-Schritt Anleitung

Effizienz und Flexibilität sind heutzutage für Unternehmen von entscheidender Bedeutung. Dabei spielt auch die Verwaltung und Digitalisierung von Akten eine tragende Rolle. Doch viele Unternehmer fürchten den Aufwand und sehen […]

Versionierung: Definition, Vorteile und Tools

Das Bearbeiten von Dokumenten gehört zum Alltag jedes Unternehmens. Oft entstehen dabei jedoch mehrere unterschiedliche Versionen, die die Übersicht und Orientierung bei der Arbeit erschweren. Mit einer Versionierung bekommen Sie […]

Digitale Wiedervorlage: besser organisiert im Arbeitsalltag

Anmelde-Deadline verpasst oder Kündigungsfristen versäumt? Das muss nicht sein! Die Wiedervorlage erinnert sie an wichtige Termine und Fristen. So behalten Sie termingebundene Aufgaben immer im Blick. Was versteht man unter […]

Rechnungen per Mail versenden: Schon oder noch zeitgemäß?

Die Digitalisierung von Geschäftsprozessen ist aus dem deutschen Mittelstand nicht mehr wegzudenken. Nicht erst seit der Corona-Pandemie sind Unternehmen in der Verantwortung, ihre betrieblichen Prozesse zu digitalisieren. Die Rechnungserstellung bzw. […]

Digitales Archiv: Dokumente platzsparend aufbewahren

Sie möchten ihre geschäftlichen Dokumente digital archivieren, wissen aber nicht genau, wie Sie beginnen sollen? Wir klären, was ein digitales Archiv ist und welche Vorteile es bietet. Außerdem werfen wir […]

Große Dateien versenden: So klappt’s problemlos

Im Geschäftsalltag stoßt man beim Versand von Dateien häufig an seine Grenzen. Für gewöhnlich werden Dateien über E-Mail mit Internen und Externen geteilt. Übersteigt der E-Mail-Anhang dann einen bestimmten Dateigröße, […]

Dokumente archivieren: Das sollten Sie beachten

Viele Unternehmen setzen bei der Archivierung ihrer Geschäftsunterlagen noch auf papierbasierte Archive. Im digitalen Zeitalter werden diese jedoch zunehmend ineffizient. Dokumente archiveren – das funktioniert heute besser digital. Was Sie […]

Digitale Personalakte: alle Personaldokumente an einem Ort

Die vielen Dokumente, die HR-Abteilungen heute verwalten müssen, bedeuten für sie einen großen Aufwand. Personalakten von Mitarbeitende sind ein wesentlicher Teil davon. Die Einführung einer digitalen Personalakte kann hier helfen. […]

Digital Workplace: der Arbeitsplatz der Zukunft?

Die digitale Transformation hat unsere Arbeitsweise stark verändert und neue Arbeitsmodelle hervorgebracht. Der Digital Workplace nimmt hier eine zentrale Stelle ein. Die neue Art des Informationsaustausches und der Zusammenarbeit bestimmt […]

Dokumente digitalisieren: Das sollten Sie darüber wissen!

Viele Unternehmen denken immer noch, dass es aufwendig ist und viel kostet, wenn sie Ihre Akten digitalisieren. Gehen Organisationen diese Aufgabe jedoch rechtzeitig und sachgerecht an, können sie Arbeitsprozesse optimieren, […]

Dokumente digitalisieren – so klappt es!

Die Belege vom Tanken, die Rechnung für die neuen Büromöbel und Lieferscheine – eine Flut an Papier erreicht uns Tag für Tag im Büro. Aber seien wir ehrlich, so richtige […]

9 Tipps für Schlagwörter im digitalen Dokumentenmanagement

Im DMS von Scopevisio können Sie Schlagwörter (engl. „Tags“) vergeben, um gespeicherte Dateien zu kategorisieren. Diese Wörter assoziieren einen Zusammenhang zur Information. Schlagwörter können den Typ beschreiben („Rechnung“ „Angebot“), einen […]

Fehler und Mythen im Bereich der Datensicherung

Daten gehören heutzutage zu einem der wertvollsten Dinge eines Unternehmens. Ein Datenverlust ist für den Unternehmer nicht nur ein finanzieller Verlust, sondern schädigt zumeist auch das Image des Unternehmens. Kein […]

Kosten sparen mit ECM

Enterprise Content Management, kurz ECM, ist der Schlüssel zur Digitalisierung von Abläufen im Unternehmen. Was ECM ist, haben wir in einem früheren Artikel bereits erklärt. In diesem Beitrag geht es […]

20 Praxistipps für Teamwork-DMS

Vieles wurde an dieser Stelle bereits über die Vorteile eines DMS wie z. B. Scopevisio Teamwork geschrieben. Dass man darin Informationen speichern und schnell wiederfinden kann, ist klar. Die Sicherheit, […]

DMS Software – mehr als Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) lösen die früheren Windows-Ordner ab. Sie bergen ein enormes Effizienzpotenzial. Privat nutzen viele bereits Dropbox, Onedrive oder Google Drive arbeiten. Doch im Business zögern Unternehmen noch. Was bringt […]

Papierloses Büro: In 7 Schritten das Büro digitalisieren

Verträge, Notizen, Buchungsbelege, Akten – viele Dokumente kursieren in mittelständischen Unternehmen immer noch auf Papier. Dabei ermöglicht die Digitalisierung mittlerweile ein zunehmend papierloses Büro. Laut der Bitkom Studie zum Digital […]

Belege digitalisieren: Ihr Weg zum papierlosen Arbeiten

In mittelständischen Unternehmen werden Belege in der Buchhaltung und Lohnbuchhaltung zunehmend elektronisch erzeugt und versendet. Dennoch gibt es in Unternehmen noch eine Vielzahl von Belegen, die in Papierform vorliegen. Laut […]

Was ist ECM?

Enterprise Content Management macht aus Datensammlungen strukturierte Daten. Mittlerweile wird ECM, als Wissens-Management verstanden, in vielen Bereichen eingesetzt. Bedeutung und Nutzen von ECM ECM steht für Enterprise Content Management. Ein […]

Was DMS-Software heute leistet

Nicht jedes DMS-System am Markt hat alle nachfolgenden Eigenschaften. Zwischen Gratis-Onlinespeichern und professionellen Lösungen fürs Business existiert eine große Spannbreite. Doch auch die professionellen Lösungen sind erschwinglich: Für unter zehn […]

Ersetzendes Scannen: Was Sie beachten sollten

Der Vorgang des „Ersetzenden Scannens“ beschreibt die Erfassung, Speicherung und Aufbewahrung von Dokumenten in elektronischer Form. Doch viele Unternehmen scheuen davor zurück und bewahren die Dokumente in Papierform nach dem […]

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