Projektmanagement ist der Schlüssel zum Erfolg
Sehr viele Unternehmen arbeiten heute mit Projekten. Projekte zielen darauf ab, ein gegebenes Ziel in einem gegebenen Zeitraum zu erreichen. Bei großen Projekten ist hierfür viel Koordination erforderlich. Teams aus verschiedenen Bereichen, Unternehmen und Standorten müssen reibungslos zusammenarbeiten. Häufig bauen mehrere Arbeitsschritte aufeinander auf oder es existieren andere Abhängigkeiten. Ressourcen müssen zur rechten Zeit bereitstehen, Termine eingehalten, Kunden zufriedengestellt werden. Deshalb ist Projektmanagement so komplex. Es ist eine ständige Gratwanderung. Doch wenn es gelingt, ist es der Schlüssel zum Erfolg des Unternehmens.
Instrumentarium für das Projektmanagement
Projektplanung und Projektsteuerung sind in einem zunehmend komplexen wirtschaftlichen Umfeld auf Tools angewiesen. In den meisten Fällen reicht Excel nicht mehr aus, um Projekte in der Spur zu halten. Die meisten Projektmanager tun gut daran, als Erstes einen Projektstrukturplan zu erstellen, in dem Arbeitspakete, Zuständigkeiten, Ressourcen, Abhängigkeiten und Termine verzeichnet sind.
Dieser Projektplan ist ein lebendes Dokument. Er muss permanent nachgehalten, kontrolliert und angepasst werden. Zum Instrumentarium der Projektmanager gehört darüber hinaus eine Projektmanagement-Software, die eine virtuelle Projektakte enthält, eine Deckungsbeitragsrechnung bietet und eine Zeiterfassung auf Aufgaben ermöglicht. Da viele Projektarbeiter beim Kunden vor Ort sind, sollten auch mobile Apps, die das Projektmanagement unterstützen, nicht fehlen.
eCollaboration für verteilte Teams
Heute müssen Projektteams nur noch selten physisch zusammenkommen. Dank Cloud Computing und virtuellen Plattformen für die Zusammenarbeit können Experten und Stakeholder online miteinander arbeiten. Sie können Dokumente teilen, Besprechungen abhalten und Probleme lösen, indem sie die digitalen Ressourcen der Projektmanagement-Software nutzen.
Optimieren und aus Fehlern lernen
Prozessoptimierung in Projekten ist ein weiteres großes Thema. Oft betreten Projekte Neuland. Das Projektmanagement ist mit neuen Anforderungen konfrontiert und muss den besten Weg suchen, damit das Projekt für Kunden und Auftragnehmer zum Erfolg wird. Neue Geschäftsprozesse werden definiert, verfeinert und angepasst. Ein Tool für das Business Process Management kann hier gute Dienste leisten.
Wichtig ist auch eine ordentliche Projektdokumentation, inklusive der obligatorischen „Lessons-learned“-Sitzung am Ende eines größeren Teilprojekts. Diese Ressourcen sind für künftige, ähnliche Projekte von unschätzbarem Wert.
Bei der Durchführung des Projektes lohnt sich eine laufende Abweichungsanalyse, d. h. der Vergleich von Ist- und Planwerten, vor allem in Hinblick auf die verursachten Kosten. Nur so können Fehler aufgedeckt werden und für die Erkenntnisse für das nächste Projekt genutzt werden. Unsere Ratgeberartikel sind für Projektmanager und –beteiligte ebenso interessant wie für Angestellte der mittleren Führungsebene im Unternehmen, für Geschäftsführer und für Betriebswirte.