Standalone DMS · Mit jedem ERP kombinierbar · Made in Germany

Dokumenten- und Workflowmanagement

Scopevisio Documents ist das eigenständige DMS aus dem Hause Scopevisio — unabhängig von Scopevisio ERP nutzbar, in jeder bestehenden Systemlandschaft. Ob Sie bereits Scopevisio ERP einsetzen oder ein anderes System: Documents dockt an, ohne dass Sie wechseln oder migrieren müssen.

Compliance & Sicherheit

Ihre Daten und Dokumente sind bei uns in sicheren Händen

Hosting in Deutschland

Ausschließlich deutsche Rechenzentren. Ihre Daten verlassen die Bundesrepublik nicht.

BSI C5 Typ 2 Testat

Extern geprüfte Cloudsicherheit nach dem höchsten deutschen Standard.

GoBD- & DSGVO-konform

IDW PS 880 testiert – revisionssichere Archivierung, die Betriebsprüfungen standhält.

ISO 27001

Zertifiziertes Informationssicherheitsmanagement, regelmäßig extern auditiert.

Module

Eine Plattform. Alle Dokumentenprozesse.

Das Basissystem deckt revisionssichere Archivierung und Volltextsuche ab. Erweiterungen greifen dort, wo Ihre Prozesse spezifischer werden.

Dokumentenmanagement	Standard DMS	Archivierung, Volltextsuche, Zugriffsrechte	Rechtssichere Basis für alle Prozesse
Workflow-Editor	Standard DMS	Freigaben ohne Code, automatische Eskalation	Schnellere Freigaben, weniger Nachfragen
Contract	Erweiterung	Frist- und Kündigungsautomatik	Keine verpasste Kündigungsfrist mehr
Invoice	Erweiterung	Skonto ausschöpfen, kürzere Genehmigung	Mehr Skonto, weniger Aufwand
AI DMS	KI-Modul	Fragen statt Suchen, mit Quellenangabe	Sekunden statt 30 Minuten Suche
AI Workflow	KI-Modul	Rechnungen auslesen, Risiken erkennen	Keine manuelle Ersterfassung mehr

AI Workflow

So entlastet AI Workflow Ihr Team

Rechnungsfelder werden automatisch ausgelesen und kontiert, Vertragsrisiken erkannt, bevor jemand das Dokument geöffnet hat, und fehlerhafte Fälle eigenständig aussortiert. Besonders bei hohem Beleg- und Vertragsaufkommen entfällt so die manuelle Ersterfassung komplett. Mitarbeitende prüfen nur noch, statt selbst abzutippen oder abzugleichen.

AI DMS

So entlastet AI DMS ihr Team

Eine Mitarbeiterin fragt in normaler Sprache, bis wann ein Liefervertrag gekündigt werden muss. Die KI findet automatisch Laufzeit, Verlängerungsklausel und Kündigungsfrist im Vertragstext und liefert direkt den entscheidenden Stichtag mit Quellenangabe — statt den Vertrag von Hand durchzusuchen und die Frist manuell zu berechnen.

Was sich mit Scopevisio Documents verändert

Ohne Scopevisio Documents

Dokumente verteilt auf Laufwerken, E-Mails und lokalen Ordnern
Freigaben laufen über E-Mail-Ketten – ohne Nachvollziehbarkeit
GoBD-Konformität unklar oder manuell sichergestellt
Kein Audit Trail – im Ernstfall fehlen Belege
Skalierung erfordert neue Prozesse und Werkzeuge

Mit Scopevisio Documents

Zentrales Archiv: alle Dokumente, ein Ort, eine Suche
Digitale Workflows: lückenloser Verlauf und klare Zuständigkeiten
GoBD-konform out-of-the-box: nach IDW PS 880 testiert
Vollständiger Audit Trail: jederzeit betriebsprüfungsbereit
Modularer Aufbau: wächst mit Ihren Anforderungen

Was Scopevisio Documents leistet

Vier Hebel. Sofortige Wirkung.

Scopevisio Documents adressiert die vier Bereiche, in denen Dokumentenmanagement im Mittelstand am meisten kostet – Zeit, Risiko, Transparenz und Skalierbarkeit.

Audit-ready ab Tag 1

Rechtssicherheit ohne Mehraufwand

BSI C5-testiert, ISO 27001 zertifiziert, GoBD-konform – alle regulatorischen Anforderungen sind erfüllt, bevor Ihr erster Nutzer einloggt. Kein separates Compliance-Projekt erforderlich.

Bis zu 60 % schnellere Freigaben

Prozesse, die funktionieren

Freigabe-Workflows für Rechnungen, Verträge und HR-Dokumente – per Drag & Drop konfiguriert, ohne Programmierung. Zuständigkeiten, Eskalationen und Fristen sind systemseitig geregelt.

Go-Live in unter 2 Wochen

Integration ohne Integrationsprojekt

REST-API, WebDAV und native Konnektoren – Documents verbindet sich mit Ihrer bestehenden IT-Landschaft. Kein Datenmigrations-Risiko. Kein ERP-Wechsel.

Sicher auf Ihren Daten

KI auf zertifizierter Infrastruktur

Automatische Klassifizierung, intelligente Verschlagwortung und KI-gestützte Dokumentenanalyse – ausschließlich auf Ihren Daten, in der deutschen Cloud, ohne Weitergabe an Dritte.

Branchen

Passend für Ihren Kontext – nicht für einen generischen.

Scopevisio Documents ist auf die Anforderungen mittelständischer Unternehmen ab 10 Mitarbeitenden ausgelegt – mit branchenspezifischen Anforderungen an Compliance, Datenschutz und Prozesstiefe.

Beratung

Mandantendokumentation sicher und strukturiert verwalten.

IT & Software

Projektdokumentation und technische Specs zentral ablegen.

Industrie

Technische Dokumentationen revisionssicher archivieren.

Öffentliche Hand

GoBD- und behördenkonformes Dokumentenmanagement.

Dienstleistung

Kundenakten zentral – auch für verteilte Teams.

Gesundheit

Patientenakten DSGVO-konform in deutschen Rechenzentren.

Konfiguration

Ihre Prozesse bleiben Ihre Prozesse.

Documents wird an Ihre internen Abläufe angepasst – nicht umgekehrt. Fachabteilungen konfigurieren selbst, ohne IT-Tickets oder Entwicklerressourcen.

Flexible Workflows: Freigaben, Eskalationen und Benachrichtigungen exakt nach Ihren Regeln
Integration in bestehende Systeme: ERP, CRM, Buchhaltung – alles bleibt, Documents ergänzt die Dokumentenebene
No-Code Konfiguration: Ihre Fachabteilung konfiguriert eigenständig, ohne Warteschlange beim IT-Team
Skalierbar von Anfang an: 10 Nutzer oder 1.000 – kein Systemwechsel bei Wachstum

Beispielprozess: Rechnungsfreigabe

Konfigurierbar in unter 30 Minuten

Eingang

Prüfung

Freigabe

Archiv

Schritte, Zuständigkeiten, Eskalationsregeln und Fristen per Drag & Drop – ohne eine einzige Zeile Code.

iOS & Android

Voller Zugriff. Überall.

Documents läuft auf iOS und Android mit vollem Funktionsumfang – nicht als abgespeckte Mobile-Version.

Zugriff von überall

Alle Dokumente verfügbar – im Büro, beim Kunden, im Homeoffice.

Scan & Upload

Belege direkt fotografieren und revisionssicher ablegen.

Echtzeit-Benachrichtigungen

Fristen und Freigaben – Sie reagieren, bevor etwas eskaliert.

Offline-Zugriff

Kritische Dokumente auch ohne Verbindung verfügbar.

End-to-End verschlüsselt

Mobile Sicherheit auf dem Niveau der Desktop-Anwendung.

Teilen & Freigeben

Dokumente kontrolliert weitergeben – mit vollständigem Verlauf.

Einstieg

Testen Sie es – in Ihrer Umgebung, mit Ihren Dokumenten.

30 Tage, voller Funktionsumfang, kein Vertrag. Oder mit persönlicher Begleitung durch unser Onboarding-Team.

30 Tage kostenlos testen

Keine Kreditkarte. Kein Vertrag. Die Testversion läuft automatisch aus.

Vollständiger Funktionsumfang
Automatischer Auslauf – keine Kündigung nötig
Kein Setup-Aufwand, sofort produktiv
Eigene Dokumente, eigene Prozesse

Optional

Premiumstart

149,- € zzgl. MwSt.

Persönliche Begleitung durch unser Onboarding-Team – von der Einrichtung bis zum ersten produktiven Tag.

Persönlicher Ansprechpartner
Onboarding-Session via Video
E-Mail- und Telefon-Support

Persönliche Beratung mit individueller Produkt-Demo

Sie möchten mehr über Scopevisio und ERP Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.

FAQ

Häufige Fragen zu Scopevisio Documents

Nein. Documents ist ERP-agnostisch und ergänzt Ihre bestehende Systemlandschaft auf der Dokumentenebene. ERP, CRM, Buchhaltungs- und Branchensoftware bleiben unverändert im Einsatz – es gibt weder einen Systemwechsel noch ein Migrationsprojekt.

In der Regel weniger als zwei Wochen bis zum produktiven Betrieb. Da kein Datenmigrations- und kein Integrationsprojekt nötig ist, entfällt die klassische Projektphase. Amortisiert hat sich die Einführung typischerweise ab sechs Monaten.

Ja. Die Archivierung ist GoBD-konform und nach IDW PS 880 testiert. Versionierung und ein vollständiger Audit Trail sind systemseitig enthalten, sodass Sie jederzeit betriebsprüfungsbereit sind – ohne separates Compliance-Projekt.

Ausschließlich in deutschen Rechenzentren. Die Cloudsicherheit ist BSI C5-testiert, das Informationssicherheitsmanagement nach ISO 27001 zertifiziert und regelmäßig extern auditiert. Ihre Daten verlassen die Bundesrepublik nicht.

Die Anbindung erfolgt über REST-API, WebDAV und native Konnektoren. Damit lässt sich Documents an ERP-Systeme, CRM-Lösungen, Buchhaltungs- und Branchensoftware anbinden, ohne dass ein eigenes Integrationsprojekt aufgesetzt werden muss.

Ja. Freigabe- und Genehmigungsprozesse werden per Drag & Drop konfiguriert – ohne Programmierung. Fachabteilungen modellieren Schritte, Zuständigkeiten, Eskalationsregeln und Fristen selbst. Ein Beispielprozess wie die Rechnungsfreigabe ist in unter 30 Minuten eingerichtet.

Die KI antwortet ausschließlich auf Basis Ihrer eigenen DMS-Sammlungen. Die Verarbeitung erfolgt in AWS Frankfurt innerhalb der EU/des EWR, es findet keine Datenweitergabe an LLM-Hersteller statt und Ihre Daten werden nicht zum Training verwendet. Bestehende Zugriffsrechte greifen automatisch.

Der Test ist 30 Tage kostenlos, mit vollem Funktionsumfang, ohne Kreditkarte und ohne Vertrag – die Testversion läuft automatisch aus. Optional gibt es den Premiumstart für 149,- € zzgl. MwSt. mit persönlichem Ansprechpartner, Onboarding-Session und Support.

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