Betriebswirtschaftliche Auswertung

Was ist die BWA?

Die betriebswirtschaftliche Auswertung ist ein aktueller, detaillierter Überblick über die Kosten- und Erlössituation eines Unternehmens. Sie basiert auf den Zahlen der Finanzbuchhaltung und legt in der Regel einen Standardkontenrahmen der DATEV zugrunde, etwa SKR 3 oder 4. Die aktuellen Daten der Buchhaltung können aufbereitet und mithilfe von Kennzahlen analysiert werden. Damit gibt die BWA unterjährig Aufschluss über den wirtschaftlichen Erfolg, die Liquidität und die Kapitalstruktur des Betriebs. Die gebräuchlichste BWA-Gliederung stammt von der DATEV eG. Mit dieser Gliederung arbeiten alle Steuerberater, Buchhalter und Controller. Sie fungiert auch in den meisten Buchhaltungsprogrammen als Vorlage für die betriebswirtschaftliche Auswertung. Auf dieser Basis kann fast jedes Buchhaltungsprogramm eine betriebswirtschaftliche Auswertung erstellen. Auch für Excel existieren verschiedene Muster und Vorlagen. Häufig wird Excel verwendet, um weitergehende Analysen zu erstellen. Wer eine solche Vorlage nutzt, sollte prüfen, ob die Daten aktuell, korrekt und vollständig sind. Dies lässt sich am besten gewährleisten, indem die Daten der Buchführung direkt aus der Unternehmenssoftware importiert werden. Das bedeutet, dass die Buchhaltungssoftware mit der Excel-Vorlage so verknüpft wird, dass diese Vorlage automatisch mit den Daten der Buchführung befüllt wird – auch mit Positionen, die gerade erst gebucht wurden.

Wozu dient die betriebswirtschaftliche Auswertung?

Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist ein Instrument der Unternehmenssteuerung. Es empfiehlt sich, regelmäßig, z. B. monatlich, eine BWA zu erstellen, um die Geschäftsentwicklung im Betrieb prüfen zu können. Die monatliche BWA präsentiert aktuelle Unternehmensdaten in komprimierter Form. Dadurch ermöglicht sie dem Unternehmer, seine Entscheidungen zeitnah auf der Basis von gesicherten Zahlen zu treffen. So kann er z. B. seine Einkommensteuer-Vorauszahlungen justieren oder prüfen, ob eventuell ein Investitionsabzugsbetrag in Frage kommt. Auf wichtige Besprechungen können sich Unternehmer am besten vorbereiten, wenn sie die Daten ihrer Buchführung eingehend studiert haben. Außerdem ist die BWA für Kreditgespräche wichtig. Banken verlangen zur Vorbereitung von Kreditentscheidungen neben den Bilanzen und GuV-Rechnungen der Vorjahre auch eine aktuelle betriebswirtschaftliche Auswertung. Für den Erfolg solcher Gespräche ist es nützlich, wenn auch der Unternehmer selbst seine BWA lesen und verstehen kann.

Wie wird die BWA erstellt?

Die meisten Unternehmer erstellen heute ihre betriebswirtschaftliche Auswertung per Knopfdruck direkt aus ihrer Buchhaltungssoftware. Die Buchhaltungssoftware stellt sich die benötigten Informationen aus den aktuellen Daten der elektronischen Buchhaltung zusammen. Es stehen jedoch auch Excel-Tools und Vorlagen für die Erstellung und Analyse der BWA bereit. Standardberichte wie die Betriebswirtschaftliche Auswertung sollten allerdings besser direkt der Buchhaltungssoftware heraus erstellt werden. In Excel können dann weiterführende Auswertungen gebaut werden. Manche Software-Lösungen können Buchhaltungsdaten als individuelle Berichte in Excel-Tools exportieren, die sich bei jedem Öffnen selbsttätig mit Echtzeit-Daten aktualisieren. Damit stellen sie schier unerschöpfliche Auswertungsmöglichkeiten für die Unternehmenssteuerung bereit.

Verschiedene Arten der betriebswirtschaftlichen Auswertung

Die Standard-BWA (BWA 01) der DATEV ist zwar das häufigste BWA-Format, aber es existieren durchaus auch noch weitere Formate. Für Freiberufler und Kleinunternehmer genügt eine Einnahmen-Ausgaben-BWA; Ärzte können eine BWA in Anlehnung an ihren DATEV-Spezialkontenrahmen erstellen (BWA 02). Die BWA 20 wendet sich an Handwerksbetriebe. Auch für Steuerberater und Controller existieren besondere Aufbereitungen der BWA. Darüber hinaus kann eine BWA-Gliederung auch an die individuellen Bedürfnisse von Unternehmen angepasst werden.

Wie liest man eine BWA?

Bewegungsdaten in der BWA

Die kurzfristige Erfolgsrechnung ist eine besonders praxisrelevante Form der BWA. Sie gibt Aufschluss über die Gesamtleistung, den betrieblichen Rohertrag, die nach Kostenarten gegliederten Gesamtkosten und die Ergebnisentwicklung. Eine einzelne Momentaufnahme der Erlös- und Finanzsituation eines Unternehmens ist nur mäßig interessant. Aussagekraft erhalten die Informationen vor allem im Zeit- und Benchmark-Vergleich. Daraus lassen sich Trends ableiten: Verschiedene Größen werden miteinander oder mit anderen Perioden verglichen, prozentuale oder absolute Veränderungen werden ermittelt und Kennziffern werden berechnet. So lassen sich beispielsweise für einzelne Kosten- und Erlösarten bzw. für die Gesamtsituation folgende Fragen beantworten:

• Wie stehen wir im Vergleich zum Vormonat da?
• …und wie im Vergleich zum selben Monat des Vorjahres?
• Welche Kosten- und Erlösarten haben unsere Planwerte unter- oder überschritten?
• …Um wieviel Prozent?
• Wie haben sich die Personalkosten im Verhältnis zum Betriebsergebnis verändert?

Ein Beispiel für eine Bewegungs-BWA steht als Vordruck unter anderem beim Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) zum Download bereit. Dieses Formular bietet Platz für detaillierte Auswertungen, wie z. B. Vormonats- und Vorjahres-Vergleiche sowie Plan-Ist-Abweichungen. Die BWA führt sämtliche Konten und Unterkonten zu Kosten und Erlösen auf und verdichtet die darauf verzeichneten Bewegungen zu einem Gesamtbild. Die übergreifenden Werte in einer BWA sind wie folgt (berechnete / kumulierte Werte sind fettgedruckt):

• Umsatzerlöse
• Gesamtleistung
• Wareneinkauf
• Fremdleistungen
• Waren und Material
• Personalkosten
• Gesamtkosten
• Betriebsergebnis
• Ergebnis

Auswertungen in der Software

Eine fortschrittliche Unternehmenssoftware erstellt nicht nur eine aktuelle BWA, sondern kann noch einiges mehr. Sie liefert unter anderem

• Betriebswirtschaftliche Auswertungen mit Periodenvergleich
• Gefilterte betriebswirtschaftliche Auswertungen, z. B. für bestimmte Geschäftsstellen, Bereiche, Projekte, Produkte usw.
• Unterschiedliche, konfigurierbare Berichtsformate
• Auswertungen, die auch kalkulatorische Aspekte berücksichtigen

Die BWA als Gesprächsgrundlage

Für Gespräche mit der Bank oder dem Steuerberater sollten Unternehmer immer eine aktuelle BWA bereithalten. Der Steuerberater kann aus den Daten mehr herauslesen als der Laie. Er wird seine Beratung entsprechend ausrichten und Sie auf positive und negative Trends in Ihren Zahlen aufmerksam machen.

Schwächen der einfachen BWA

Die Schwäche der „einfachen BWA“ besteht darin, dass sie nur Posten berücksichtigt, die bereits gebucht wurden. Einige Vorfälle werden allerdings erst am Jahresende gebucht und werden daher unterjährig nicht berücksichtigt. Zu diesen Posten gehören:

• Abschreibungen
• Boni und andere Einmal-Zahlungen an Mitarbeiter
• Versicherungsprämien und ähnliche Posten, die einmal jährlich bezahlt werden, aber eigentlich auf die Monate des Jahres umgelegt werden sollten
• „Umsätze“, die keine sind, weil lediglich Abschlagszahlungen vereinnahmt wurden, aber die Leistung noch nicht abgenommen worden ist
• Bestandsveränderungen, da diese nicht zu Verkaufspreisen, sondern zu Herstellungskosten berücksichtigt werden sollten
• Ertragssteuern

Daher wird für einen vollständigen Überblick eine qualifizierte BWA benötigt, die auch Abgrenzungen ins Kalkül zieht.

Fazit

Die Betriebswirtschaftliche Auswertung ist eine wichtige Grundlage für Entscheidungen zur Unternehmenssteuerung und Gespräche mit Banken und anderen Partnern. Eine gute Buchhaltungssoftware kann eine BWA automatisch erstellen und damit einen vollständigen, aktuellen und korrekten Überblick über die Ertragssituation des Unternehmens geben.  Neben den Geschäftsvorfällen, die bereits gebucht wurden, sind auch Positionen zu berücksichtigen, die erst am Jahresende erfasst werden. Dazu gehören Abschreibungen und Einmal-Zahlungen oder -Einnahmen, die  auf die Monate des Geschäftsjahres zu verteilen sind. Die BWA erhält ihre Aussagekraft im Periodenvergleich. Aus ihr lassen sich Trends der Unternehmensentwicklung ablesen. Unternehmer, die ihre BWA regelmäßig prüfen, wissen rechtzeitig, an welchen Stellen sie gegensteuern oder ihre Anstrengungen verstärken sollten.