Produktivität steigern durch Automatisierung

Digitalisierung

23. Januar 2019 967 Aufrufe

Digitalisierung ist kein Selbstzweck, sie legt die Grundlage für Automatisierung. Automatisierung bedeutet, dass Prozesse ohne menschliches Zutun von einer Software abgearbeitet werden: schnell, fehlerfrei, nachprüfbar, dokumentiert und optimal auf Ihr Geschäft und Ihre Complianceanforderungen abgestimmt.

Folglich wachsen durch Automatisierung Ihre Produktivität und Profitabilität. Zu schön um wahr zu sein? Dieser Beitrag beschreibt, wie Sie die Automation in die Praxis umsetzen.

Assisted Work

„Take the Robot out of the human“, ist ein Mantra der Prozessautomatisierung und des Business Process Management. Frei übersetzt könnte man sagen: „Befreien Sie Ihre Mitarbeiter von roboterhaften Tätigkeiten“. In jedem Unternehmen gibt es solche Aktivitäten: Eingangsrechnungen stempeln und an die immer gleichen Bearbeiter weiterleiten. Telefonrechnungen buchen, jeden Monat gleich und immer von Neuem. Rechnungen erfassen durch stumpfes (und fehleranfälliges) Abtippen von Daten in eine Bildschirmmaske. Die Beispiele beschränken sich nicht auf den Verwaltungsapparat. Auch in der Produktion und Logistik existieren Tausende von kleinen Arbeitsschritten, die standardisiert, digitalisiert, automatisiert werden können.

Nachholbedarf bei Büroarbeit

Allerdings ist das Potenzial für Automatisierung nirgends so groß wie im Büro. Während Abläufe in der Fertigung zu 75 Prozent bereits automatisiert wurden, sind es im administrativen Bereich erst magere 3 Prozent! Und das bei dem Fachkräftemangel!

Die Folge: Sachbearbeiter machen Überstunden. Viele werden krank vor Arbeitsüberlastung. Monotone Routinetätigkeiten lassen die Arbeitsmoral sinken und die Fehlerquote steigen. Frust macht sich breit. Wir gerne hätten manche Mitarbeiter einen Assistenten, der sie vom stumpfen Einerlei entlastet und ihnen Zeit gibt, um die interessanten und kreativen Dinge zu tun, die ihre Aufgabe bereithält.

Assisted Work

Moment mal – ein Assistent? Heute gibt es doch digitale Assistenten. Die können Ihre Mitarbeiter entlasten, ohne dass Sie auf dem ausgetrockneten Arbeitsmarkt nach neuem Personal suchen müssen. 

Genau dieses Konzept bezeichnen wir als Assisted Work. Es handelt sich darum, dass digitale „Assistenten“, sogenannte Bots, die roboterhaften Dinge für Ihre wertvollen Fachkräfte erledigen. Take the robot out of the human. Das leistet eine smarte Software für Sie. Wie das funktioniert, schildern wir nun am Beispiel von Scopevisio.

Welche Aufgaben können Bots erledigen?

Bots sind Software-Programme, die Vorgänge automatisieren. Technisch basieren sie auf Entscheidungsbäumen, künstlicher Intelligenz, unscharfer (fuzzy) Logik und einer Menge Sachverstand seitens der Programmierer. So arbeiten Bots heute Hand in Hand mit Sachbearbeitern, wie Roboter dies schon seit längerem mit Produktionsarbeitern tun.

Automatisierung

Bots sind zum Beispiel auf folgenden Gebieten aktiv:

Kommunikation steuern und ausführen

  • Virtuelle digitale Assistenten (sog. Chatbotskönnen 60 bis 80 Prozent der menschlichen Fragen von Lieferdiensten und Online-Händlern beantworten.
  • Ticket-Systeme können Kundenanfragen und Reklamationen aufnehmen, dokumentieren und an die zuständigen Bearbeiter weiterleiten.
  • Business Software, etwa von Scopevisio, beantwortet in natürlicher Sprache Fragen nach Geschäftsdaten.
  • Sachbearbeiter bekommen vom System gemeldet, wann sie im Rahmen größerer, mehrschrittiger Prozesse mit ihrer Aktivität an der Reihe sind – zum Beispiel eine Rechnung prüfen, einen Kunden anrufen, eine Entscheidung treffen müssen.
  • Bots versenden automatisch personalisierte E-Mails und Kampagnen an Empfängerlisten und triggern das Nachfassen. 
  • Bots erfassen Kontakte, die sich über ein Registrierungsformular im Internet melden, automatisch im CRM-System und weisen sie einem Sachbearbeiter zu.

Geschäftsprozesse automatisieren

In Administration und Dienstleistungssektor existiert ein enormes Potenzial für die Automatisierung von Workflows oder Teilprozessen. Wie wir eingangs gesehen haben, ist Büroarbeit zu 97 Prozent noch nicht automatisiert. Nur 18 Prozent der Unternehmen haben überhaupt irgendeine Tätigkeit digital umgesetzt.

Am Beispiel der Eingangsrechnungsverarbeitung möchten wir illustrieren, was wir unter Workflow-Automatisierung verstehen.

Rechnungseingang

Der Rechnungseingangs-Prozess besteht aus insgesamt acht Schritten:

  • Rechnung (Papier) empfangen
  • Rechnung erfassen
  • Rechnung stempeln
  • Rechnung vorkontieren
  • Rechnung dem Verantwortlichen zuweisen
  • Rechnung prüfen und freigeben
  • Rechnung buchen
  • Zahlung anweisen

Von diesen acht Schritten lassen sich insgesamt sechs automatisieren. 

Manuell sind lediglich der Empfang einer papiergebundenen Rechnung sowie die Prüfung und Freigabe der Rechnung durch die jeweils Verantwortlichen. Alle anderen Schritte können automatisiert werden.

Wechselnde Verantwortlichkeiten kein Problem

Ein häufiger Einwand ist: „Je nach Betrag und Gegenstand der Rechnung haben wir unterschiedliche Genehmigungs-Workflows und Zuständigkeiten.“ Kein Problem mit einer Software, die alle Rechnungsdetails dank ihrer fortgeschrittenen künstlichen Intelligenz ausliest und interpretiert.

Hier können Sie nämlich je nach Rechnungsinhalt den jeweils passenden Workflow hinterlegen. Und falls einmal ein Verantwortlicher krank wird, hinterlegen Sie gleich auch noch dessen Stellvertreter. Alles ist im System säuberlich dokumentiert und bei Änderungen ziehen Sie einfach eine Stellschraube – sprich: Einstellung – nach.

Die automatisierte Verarbeitung ist nicht nur viel schneller und kostengünstiger als ein manueller Prozess, sondern auch weniger fehleranfällig. Denn was tun Sie, wenn die Sekretärin, die alle Zuständigkeiten im Kopf hat, einmal ausfällt? Im günstigsten Fall hat sie für ihre Vertretung ein Dokument hinterlassen, in dem sie den jeweils gültigen Prozess nachschlagen kann. Und idealerweise tut die Vertretung das dann auch. Nur leider sind solche schematischen Arbeiten auch besonders fehleranfällig, denn das menschliche Gehirn dürstet nach Abwechslung. Der Computer hat damit kein Problem, er arbeitet am liebsten nach „Schema F“. 

Beim Assisted Work tut jeder das, was er am besten kann. Der Bot das Schematische, der Mensch das Kreative. Im Verbund sind beide unschlagbar. Unschlagbar gut, unschlagbar günstig, unschlagbar fix.

Prozessintegration in der Scopevisio World

Alleskönner-Software-Hersteller sind ungefähr so häufig anzutreffen wie die berühmte eierlegende Wollmilchsau. Jeder hat Kernkompetenzen, niemand kann jeden Geschäftsprozess in jeder Branche optimal realisieren und automatisieren. 

Scopevisio hat einen weiten Weg hin zu einer integrierten Unternehmenslösung zurückgelegt: Die Scopevisio Enterprise Solution vereint CRM, Marketing und Vertrieb, Rechnungswesen, Projekte, Finanzbuchhaltung und Berichtswesen, ergänzt um ein unternehmensweites Enterprise Content Management, in einer einzigen, sehr anpassungsfähigen Business Software. Diese zeichnet sich zusätzlich aus durch Office-Integration, mobile Apps, intuitive Oberfläche, einheitliche und konsistente Datenhaltung und sichere Cloud-Technologie mit standortunabhängigem Echtzeit-Zugriff. 

Doch das Beste an der Scopevisio-Lösung ist ihre Erweiterbarkeit. Die offene Programmierschnittstelle OpenScope erlaubt Anwendern, Scopevisio in ihre vorhandene IT-Umgebung zu integrieren, sodass Daten und Informationen bidirektional von Scopevisio in angebundene Systeme und umgekehrt übergeben werden. Der Vorteil: Je tiefer die Integration, umso mehr Prozesse lassen sich unternehmensweit automatisieren. Sie erinnern sich: es geht um Ihre Produktivität und Profitabilität.

ScopeEconomy

Unter dem Begriff ScopeEconomy verstehen wir eine virtuelle Wirtschaftsgemeinschaft. Gemeinsam mit Partnern und verbundenen Unternehmen kann die Business Software von Scopevisio auf jede Anforderung zugeschnitten werden. Zu den traditionellen Stärken von Scopevisio kommen auf diese Weise hinzu:

  • Warenwirtschaft und Logistik
  • Lohnbuchhaltung
  • Zahlungsverkehrs-Lösungen
  • Künstliche Intelligenz
  • Business Intelligence
  • Kommunikation
  • Einkauf
  • eCommerce

Darüber hinaus bietet Scopevisio auch Branchenlösungen für

  • Anwälte (durch die Eigenentwicklung Legalvisio)
  • Hotels und Gaststätten (durch Zukauf und Integration der Branchensoftware Filosof)
  • Online-Shops (durch Integration von Shop-Software und die Payment-Lösung Concardis)

Fazit

Automatisierung entlastet ihre Mitarbeiter und steigert Ihre Profitabilität und Produktivität. Im Büro und Dienstleistungssektor arbeiten heute künstlich intelligente Bots mit Sachbearbeitern Hand in Hand. Sie nehmen dem Mensch die stupiden Routinetätigkeiten ab. Diese erledigen sie schnell, günstig, präzise und wohl dokumentiert. Dem Menschen bleiben die anspruchsvollen Tätigkeiten.

Sie profitieren davon in mehrfacher Hinsicht. Stichworte sind: höherer Durchsatz, mehr Arbeitszufriedenheit, geringere Fehlerquote, bessere Compliance, niedrigere Personalkosten. Der Fachkräftemangel betrifft Sie nicht mehr, Sie können trotzdem wachsen.

Scopevisio bietet eine integrierte Unternehmenslösung, die Ihren Weg in die Automatisierung ebnet. Sinnvolle Automatisierungen sind darin bereits angelegt, weitere können Sie passgenau für Ihr Unternehmen einrichten. Ohne Programmierkenntnisse.

Durch ein wachsendes Partnernetzwerk bietet Scopevisio inzwischen auch branchenspezifische Lösungen und smarte Erweiterungen an. Warenwirtschaft, Logistik, Einkauf, Zahlungsverkehr – You name it. 

Lernen Sie eine neue Art von Unternehmenssoftware für das Zeitalter der Digitalisierung kennen!
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