Dokumentenmanagement



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20 Praxistipps für Teamwork-DMS

Diese Praxistipps veranschaulichen, wie viel Zeit und Aufwand Sie tatsächlich mit Teamwork-DMS sparen können.


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DMS Software – mehr als Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagementsysteme (DMS) lösen die früheren Windows-Ordner ab. Sie bergen ein enormes Effizienzpotenzial. Privat nutzen viele bereits Dropbox, Onedrive oder Google Drive arbeiten. Doch im Business zögern Unternehmen noch. Was bringt mir ein DMS? Wie finde […]


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Was ist ECM?

Enterprise Content Management macht aus Datensammlungen strukturierte Daten. Mittlerweile wird ECM, als Wissens-Management verstanden, in vielen Bereichen eingesetzt. Bedeutung und Nutzen von ECM ECM steht für Enterprise Content Management. Ein ECM-System hilft Unternehmen, digitale Wissens-Ressourcen […]


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Was DMS-Software heute leistet

Nicht jedes DMS-System am Markt hat alle nachfolgenden Eigenschaften. Zwischen Gratis-Onlinespeichern und professionellen Lösungen fürs Business existiert eine große Spannbreite. Doch auch die professionellen Lösungen sind erschwinglich: Für unter zehn Euro pro Monat sind umfangreiche […]


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Ersetzendes Scannen

Der Begriff „Ersetzendes Scannen“ erzeugt immer noch Unsicherheit. Viele Unternehmen bewahren die Originale nach dem Scannen weiter auf, weil sie nicht sicher sind, ob und wie sie ihre gesetzlichen Aufbewahrungspflichten mit gescannten Dokumenten erfüllen können. […]



Mehr als Dokumentenmanagement

Dokumentenmanagementsysteme – kurz DMS – ersetzen die antiquierte Papierablage, aber auch die unstrukturierte Ablage elektronischer Dokumente in Betriebssystemordnern. Denn ein DMS leistet mehr: Schutz, Verfügbarkeit, Strukturierung, Versionierung und sogar die Unterstützung betrieblicher Prozesse.
In einem DMS sind schutzwürdige Daten und unternehmenskritische Dokumente maximal gegen Hacker-Attacken gesichert.
Freilich leistet nicht jede DMS-Software all dies. Wer sein DMS professionell einsetzen möchte, sollte die Finger von Gratis-Produkten lassen. Und darauf achten, dass die Daten in Deutschland gespeichert werden.

DMS-Software für die Team-Zusammenarbeit

Die Online-Zusammenarbeit von verteilten Teams wird durch DMS-Software gefördert. Mehrere Personen können im DMS auf dasselbe Dokument zugreifen. Wenn jemand dieses gerade bearbeitet, werden andere darüber benachrichtigt. Dadurch existiert immer nur eine einzige, aktuelle Version. Im Notfall können aber auch die Vorversionen wiederhergestellt werden. Dokumente können als Link verschickt und mit besonderen Zugriffsrechten geschützt werden. Sie können mit Schlagwörtern, Bezügen und Kommentaren angereichert werden. Auf diese Weise wird die DMS-Software zum ECM (Enterprise Content Management)-System, das Dokumente mit Aufgaben, Projekten, Buchungen, Kontakten und Zuständigkeiten verknüpft.

DMS-Software für sichere Belegarchivierung

Moderne Unternehmen heften keine Papierrechnungen mehr ab. Sie scannen Eingangsrechnungen direkt in ihr DMS-System hinein. Die neuen Richtlinien der Finanzverwaltung machen dies möglich: Ersetzendes Scannen ebnet den Weg zum papierlosen Büro. Die elektronische Rechnung ist das zentrale Dokument im Unternehmen, Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Digitalisierung.