Was sollte eine Anlagenbuchhaltung leisten?

Langlebige Wirtschaftsgüter, die einen bestimmten Wert übersteigen und dem Produktions- bzw. Leistungsprozess eines Unternehmens dienen, gehören zu dessen Anlagevermögen und müssen gemäß §247 HGB ausgewiesen und gemäß §253 HGB abgeschrieben werden, wobei sich der Wertansatz in der Bilanz jeweils um den als Aufwand gebuchten Abschreibungsbetrag vermindert. Die Abschreibung (auch Absetzung für Abnutzung oder AfA) soll sich über die „betriebsgewöhnliche Nutzungsdauer“ (§ 7 Abs. 1 Satz 2 Einkommensteuergesetz) erstrecken, für deren Ermittlung das Bundesfinanzministerium AfA-Tabellen ins Netz stellt. Dessen ungeachtet müssen bei einer ungeplanten Wertminderung auch außerplanmäßige Abschreibungen vorgenommen werden. Software für die Anlagenbuchhaltung (AnBu) unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung, Abschreibung, Bewertung, Verbuchung und Aufstellung ihrer Anlagen.

Was sollte eine Anlagenbuchhaltung leisten?

Eine gute Software für die Anlagenbuchhaltung sollte folgende Funktionen aufweisen:

1. Anlagenverwaltung

Im Idealfall kann für jedes Anlagegut eine Anlagekarte erfasst werden, die alle relevanten Informationen aufnimmt. Dazu gehören

• die Inventarnummer
• die Bezeichnung des Anlagegutes
• die Anschaffungs- oder Herstellungskosten
• das Sachkonto, auf dem es gebucht wird
• die Kostenstelle
• der Beginn der Abschreibung
• die Nutzungsdauer
• die Abschreibungsart
• der vom Programm ermittelte Buchwert
• Dokumente, Kommentare usw., die das Anlagegut betreffen

Es sollte festgehalten werden, ob es sich um einen Abgang oder Zugang oder eine andere Art von Bewegung handelt, wie etwa eine Teilwertabschreibung, Umbuchung, Korrektur usw. Praktisch ist, wenn die Anlagenbuchhaltungs-Software die AfA-Tabellen integriert.

2. Anlagengitter

Das Anlagevermögen wird in einem Anlagengitter gemäß §268 II HGB verzeichnet. Kapitalgesellschaften müssen das Anlagengitter als Anhang zur Bilanz beifügen. In einer Anlagenbuchhaltungssoftware richtet sich die Gliederung nach Bilanzpositionen. Unterhalb von Posititionen wie „Sachanlagen/Technische Anlagen und Maschinen“ werden z. B. Maschinen des Unternehmens einzeln mit den Angaben aus der Anlagekarte ausgewiesen: Inventarnummer, Zugänge/Abgänge, AfA, Buchwert usw. Es ist sinnvoll, das Anlagengitter in verschiedenen Berichtsformaten ausgeben und ausdrucken zu können.

3. Inventarliste

Ein gutes Programm für die Anlagenbuchhaltung kann aus den im System hinterlegten Daten im Handumdrehen eine Inventarliste des Anlagevermögens eines Unternehmens erstellen. Rechtsgrundlage ist §240 I HGB, der jeden Kaufmann verpflichtet, bei Aufnahme seines Geschäfts sowie am Schluss jedes Geschäftsjahres ein Inventar, d. h. ein ausführliches Bestandsverzeichnis seiner Vermögenswerte und Schulden, zu erstellen.

4. Abgleich von Finanz- und Anlagenbuchhaltung

Üblicherweise wird neben der Anlagenbuchhaltungssoftware auch eine Finanzbuchhaltungssoftware eingesetzt. Um die Konsistenz der Buchführung und Wertansätze zu gewährleisten, sollten die Salden von Finanz- und Anlagenbuchhaltung abgestimmt werden. Wenn sich Differenzen ergeben, kann es sein, dass Positionen nachgebucht werden müssen. Der Saldenabgleich sollte nach Sachkonten tabellarisch geordnet sein, um einen raschen und vollständigen Überblick zu geben.

5. Abschreibungsläufe

Eine softwaregestützte Anlagenbuchhaltung berechnet automatisch zum Periodenschluss Buchungsläufe für die Abschreibungen. Der Buchungsstapel enthält alle planmäßigen und außerplanmäßigen Abschreibungen sowie die Kostenbuchungen nach Kostenarten, Dimensionen und Kostenträgern. Die Beträge errechnen sich anhand der für die Anlagegüter erfassten Werte (AHK, AfA, Nutzungsdauer, Abschreibungsmethode). So können in einem einzigen Arbeitsgang alle Abschreibungsbuchungen einer Periode festgeschrieben werden. Geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG) können als Poolabschreibung sofort abgeschrieben werden. Sinnvoll ist es, wenn das Programm zusätzlich Differenzen zur Finanzbuchhaltung ermittelt und dem Anwender Möglichkeiten gibt, diese direkt zu korrigieren.

6. Zuordnung von Posten der Anlagen-/Finanzbuchhaltung

Manche Programme können auflisten, welche Bewegungen auf Anlagekonten innerhalb eines Zeitraums nicht eindeutig einem Vorgang in der Anlagen- oder Finanzbuchhaltung zugeordnet werden können. Anhand dieser Informationen kann der Bearbeiter nachträglich die Zuordnung vornehmen, etwa bei neuen Anlagegütern oder bei nachträglichen Anschaffungskosten.