Geschäftsprozesse optimieren – Geschäftserfolg steigern

Das Optimieren von Geschäftsprozesses bietet Unternehmen innovative Möglichkeiten, den Geschäftserfolg zu fördern. Erfahren Sie, was Geschäftsprozesse auszeichnet, wie sie optimiert werden können und welche Rolle digitale Lösungen dabei spielen.

Geschäftsprozesse in Unternehmen

Ein Prozess bezeichnet die Bündelung und Organisation von Aktivitäten, um einen bestimmten Input in einen gewünschten Output zu transferieren. Geschäftsprozesse (engl. Business Processes) stellen diesen Sachverhalt in einem betrieblichen Zusammenhang dar. Der Begriff stammt aus dem Bereich des Prozessmanagements (engl. Business Process Management). Er beschreibt die Bündelung unternehmerischer Tätigkeiten, um mittels vorgegebener Ressourcen (Zeit, Material, Arbeitskraft und Budget) ein festgesetztes Unternehmensziel zu erreichen. Diese Zielvorgaben beziehen sich auf die Erstellung aber auch Vermarktung von Produkten und Dienstleistungen. Geschäftsprozesse können Führungs- und Managementprozesse zur Gestaltung der Unternehmensorganisation und -führung, konkrete Wertschöpfungsprozesse und unterstützende, administrative Prozesse umfassen. Die Kernaspekte des Ansatzes beinhalten die Festlegung klarer Zuständigkeiten, die Strukturierung von Abläufen sowie die Messbarkeit von Ergebnissen.

Geschäftsprozessoptimierung
© Shutterstock / Photon Photo

Was bedeutet Geschäftsprozessoptimierung?

Geschäftsprozessoptimierung (kurz GPO) umfasst alle Aktivitäten und Entscheidungen, die zur Verbesserung von Geschäftsprozessen in einem Unternehmen beitragen. Verbesserung heißt in diesem Sinne Vereinfachung, Beschleunigung sowie Transparenz- und Effizienzsteigerung. Unterschiedliche Faktoren gelten als Initiatoren. Dies sind zum einen hohe Prozesskosten und Fehlerquoten, lange Durchlaufzeiten und geringe Produktivität. Auch veränderte Prozessvorgaben, die Harmonisierung der Prozesslandschaft sowie eine sich ändernde IT-Umgebung zählen als Auslöser. Wenn klassische unternehmerische Key Performance Indikatoren (KPIs) beispielsweise in den Bereichen Kosten, Qualität und Serviceleistungen im Fokus einer GPO stehen, sind mögliche Wechselwirkungen während der Umsetzung zu beachten. Eine Steigerung der Qualität kann zum Beispiel eine Steigerung der Kosten bewirken, ebenso wie eine Kosteneinsparung zulasten der Qualität möglich ist.

Ziele der Optimierung von Geschäftsprozessen

Im Wesentlichen verfolgen Unternehmen mit der Optimierung ihrer Geschäftsprozesse folgende Kernziele:

  • Reduzierung der notwendigen Material- und Informationsflüsse
  • Senkung der Kosten und Bearbeitungszeiten
  • Erhöhung der Flexibilität von Unternehmen und der Reaktionsgeschwindigkeit auf Veränderungen von Gegebenheiten am Markt
  • Steigerung der Leistungsfähigkeit und Kundenzufriedenheit
  • Sicherung der langfristigen Wettbewerbsfähigkeit
  • Qualitätsverbesserung
  • Verringerung von Durchlaufzeiten
  • Produktivitätssteigerung
  • Mitarbeiterentlastung

Vorgehensmodell und Techniken zur Optimierung von Geschäftsprozessen

Das Vorgehensmodell zur Umsetzung von Organisationsprojekten hat sich in der Praxis als angemessenes Modell zur Optimierung von Geschäftsprozessen herausgestellt. Dieses umfasst folgende Schritte:

Vorbereitungsphase:

Diese Phase definiert die Anforderungen der GPO und setzt entsprechende Zielvorgaben fest. Unterstützende Techniken sind zum Beispiel Mindmapping, Brainstorming oder Brainwriting.

Voruntersuchung:

Mittels Dokumentenanalyse, Interviews mit Mitarbeitern, Workshops und analytische Schätzungen wird der derzeitige Stand der Prozesslandschaft abgesteckt.

Hauptuntersuchung:

Bei der konkreten Analyse des Ist-Zustands helfen Methoden wie die SWOT-Analyse (Stärken-Schwächen; Chancen-Risiken), ABC-Analysen und Ursache-Wirkungs-Diagramme. Dabei gilt es ebenfalls, mögliche Risiken und Fehlerquellen zu prognostizieren.

Realisierungsphase

In der Praxis haben sich zwei Methoden besonders bewährt: der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) und das Business Process Reengineering. Zum besseren Verständnis möchten wir beide Methoden wie folgt abgrenzen: KVP o. a. Kaizen (japanisch für „Veränderung zum Besseren“) ist ein Bottom-up Ansatz zur laufenden Verbesserung hauptsächlich lokaler, einzelner Prozesse. Diese Optimierungen beginnen meist in unterer Hierarchie des Unternehmens. Beim Business Process Reengineering wird wiederum Top-down Ansatz vorgegangen. Das heißt, es wird ein übergreifender Bereich hierarchisch absteigend verändert, bis hin zur Umstrukturierung des gesamten Unternehmens.

Evaluationsphase:

Am Ende der Umsetzung ist das Ergebnis mit den Zielvorgaben abzugleichen. Etwaige Abweichungen müssen analysiert und im weiteren GPO-Vorgehen beachtet werden

Geschäftsprozesse optimieren durch Digitalisierung – Herausforderung und Lösung

Geschäftsprozessoptimierung ohne den Einsatz von entsprechenden IT-Systemen ist heutzutage weitestgehend undenkbar. Prozesse digital abzubilden und somit voll oder teilweise zu automatisieren, gilt auch bereits bei vielen Unternehmen als Mittel zum Zweck in puncto digitale Transformation. Ein häufiger Fehler ist dabei der Versuch, alte Prozesse schlicht mit neuer Technik auszustatten. Die Anforderungen digitaler Geschäftsprozesse weichen jedoch oftmals von denen analoger Vorgänger ab und müssen folglich eine differenzierte Betrachtung finden. Genau an diesem Punkt entscheidet sich, ob das Optimieren mittels digitaler Tools und Software von Erfolg gekrönt ist oder nicht. Es gilt, die notwendigen Prozesse umfassend zu analysieren, strukturelle Besonderheiten aufzudecken und angepasst digitale Methoden, Techniken und Tools einzusetzen.

Das Optimieren von Geschäftsprozessen umfasst alle Aktivitäten und Entscheidungen, die zur Verbesserung unternehmerischer Prozesse beitragen. Für eine erfolgreiche Realisierung gilt es die folgenden Aspekte zu beachten:

    • externe Experten zur Generierung von Know-how einbeziehen
    • gesamtheitliche Betrachtung der Unternehmenssituation
    • umfassende Analyse der Prozesslandschaft
    • klare Vorgehensweise festlegen und befolgen
    • klare Zielvorgaben festlegen und Ergebnisse daran messen
    • Mitarbeiter in den Prozess der Optimierung einbeziehen

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