Mehr als Dokumentenmanagement
Dokumentenmanagementsysteme – kurz DMS – ersetzen die antiquierte Papierablage, aber auch die unstrukturierte Ablage elektronischer Dokumente in Betriebssystemordnern. Denn ein DMS leistet mehr: Schutz, Verfügbarkeit, Strukturierung, Versionierung und sogar die Unterstützung betrieblicher Prozesse.
In einem DMS sind schutzwürdige Daten und unternehmenskritische Dokumente maximal gegen Hacker-Attacken gesichert.
Freilich leistet nicht jede DMS-Software all dies. Wer sein DMS professionell einsetzen möchte, sollte die Finger von Gratis-Produkten lassen. Und darauf achten, dass die Daten in Deutschland gespeichert werden.
DMS-Software für die Team-Zusammenarbeit
Die Online-Zusammenarbeit von verteilten Teams wird durch DMS-Software gefördert. Mehrere Personen können im DMS auf dasselbe Dokument zugreifen. Wenn jemand dieses gerade bearbeitet, werden andere darüber benachrichtigt. Dadurch existiert immer nur eine einzige, aktuelle Version. Im Notfall können aber auch die Vorversionen wiederhergestellt werden. Dokumente können als Link verschickt und mit besonderen Zugriffsrechten geschützt werden. Sie können mit Schlagwörtern, Bezügen und Kommentaren angereichert werden. Auf diese Weise wird die DMS-Software zum ECM (Enterprise Content Management)-System, das Dokumente mit Aufgaben, Projekten, Buchungen, Kontakten und Zuständigkeiten verknüpft.
DMS-Software für sichere Belegarchivierung
Moderne Unternehmen heften keine Papierrechnungen mehr ab. Sie scannen Eingangsrechnungen direkt in ihr DMS-System hinein. Die neuen Richtlinien der Finanzverwaltung machen dies möglich: Ersetzendes Scannen ebnet den Weg zum papierlosen Büro. Die elektronische Rechnung ist das zentrale Dokument im Unternehmen, Grundvoraussetzung für eine erfolgreiche Digitalisierung.