Digitales Büro: Das schlummernde Potenzial administrativer Prozesse

In der industriellen Produktion stehen Prozesse und ihre Optimierung seit jeher im Fokus, momentan vor allem forciert durch Digitalisierung und Automatisierung. Während die Industrie 4.0 in aller Munde ist, scheinen die Begriffe Büro 4.0 oder Digitales Büro dagegen kaum gebräuchlich. Bleiben die Potenziale administrativer Prozesse ungenutzt?

Digitale Industrie: Vom Siegeszug der Automatisierung

Die sogenannte dritte industrielle Revolution hat dazu geführt, dass Maschinen produktiver und eigenständiger arbeiten. Als Meilenstein gilt häufig die Erfindung der speicherprogrammierbaren Steuerung 1969. Infolgedessen wurden in den 1970er Jahren erstmals Industrieroboter in der Automobilproduktion eingesetzt. Lackierroboter, Schweißroboter, Schleifroboter und viele andere Roboterkollegen gehen seither auch in anderen Industriezweigen mit unglaublicher Präzision zu Werke.

Der nächste wichtige Meilenstein: das Internet. Zwanzig Jahre nach seiner „Erfindung“ wird es 1990 für die kommerzielle Nutzung freigegeben und somit außerhalb des amerikanischen Militärs und von Universitäten zugänglich.

Inzwischen sind wir im Zeitalter der vierten industriellen Revolution angekommen, in der Produkte, Maschinen und Prozesse über das Internet verknüpft sind. Dadurch können zum Beispiel Maschinen miteinander Informationen austauschen und sich selbstständig koordinieren. Viele Prozesse in der Produktion laufen automatisiert ab. Bereits 2013 lag der Automatisierungsgrad im Karosseriebau bei 98 Prozent.

Digitales Büro auf dem Vormarsch

Von solchen Zahlen ist man im Büro weit entfernt. Dennoch hat auch hier parallel zur Industrie die Digitalisierung Einzug gehalten. Die Anwendung von Computern im betriebswirtschaftlichen Kontext weitete sich in den 1950er Jahren aus. Die anfangs raumgroßen Computersysteme dieser Zeit befanden sich überwiegend in sehr großen Unternehmen oder Institutionen. Doch die Mineaturisierung schritt voran. Computer wurden immer schneller. Laut dem Moorschen Gesetz verdoppelt sich die Leistung von Prozessoren alle zwei Jahre. Schon in den sechziger Jahren entstanden erste Systeme zur EDV-technischen Unterstützung der Produktion in Unternehmen als Vorläufer der ERP-Systeme. Dank des universell nutzbaren Personal Computers (PC) und der sinkenden Anschaffungskosten zu Beginn der 1980er gab es Computer bald in jedem Unternehmen. Buchhaltungsprogramme wurden über Disketten und später CDs lokal auf den Rechnern installiert. Die Entwicklung von ERP-Systemen begann im Laufe der 80er Jahre, um die isolierten Anwendungssysteme zu einer ganzheitlichen Lösung zu verbinden. Seit dem Jahr 2000 wandern mehr und mehr betriebliche Anwendungen in die Cloud. Die breite Verwendung von Cloud Computing kann man aber erst seit etwa zehn Jahren beobachten.

Was ist ein papierloses Büro?

Im papierlosen Büro werden Informationen auf Papier digitalisiert und papierbasierte Geschäftsabläufe durch digitale Prozesse ersetzt. Dadurch ermöglicht es das papierlose Büro, wertvolle Ressourcen einzusparen.

Nicht nur wird weniger Papier verbraucht und damit die Umwelt geschont. Auch das das Archivieren von Papier entfällt. Vor allem aber ersparen sich Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter  den umständlichen Austausch von Informationen auf Papier. Das macht das kollaboratives Arbeiten einfacher und erhöht somit die Produktivität. Mobiles Arbeiten wird für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durch digitale Lösungen erheblich vereinfacht.

Der Begriff vom papierlosen Büro kam Anfang des 21. Jahrhunderts auf. Zu dieser Zeit erschienen Enterprise-Content-Management-Systeme (ECM) und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS) auf der Bildfläche. Seither werden Verwaltungsprozesse immer stärker digitalisiert. So zieht der Digitalverband Bitkom nach einer repräsentative Umfrage im Jahr 2021 unter 500 Unternehmen folgende Bilanz: „Die Zettelwirtschaft verschwindet langsam, aber sicher aus den Unternehmen.“ Liefen 2016 in jedem dritten Unternehmen (34 Prozent) die meisten Geschäftsprozesse noch papierbasiert ab, gilt das 2021 nur noch für jedes Vierte (23 Prozent). Umgekehrt wird in einem Drittel der Unternehmen (34 Prozent) überwiegend papierlos gearbeitet.

 

Digitales Büro Grafik Bitkom

 

Fast die Hälfte der Unternehmen hat den Großteil ihrer Prozesse bereits digitalisiert. Von Automatisierung sind allerdings viele Abläufe im Büro noch weit entfernt. Dabei verspricht die Software-Automatisierung administrativer Prozesse viele Vorteile.

Warum papierloses (oder papierarmes) Büro?

  1. Kosten senken
    Nicht nur das Papier selbst, sondern auch das Drucken, Ablegen, Archivieren und Versenden verursacht Kosten. Stärker aber schlagen die indirekte Kosten zu Buche: Papierbasierte Prozesse sind Zeiträuber und halten Mitarbeiter von produktiveren Tätigkeiten ab.
  2. Produktivität steigern
    Mitarbeiter können Informationen, die digital vorliegen schneller durchsuchen und einfacher mit anderen teilen. Zeit, die zuvor für die manuelle Erfassung, Ablage und Weiterleitung von Dokumenten auf Papier verschwendet wurde, können Mitarbeiter in wertschöpfende Tätigkeiten investieren. Integrierte digitale Lösungen erweisen sich hier als besonders hilfreich: So werden bei der automatische Rechnungsbearbeitung und digitalen Belegerfassung die Prozesse automatisch mit relevanten Dokumenten verknüpft. Nebenbei werden dabei auch Fehlerquellen reduziert, die sich beim Handling mit Papier leichter einstelle
  3. Sicherheit erhöhen
    Geschäftskritische Daten sind in digitalen Systemen sicher aufgehoben als auf Papier. Dokumente und Kommunikation können verschlüsselt, Zugriffsrechte auf Informationen individuell vergeben werden.

Abschied von Papier: So wird aus einem analogen ein digitales Büro

Diese Bereiche lassen sich im Büro digitalisieren oder sogar automatisieren:

Briefpost

E-Mail-Programme gehören längst zum Alltag. Jeder Mitarbeiter hat heute eine E-Mail-Adresse. Was nicht heißt, dass keine Briefpost mehr auf Papier eintrifft. Die Deutsche Post, aber auch andere Dienstleister, bieten die Digitalisierung der täglichen Briefpost an. In der Regel stellen die Anbieter die digitale Eingangspost via Web oder mobiler App zur Verfügung – häufig in Kombination mit einem Dokumentenmanagement-System. Naheliegend ist es, eigene Lieferanten zu bitten, Dokumente wie etwa Eingangsrechnungen nur noch digital zu versenden.

Kalender

Digitale Kalender, wie sie zum Beispiel Outlook, aber auch Projektmanagement-, ERP- oder Unternehmenssoftware bieten, sind längst nicht mehr aus dem Unternehmensalltag wegzudenken.

To-Do-Listen

Unternehmenssoftware bietet oft Projektmanagement-Komponenten, die es ermöglichen, Projekte und zugehörige Aufgaben zu koordinieren.

Digitale Ablage

Statt auf internen Servern werden Daten häufig in der Cloud gespeichert. Dies ermöglicht es, mit unterschiedlichen Geräten von unterschiedlichen Orten aus auf Daten zugreifen zu können. Im Privatbereich sowie bei Startups sind Cloud-Speicher wie Google Drive, Dropbox oder OneDrive beliebt. Mittelständische Unternehmen setzten aus Gründen des Datenschutzes und der DSGVO-Konformität eher auf europäische Cloudspeicher.

Bürosoftware

Laut Statista liegt der Marktanteil von Microsoft Office (Desktop und Online) in Unternehmen in Deutschland bei 85 Prozent. Das SaaS-Pendant Google Docs, das gerne von Startups genutzt wird, kommt auf neun Prozent. Gerade die Online-Varianten der Office-Programme, wie zum Beispiel Office 365, ermöglichen es, von überall aus auf Dokumente zuzugreifen und diese einfach mit anderen Benutzern zu teilen und zu bearbeiten.

In Unternehmen gibt es Dokumente mit besonderer Relevanz: die Belege, zu denen etwa Angebote, Eingangs- oder Ausgangsrechnungen oder Mahnungen zählen. Sie lassen sich mit der entsprechenden digitalen Lösung, zum Beispiel einer Online-Buchhaltung in Kombination mit einem digitalen Dokumentenmangement einfach erstellen, verwalten und archivieren.

Eingehende analoge Dokumente können gescannt werden. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) macht Vorgaben, wie gescannt werden muss, um auf das Original verzichten zu können. „Ersetzendes Scannen“ ist hier das Schlagwort. Was dabei zu beachten ist und wie PDF-Dateien archiviert werden, fasst die Regelung BSI TR 03138 zusammen.

Enterprise-Content-Systeme (ECM) und Dokumentenmanagement-Systeme (DMS)

In ECM-Systemen werden strukturierte Informationen wie etwa Angebote, Rechnungen oder Verträge, aber auch schwach strukturierte oder unstrukturierte Informationen wie Gesprächsnotizen oder E-Mails gespeichert. DMS-Systeme werden oft als Unterkategorie von ECM gesehen. Sie dienen als Archiv speziell für Dokumente.

In einem DMS können Dateien in Sekundenschnelle gefunden, bearbeitet und zurückverfolgt werden – und das viel schneller als in einem physischen Archiv. Gleichzeitig kann ein DMS-System den Unternehmer bei der Einhaltung gesetzlicher Vorgaben bezüglich GoBD perfekt unterstützen. Die Aufbewahrungsfristen ergeben sich aus § 147 AO (Ordnungsvorschriften für die Aufbewahrung von Unterlagen) in Verbindung mit § 257 HGB (Aufbewahrung von Unterlagen; Aufbewahrungsfristen).

Verwaltung von Kunden, Waren, Maschinen, Services und mehr

Ähnlich wie für die Verwaltung von Dokumenten existieren für alle unternehmensbezogenen Daten etwa zu Kunden, Waren oder Dienstleistungen jeweils spezielle Softwareanwendungen – etwa CRM-Systeme für das Kundenbeziehungsmanagement, Warenwirtschaftssysteme für die Beschaffung und Lagerhaltung oder Produktionsplanungssysteme (PPS) für die Fertigung. Sie alle dienen nicht nur der Verwaltung, sondern auch der Digitalisierung von Geschäftsprozessen. Umfassend werden diese Prozesse von ERP-Systemen – ganzheitlichen Lösungen zur Unternehmenssteuerung – abgebildet.

Geschäftsprozesse

Dokumente sind in Unternehmen in der Regel an Geschäftsprozessen beteiligt. Liegen Dokumente digital vor, ist der Weg zum digitalen Geschäftsprozess nicht mehr weit. Ein konkretes Beispiel dafür ist der Rechnungseingangsprozess, bei dem die digitale Rechnung auch einer digitalen Prüfung und digitalen Freigabe unterzogen werden kann. Ein anderes Beispiel: die digitale Buchhaltung. Hier können durch vordefinierte Buchungsregeln manuelle Tätigkeiten entfallen.

Digitalisierung der Arbeitswelt
© Shutterstock / LightField Studios

So wird die Digitalisierung von Geschäftsprozessen zur Basis für die Automatisierung von Workflows, die etwa bei wiederkehrenden Routineaufgaben zu mehr Effizienz führt.

Kommunikation

Gerade in der Corona-Pandemie wurde die Bedeutung digitaler Kommunikation offensichtlich. Tools wie Zoom für die Video-Telefonie waren und sind im Dauereinsatz. Teams und Slack fungieren als Teams-Messenger. Die Zusammenarbeit wird damit über Standorte, Zeitzonen und Arbeitsbereiche wesentlich einfacher.

Als Pendant zum Internet nutzen viele Firmen ein innerbetriebliches Intranet, um Informationen zu bündeln und den Informationsfluss zu sichern. Das Intranet wird dadurch zur Wissensdatenbank.

In einer weiteren Evolutionsstufe treten nun neuartige Plattformen an, diese Funktion zu übernehmen. Sie dienen als digitale Litfaßsäule für den Informationsaustausch, vor allem aber für den Aufbau einer offenen, agilen Unternehmenskultur unter dem Stichwort „Employee Engagement“.

Fazit

Der Grundsatz „Automatisiert wird, was automatisiert werden kann“ gilt längst nicht mehr nur für die Industrie, sondern betrifft zunehmend auch geistige Tätigkeiten – zum Beispiel in der Versicherungsbranche bei der automatisierten Bearbeitung von Schadensmeldungen. Auch in den Verwaltungsprozessen von Unternehmen steck jede Menge Digitalsierungs- und Automatisierungspotenzial.

Cloud-Software als Fundament für das digitale Büro

Das Fundament und gleichzeitig das Haus für das digitale Unternehmen kann eine Cloud-Lösung sein, die möglichst viele der zuvor genannten Aspekte umfasst. So werden Schnittstellen zwischen Einzellösungen vermieden und automatisierte Prozesse müssen nicht erst in verschiedenen Lösungen orchestriert werden. Die Scopevisio AG bietet mit ihrer gleichnamigen ERP-Lösung aus der Cloud eine integrierte, multifunktionale Software an, die abteilungsübergreifende Prozessautomation ermöglicht. Scopevisio-Anwender berichten von nahezu fünfzig Prozent Zeitersparnis bei Verwaltungstätigkeiten. So macht ein digitales Büro Unternehmen im digitalen Zeitalter wettbewerbsfähig und langfristig erfolgreich.

Hosted in Germany GoBD konform PwC zertifiziert

Digitalisieren Sie noch heute Ihr Unternehmen

Testen Sie die Unternehmenssoftware von Scopevisio kostenlos und unverbindlich. Alle Prozesse in einem System - vernetzt, automatisiert und effizient.

30 Tage kostenlos testen