Die 10 wichtigsten Funktionen einer Buchhaltungssoftware im Mittelstand

Was Buchhaltungssoftware heute können muss

Eine professionelle Buchhaltungssoftware im Mittelstand automatisiert zeitraubende Routineaufgaben, minimiert Fehlerquellen und liefert Ihrer Geschäftsführung finanzielle Kennzahlen in Echtzeit. Heutzutage gewinnt außerdem das Thema Künstliche Intelligenz (KI) in der Buchhaltung immer mehr an Bedeutung. In diesem Beitrag stellen wir Ihnen die zehn wichtigsten Funktionen vor, auf die Sie bei der Auswahl achten sollten.

1. (Teil-)automatisierte Buchhaltung mit und ohne KI

Assistenzsysteme in Buchhaltungssoftware unterstützen, automatisieren oder vereinfachen Prozesse in der Buchhaltung. Sie übernehmen dabei vor allem repetitive Aufgaben und reduzieren Fehlerquellen.

So können moderne Lösungen digitale Belege per OCR auslesen und Rechnungen anhand bestimmter Kriterien und Regeln kontieren. Dank der E-Rechnung funktioniert dies nun noch einfacher – sie ist als maschinenlesbares Format direkt und ohne OCR auslesbar.

In der Buchhaltung können Sie wiederkehrende Geschäftsvorfälle einfach automatisieren. In Buchungsregeln können Sie zum Beispiel festgelegen, dass Rechnungen Ihres Telefonanbieters, die Ihre Kundennummer enthalten, als Ihre Telefonrechnung gebucht werden, ohne dass sich ein Buchhalter darum noch kümmern muss.

KI-gestützte Buchhaltung

Automatisierung ist heutzutage Pflicht, KI (noch) die Kür, aber vielleicht schon bald Standard: Künstliche Intelligenz geht über die einfache Automatisierung hinaus. Sie lernt aus historischen Buchungsdaten und erkennt Muster, auf deren Basis sie Kontierungsvorschläge erstellt.

Anders als regelbasierte Systeme können KI-Assistenten auch mit ungewöhnlichen oder neuen Geschäftsvorfällen umgehen, indem sie ähnliche Fälle aus der Vergangenheit identifizieren und entsprechende Vorschläge unterbreiten. Darüber hinaus können KI-Funktionen Anomalien aufspüren, etwa ungewöhnlich hohe Beträge oder verdächtige Zahlungsmuster, und den Buchhalter darauf hinweisen.

Besonders wertvoll ist die Fähigkeit der KI, aus Korrekturen zu lernen: Wenn Sie einen Kontierungsvorschlag anpassen, merkt sich das System diese Präferenz und wird künftig ähnliche Vorgänge entsprechend behandeln. Diese Beispiele zeigen: KI in der Buchhaltung ist ein vielversprechendes Thema.

2. Bankanbindung und Zahlungsabgleich

Cloudbasierte Buchhaltungssoftware verbindet sich über sichere Schnittstellen direkt mit den Bankkonten des Unternehmens und automatisiert den Zahlungsverkehr dadurch erheblich.

Die Verbindung erfolgt über standardisierte Schnittstellen wie PSD2 (Payment Services Directive 2) in Europa, FinTS/HBCI oder Banking-APIs.

Die Software importiert täglich oder in Echtzeit alle Kontobewegungen. Eingehende und ausgehende Zahlungen werden automatisch mit offenen Rechnungen und Belegen abgeglichen. Erkannte Transaktionen werden direkt den entsprechenden Geschäftsvorfällen zugeordnet.

Wiederkehrende Buchungen (z.B. Miete, Versicherungen) werden automatisch erkannt und dem richtigen Buchungskonto zugewiesen.

Viele Lösungen ermöglichen auch den direkten Zahlungsversand aus der Software heraus. Sie erstellen Überweisungen, die dann per TAN-Verfahren freigegeben und an die Bank übermittelt werden.

3. Mahnwesen und Forderungsmanagement

Buchhaltungssoftware im Mittelstand sollte das Mahnwesen unterstützen und den Workflow beim Forderungsinkasso abbilden. Es sollte möglich sein, einen Mahnrhythmus und mehrere Mahnstufen bis hin zur Übergabe ausgemahnter Posten an ein Inkassobüro einzustellen. Die Software sollte die mahnbaren Posten samt Historie übersichtlich darstellen und auch ermöglichen, Posten für einen Mahnlauf zu sperren.

Der Versand von Mahnschreiben sollte auf Basis von Vorlagen automatisierbar sein.

4. Anlagenbuchhaltung im Mittelstand

Längst keine Selbstverständlichkeit, aber für investitionintensive Betriebe absolut unverzichtbar: Die Anlagenbuchhaltung. Die Anlagenverwaltung sollte Zugänge zum und Abgänge vom Anlagevermögen ausweisen, sie sollte einen Anlagenspiegel und ein Inventar aufstellen können und eine Zuordnung von Finanz- und Anlagenbuchhaltung ermöglichen.

Selbstverständlich sollte sie auch die rechtskonforme Buchung der Abschreibungen und Abschreibungsläufe umfassen sowie entsprechende Auswertungen zur Verfügung stellen.

5. Umsatzsteuer und Compliance

Alle Buchungen sind nachvollziehbar, protokolliert und unveränderbar gespeichert. Die Software unterstützt gesetzliche Anforderungen (z. B. die GoBD) und erleichtert Betriebsprüfungen. Unterschiedliche Benutzerrechte schützen sensible Finanzdaten.

6. Umsatzsteuer-Voranmeldung (ELSTER)

Eigentlich eine Standardfunktionalität, dennoch führen wir sie kurz auf: Mit Hilfe der Buchhaltungssoftware können Sie die Umsatzsteuer-Voranmeldung (UStVA) automatisiert erstellen

Das Programm extrahiert die erforderlichen Werte – Einnahmen, Ausgaben und Steuern – automatisch aus den Daten der Finanzbuchhaltung. Die UStVA übermitteln sie direkt per ELSTER-Schnittstelle an das Finanzamt.

Gute Programme bieten mehr als nur die elektronische Umsatzsteuer-Voranmeldung. Sie können auch mithilfe einer Umsatzsteuer-Verprobung die Richtigkeit der zugrunde liegenden Werte feststellen.

Darüber hinaus kann der Anwender mit ihnen eine Dauerfristverlängerung beantragen und die dafür notwendige Umsatzsteuersondervorauszahlung berechnen, um einen Aufschub für die Abgabe der USt.-Voranmeldung zu erwirken. Des Weiteren kann eine gute Buchhaltungssoftware auch eine Zusammenfassende Meldung der Umsätze im EU-Ausland gemäß § 18 UStG elektronisch abgeben.

7. Mehrmandanten- und Mehrwährungsfähigkeit

Gerade bei internationalen Aktivitäten oder Beteiligungsstrukturen sind diese Funktionen unverzichtbar. Unterschiedliche Gesellschaften und Währungen können separat, aber dennoch konsolidiert verwaltet werden. Wechselkurse werden automatisch berücksichtigt und korrekt verbucht. Das schafft Transparenz über alle Einheiten hinweg.

8. Berichte und Dashboards in Echtzeit

Die gebräuchlichsten Berichtsformate sind Betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA), Einnahmenüberschussrechnung (EÜR), Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) und Jahresabschluss bzw. Bilanz. Diese Auswertungen sollte jedes Buchführungsprogramm bewältigen können.

Komfortable Programme bieten darüber hinaus noch eine Vielzahl weiterer Berichte, die sowohl vordefiniert als auch individuell zusammengestellt werden können. Finanzberichte, Umsatz-, Kosten-, Ergebnis- und Liquiditätsentwicklung und viele weitere Analysen und Kennziffern liefern belastbare Informationen für die Unternehmenssteuerung. Die Übergänge vom Berichtswesen zu den Controlling-Funktionen sind fließend.

Buchhaltungssoftware für den Mittelstand bietet Dashboards, die sich individuell konfigurieren und die wichtigsten Kennzahlen präsentieren ausrichten. Durch Exportmöglichkeiten, etwa nach Excel, können Auswertungen flexibel weiterverarbeitet werden. Die Übergänge vom Berichtswesen zu den Controlling-Funktionen sind fließend.

9. Kostenrechnung und Controlling

Über Kostenstellen, Kostenarten und Kostenträger lassen sich Ausgaben gezielt zuordnen. Budgets können geplant, überwacht und bei Bedarf angepasst werden. Deckungsbeitragsrechnungen zeigen, welche Produkte oder Projekte wirklich rentabel sind.

Die Fülle von Daten, die in einem Buchhaltungsprogramm gespeichert werden, sind eine Fundgrube für Controller und Unternehmer. Je nach Controlling-Bereich – strategisches Controlling, operatives Controlling, Finanzcontrolling, Projektcontrolling usw. – können die Berichte als übersichtliche Dashboards für den jeweiligen Nutzer individuell kombiniert werden.

Manche Software lässt sich darüber hinaus als Datenquelle verwenden oder ist mit einem BI-Tool wie zum Beispiel Power BI integriert. Das hat zur Folge, dass Sie Berichte visualisieren und innerhalb des Berichts einzelne Positionen oder Abschnitte aufbohren können, um an dieser Stelle detailliertere Informationen zu erhalten. Berichte werden bei jedem erneuten Öffnen mit aktuellen Daten aus der Buchhaltungssoftware befüllt.

10. Schnittstellen und Integration

Eine moderne Buchhaltungssoftware für den Mittelstand tauscht Daten nahtlos mit dem ERP-System, der Lohn- und Gehaltsabrechnung, der Warenwirtschaft, dem CRM oder dem E-Commerce-System aus.

Eine DATEV-Schnittstelle ermöglicht die nahtlose Übergabe der Buchhaltungsdaten an den Steuerberater. Besser noch: Bei einer cloudbasierten Lösung kann der Steuerberater auch problemlos auf das System zugeschaltet werden. Doppelarbeiten und Medienbrüche entfallen, weil Informationen nur einmal erfasst werden. Das erhöht Datenqualität und Effizienz im gesamten Unternehmen.

Fazit: Was Buchhaltungssoftware im Mittelstand können sollte

Die Wahl der richtigen Buchhaltungssoftware für den Mittelstand ist eine strategische Entscheidung, die direkten Einfluss auf die Effizienz der Finanzprozesse hat. Automatisierung durch KI, nahtlose Bankanbindung und Echtzeit-Reporting verschaffen Ihrer Geschäftsführung den entscheidenden Informationsvorsprung.

Achten Sie bei der Auswahl auf durchgängige Prozesse, gesetzeskonforme Funktionen und Schnittstellen zu Ihren bestehenden Systemen. Investieren Sie in eine Lösung, die nicht nur Ihre Buchhaltung erledigt, sondern Ihr gesamtes Finanzcontrolling auf ein neues Level hebt.