Verträge, Notizen, Buchungsbelege, Akten – viele Dokumente kursieren immer noch auf Papier. Dabei ermöglicht die Digitalisierung mittlerweile ein komplett papierloses Büro. Papierlose Prozesse sparen Kosten und Zeit und unterstützen die Digitalisierung. Sogar Buchungsbelege können nach dem Scannen getrost entsorgt werden – der Gesetzgeber hat das Tor für elektronische Belegverarbeitung weit geöffnet. Sie müssen nur noch durchgehen.
Dieser Artikel enthält praxisorientierte Tipps für das papierlose Unternehmen.
Welche Vorteile bringt ein papierloses Büro?
Viele Büros und Unternehmen haben gute Erfahrungen mit dem Digitalisieren ihrer Unterlagen gemacht.
- Die Arbeit im Büro geht einfacher und schneller. Das spart Ihnen Kosten.
- Sie verschwenden keine wertvolle Zeit mehr auf der Suche nach Daten und Dokumenten auf Papier.
- Per Mail und auf Papier eingehende Informationen werden zusammen im Dokumentenmanagement-System gespeichert.
- So können Sie zum Beispiel Anfragen von Kunden schneller und kompetenter beantworten, weil Sie Zugriff auf alle relevanten Daten haben.
- Ihr Unternehmen wird fit für die Digitalisierung.
- Ihre wertvollen Daten werden reichhaltiger und konsistenter.
- Kein Dokument kann verloren gehen, wenn es einmal gesichert ist.
- Der Zugriff auf digitale Daten ist zu jeder Zeit und von jedem Standort aus möglich.
- Durch Berechtigungen ist ein effektiver Datenschutz möglich.
- Das Digitalisieren von Rechnungen und Co. öffnet die Tür für weitere Mehrwerte der Digitalisierung.
Tipp Nr. 1: Papierbelege sichten
Mit welchen Papierbelegen haben Sie es zu tun? Wenn Sie das papierlose Büro umsetzen möchten, sollten Sie Ihre Papierdokumente ausgiebig sichten.
Möglicherweise gehören dazu Buchungsbelege, wie Rechnungen oder Kassenquittungen. Einige gehen auf Papier bei Ihnen ein, andere werden in Ihrem Unternehmen produziert.
Hinzu kommen all die vielen Verträge, Protokolle, Anleitungen, Checklisten, Tagesordnungen, Notizzettel und dergleichen. Sie haben die Eigenschaft, sich wirksam zu verstecken, wenn man sie gerade dringend braucht, und sie scheinen Kaffeeflecken magisch anzuziehen.
Alle diese Dokumente können Sie digitalisieren. Heute gibt es digitale Lösungen, die den papiergebundenen um Lichtjahre überlegen sind.
Tipp Nr. 2: Dokumente gar nicht erst ausdrucken
Ein Großteil der Dokumente werden zwar digital erstellt, z. B. in Word oder Excel, als PowerPoint oder als E-Mail, aber für Besprechungen oder zum Redigieren werden sie nach wie vor ausgedruckt. Das dafür aufgewendete Material und die Arbeitszeit kosten Geld, das Sie sinnvoller einsetzen können.
Redigieren funktioniert heute ebenso gut am Bildschirm wie im Papierausdruck. Durch Änderungsverfolgung können die Änderungen mehrerer Bearbeiter am Bildschirm sichtbar gemacht und selektiv angenommen oder abgelehnt werden. Wenn mehrere Personen in Dropbox oder einem anderen DMS ein Dokument bearbeiten, kann dank Versionierung und Bearbeitungssperre kein Versions-Wirrwarr entstehen.
Auch für PDFs bieten moderne PDF-Viewer Möglichkeiten zum Bearbeiten an. Kommentare, Hervorhebungen, Streichungen und Markierungen können auf den PDF-Dateien angebracht werden.
Wenn Dokumente im Cloud-Speicher oder in einem ECM bzw. Dokumentenmanagementsystem liegen, können sie in Besprechungen über ein mobiles Gerät geöffnet werden. Ein weiterer Vorteil ist, dass Unterlagen, die auf dem Laptop mit zur Besprechung gebracht werden, über einen Beamer an die Wand geworfen werden können. Anschließend werden sie für die Teilnehmer freigegeben. Das macht Besprechungen im papierlosen Business effizienter.
Tipp Nr. 3: Dokumente digital erstellen
Bleiben wir bei der Besprechung: Auch ein Protokoll kann direkt während des Termins in den Laptop eingetippt werden, anstatt es in – oft unleserlicher – Handschrift auf Papier zu kritzeln und hinterher mühsam abzutippen. Der Protokollführer kann es noch vor Ort bearbeiten. Das spart wertvolle Arbeitszeit und sorgt dafür, dass die Besprechungsergebnisse sofort vorliegen.
Ausgangsrechnungen muss im papierlosen Büro niemand mehr ausdrucken, unterschreiben, in Briefumschläge stecken, frankieren und zur Post tragen. Stattdessen generiert ein Rechnungsprogramm oder Programm Ihre Rechnungen automatisch. Eine solche Software erstellt im Nu fehlerfreie Rechnungen aus Daten, die im digitalen Produktkatalog sowie in Aufträgen, Zahlungsbedingungen und Kontakten vorliegen.
Die Rechnungen werden als PDFs im eigenen Design des Unternehmens erstellt und per E-Mail an die Kunden versendet. Je nach verwendeter Software-Lösung werden im Anschluss die Fälligkeiten überwacht, Mahnungen angestoßen, Forderungen gebucht und offene Posten ausgeziffert. Alles ohne Papier!
Tipp Nr. 4: Papierdokumente scannen
Scannen ist der erste Schritt zur Digitalisierung. Früher dauerte es eine Ewigkeit, bis ein Dokument eingescannt war. Kein Vergleich zu den Leistungen heutiger Scanner und Smartphone-Kameras.
Manch eine Unternehmenssoftware bietet auch eigene Scan-Apps oder eine Volltexterkennung. Die Texterkennung hilft, Dokumente nach Suchbegriffen wiederzufinden. Das funktioniert heute in Bilddateien wie JPEG oder PNG ebenso gut wie in PDFs. Das bedeutet: Rechnungen einfach mit dem Smartphone abfotografieren und die Dateien in die Rechnungssoftware hochladen. Die moderne OCR-Technik kann Bilddateien genauso leicht bearbeiten wie PDF-Dateien.
Für Buchhaltungsbelege gelten besondere Regeln (GoBD), die allerdings mit moderner Technik im papierlosen Büro recht einfach einzuhalten sind.
Eingangsrechnungen können z. B. von professionellen Lösungen direkt in die Buchungsmaske hineingescannt und von dort aus nahtlos weiterverarbeitet werden. Die notwendigen Kontrollen, z. B. die Prüfung und Freigabe der Rechnungen durch die zuständigen Mitarbeiter, werden direkt im System veranlasst und automatisch auf dem Scan vermerkt. Die Software archiviert die Belege anschließend selbsttätig und sorgt für die Einhaltung der gesetzlichen Bestimmungen. Das Gleiche gilt für Kassenbelege und Kontoauszüge: Wozu sollten Sie mit Papier hantieren, wenn das Bearbeiten von Dokumenten und Unterlagen digital viel einfacher geht? Papierlos landen digitale Unterlagen in Sekundenschnelle beim richtigen Bearbeiter. So können Fragen schneller geklärt oder Skonti ausgenutzt werden.
Tipp Nr. 5: Dokumente richtig benennen
In manchen Cloud-Speichern und Dokumentenmanagementsystemen (DMS) finden Sie Unterlagen anhand von Suchbegriffen, die sich auf den Inhalt beziehen. Trotzdem sind und bleiben aussagekräftige Namen und digitale Ordner empfehlenswert.
Praktisch jeder digitale Dokumentspeicher kann eine Verzeichnisstruktur mit Ordnern und Unterordnern abbilden. Viele Anwender sind von Windows her daran gewöhnt.
DMS-Software macht es den Benutzern in digitalen Büros leicht, Ordner oder Dateien gezielt an bestimmte Mitarbeiter, Personen oder Gruppen freizugeben. Das dient dem Datenschutz und macht das System für Mitarbeiter übersichtlicher.
Aussagekräftige Dateinamen helfen beim Finden von Inhalten. Software-Systeme, Scanner und Tools vergeben solche Namen oft automatisiert. Oder der Benutzer gibt nach Dateityp, Inhalt und anderen Kriterien Regeln für die Benennung seiner papierlosen Dokumente vor.
Eine Cloud-Abrechnungssoftware generiert elektronische Rechnungen meist mit fortlaufenden Rechnungsnummern, wie vom Gesetzgeber vorgesehen. Die elektronischen Unterlagen werden sicher gespeichert. Wenn Kollegen sie weiter bearbeiten, wird jeder Schritt automatisch am papierlosen Beleg dokumentiert.
Tipp Nr. 6: Dokumentenmanagement in der Cloud
Ein papierloses Büro ist nur mit einem Dokumentenmanagementsystem oder DMS zu realisieren. Viele kennen nur Dropbox und Google Drive, aber professionelle Lösungen mit „Hosting in Germany“ sind funktional und für Ihren Datenschutz besser. Am allerbesten ist es, wenn Ihre Unternehmenssoftware mit Enterprise Content Management und Office Programmen wie Outlook gekoppelt ist.
Dann können Sie auch alles, was per Mail bei Ihnen ankommt, nahtlos ins DMS übertragen. Die E-Mail-Archivierung ist nicht zu unterschätzen, werden doch heute Geschäftsbriefe nur noch per E-Mail versandt. Geschäftsbriefe müssen allerdings zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Um das zu vereinfachen, haben clevere Anbieter von Business Software längst entsprechende Konnektoren für die Integration von Office Software und DMS programmiert.
Cloud Lösungen sind einfach zu benutzen und für jedes internetfähige Gerät zugänglich. Kollegen, die oft unterwegs sind, wissen es zu schätzen, wenn sie nicht mehr kiloweise Papier mit sich herumtragen müssen.
Daten im Cloud-Speicher sind vor Verlust und Spionage geschützt, anders als z.B. auf der Festplatte eines Laptops, der jederzeit gestohlen oder beschädigt werden kann. Besonders sicher sind Cloud-Speicher, die in Deutschland gehostet werden. Diese unterliegen nämlich den strengen deutschen Datenschutzbestimmungen.
Zugriffsbeschränkungen und die Hochleistungs-Rechenzentren professioneller Anbieter sorgen für die Sicherheit Ihrer Unterlagen. Ein papierloses Unternehmen gibt nur befugten Personen Zugriff auf relevante Daten. So kann jedes Büro die Anforderungen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) erfüllen. Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Dokumentenmanangement-Software also darauf, dass diese DSGVO-konform ist. Wenn Sie nicht sicher sind, fragen Sie Ihren Software-Anbieter.
Fazit: Papierloses Büro wird Realität
Mit schnellen Scannern und Smartphone-Kameras ist jedes Dokument im Nu gesichert und digitalisiert. Im Verbund mit Office Tools kann moderne DMS- und Buchhaltungssoftware diese digitalen Dokumente schnell, sicher und ohne Medienbruch verwalten und weiterverarbeiten. Außerdem werden betriebliche Prozesse transparent und nachvollziehbar. Denn die Software speichert Ihre elektronischen Dokumente mit Bezug auf den zugrunde liegenden Vorgang.
Auf diese Weise bringt das papierlose Büro Vorteile für Ihr Business. Es spart Zeit und Arbeit. Das verschafft Ihnen mehr Freiraum für die Dinge, die wirklich wichtig sind. Zusätzlich erhöht es die Qualität Ihrer Arbeitsergebnisse, gewährleistet den Datenschutz und fördert digitale Prozesse. Ein papierloses Büro wird dadurch in der heutigen, zunehmend verdichteten Arbeitswelt zu einem echten Wettbewerbsfaktor.
Hat Ihnen unser Artikel gefallen? Weiterführende Informationen finden Sie zum Beispiel in unserem Artikel Ersetzendes Scannen.
