Anlagenspiegel – Bestandteil des Jahresabschlusses

Der Wert eines Unternehmens und seine wirtschaftliche Kraft werden in großem Maße von seinem Anlagevermögen bestimmt. Daher erfordert die Bewertung der Wirtschaftsgüter im Jahresabschluss eine hohe Aufmerksamkeit. Ein wichtiger Bestandteil des Jahresabschlusses ist die Aufstellung eines Anlagenspiegels, wie er im Paragraphen 284 Abs. 3 des Handelsgesetzbuches (HGB) gefordert wird. Hier werden alle angeschafften Vermögenswerte aufgeführt und alle Veränderungen sowie der aktuelle Buchwert ausgewiesen. In Unternehmen mit umfangreichen Anlagevermögen ist die buchhalterische Pflege der Sachanlagen aufwändig. Diese Aufgaben übernehmen Mitarbeiter der Anlagenbuchhaltung, die speziell geschult worden sind.

Grundlegende Begriffe der Anlagenbuchhaltung

Als Anlagevermögen werden alle angeschafften Wirtschaftsgüter bezeichnet, wenn sie einen geringfügigen Wert überschreiten (Geringwertiges Wirtschaftsgut GWG), nicht verbraucht werden und vom Unternehmen längerfristig, länger als ein Jahr, genutzt werden.

Abschreibungen

Alle Anlagegüter unterliegen einer zeitlichen Abnutzung, d.h. ihr Wert wird mit zunehmender Nutzungsdauer geringer. Die jährliche Abnutzung der beweglichen Wirtschaftsgüter wird durch Abschreibungen auf den Anschaffungspreis dargestellt. Die Abschreibungen auf die Wirtschaftsgüter sind Kosten des Unternehmens. Kosten mindern den Jahresgewinn. Wenn der Wert einer Sachanlage nicht geringfügig ist, muss die Abschreibung über die voraussichtliche Nutzungsdauer des Vermögensgegenstandes verteilt werden. Diese darf das Unternehmen jedoch nicht selbst festlegen, sondern muss sie aus den amtlichen AfA (Abschreibung für Abnutzung) -Tabellen ablesen. Die Abschreibungen werden so lange vorgenommen, bis der Restbuchwert nur noch ein Euro beträgt. Auch die Abschreibungshöhe ist gesetzlich geregelt. In der Regel erfolgt die Abschreibung in gleich hohen Raten. Hier wird allgemein von der linearen Abschreibung gesprochen. Die degressive Abschreibung, bei der die Beträge jährlich geringer werden, ist steuerlich für neu angeschaffte Gegenstände (seit Januar 2011) nicht mehr erlaubt und hat damit ihre Bedeutung verloren. Nur vor 2011 angeschaffte Gegenstände konnten noch degressiv abgeschrieben werden.

Das Aufstellen des Anlagespiegels

Gemäß den Anforderungen des Handelsgesetzbuches (§ 284 HGB) müssen viele verschiedene Informationen zu den Anlagegütern erfasst werden. Der Kopf eines Anlagenspiegels kann so aussehen:

• Jahr
• Wirtschaftsgut
• Gesamte Anschaffungs- oder Herstellungskosten
• Zugänge
• Abgänge
• Umbuchungen
• Zuschreibungen
• Abschreibungen kumuliert
• Buchwert Abschlussjahr
• Buchwert Vorjahr
• Abschreibungen Abschlussjahr

Jedes Wirtschaftsgut muss einzeln erfasst und abgeschrieben werden, ausgenommen geringwertige Wirtschaftsgüter (GWG). Wirtschaftsgüter ähnlicher Art dürfen nicht zusammengefasst werden. Kauft ein Unternehmen also zwei gleiche Maschinen, dann muss jede Maschine einzeln aufgelistet werden. Zur genauen Identifizierung sollte eine Seriennummer angegeben werden. Hilfreich ist auch die Erfassung eines Baujahres, denn bei gebrauchten Vermögensgegenständen darf nur noch eine Restnutzungsdauer berücksichtigt werden.

Geringwertige Wirtschaftsgüter

Geringwertige Wirtschaftsgüter werden gesondert behandelt. Als geringwertig gelten Wirtschaftsgüter bis 1.000 €.

• Liegt der Wert unter 150 € (Nettokaufpreis) ist der Kaufpreis als Betriebsausgabe sofort abzugsfähig. Eine gesonderte Aufzeichnungspflicht besteht nicht.
• Liegt der Wert zwischen 150,01 € und 410 € besteht ein Wahlrecht zwischen dem Sofortabzug als Betriebsausgaben oder der Bildung eines Sammelpostens für die GWG, der über fünf Jahre linear abgeschrieben wird. Eine Aufzeichnung in einem Verzeichnis ist notwendig.
• Wirtschaftsgüter mit einem Preis zwischen 410,01 € und 1.000 € müssen in einen Sammelposten eingestellt werden, der durch gleichmäßige Abschreibungen über 5 Jahre aufzulösen ist.

Nach Erwerb des Wirtschaftsgutes wird der Anschaffungs- bzw. Herstellpreis ermittelt. Dabei gehört zu den Anschaffungskosten nicht nur der Einkaufspreis, sondern auch Kosten für den Transport, die Montage, die erste Befüllung mit Schmierstoffen etc. Unter Herstellkosten versteht man die Aufwendungen, die das Unternehmen für eigene Leistungen aufbringen muss. Ein gutes Beispiel dafür sind maschinengebundene Sonderwerkzeuge, die für eine neu angeschaffte Maschine in einem Produktionsbetrieb selbst gefertigt werden aber auch ein Betonfundament, welches zum Betrieb der Maschine errichtet wurde. Als Zugänge werden nachträgliche Anschaffungs- oder Herstellungskosten erfasst. Ein gutes Beispiel ist ein maschinengebundenes Werkzeug, das für eine im November angeschaffte Maschine erst im Februar des neuen Jahres eingekauft wird, um damit einen speziellen Auftrag für einen Kunden abzuarbeiten. Es wird nicht als einzelner Vermögensgegenstand aufgeführt, da es nur in dieser Maschine genutzt werden kann und fest mit ihr verbunden wird. Wird im Folgejahr dieses Werkzeug wieder verkauft, stellt das einen Abgang bei dem Wirtschaftsgut dar und wird entsprechend erfasst. Umbuchungen entstehen dann, wenn zwischen einzelnen Positionen des Anlagevermögens Veränderungen vorgenommen werden. Diese Umbuchungen erfolgen nur intern und lösen keine Umsatzsteuerpflicht aus. Das oben genannte Werkzeug etwa wird vielleicht für die Maschinen nicht mehr benötigt, wenn der Auftrag abgearbeitet ist. Mit geringen Anpassungen kann es aber an einer anderen Maschine angebaut werden. In der Anlagenbuchhaltung wird dann der Gegenstand einem anderen Vermögenswert zugeordnet und eine Umbuchung vorgenommen. Die Abschreibungen werden in zwei Spalten des Anlagenspiegels ausgewiesen, zum einen durch die Angabe aller bisherigen Abschreibungen (kumulierte Abschreibungen), zum anderen wird die Abschreibungsrate ausgewiesen, die für das laufende Geschäftsjahr vorgenommen wurde. Aus den Anschaffungs- und Herstellungskosten des ersten Jahres und der Summe der vorgenommenen Abschreibungen ermittelt sich der aktuelle Buchwert des Vermögensgegenstandes. Um die Entwicklung des Anlagevermögens zu verdeutlichen, wird auch der Buchwert des Vorjahres noch einmal benannt. [finanzenbanner]

Verwaltung der Anlagen mit der Buchhaltungssoftware

Das Buchen der Abschreibungen und die Berechnung der Restbuchwerte der einzelnen Vermögensgegenstände erfolgt in der Regel während des Jahresabschlusses. Doch in vielen großen Unternehmen kann das heute so nicht mehr praktiziert werden. Zum einen bedeutet das einen enorm hohen Arbeitsaufwand innerhalb einer sehr kurzen Zeit für die Buchhalter, zum anderen werden unterjährige Auswertungen zu Gewinn und Verlust verfälscht, wenn Abschreibungen bis dahin nicht berücksichtigt werden. Mit Hilfe moderner Buchhaltungssysteme, die die Anlagenbuchhaltung einschließen, werden heute Veränderungen im Anlagenspiegel zeitnah verbucht.

Die praktische Umsetzung

Computergestützte Buchhaltung ermöglicht eine Erfassung aller Daten in Datenbanken, die sich vielfältig auswerten lassen. In der Anlagenbuchhaltung wird jeder neu erfasste Gegenstand mit einer Anlagennummer versehen und auf einem separaten Sachkonto erfasst. Dazu werden Unterkonten von Hauptsachkonten eingerichtet. Die Buchung der Anschaffungskosten, aller Abschreibungen, Umbuchungen usw. erfolgt dann stets gegen dieses Anlagekonto. Der Saldo des Kontos ist der aktuelle Buchwert.