„Jeden Tag Dokumente scannen“, seufzt die studentische Aushilfe. „Wie langweilig.“ Dabei sind die wenigen Minuten für das Einscannen von Unterlagen sinnvoll investierte Zeit. Jede Minute, die Ihre Hilfskraft mit Scannen verbringt, spart zehn Minuten Arbeitszeit von hochbezahlten Fachkräften.
Also beruhigen Sie Ihre Hilfskraft. Denn die Arbeit, die sie tut, ist für das Unternehmen wichtig.
Dieser Beitrag schildert sechs wichtige Vorteile, die ein digitales Archiv bzw. Dokumentenmanagement System (DMS) Ihrem Unternehmen bringt.
Vorteil 1 – Unterlagen im DMS schnell finden
Bürokräfte verbringen durchschnittlich 20 Prozent ihrer Arbeitszeit mit Suchen. Suchen nach Informationen, nach Belegen, nach Akten, nach Dateien. Ja, auch nach Dateien, denn eine elektronische Dokumentenablage bedeutet noch nicht, dass die Informationen auch tatsächlich verfügbar sind, wenn sie gebraucht werden.
Denken Sie nur an die vielen E-Mails und Anhänge, die im Posteingang schlummern, oder an die Berichte und Dokumente unter verschlungenen Speicherpfaden auf Laufwerk Z (oder, schlimmer noch, auf dem lokalen Rechner der Kollegin, die gerade im Home Office arbeitet).
In einem Dokumentenmanagement System (DMS) finden Sie Ihre Unterlagen, Belege und Informationen dagegen in Sekundenschnelle. Das ist möglich, weil Ihre Dokumente direkt beim Hochladen mit einer Volltexterkennung analysiert und indexiert werden.
Sie geben einfach einen Suchbegriff ein, wie bei Google, und das elektronische Archiv präsentiert Ihnen eine Ergebnisliste.
Am besten funktioniert das mit Cloud-basierten DMS-Systemen. Denn diese sind überall, wo es Internet gibt, zur Stelle.
Vorteil 2 – GoBD einhalten
Die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung wurden 2014 an die digitalisierte Bürowelt angepasst. Heraus kamen die GoBD, eine Richtlinie, die die Anforderungen an eine digitale Buchhaltung definiert.
Eine dieser Anforderungen ist, dass alle Geschäftsvorfälle lückenlos und zeitnah erfasst werden müssen. Das ist ganz einfach, wenn Sie Belege und Dokumente scannen und in einem DMS speichern. Sie sind dann erfasst und alles, was mit ihnen geschieht, wird dokumentiert.
Ist Ihr DMS in eine Buchhaltungssoftware integriert, können Sie z. B. Eingangsrechnungen direkt in eine Belegliste scannen. Alle weiteren Schritte, von der Prüfung und Genehmigung der Rechnung bis hin zur Buchung und Überweisung können dann in einem teilautomatisierten Workflow schnell und sicher abgearbeitet werden.
Und die Dokumentationspflichten nach GoBD werden im Hintergrund gleich mit erledigt.
Vorteil 3 – Revisionssicherheit
Eine dieser Anforderungen ist die revisionssichere Archivierung aller steuerrelevanten Unterlagen. Das bedeutet, dass Informationen im digitalen Archiv wie folgt gespeichert werden müssen:
- auffindbar, d. h. eindeutig identifizierbar,
- unveränderlich und fälschungssicher,
- nachvollziehbar (also unter Umständen mit dem zugrunde liegenden Geschäftsvorfall verknüpft)
- und geschützt (nach den geltenden Datenschutz-Bestimmungen)
Wenn Sie Ihre Dokumente in einem GoBD-konformen DMS ablegen, sind sie revisionssicher gespeichert.
Daneben soll auch der Zugriff der Finanzbehörden über die gesamte Aufbewahrungsfrist der Dokumente gewährleistet sein.
Vorteil 4 – Datenschutz gewährleisten
Fast jeder kennt das: Sie gehen an einem Arbeitsplatz vorbei und im Postkorb liegt ein vertrauliches Dokument. Nicht jeder würde den Blick abwenden, wie Sie es korrekterweise tun. Neugier steckt uns Menschen im Blut.
Da ist es schon besser, wenn vertrauliche Unterlagen in einer elektronischen Dokumentenablage durch Zugriffsbeschränkungen geschützt sind.
Besonders schutzwürdig sind personenbezogene Daten. Das Bundesdatenschutzgesetz und die neue Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) setzen einen engen Rechtsrahmen für Datenschutz und Datensicherheit.
Eine konforme Archivsoftware verbessert Ihren Datenschutz und damit auch Ihre Rechtsposition.
Vorteil 5 – papierloses Büro
Was das alles kostet: Papier von A nach B tragen, in Körbchen und Aktenschränken nach Informationen suchen, Büromaterial und Platz für die Akten beschaffen, Lochen, einheften, ausheften…
All diese Kosten und Mühen ersparen Sie sich, wenn Sie Dokumente einfach einscannen und elektronisch verwalten. Das papierlose Büro können Sie überallhin mitnehmen. Sie können Dokumente filtern, verschlagworten, kommentieren und einfach als Link teilen – zur Ansicht oder Bearbeitung und eventuell auch zum Download. Das alles können Sie einstellen.
Dokumente werden versioniert gespeichert, das heißt, Vorversionen lassen sich wiederherstellen. Wenn mehrere Mitarbeiter gleichzeitig an einem Dokument arbeiten, können sie sich die Bälle zuspielen, ohne später mehrere Versionen miteinander verschmelzen zu müssen.
Kommentare, Links zu verbundenen Informationen, Workflows und Verantwortlichkeiten, das alles lässt sich mit Ihren elektronischen Dokumenten verbinden. Einfach und praktisch, optimiert ein DMS die Abläufe in Ihrem Unternehmen.
Vorteil 6 – Einstieg in die Digitalisierung
Für viele Unternehmen ist ein DMS System der erste Schritt zur Digitalisierung. Indem Sie Dokumente scannen und digital archivieren, erstellen Sie nämlich viel mehr als nur eine digitale Kopie des Originals. Das Einscannen macht aus unstrukturierten Informationen strukturierte Daten.
Was Ihnen das bringt? Ganz einfach: Sobald Ihre Dokumente digitalisiert sind, stehen sie auch für digitalisierte Prozesse zur Verfügung.
Digitale Visitenkarten für Kontaktmanagement und Vertrieb, digitale Eingangsrechnungen für Rechnungsbearbeitung und Buchung, digitale Berichte für den Soll/Ist-Vergleich und die Überwachung von KPIs, digitale Verträge für die Wiederverwendung als Vorlage, digitale Angebote zum Überführen in eine digitale Ausgangsrechnung.
Es gibt kaum ein Dokument, das digital nicht viel nützlicher wäre als auf Papier.
Fazit
Dokumente scannen und im DMS archivieren bietet Unternehmen enorme Vorteile. Alle Prozesse, an denen Dokumente beteiligt sind, werden optimiert. Datenschutz und Datensicherheit bleiben gewährleistet. Das papierlose Büro entlastet Mitarbeiter. Sie sparen sich viel Suchaufwand und Kosten. Und Sie verbessern die Rechtssicherheit Ihrer administrativen Prozesse.
Für viele Unternehmen ist ein Dokumentenmanagement System der beste Einstieg in die Digitalisierung.
