ERP-Systeme – der vollständige Leitfaden

ERP-Systeme – der vollständige Leitfaden

Dorothea Heymann-Reder 20. Dezember 2019 2815 Aufrufe

ERP steht für Enterprise Resource Planning, Ressourcenplanung im Unternehmen. Tatsächlich leisten ERP-Systeme viel mehr: Sie integrieren und vernetzen unternehmensweit Daten, Prozesse und Ressourcen aller Art. Controller und Führungskräfte haben dadurch einen ganzheitlichen Blick auf das Unternehmen. Darüber hinaus ermöglicht es viele Prozess-Automatisierungen. Damit sind ERP-Systeme Treiber der digitalen Transformation in Unternehmen. In diesem Ratgeber haben wir bereits viele Aspekte von ERP-Systemen beleuchtet. Dieser Beitrag gibt einen strukturierten Überblick über ERP-Software und relevante Fachthemen für unsere Leser und Nutzer. Viel Spaß beim Lesen und Entdecken!

Inhalt

ERP-Definition und Überblick

ERP für KMU und Mittelstand

Software für Dienstleister – Prozesse straffen mit ERP

Teamleiter führen Montage-Teams besser mit ERP-Software

Auftragsbearbeitung mit ERP-Software

Cloud-ERP – Eine Grundsatzfrage?

Nahtloses ERP aus vielen Komponenten

Online-ERP ist benutzerfreundlich

Office-Anbindung erleichtert ERP-Umstellung

Was tut Ihr ERP für die Microsoft Office Integration?

Ratgeber ERP-System

10 Vorteile von ERP-Systemen

ERP-Systeme und Datenschutz

ERP-System im Unternehmen einführen

Power BI plus ERP – Auswertungen nach Maß

 

ERP-Definition und Überblick

ERP ist eine unternehmerische Aufgabe, die vorhandene Ressourcen bestmöglich einsetzt und einen optimalen betrieblichen Wertschöpfungsprozess gewährleistet. Planung und Steuerung bilden die Schwerpunkte des Prozesses.

Ressourcenplanung im Unternehmen

Grundlegende Ressourcen im Unternehmen sind Personal, Finanzmittel, Betriebsmittel und Informationen. Eingesetzt werden sie in Projekten und Prozessen, zur Herstellung von Produkten und zur Erbringung von Leistungen, für kommerzielle oder administrativen Aufgaben.

ERP Definition

Man kann ERP also definieren als die Managementaufgabe, alle Unternehmensressourcen so zu planen, zu steuern und einzusetzen, dass sie die betrieblichen Abläufe und letztlich den Unternehmenszweck bestmöglich unterstützen.

Somit ist die Ressourcenplanung eine zentrale Unternehmensfunktion, die in jede Abteilung und jeden Teilbereich des Unternehmens hineinragt. Konkret gehören dazu so unterschiedliche Dinge wie der optimale Einsatz von Projektmitarbeitern, die Lagerverwaltung und rechtzeitige Beschaffung von Material, die Steuerung von Produktionsprozessen, die Logistik, die Verwaltung von Informationen, Dokumenten und elektronischen Ressourcen, der IT-Einsatz, die Finanzbuchhaltung und Liquiditätsplanung, die Verwaltung von Kundenbeziehungen und vieles mehr.

ERP-Unternehmenssoftware

ERP-Unternehmenssoftware kann unterschiedliche – oder im Extremfall alle – Teilbereiche des Ressourceneinsatzes organisieren, optimieren und integrieren. Je mehr ressourcenrelevante Funktionen und Bereiche integriert werden, umso umfassender wird das Gesamtbild der Unternehmensprozesse, umso präziser werden Prognosen und Analysen und umso engmaschiger wird die Abstimmung und Koordination im Ressourceneinsatz.

Branchenlösungen

Es existieren viele Branchenlösungen im ERP-Bereich. Selbstverständlich hat Krankenhaus andere Anforderungen als ein Großhandelsunternehmen und eine Spedition andere Anforderungen als eine Maschinenbaufirma. Was liegt näher, als eine Software zu erwerben, die auf die eigene Branche abgestimmt ist? Großunternehmen lassen nicht selten ihre eigene Individuallösung programmieren.

Standardsoftware

Eine preiswertere und für KMUs oft sinnvolle Alternative ist hoch konfigurierbare Standardsoftware. Diese bietet die Möglichkeit, Systemteile durch entsprechende Einstellungen auf die jeweilige Branche und sogar auf die einzelnen Anwender abzustimmen. Abgespeckte Lösungen gibt es sogar auch für kleine Unternehmen und Einzelkämpfer. So bekommen kleine Akteure eine große Software an die Hand, die in puncto Funktionalität und Integration den Branchen- und Individuallösungen in nichts nachsteht.

Disparate versus integrierte ERP-Systeme

Viele Leser kennen die Spezialsoftware-Produkte für Buchhaltung, CRM, Projektmanagement, Daten- und Dokumentenmanagement, Personalverwaltung und Warenwirtschaft.

Indessen ist nicht jedem bewusst, dass moderne, integrierte Systeme in der Lage sind, Unternehmen und ihre Prozesse ganzheitlich abzubilden. Ein unbestreitbarer Vorteil solcher Lösungen ist der Drill Down zu verknüpften Informationen: Von der Buchung zum Beleg, vom Vertrag zum Projekt, vom Bearbeiter zur Urlaubsplanung, vom Kontakt zum Offenen Posten.

Elemente von ERP-Software

Die nachfolgend aufgelisteten Elemente werden in vielen Unternehmen heute noch durch unterschiedliche Programme von unterschiedlichen Herstellern beigesteuert. Bedingt durch die Vielfalt und Komplexität moderner Unternehmen und Wirtschaftsabläufe existieren ERP-Systeme von sehr unterschiedlicher Prägung. ERP-Systeme können folgende Bereiche (oder einen Ausschnitt davon) abdecken:

  • Finanzen und Buchhaltung
  • Controlling und Berichtswesen
  • Kundenbeziehungsmanagement (CRM)
  • Marketing und Vertrieb
  • Projektmanagement
  • Produktdaten
  • Dokumentenmanagement
  • Personalverwaltung
  • Supply Chain Management und Logistik
  • Produktionsplanung
  • Lagerhaltung
  • Warenwirtschaft
  • Produktionssteuerung
  • Forschung und Entwicklung

Zentrale Überlegungen zu ERP-Systemen

Die Integration aller ERP-Funktionen in einem ganzheitlichen System ist noch eine relativ junge Entwicklung in der Unternehmenssoftware. Viele Unternehmen verwalten nach wie vor ihre Kunden in dem einen und ihre Finanzen in dem anderen System.

Wer schon immer – und meistens auch erfolgreich – so gearbeitet hat, ist sich häufig nicht im Klaren darüber, welche Optimierungs- und Einsparpotenziale eine integrierte ERP-Lösung haben kann. Viele schrecken auch vor dem Aufwand zurück, den eine Migration auf ein umfassendes ERP-System verursacht.

Dieser Aufwand sollte jedoch Gegenstand einer sorgfältigen Kosten-Nutzen-Abwägung sein. Denn häufig steigert eine moderne ERP-Lösung die Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit im Unternehmen und trägt dazu bei, den Unternehmenserfolg nachhaltig zu sichern.

Cloud Systeme sind überlegen

Zunehmend greifen Unternehmen auf ERP-Lösungen aus der Cloud zurück. Aus gutem Grund: Auf die Cloud-Software kann standortunabhängig zugegriffen werden. Sie ist beliebig skalierbar und spart Investitionen in IT-Systeme und Administration. Und sie ermöglicht auch kleinen und mittelständischen Unternehmen, so professionell und sicher zu arbeiten wie die Großen.

ERP für KMU und Mittelstand

Der Nutzen der ERP-Systemanwendungen (Enterprise Resource Planning) liegt darin, die Ressourcenplanung für Unternehmen in allen Geschäftsbereichen auf eine solide, anwenderfreundliche Grundlage zu stellen. Vor der Einführung muss eine gründliche Analyse erfolgen. Folgende Fragen sollten beantwortet werden:

  • Was leistet das System?
  • Welche Geschäftsbereiche sollen das ERP-System nutzen?
  • Welche Funktionen müssen abgedeckt werden?
  • Wie erfolgt die Evaluation und Integration?
  • Was ist vorteilhafter: eine integrierte Lösung oder eine über Schnittstellen?
  • Aufbau einer eigenen Infrastruktur oder Lösungen aus der Cloud?

Wo kommt ERP-Software zum Einsatz?

ERP wurde anfangs hauptsächlich in der Materialwirtschaft sowie Produktionsplanung und –steuerung eingesetzt. Doch schon bald stellte sich der Vorteil einer Verknüpfung aller Geschäftsbereiche heraus, so dass aktuelle ERP-Lösungen als komplexe Anwendungen zu verstehen sind, die alle Ressourcen und Aktivitäten eines Unternehmens umfassen.

Das gilt für jeden Unternehmensbereich. Sowohl für Logistik und Materialbeschaffung als auch für Marketing und Vertrieb, Personalwirtschaft und Finanzwesen, Daten- und Dokumentmanagement, Management sowie alle weiteren Bereiche, die sich sinnvoll einbinden lassen. Je nach Branche und Aufbau der geschäftlichen Beziehungen muss daher eine Lösung gefunden werden, die den gesamten Aufbau des Unternehmens und seiner externen Beziehungen und Strukturen angemessen abbildet und erfasst.

Welche Funktionen und Prozesse bildet ERP ab?

Die ERP-Software soll dem Unternehmen praktische Vorteile bringen, indem sie Arbeitsabläufe vereinheitlicht und vereinfacht. So können beispielsweise Aufträge leichter einzeln oder im Team bearbeitet, Projekte erstellt und abgeglichen werden. Dabei lassen sich Aufgabenbereiche zuordnen, Ansichten erstellen, Abhängigkeiten definieren und Verlaufseinträge vornehmen. Dokumente, Dateien und Nachrichten werden vordefinierten Nutzern zugänglich gemacht, die Suche – auch von Filiale zu Filiale oder vom Vertrieb zum Einkauf – wird erleichtert. Neben der Projekt- und Auftragsverwaltung ermöglicht ERP auch die Verwaltung von Produkten und Kontakten, bringt Management, Lager, Verkauf, CRM (Customer Relationship Management) sowie Kundenservice in Verbindung und unterstützt das Unternehmen in Banking und Buchhaltung.

Allzwecktool Taschenmesser

Integrierte ERP-Software oder Einzellösungen?

Um Kosten zu sparen, setzten gerade KMUs anfänglich auf Einzellösungen, mit denen sie bestimmte Unternehmensbereiche effizienter gestalten konnten. Im Ergebnis führte dies dazu, dass der Austausch zwischen den verschiedenen Abteilungen erschwert wurde und eine zentrale Steuerung – wie sie integrierte Lösungen erlauben – nicht möglich war. Die Weiterentwicklung von ERP hat dazu geführt, dass auch für KMU mittlerweile erschwingliche Softwareanwendungen verfügbar sind, die zu einer zentral steuerbaren, ganzheitlichen Lösung führen. Die Umstellung auf ein ganzheitliches System erfolgt am Ende der Analyse des Bedarfs und der unternehmenseigenen Prozessabläufe.

Evaluation und Einführung: Was ist zu beachten?

Eine ERP-Suite lässt sich nicht über Nacht implementieren. Der gesamte Vorgang erfolgt als gründliche Abfolge von Bedarfsbestimmung, Vorauswahl und abschließender Entscheidungsfindung. Ablauf: Analyse der unternehmenseigenen Aufgaben und Prozesse durch das Management – Bedarfsermittlung über Abbildung der Geschäftsprozesse – Ausformulierte Anforderungen an die ERP-Suite – Softwarevergleich (Funktionen, Kosten, Anbieter) – Anbieter- Demonstration – Entscheidung – Implementierung. Bei der Frage, wie sehr sich die ERP-Suite auf weitere unternehmensspezifische Belange und Prozesse anpassen lässt, gilt als Faustformel: Je größer und verzweigter ein Unternehmen ist, desto komplexer müssen die Lösungen sein. Für KMU´s ohne eigene IT-Abteilung ist es dagegen empfehlenswert, sich bei der Auswahl auf die Hauptanwendungen zu beschränken. Auch bei einer ERP-Einführung gilt hier: keine „Featuritis“, sondern Konzentration aufs Wesentliche.

Software für Dienstleister – Prozesse straffen mit ERP

Dienstleistungsunternehmen benötigen ein integriertes ERP-System, das ihre Prozesse unterstützt. Viele KMU und Mittelständler scheitern heute noch an den Hürden ihrer Daten-Silos und investieren wertvolle Zeit in Arbeiten, die sie auch automatisieren könnten.

Dieser Beitrag skizziert den Hauptprozess von Dienstleistungsunternehmen und verdeutlicht den Mehrwert, den eine integrierte Software für Dienstleister generiert.

Von der Kampagne zum Angebot

Angenommen, Sie sind B2B-Dienstleister und helfen Ihren Kunden bei der Umsetzung der DSGVO. Sie stellen für kleinere Unternehmen den Datenschutzbeauftragten. Ihr Team nimmt die Prozesse Ihrer Kunden unter die Lupe und stellt fest, was im Hinblick auf die neue Richtlinie geändert werden muss.

Wegen der Einführung der DSGVO haben Sie eine Kampagne gestartet. Über das Kampagnen-Tool in Ihrem ERP-System haben Sie potenzielle Interessenten gefiltert und automatisiert eine E-Mail-Kampagne über Ihre Leistungen ausgesendet. Sie haben auf Ihrer Website eine Landing Page mit einem Registrierungsformular erstellt, damit Besucher der Website von Ihnen ein Angebot anfordern können. Das Webformular haben Sie ebenfalls aus der Toolbox Ihres ERP-Systems heraus erstellt. Es übermittelt die eingegebenen Daten der Interessenten direkt in Ihr ERP-System. Dort werden sie mit dem Vertriebsstatus „Lead“ gekennzeichnet und können nach diesem Status für weitere Vertriebsaktivitäten gefiltert und ausgewählt werden.

Digitalisierung

Durch die DSGVO-Panik der letzten Wochen und Monate können Sie sich vor Anfragen kaum retten. Müssten Sie Ihre Angebote von Hand schreiben, kämen Sie kaum noch hinterher. Gut, dass Ihnen Ihr ERP-System dies abnimmt. Sie haben Ihre Leistungen und Preise darin hinterlegt und brauchen diese nur noch per Klick in die Angebots-Maske Ihrer Software für Dienstleister einzufügen. Mehrere gleichartige Angebote sind noch schneller erstellt, indem Sie das erste einfach als Vorlage nehmen und duplizieren.

Vom Angebot zum Auftrag

Eine Software für Dienstleister macht den gesamten Vertriebsprozess transparent und auswertbar. Sie zeigt an, wie ein Lead zum Interessent und ein Interessent zum Kunden konvertiert, und übernimmt die Daten aus dem jeweils vorgeschalteten Beleg, um doppelten Aufwand, Fehler und Inkonsistenzen zu vermeiden. Im Vertriebsmodul der Dienstleister-Software haben Sie immer den Überblick über Ihre Vertriebsprojekte, Kunden- und Umsatzentwicklungen. Angebote und Aufträge werden mit Status angereichert und in einer Art Projektakte mit allen relevanten Kontakten, Dokumenten, Kommentaren und Abrechnungsbelegen gespeichert.

Hurra, Ihre Angebote treffen den Nerv. Die Kunden strömen in Massen herbei. Angebote, die angenommen wurden, führen Sie mit einem Klick zum Auftrag weiter. Dieser ist die Grundlage Ihres Durchführungsprojekts

Vom Auftrag zum Projekt

So viele Aufträge können Sie kaum mit Ihrem eigenen Personal bewältigen. Im Kontaktmanagement Ihrer Software für Dienstleister haben Sie zum Glück eine Reihe von IT-Spezialisten und Fachanwälten gespeichert, die Ihnen als Externe zur Hand gehen können. 

Die zentrale Datenhaltung und die Cloud-Technologie machen es möglich, dass Sie Ihre Projekte mit diesen Externen umsetzen können. Sie setzen im Projektmanagement-Modul die einzelnen Projekte auf – auch hier können Sie einfach eine Projektvorlage duplizieren – und weisen die Tätigkeiten Ihren Mitarbeitern zu. Informationen und Dokumente geben Sie gezielt frei, indem Sie Benutzergruppen und Rollen einrichten. 

Jede gute Software für Dienstleister enthält auch ein Dokumentenmanagementsystem (DMS). Darin können Sie Checklisten, Verträge und Anforderungen als Dokumente speichern und mit den relevanten Projekten verknüpfen.

Außerdem legen Sie einen Workflow für die Projekttätigkeiten an. Durch die Zuweisung von Tätigkeiten und Folgeaktivitäten zu den einzelnen Verantwortlichen managen Sie die Qualität in Ihren Projekten. Jeder Schritt wird dokumentiert und verursacht eine Statusänderung. Auftretende Schwierigkeiten werden ebenfalls auf der Zusammenarbeits-Plattform in der Cloud gelöst. 

Vom Projekt zur Abrechnung

Das Projektmodul und die Faktura oder Abrechnungssoftware sind ebenfalls in Ihrem ERP-System integriert. Außerdem enthält eine Software für Dienstleister regelmäßig auch eine Zeiterfassung. Ihre Mitarbeiter können ihre Zeiten auch mobil von ihrem Smartphone aus direkt beim Kunden auf das Projekt erfassen. Sie haben damit den Überblick, ob Ihre kalkulierten Zeitaufwände stimmen. Über die Projekt-Kostenstelle können Sie sich den Deckungsbeitrag anzeigen lassen. 

Darüber hinaus fließen die Daten der Zeiterfassung direkt in Ihre Projektabrechnung ein. Natürlich können Sie die erfassten Daten korrigieren und die Abrechnung letztlich auch selbst gestalten. Aber grundsätzlich genügt es, die Positionen des Auftrags in die Abrechnung zu übernehmen und den Stundennachweis aus der Zeiterfassung zu generieren.

Die Rechnungen können Sie in einem einzigen Rechnungslauf per E-Mail an die Kunden übermitteln. Rechnungstexte, Zahlungsbedingungen, Skonti usw. brauchen Sie jeweils nur einmal zu hinterlegen, sie werden vom System automatisch eingefügt. Je standardisierter Ihre Leistungen und Bedingungen sind, umso schneller sind Ihre Rechnungen „draußen“, weil Sie einen kompletten Rechnungslauf „en bloc“ erledigen können.

Von der Abrechnung zum Zahlungseingang

Aus der Software generierte Rechnungen werden regelmäßig auch kontiert und an das Buchführungs-Modul Ihres ERP-Systems überspielt. Dort werden sie automatisch als Forderungen gegen Ihre Debitoren eingebucht. Sie werden dann auch inlusive Fälligkeiten auf der Offene-Posten-Liste ausgewiesen. Das erleichtert Ihnen die Liquiditätssteuerung.

Kosten sparen

Eingehende Zahlungen sehen Sie auf Ihrem elektronischen Kontoauszug. Diesen lesen Sie über die Onlinebanking-Schnittstelle in Ihre Software für Dienstleister ein. Aufgrund von Kundennummern, Rechnungsnummern, Beträgen usw. können die Zahlungen den Rechnungen automatisch zugeordnet und gebucht werden.

Auch das komplette Mahnwesen können Sie in einem ERP-System nach Ihren individuellen Anforderungen einrichten und automatisieren. So lassen sich ausstehende Beträge schneller und professioneller eintreiben als manuell.

Vom Zahlungseingang zur Buchführung

Die Buchführung ist ein idealer Kandidat für Automatisierungen. Gleichartige Geschäftsvorfälle, wie zum Beispiel monatlich wiederkehrende Mietzahlungen und Lastschriften, können Sie anhand von Buchungsregeln automatisiert verbuchen.

Auch auf der anderen Seite, der Seite der Eingangsrechnungen unterstützt Ihr ERP-System eine automatisierte Verarbeitung. Digitale Rechnungen werden per Volltexterkennung analysiert und die entsprechenden Felder der Buchungsmaske vorausgefüllt. Das spart Erfassungsaufwand und Fehler.

Von der Buchführung zum Berichtswesen

Die integrierte Datenhaltung ermöglicht Berichte über mehrere Ebenen hinweg. Software für Dienstleister bietet in der Regel Standardberichte für die Buchführung, Liquiditätssteuerung, Umsatzplanung, Vertriebssteuerung, Projektmanagement, Personal und Kostenkontrolle. Und natürlich alles für Bank und Finanzamt, wie eine Echtzeit-BWA, Einnahmen-Überschuss-Rechnung (EÜR), Gewinn- und Verlustrechnung, Bilanz und Umsatzsteuer-Voranmeldung. 

Individuelle Berichte lassen sich durch die vielen filterbaren Ansichten in einem ERP-System mit wenigen Klicks erstellen und meist auch grafisch visualisieren.

Fazit: Schneller und besser mit Software für Dienstleister

Mit einer ERP-Software bearbeiten Sie Prozesse quer durch das gesamte Unternehmen effizient, qualitätsgesichert und rationell. Sie digitalisieren Ihr Rechnungswesen und befinden sich steuerrechtlich auf der sicheren Seite. Automatisierungen sparen viel manuelle Arbeit und eliminieren Fehlerquellen. Projekte mit internen und externen Beteiligten lassen sich besser steuern. Die unternehmensweite, einheitliche und stets aktuelle Datenbasis liefert Auswertungen und Forecasts für Ihre Unternehmenssteuerung. So nutzen Sie die Vorteile der Digitalisierung und lassen den Wettbewerb hinter sich. 

Teamleiter führen Montage-Teams besser mit ERP-Software

B2B-Service findet meist beim Kunden statt. Ganz gleich ob es um die Einrichtung von technischen Anlagen oder um die Implementierung von Software-Systemen geht:  Regelmäßig müssen Service- oder Montageteams ausrücken. Bisweilen sind ihre Aufgaben recht komplex und die Teamzusammensetzung variiert. Auch Mitarbeiter und Manager des Kundenunternehmens installieren, kontrollieren und lernen mit, wenn die Operation am offenen Herzen stattfindet. 

ERP-Software erleichtert Koordination 

In der Praxis müssen Teamleiter oft mehrere Teams und Montage-Aufträge koordinieren. Die Vielzahl von Terminen, Ressourcen, Restriktionen und Arbeitsschritten ist ohne Software-Unterstützung kaum noch zu bewältigen. Daher ist es am besten, wenn Teamleiter mit einer Enterprise Resource Planning (ERP)-Software arbeiten. Wie der Name schon sagt, dient eine solche App dazu, Ressourcen in (Montage)-Projekten zu planen und mühelos im Auge zu behalten. 

ERP-Software kann Montageteams und IT-Servicepersonal maßgeblich unterstützen. Der Vorteil dieser integrierten Systeme liegt darin, dass sie die Projektkommunikation und Projektumsetzung ganzheitlich begleiten. Sie hilft, Aufgaben zu koordinieren und strukturiert abzuarbeiten. Informationen stehen durchgängig zur Verfügung, dank der allgegenwärtigen Zugriffssteuerung allerdings nur für die zuständigen Personen. 

Darüber hinaus unterstützen ERP-Systeme das Qualitätsmanagement und den Abnahmeprozess und schaffen damit Rechtssicherheit. 

Automatisierung

Teamleiter-Aufgaben 

Betrachten wir, welche Aufgaben ein Montageteam-Leiter hat und wie er diese mit ERP-Unterstützung besser erledigen kann. 

Schnittstelle zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer  

Der Teamleiter sollte eng mit Auftraggebern und dem Fachpersonal beim Kunden zusammenarbeiten. Je nachdem, welche Branche wir betrachten, können das IT-Leiter, Administratoren, aber auch Bauleiter, Betriebsleiter oder Ingenieure sein. In jedem Fall ist er das Bindeglied zwischen seinem Unternehmen und dem Kunden. 

In einer ERP-Software können Sie Kontakte mit unterschiedlichen Rollen, Berechtigungen und Verantwortlichkeiten einrichten. Von Ihrem Vorgesetzten bis hin zu den Ansprechpartnern beim Kunden, von Ihren internen Mitarbeitern bis hin zu Lieferanten und Zeitarbeitern. 

Wenn Sie im Anschluss Aufgaben verteilen oder Informationen weitergeben, können Sie dies zielgenau für die unterschiedlichen Akteure tun. So stellen Sie nicht nur den Informationsfluss sicher, sondern auch die Vertraulichkeit bestimmter Dokumente.  

Die Beteiligten sind im ERP-System in virtuellen Kontaktakten dokumentiert. In der Akte des Kunden können Sie dessen Kompetenzen und Anforderungen nachschlagen. In den Akten Ihrer Mitarbeiter erkennen Sie deren Qualifikationen und Verfügbarkeiten. 

Planung und Vorbereitung von Projekten 

In der Planungsphase erstellt der Teamleiter einen Projektstrukturplan. Er identifiziert Stakeholder, Kompetenzen und Zuständigkeiten. Und er ist dafür verantwortlich, Aufgaben und Tätigkeiten so zu strukturieren und zu kommunizieren, dass das Projekt reibungslos ablaufen kann. Abhängigkeiten und Prioritäten nimmt er ebenso wie Termine und Zwischenergebnisse in die Planung auf. 

In einer ERP-Software lassen sich solche Projekte hervorragend planen. Aufgabenpakete und Tätigkeiten, Aktionen und Folgeaktionen, werden mit den Zuständigkeiten, Terminen und Begleitdokumenten angereichert. So haben die Mitarbeiter zum Beispiel Zugriff auf Planzeichnungen oder Maschinenspezifikationen.  

ERP-Software lässt sich sehr individuell konfigurieren. Statusanzeigen geben Auskunft über den Erledigungsgrad. Andere kritische Parameter lassen sich nach Bedarf einrichten. Der Teamleiter kann es einrichten, dass bestimmte Ereignisse – ein Termin, die Erledigung einer Aufgabe usw. – automatisierte Benachrichtigungen an die zuständigen Bearbeiter auslösen. So muss er sich nicht um jeden Arbeitsschritt einzeln kümmern, sondern kann in der Software Workflows hinterlegen. Besonders praktisch: Bei ähnlichen Folgeprojekten können diese übernommen werden. Und natürlich werden sie im Projektverlauf verfeinert.  

Multiprojektmanagement

Schulungen und Meetings 

Zur Projektvorbereitung gehören häufig Schulungen, Workshops und Kickoff-Meetings. Auch diese müssen organisiert und durchgeführt werden. 

Die notwendigen Ressourcen sind im ERP-System hinterlegt: Projektkalender, Schulungsdokumente, Workflows für strukturierte Meetings und Workshops können angelegt, verteilt und wiederverwendet werden.  

Die Einladungen zu diesen Events lassen sich direkt aus der ERP-Software heraus verschicken. 

Manche ERP-Anbieter stellen sogar Plattformen für Videotrainings bereit. Auf diesen können Sie Schulungen niedrigschwellig abhalten und kontrollieren, ob die Adressaten das Material bearbeitet haben. 

Durchführung von Projekten 

An erster Stelle steht hier die Ressourcenplanung und Logistik. Geräte, Maschinen und Materialien müssen zur richtigen Zeit bereitstehen. Eventuell muss eine Baustelle, ein Gebäude oder eine Halle eingerichtet werden, damit die Monteure loslegen können. 

Cloud-gestützte ERP-Systeme fungieren als standortunabhängige Arbeitsplattform für alle Projektbeteiligten. Das ist eine große Arbeitserleichterung und sorgt für einen perfekten Informationsfluss. Die erfassten Daten und Tätigkeiten sind stets aktuell. Eine überörtliche Zusammenarbeit lässt sich so ohne Reibungsverluste organisieren. 

Personaldisposition und fachliche Leitung 

Für die operativen Tätigkeiten verfasst der Teamleiter Arbeitsanweisungen und weist Aufgaben zu. Das heißt, er disponiert neben dem Equipment auch das Personal, das die Montage oder Installation ausführen soll. Die Disposition soll möglichst wirtschaftlich und bedarfsorientiert sein, damit die Aufträge vor Ort optimal abgewickelt werden können. 

Die fachliche Führung des Projekts ist ebenfalls Aufgabe des Teamleiters. Er muss Spezifikationen und Anleitungen bereithalten, Hilfskräfte unterweisen und Fachkräfte unterstützen.  

Bei der Projektdurchführung jongliert der Teamleiter also mit einer Fülle von Aufgaben. Die filterbaren Ansichten in 

Qualitätssicherung und Dokumentation 

Der Teamleiter ist dafür verantwortlich, dass später beim Kunden alles nach Maß ist. Er leistet die Termin-, Kosten-, Qualitäts- und Leistungskontrolle.  

Kosten, Leistungen, Termine und Qualitätsanforderungen sind in der ERP-Software transparent aufgeschlüsselt. Sofern Ihr ERP-System auch Buchhaltung und Budgetierung beinhaltet, können Sie auf Knopfdruck den Deckungsbeitrag des Projektes abrufen. 

Gesetzliche Vorgaben und interne Richtlinien erfüllen 

Nicht nur die Aufgaben müssen vollständig, richtig und termingerecht ausgeführt werden, sondern auch die einschlägigen Vorschriften müssen beachtet werden. Und davon gibt es viele: Sicherheitsanweisungen, Unfallverhütungsvorschriften, Baurecht (VOB), Datensicherheit, Ausfallsicherheit – die Liste ließe sich unendlich weiterführen. 

Im Dokumentenbestand eines ERP können Compliance-Richtlinien und einschlägige Gesetze und Arbeitsanweisungen hinterlegt werden. Unter Umständen können Sie im Projekt Parameter oder Benachrichtigungen einrichten, die gewährleisten, dass wichtige Vorgaben beachtet werden. Zum Beispiel kann die Erledigung der DSGVO-Checkliste zur Bedingung für die Endabnahme des Projektes gemacht werden. 

Security-Awareness

Ein wesentlicher Bestandteil der der Qualitätssicherung ist die Dokumentation der Arbeiten und der Erreichung der vorgegebenen Ziele. 

Im ERP-System werden Arbeitsschritte direkt am Projekt dokumentiert. Zielvorgaben oder KPIs können als Vorgaben hinterlegt werden, die überprüft und erfüllt werden müssen. 

Abnahme und Restarbeiten  

Zum Schluss muss das Projekt abgenommen werden. Anhand von Lasten- und Pflichtenheft geht der Teamleiter mit dem Kunden die wesentlichen Punkte durch und erbringt anhand der Dokumentation den Nachweis, dass die Arbeiten auftragsgemäß ausgeführt wurden. 

Abschließend koordiniert er mögliche Restarbeiten, wie beispielsweise das Aufräumen der Baustelle, die Inbetriebnahme der montierten Anlagen oder das Hochfahren der IT-Installationen.  

Für solche Arbeiten können ebenfalls wiederverwendbare Workflows, Checklisten oder komplette Teilprojekte angelegt werden. Die erforderlichen Unterlagen können direkt aus dem Enterprise Content Management System oder Dokumentenmanagementsystem aufgerufen, bearbeitet und geteilt werden. 

Abrechnung 

Eine wichtige Rolle spielt der Montageteam-Leiter auch bei der Abrechnung der Montagearbeiten. Er nimmt die sachliche Prüfung der Rechnungen vor oder erstellt diese gleich selbst, weil er besser als jeder andere weiß, welche Arbeiten erbracht wurden.  

Rechnungen kann der Teamleiter über das Faktura-Modul des ERP-Systems weitgehend automatisiert stellen. Mehr noch: Wenn die Software eine integrierte Zeiterfassung bietet, kann der Arbeitsaufwand der Monteure direkt in die Rechnung übernommen werden. Arbeitsstunden sind ebenso wie Produkte, Materialien und Leistungen mit den entsprechenden Preisen in der Software hinterlegt. Die Preise können übrigens individuell für die Kunden festgelegt werden. 

Reporting 

Anschließend berichtet der Teamleiter seinem Fachvorgesetzten und steht dem Kunden für Rückfragen zur Verfügung. 

Die vernetzte und durchgängige Datenbasis im ERP-System kann nach allen nur denkbaren Kriterien gefiltert werden und erlaubt ein detailliertes Projekt-Reporting und Controlling. Als Teamleiter sind Sie gegenüber Ihren Vorgesetzten unmittelbar auskunftsfähig. 

Auftragsbearbeitung mit ERP-Software

Auftragsbearbeitung ist eine Kernfunktion aller Unternehmen. Wir untersuchen, wie Sie Ihre Auftragsabwicklung mit einer integrierten Softwarelösung optimieren können.  Gleichzeitig verringern sich Durchlaufzeiten und Reklamationen. 

Auftragsbearbeitung als Geschäftsprozess

Die Auftragsbearbeitung ist ein Prozess, an dem viele Funktionen im Unternehmen beteiligt sind. Vorgelagert ist die gesamte Akquise, der Vertrieb, die Angebotserstellung und die Datenpflege im Zusammenhang mit Ihrem Kunden. Nachgelagert sind Abrechnung, Buchung und Service.

Bei der Erledigung von Aufträgen benötigen die Beteiligten Informationen aus unterschiedlichen Quellen: Kundenstammdaten, Produktkatalog, Lager und so weiter. Das alleine spricht schon für eine integrierte Software, bei der Sie beispielsweise ein Verkaufspotenzial in ein Angebot, das Angebot in einen Auftrag und den Auftrag später in eine Rechnung und einen Lieferschein überführen können. Klar, das spart Zeit, wenn nicht jedes Dokument neu erstellt werden muss, weil die relevanten Daten einfach wiederverwendet werden können.

Auftragsabwicklung 2

Dies nur zur Einstimmung. Denn eine Auftragsbearbeitungs-Software muss noch viel mehr können. Sie sollte den Auftrag als Geschäftsprozess verarbeiten können.

Betrachten wir also die einzelnen Schritte und wie ein ERP System sie bearbeitet.

Angebotserstellung

Erstellen Sie Angebote direkt in der Software. Sie greifen auf Ihren Produktkatalog zu oder erstellen Produkte und Leistungen individuell. Als Grundlage können Sie ein vorhandenes Produkt duplizieren und dann die Parameter, etwa den Preis oder die Zahlungsbedingungen, anpassen.

Es ist gut, dass alle diese Informationen in Ihrer Datenbank hinterlegt sind. Dann können Sie vergleichbare Vorgänge aufrufen, sich daran orientieren und sicherstellen, dass Sie nichts vergessen.

Kundendaten bearbeiten

Die Bearbeitung und Pflege der Kundendaten ist enorm wichtig. Sie müssen diese nicht aus E-Mails oder Dokumenten zusammensuchen, sondern haben in einer virtuellen Kundenakte alle Informationen unter einem Hut. Adressen, Ansprechpartner, Besonderheiten, Verträge, Rechnungen. Wenn ein anderer Mitarbeiter die Datenpflege übernimmt, können Sie Änderungen direkt übernehmen. Ihr System ist eine „single source of truth“, eine maßgebliche Informationsquelle für alle Lebenslagen.

Aufträge erhalten

Am besten empfangen Sie Aufträge digital. Viele ERP-Systeme können direkt an das System des Kunden andocken. Dann geht der Auftrag digital bei Ihnen ein und Ihr ERP schickt eine Bestätigung. Manche Systeme sehen automatisch nach, ob die gewünschten Produkte am Lager sind und übergeben den Auftrag in die Warenwirtschafts-Software. Auf diese Weise erfolgt Ihre Auftragsbearbeitung weitgehend digital.

Sie können aber auch Aufträge, die per Mail oder sonstwie eingehen, schnell in Ihr System eintragen und den Prozess auf diese Weise fortsetzen.

In der Warenwirtschaft

Die gewünschten Waren werden automatisch aus dem Lager abgebucht und der Bestand nach unten korrigiert. Das System weiß, wo genau die Produkte eingelagert sind. Ihre Lagerlogistiker picken und kommissionieren die Waren. Die Erstellung von Lieferschein und Rechnung erfolgt automatisiert. Und ab geht die Post. Wenn Sie Ihre Logistik ausgelagert haben, macht es übrigens Sinn, auch den Logistik-Anbieter per Schnittstelle an Ihr Bestell- und Auftragssystem anzudocken.

Auftragsbearbeitung im Lager

Die Schnelligkeit und Transparenz im Lager ermöglicht Ihnen, Ihre Lagerbestände zu optimieren. Das ist besonders im Saisongeschäft ein großer Vorteil, weil es Ihnen Lagerkosten spart und eine Auftragsbearbeitung just-in-time ermöglicht.

Beschaffung / Einkauf

Die Lagerbestände werden im System immer aktuell nachgehalten. Sie können festlegen, dass bei Unterschreiten einer bestimmten Mindestmenge die Ware nachbestellt wird. Sobald ein Mitarbeiter das geprüft hat, kann der Auftrag ebenso digitalisiert an Ihren Lieferanten gehen. 

Engpässe können bei unerwartet großen Bestellungen schon einmal vorkommen. Sie sind in Echtzeit informiert, wenn es brennt, und können dem Kunden einen realistischen Liefertermin sagen. Manche Systeme erlauben es dem Kunden, den Status seiner Bestellung selbst zu tracken.

Erstellung von Dienstleistungen

Ja, geht es den hier nur um Fertigungs- und Handelsbetriebe? Mitnichten! Auch Dienstleister profitieren von einer softwaregestützten Auftragsbearbeitung. Nur, was der Industrie die Waren sind, das sind dem Dienstleister seine Mitarbeiter. 

Über entsprechende Module können Sie Ihre Mitarbeiter besser verwalten und zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Ort bringen. CRM war gestern, heute haben wir xRM-Systeme, in denen Sie interne und externe Mitarbeiter inklusive Verfügbarkeit, Qualifikationen, Stundensatz usw. anlegen und verwalten können. 

Eine integrierte Arbeitszeiterfassung, die gleich auch Stundenzettel auswirft, sollte Teil Ihres ERP Systems für Service und Dienstleistungen sein. Am besten ist es, wenn Mitarbeiter per Smartphone Login auf ihre Software und Zeiterfassung zugreifen können. Denn viele Dienstleister arbeiten außerhalb vom Office. Viele Softwarehersteller bieten als Service auch mobile Apps zu ihren ERP Anwendungen an. 

Auswertungen

Die Analysemöglichkeiten sind eine Stärke von integrierten ERP-Systemen. Sie möchten wissen, ob Sie dem Kunden im Preis noch entgegenkommen können? Rufen Sie einfach die Umsätze, Erträge und Deckungsbeiträge aus der Software ab und drehen Sie an einigen Stellschrauben, bis es für Sie und Ihren Kunden passt.

Die Integration von Informationen aus verschiedenen betrieblichen Funktionen – Vertrieb, Herstellung, Einkauf, Verkauf, Finanzbuchhaltung – schafft Transparenz über den gesamten Prozess. Auch dem Kunden gegenüber sind Sie jederzeit auskunftsfähig.

Cloud-ERP – Eine Grundsatzfrage?

Durch umfangreiche Cloud-Lösungen sind komplexen Software-Suiten auch für KMU erschwinglich geworden. Die Datensicherheit ist entgegen verbreiteter Auffassung oft besser als bei einer Datenhaltung im eigenen Unternehmen. Der Einsatz eines Cloud ERP avanciert oft zur Grundsatzfrage. Eine hinreichende Beschäftigung mit dem Thema vor dem Wechsel in die Cloud beseitigt Unklarheiten.

ERP-Lösungen vereinigen unterschiedliche Bereiche, darunter

  • Projektmanagement
  • Faktura
  • Finanzbuchhaltung
  • eCommerce
  • Warenwirtschaft
  • Logistik

Grundsatzfrage: Cloud oder On Premise?

Manche Anbieter verkaufen ihr Produkt sowohl als On-Premise-Lösung wie auch als Cloud ERP. Was sollten Interessenten beachten?

On Premise-Lösungen sind teuer

Die grundsätzliche Frage, die es zu entscheiden gilt, ist: Kann und will sich das Unternehmen eine lokale („On Premise“) Lösung überhaupt leisten?

Denn ERP-Lösungen sind traditionell teuer. Früher blieben sie fast ausschließlich Großunternehmen vorbehalten, die die entsprechende Lösung oft passgenau für ihre Firma entwickeln ließen.

Die hohen Entwicklungskosten sowie zusätzliche Ausgaben für Server-Hosting und IT-Personal waren für kleine und mittlere Unternehmen kaum zu tragen.

Cloud ERP ist umfangreich und kostengünstig

Heute stellt sich eher die Frage, ob eine On Premise-Lösung überhaupt sinnvoll wäre, selbst wenn sie erschwinglich ist.

Moderne Cloud ERP-Lösungen sind ebenso umfangreich, aber unter Umständen wesentlich kostengünstiger. Die Software existiert bereits und kann sofort eingesetzt werden. Je nach Bedarf können Lizenzen für Benutzer hinzugebucht und gekündigt werden. Diese Flexiblität wissen vor allem stark expandierende Unternehmen zu schätzen. Mit einem monatlichen Obolus pro Benutzer (nach dem SaaS-Modell) erwirbt das Unternehmen eine Software, die mit den Großen der Branche mithalten kann.

Auch bei der Gestaltung der digitalen Prozesse müssen Unternehmen keine Abstriche machen, wenn sie eine ERP Standardsoftware aus der Cloud verwenden. Heutige Systeme sind so flexibel konfigurierbar, dass es meistens gelingt, die individuellen Prozesse des Unternehmens darin abzubilden. Oder sie zu optimieren, denn die Hersteller und Anbieter von Cloud ERP Systemen lassen viel betriebswirtschaftliches Know-how in die Entwicklung ihrer Software einfließen. 

So finden Unternehmer sinnvolle Workflows und Integrationen im ERP-System vor, die sie vielleicht bisher in ihrem Betrieb noch nicht durchgängig umgesetzt haben. Dazu gehören Prüf- und Genehmigungsworkflows, beispielsweise für Eingangsrechnungen, aber auch strukturierte Vertriebsabläufe entlang der Sales Pipeline oder Best Practices für die Projektsteuerung.

Nahtloses ERP aus vielen Komponenten

Unternehmer Heinrich Schmidt ist verwundert. Er hat verstanden, dass nur Cloud-Anwendungen skalierbar, flexibel und aktuell genug sind, um die Digitalisierung im Unternehmen zu unterstützen. Also hat er seine Abteilungsleiter angewiesen, auf Cloud-Software umzusteigen. Schließlich sind diese die Experten in ihrem Funktionsbereich und können am besten entscheiden, welche Lösung zu ihnen passt.

Die Abteilungsleiter gingen ans Werk. Marketing und Vertrieb suchten sich ein Cloud CRM aus. Einkauf und Disposition einigten sich auf ein Warenwirtschaftssystem. Ein hervorragendes Projektmanagementsystem wurde ausgesucht und eine Finanzbuchhaltungssoftware, auch diese aus der Cloud.

Doch nachdem die Systeme eingeführt waren, kam das böse Erwachen: Die Einzellösungen der unterschiedlichen Hersteller kommunizierten nicht miteinander.

„Ich dachte, wenn ich in die Cloud gehe, habe ich ein nahtloses ERP und die digitale Transformation meines Unternehmens wird ein Selbstläufer,“ wundert sich Schmidt. „Aber die Abteilungsgrenzen sind immer noch da!“

Nahtloses ERP und Cloud sind zwei verschiedene Dinge

Es ist richtig, dass Cloud-Anwendungen viele Aspekte der Digitalisierung von Unternehmen unterstützen: Sie sind standortunabhängig, skalierbar, flexibel, immer up-to-date, ausfallsicher und werden professionell administriert. Sie ersparen IT-Investitionen und das Vorhalten von eigenen Ressourcen.

Aber sie sind nicht zwangsläufig vernetzt. Herr Schmidt machte den Fehler, zu denken, dass er nur „in die Cloud“ gehen muss, um eine vernetzte IT zu haben. Doch allein die Tatsache, dass Cloud-Anwendungen im Internet laufen, bedeutet noch längst nicht, dass sie sich auch integrieren können.

Interoperabilität fördert digitale Transformation

Die digitale Transformation kann indessen nur gelingen, wenn die Abteilungsgrenzen und Informations-Silos im Unternehmen fallen. Denn Prozesse kümmern sich nicht um Abteilungsgrenzen. Sie laufen durch das gesamte Unternehmen.

Prozessautomatisierung

Um ein nahtloses ERP mit einer einheitlichen Datenbasis zu etablieren, das Prozesse übergreifend abbilden kann, haben Sie zwei Möglichkeiten:

  • Entweder Sie finden eine integrierte Business-Software in der Cloud, die alle Ihre Bedürfnisse abdeckt. Scopevisio bietet eine solche integrierte Lösung aus einer Hand.
  • Oder Sie finden verschiedene Systeme von verschiedenen Anbietern, die jedoch – anders als im obigen Beispiel – perfekt zusammenarbeiten. Diese Fähigkeit der Zusammenarbeit nennt man Interoperabilität.

Damit die Interoperabilität gewährleistet ist, sollten die einzelnen Software-Komponenten ein gemeinsames Ökosystem bilden. Sie sollten nicht nur über Schnittstellen mehr schlecht als recht Daten austauschen, sondern so miteinander verknüpft sein, als handele es sich um ein einziges, durchgängiges System.

Drei Stufen zum perfekt integrierten, nahtlosen ERP-System

Das perfekt integrierte System können Sie sich als dreistufige Pyramide vorstellen:

Unten liegt die Basis, das Fundament, die Must-haves. Dazu gehören Finanzbuchhaltung, Abrechnung, ein integriertes Dokumentenmanagementsystem, das nicht nur hochgeladene Dokumente, sondern auch systemgenerierte Belege am richtigen Ort archiviert und mit den richtigen Vorgängen verknüpft. Man nennt dies ein Enterprise Content Management System (ECM).

In diesem Fundament Ihres vernetzten Unternehmens laufen alle Informationen strukturiert und vernetzt zusammen. Aus dieser reichen Quelle können Sie schöpfen, wenn Sie unternehmensweite Analysen, Reports und Auswertungen benötigen, um Ihre Strategie zukunftsfähig zu machen.

Die zweite Stufe umfasst die „Should-haves“ Ihres Business-Ökosystems. Dazu gehört beispielsweise die Integration von Office-Anwendungen. Microsoft Office und Outlook sind in 99 Prozent aller Büros fest etabliert. Die Fähigkeit, Inhalte aus Office und Outlook in Ihr ERP-System hinein- und herauszubekommen, macht vieles im Büroalltag leichter – und Ihre Datenbasis reicher. Allerdings können auf dieser zweiten Stufe auch andere Anwendungen angebunden werden, wie zum Beispiel Warenwirtschaft oder Lohn- und Gehaltsbuchhaltung.

Auf der dritten Stufe Ihrer ERP-Pyramide sind die „Nice-to-haves“ angesiedelt: Branchenlösungen zum Beispiel, oder spezialisierte Anwendungen, die Sie mit Ihrem ERP verknüpfen.

Einheitliches Ökosystem bietet Transparenz und Sicherheit

Was ist der Vorteil eines Ökosystems wie dem von Scopevisio gegenüber einer selbst zusammengestellten Lösung?

Erstens ist ein Ökosystem eine Umgebung, die Interoperabilität gewährleistet. Scopevisio hat sich beispielsweise Partner gesucht, deren Systeme exzellent mit dem Enterprise Business System harmonieren. Dazu gehören unter anderem, aber nicht ausschließlich, eine Warenwirtschaftslösung von Weclapp, Lohn- und Gehaltssoftware von eurodata, selbstverständlich Microsoft Office 365, aber auch Microsoft Teams für die Projektkommunikation, und Power BI für die Datenvisualisierung. Zur Verfügung stehen außerdem das Chat-Tool Slack und Legalvisio als Branchenlösung für Rechtsanwaltskanzleien. CleverReach für Kampagnen kann ebenso angebunden werden wie DATEV für die Buchhaltung.

Ein nahtloses ERP wird über eine einheitliche Schnittstelle (API) integriert. Diese Schnittstelle, die sich bei Scopevisio OpenScope nennt, garantiert eine strukturierte Datenübernahme aus den anderen Software-Lösungen. Zum Beispiel müssen Berechtigungen, die im Weclapp-Warenwirtschaftssystem angelegt wurden, in Scopevisio nicht erneut eingerichtet werden.

Außerdem ist die OpenScope-API maximal gegen Hacker-Angriffe gesichert und wird streng überwacht. Da jede Schnittstelle ein potenzielles Sicherheitsrisiko darstellt, ist es besser, eine einzige, sichere API zu haben als ein Dutzend unsichere.

Cloud Sicherheit

A Propos Sicherheit: Bei den ausgewählten Partnern ist nicht nur die Interoperabilität gewährleistet, sondern auch die Sicherheit. Natürlich werden die Fremdsysteme zuallererst auf Compliance und Datenschutz-Aspekte hin durchleuchtet. Nur wer dem deutschen und europäischen Datenschutzrecht (DSGVO) genügt, wird akzeptiert.

Vorteile für Unternehmen

Unternehmen, die sich für eine solche Digitalisierungslösung entscheiden, haben eine Reihe von Vorteilen.

Da die IT meistens über Jahre hinweg gewachsen ist, ziehen viele es vor, die Systeme nach und nach zu aktualisieren. Mit der modularen Lösung, wie sie oben skizziert wird, kann der Change schrittweise und behutsam stattfinden, auf eine Weise, die das Unternehmen und seine Mitarbeiter nicht überfordert.

Ein Unternehmen wie Scopevisio – es gibt noch einige wenige andere, wie SAP oder Oracle, die ähnlich vorgehen – ist ein kompetenter Partner. Die Digitalisierungsberatung ist ein wesentlicher Bestandteil der Lösung. Ein Software-Hersteller kann Ihnen und Ihrem Unternehmen die Arbeit abnehmen, geeignete Software-Lösungen für Ihre individuellen Anforderungen auszuwählen. Gemeinsam mit den Experten können Sie aus einem Pool von Lösungen diejenigen auswählen, die Ihre Prozesse am besten unterstützen.

Das Ergebnis ist eine unternehmensweite, durchgängige, prozessorientierte ERP-Lösung, deren Komponenten nahtlos ineinandergreifen wie Zahräder in einem gut geölten Getriebe. Der Geschäftsführer kann morgens auf seinem Smartphone seine KPIs checken. Er kann nachsehen, wie viele Angebote draußen sind, welchen Umsatz er nächsten Monat machen wird und welche Zahlungen anstehen. Diese und viele andere Informationen quer durch das Unternehmen stehen ihm jetzt transparent und in Echtzeit zur Verfügung.

Online-ERP ist benutzerfreundlich

Online ERP Software für Unternehmen ist aufgrund ihrer vielfältigen Funktionen und der Prozesse, die sie abbilden muss, naturgemäß sehr komplex. Standardsoftware hat eine zusätzliche Komplexitätsebene, weil sie vielseitig einsetzbar und frei konfigurierbar sein muss.

Indessen benötigen die Anwender zur effizienten Nutzung eine möglichst einfache Handhabung ihres Online ERP. Dieses Spannungsfeld zwischen hochflexibler, komplexer Standardsoftware und dem Anspruch an eine intuitive, einfache Handhabung gilt es aufzulösen.

Komplexität verbergen

Dass dies möglich ist, zeigen zahlreiche Softwareanwendungen und Apps im Privatbereich, in denen die Komplexität vor den Nutzern verborgen wird. Die beliebten Smartphone-Apps mit ihrem oft minimalistischen Design und ihrer engen Benutzerführung haben es vorgemacht.

Doch während Einfachheit und intuitive Bedienung im Privatbereich eine zentrale Anforderung sind, tun sich Hersteller von Unternehmenssoftware immer noch schwer damit. Ein Grund dafür ist, dass dies von den Geschäftskunden zu wenig eingefordert wird, ein anderer, dass es bei einem komplexen Online ERP System schwieriger als bei einer Smartphone-App ist, die Komplexität zu verbergen.

Software-Hersteller denken um

Nun setzt auch im geschäftlichen Umfeld ein Umdenken bei den Software-Anbietern ein. Denn es geht ums Geld: Anwender können mit einer intuitiv bedienbaren Software schneller und besser produktiv werden, als mit einer Software, die ihre Komplexität nach außen trägt. Wer erst lange Schulungen und dicke Handbücher braucht, um ein Tool zu verstehen, reagiert frustriert und demotiviert.

Online ERP ohne Ballast

Zum Einen gilt es, Business-Anwendungen wie zum Beispiel eine Online ERP Anwendung von Ballast zu befreien. Es ist nicht notwendig, dass eine Software Dutzende von Möglichkeiten bietet, um ein und dieselbe Sache zu tun. Es genügt, einen einzigen Weg zu zeigen, der dem Anwender durch das Design der Benutzeroberfläche klar vor Augen geführt wird. Die Benutzerführung sollte so gestaltet sein, dass niemand sich in der Anwendung verirren kann.

Intuitives Design

Die Leserichtung sollte beachtet werden, die in westlichen Ländern von links nach rechts und von oben nach unten geht. Will heißen: Der Workflow beginnt links oben und endet rechts unten. Dieser Trick klingt banal, wird aber erstaunlich oft ignoriert. Ebenso erwarten Anwender aufgrund jahrelanger Übung bestimmte Bedienelemente an bestimmten Stellen des Fensters.

Konsistente Abläufe

Arbeitsabläufe sollten im Online ERP konsistent gestaltet werden, damit der Anwender sich zurechtfindet, sobald er das Prinzip einmal verstanden hat. Im Idealfall sind der Look&Feel der Software auf dem PC, dem Tablet und dem Smartphone gleich.

Konfiguration

Je einfacher und standardisierter die Abläufe sind, umso leichter lässt sich ein solches stringentes Design umsetzen. Doch auch eine hochkomplexe Software kann so gestaltet werden, dass der Anwender schnell damit zurechtkommt – etwa durch nützliche Einstellungsalternativen im Online ERP.

Sinnvoll ist das, was dem Anwender und seiner Produktivität nützt. Je nachdem, welche Rolle er hat – ob Sachbearbeiter, Abteilungsleiter, Manager – sollte es möglich sein, genau die Funktionen und Elemente einzuschalten, die benötigt werden, und alles andere auszublenden. Die Konfigurationen können auf Branchen, Rollen, Prozessen und/oder Anwendungsfällen basieren. Das Ziel sollte sein, dass die Benutzer einen individuellen Arbeitsplatz bekommen, an dem sie sich intuitiv zurechtfinden.

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Software-as-a-Service

Cloud-basierte Unternehmenssoftware, die im SaaS-Modell angeboten wird, hat den Vorteil, dass die Konfiguration von Spezialisten auf Seiten des Software-Herstellers übernommen werden kann. Dieser hat einen besseren Überblick als der Administrator beim Kunden vor Ort. Ein Online ERP System inkludiert geballtes betriebswirtschaftliches Fachwissen und erleichtert dem Anwender die Gestaltung von Best Practices.

Im Idealfall werden für den Anwender nur die tatsächlich benötigten Funktionen konfiguriert, freigeschaltet und bezahlt. Dadurch wird die eigentlich hochkomplexe Software vom Anwender als einfach und intuitiv wahrgenommen. Zur Flexibilität, Skalierbarkeit und Konfigurierbarkeit der SaaS-Lösung kommt für den Kunden noch der Vorteil des schlanken Preises.

Best Practices konfigurieren

Das Beste aus beiden Welten bekommt der Anwender, wenn Software-Hersteller und Kundenunternehmen zusammenarbeiten: Das Kundenunternehmen bringt seine Prozesse und Best Practices ein, der Software-Hersteller konfiguriert seine Tools gleichsam wie einen Maßanzug nach den Anforderungen des Kunden.

Die Standardsoftware wird dabei in einem solch hohen Maße individualisiert, dass sie beinahe wie maßgeschneidert wirkt und nirgendwo mehr zwickt.

Online ERP muss hochkonfigurierbar sein

Die Software muss so konzipiert sein, dass es einfach ist, das Branchenwissen des Anwenders darin einzubringen und auf andere Anwender zu übertragen. Im Normalfall zieht der Anwender einen IT-Spezialisten hinzu, um seinen Arbeitsplatz und seine Prozesse in der Standardsoftware abzubilden. Effizienter wäre es, wenn der Anwender selbst alle Konfigurationen – seien es Tabellenlayouts mit Spaltenauswahl, -anordnung, -sortierung oder Datenfelder in Formularen – auf einfache Weise, etwa mit der rechten Maustaste, selbst bestimmen könnte.

Alle Konfigurationen, Anpassungen, Vorlagen, Berichte usw. sollten in der Online ERP Software leicht zu speichern und portierbar sein. Dadurch werden sie auf verschiedenen Ebenen im Unternehmen und in beliebiger Ausprägung anwendbar: für das Gesamtunternehmen, die Funktionsbereiche und die Anwender.

Office-Anbindung erleichtert ERP-Umstellung

ERP-Software macht das Büro-Leben leichter. Aber für die Mitarbeiter bedeutet sie eine Umstellung. Das behagt nicht jedem. Die häufigste Ursache, weshalb ERP-Projekte scheitern, ist die, dass unterwegs die Mitarbeiter von Bord gehen. Sie sind nun einmal an Microsoft Office gewöhnt.

Um den Mitarbeitern den Umgang mit ihrem neuen ERP-System zu erleichtern, hat Scopevisio zusammen mit seinem Partner Agindo den Office Connector erfunden.

Die Sorgen der Mitarbeiter

Marita P. rollt die Augen zum Himmel und stöhnt ausgiebig. Gerade hat der Chef angekündigt, dass ab nächsten Monat eine neue Software eingeführt wird. Marita hat etwas von ERP und Digitalisierung verstanden. ERP hat etwas mit „Enterprise“ zu tun, der Rest ging im allgemeinen Gemurmel unter.

Das kann ja heiter werden, denkt sie. Sind wir jetzt auf Raumschiff Enterprise? Warum lässt man mich nicht in Ruhe weiter mit meinem Word und Outlook arbeiten? Muss ich jetzt meine ganzen Termine in zwei Kalendern pflegen?

Connector verbindet Scopevisio und Office

Niemand möchte auf „seine“ Office-Anwendungen verzichten. Und alle befürchten Mehrarbeit, wenn das ERP-System einmal eingeführt ist. Mehr Tools, die gleichzeitig geöffnet, beherrscht, gepflegt werden müssen. Mehr Mausklicks, mehr Suchaufwand, mehr Komplexität.

Keine Bange, dazu kommt es nicht. Denn genau hier setzt der Office Connector von Scopevisio an. Er sorgt dafür, dass die Office-Anwendungen Word, Excel, Powerpoint und Outlook mit Scopevisio nahtlos kommunizieren – und umgekehrt.

Der Connector ist ein Add-in, das in die Symbolleisten von Word, Excel, Powerpoint und Outlook zwei neue Schaltflächen zaubert. Mit einer wird Scopevisio gestartet. Mit der anderen wird der Connector geöffnet.

Fenster zwischen Office und ERP-System

Dieser zeigt sich als kleines Fenster, das an die jeweilige Office-Anwendung angedockt ist. Wenn Sie ein Dokument speichern möchten, klicken Sie einfach dort statt in die Symbolleiste. Schon wird das Element das Dokumentenmanagementsystem von Scopevisio, Teamwork DMS, hochgeladen.

Aber das ist noch nicht alles. Der Sinn in eines ERP-Systems wie Scopevisio ist ja, dass Daten nicht mehr unverbunden „herumliegen“, sondern mit Geschäftsprozessen verknüpft werden. Wenn Marita P. in Word einen Brief schreibt oder in Powerpoint eine Präsentation erstellt, tut sie das nicht zum Spaß. Deshalb kann sie das Dokument

  • in einen bestimmten Ordner in Teamwork legen
  • mit einem Kontakt verknüpfen
  • mit einem Projekt verknüpfen
  • mit einer Aufgabe verknüpfen
  • oder sogar eine Aufgabe daraus erstellen. Dabei wird das Dokument mit der neuen Aufgabe verknüpft.

Auch E-Mails kann Marita P. in derselben Weise mit Vorgängen verbinden oder zu Aufgaben machen. Wenn sie es möchte, kann sie die E-Mail automatisch beim Absenden dem oder den Adressaten zuordnen.

Würde dann später ihr Chef oder ein Außendienstmitarbeiter die elektronische Akte des Adressaten öffnen, könnte er die E-Mail-Korrespondenz lückenlos nachverfolgen. Für eine individuelle, kompetente Kundenkommunikation ist dies enorm hilfreich.

Entlastung statt Mehrarbeit

Für Marita P. entsteht also keine Mehrarbeit, sondern das Gegenteil ist der Fall. Nicht ein einziger Mausklick mehr ist vonnöten. Sie muss keine zwei Systeme pflegen und kann weiter in ihrer vertrauten Windows-Umgebung arbeiten.

Office

Tatsächlich wird sie entlastet. Informationen, die früher mühsam zusammengetragen oder bei Kollegen erfragt werden mussten, kann sie heute mit einer simplen Suchanfrage über den Office Connector direkt aus Scopevisio ziehen. Adressen tippt sie nicht mehr ins Dokument ein, sondern überträgt sie mit einem Klick aus Scopevisio in ihren Brief.

Und auch Termine braucht sie nicht doppelt einzutragen. Denn der Scopevisio-Kalender lässt sich einfach mit dem Office-Kalender verknüpfen.

Excel und Scopevisio

Marita P. ist nicht die einzige Mitarbeiterin, die ihre Vorbehalte hat. Auch Klaus R. runzelt die Stirn. Als Controller hat er im Laufe der Jahre etliche Excel-Tabellen gebaut, alles maßgeschneidert aufs Unternehmen. Er ist ein wenig stolz auf seine komplexen Auswertungen und aussagekräftigen Diagramme.

Es wäre natürlich toll, einheitliche Echtzeit-Daten aus einer ERP-Software ziehen zu können. Aber wie, um Himmels willen, soll er seine Auswertungen in der neuen Software nachbilden?

Datenquelle Scopevisio

Eine praktische Funktion von Excel ist die Verknüpfung von Datenquellen. Es ist möglich, einen Link auf eine Datenquelle in eine Excel-Tabelle einzufügen und die Tabelle über diesen Link mit Daten zu befüllen.

Scopevisio stellt eine Vielzahl von Informationen als Datenquellen bereit. Wer mit den zahlreichen „eingebauten“ Controlling-Auswertungen nicht auskommt oder weiterhin seine eigenen Auswertungen verwenden möchte, kann das tun. Controller finden in Scopevisio eine intuitive Funktion vor, mit der sie ERP-Daten als Datenquelle konfigurieren können. Anschließend wird ein Link auf die Datenquelle abgerufen und in Excel eingefügt.

Damit konnten auch die Bedenken des Controllers Klaus R. schnell zerstreut werden.

Was tut Ihr ERP für die Microsoft Office Integration?

Microsoft Office ist aus den meisten Büros nicht mehr wegzudenken. Seit Jahrzehnten begleiten Word, Excel, Outlook und Co. Heerscharen von Wissensarbeitern durch den Tag. Durch lange Gewöhnung bewegen sich auch Menschen, die ansonsten nicht gerade „Technik-Freaks“ sind, mit traumwandlerischer Sicherheit durch die Programme des Marktführers Microsoft.

Die Folge ist, dass Office-Anwendungen in fast jeden Geschäftsprozess Ihres Unternehmens eingebunden sind. Sie sind unersetzlich. Jede ERP-Anwendung, die das nicht berücksichtigt, ist zum Scheitern verurteilt. Sie kann immer nur einen Teil der betrieblichen Abläufe abbilden, nie das Gesamtbild. Ihre Datenbasis bleibt zwangsläufig lückenhaft.

Daher lohnt es sich zu fragen: Wie gut realisiert Ihr ERP-System die Microsoft Office Integrationen?

Grundlegende Microsoft Office-Integrationen

Die Integration von Explorer, Outlook, Word und Excel ist Pflichtprogramm für jedes gute ERP-System. Doch Integration ist nicht gleich Integration: Welche Funktionen bietet Ihre Office-Schnittstelle an? Nur das Speichern von Microsoft Office-Objekten in der ERP-Anwendung? Oder können diese auch in Vorgänge eingebunden werden? Und wie ist es umgekehrt mit dem Abruf von Dokumenten, Kontakten usw. aus Ihrer ERP-Anwendung in Office? Die Kommunikation zwischen der Microsoft-Welt und der ERP-Welt sollte in beide Richtungen funktionieren.

Zwar bieten die meisten ERP-Anwendungen eine Schnittstelle zu Microsoft-Programmen, aber nicht alle können dasselbe. Daher lohnt es sich, genauer hinzuschauen.

Microsoft Explorer für Dokumentenverwaltung

Die Dokumentenverwaltung ist so etwas wie das Rückgrat Ihrer Business-Anwendungen – ganz gleich, ob diese von Microsoft oder von Ihrem ERP-Anbieter programmiert wurden.

Viele Cloud-Anbieter geben ihren Anwendern kleine Programme, so genannte Add-Ins, die Cloud-Speicher als Verzeichnis im Explorer anzeigen. Was Google Drive, One Drive und Dropbox können, um nur die bekanntesten zu nennen, das sollte auch Ihr ERP beherrschen: Eine Schnittstelle zwischen Dokumentenmanagementsystem (DMS) und Windows Explorer bereitstellen.

Diese sollte dem Benutzer das Speichern von Dokumenten im ERP ohne zusätzliche Klicks und ohne Wechsel der Arbeitsumgebung ermöglichen. Denn jeder zusätzliche Aufwand geht zu Lasten der Produktivität, erzeugt Frust und mindert die Akzeptanz.

Zufriedene Mitarbeiter

Anzeigen, Bearbeiten und Freigeben

In diesem Bereich sollte die ERP-Anbindung folgendes können:

  • Verzeichnisstruktur aus Ihrem DMS in Windows Explorer anzeigen
  • Mehrere Gesellschaften / Mandanten
  • Hochladen durch Drag & Drop oder Synchronisation
  • Externen Freigabe-Link erstellen, optional mit Passwort, mit Verfallsdatum und/oder mit einem Verbot oder einer Begrenzung möglicher Downloads

Einstellungen für Microsoft Office-Integration

In den Grundeinstellungen der Schnittstelle sollte es möglich sein, Ordner oder einzelne Dateien zwischen Ihrer Festplatte und dem ERP zu synchronisieren.

Des Weiteren werden Einstellungen für das Speichern von lokalen Änderungen benötigt. Wenn Sie ein Dokument bearbeiten, das im DMS liegt, soll dieses dann automatisch mit Ihren Änderungen aktualisiert werden, oder möchten Sie dies manuell tun, um mehr Kontrolle über die Speicherung zu haben?

In einem guten DMS können Dateien nur von ihrem Eigentümer gelöscht werden. Im Zweifel ist das die Person, die ein Dokument erstellt oder als Erste hochgeladen hat. Andere sind nicht löschberechtigt, auch wenn sie Zugriff auf das betreffende Dokument haben. Dieser Lösch-Schutz sollte auch für DMS-Dokumente gelten, die im Windows-Explorer zugänglich sind.

Outlook

Ein großer Teil der geschäftlichen Korrespondenz läuft immer noch über E-Mails. In E-Mails werden Konditionen vereinbart, Aufträge erteilt, Dateianhänge übermittelt, Genehmigungen ausgesprochen, Mängel gerügt. Solche wichtigen Mitteilungen sind Bestandteile von Geschäftsprozessen und unterliegen, ganz nebenbei, der Aufbewahrungspflicht.

Jedes ERP-System sollte daher zumindest ein Plug-In für Outlook anbieten. Das Plug-In sollte im Menüband von Outlook zugänglich sein und außerdem Automatisierungen erlauben. Der Grundsatz lautet wie immer: Mitarbeiter sollen mühelos wichtige Mails ins ERP hochladen können, ohne ihre vertraute Outlook-Anwendung zu verlassen.

Die Outlook-Schnittstelle Ihres ERPs sollte einen passwortgeschützten Zugang auf Ihre Unternehmensdaten aus Outlook heraus bieten, der natürlich die Zugriffsberechtigungen des jeweiligen Nutzers berücksichtigt. Außerdem sollte die Outlook-Anbindung ans ERP folgende Aspekte abdecken:

E-Mails

Zuordnen und Speichern von empfangenen und gesendeten E-Mails unter

  • Kontakten
  • Projekten
  • Aufgaben
  • Dokumenten (DMS)

Email

Auswahl, was gespeichert wird:

  • nur die E-Mail
  • nur der E-Mail-Anhang
  • beides
  • bei gesendeten Mails: der Anhang als Link oder als Datei

Weiteres

  • Gesendete E-Mails den Empfängern zuordnen
    • automatisch
    • manuell
    • nicht zuordnen
  • Aus einer E-Mail eine Aufgabe erstellen

Termine

Können Sie über die Schnittstelle ausgewählte Outlook-Termine bzw. Kalendereinträge im ERP-System speichern, beispielsweise unter einem Projekt?

Aufgaben

Ermöglicht es Ihre Schnittstelle, Aufgaben genauso einfach im ERP-System wie in Outlook anzulegen, d. h. mit einem Mausklick?

Kontakte

Können Sie aus Outlook heraus einen neuen Kontakt im ERP-System anlegen?

Können Sie Kontakte aus dem ERP-System in Outlook durchsuchen und mit einem Mausklick zum Beispiel eine E-Mail an einen solchen Kontakt schreiben?

Dokumente

In Outlook benötigen Sie Zugriff auf die Dokumente aus Ihrem DMS. Schließlich möchten Sie diese gelegentlich als E-Mail-Anlage oder – besser – als Link versenden. Können Sie aus Outlook heraus Ihre Dokumente im ERP bzw. dem zugehörigen DMS

  • durchsuchen,
  • anzeigen,
  • filtern,
  • per Link freigeben,
  • herunterladen und/oder
  • einer neuen Mail als Anhang hinzufügen?

Zusätzlich sollte Ihre Outlook-Schnittstelle eine Funktion bieten, mit der Sie eine ausgewählte E-Mail in Ihr DMS hochladen können.

Microsoft Office-Integrationen für Word, Excel, Powerpoint

Für diese Anwendungen gilt sinngemäß dasselbe wie für Dokumente. Die Schnittstelle zwischen den Office-Produkten und Ihrem ERP muss in beide Richtungen funktionieren.

Von Office ins ERP…

Prüfen Sie also nach, ob Sie Dokumente, Tabellen und Präsentationen

  • zu Kontakten, Projekten oder Aufgaben in Ihrem ERP zuordnen können,
  • mit einem Mausklick in einem geeigneten Ordner in Ihrem ERP bzw. DMS ablegen können.

…und wieder zurück

Die Mitarbeiter möchten sich gerne Daten aus dem DMS oder ERP „auf den Schirm“, sprich: in ihre Office-Anwendung holen. Das muss mühelos möglich sein, ohne die Office-Umgebung verlassen zu müssen.

Reisekosten-App

Das ERP-Add-In für Microsoft Office sollte daher über Menüsymbole oder eine Seitenleiste in Word, Excel und Powerpoint erreichbar sein. Es sollten den Benutzern ermöglichen, Dokumente über eine komfortable Such- und Filterfunktion zu finden, herunterzuladen und im DMS zurückzuspeichern.

Word

Für die Word-Anbindung ist es nützlich, wenn im ERP gespeicherte Kontakte zum Beispiel in Anschreiben als Adressaten eingefügt werden können. Im Idealfall wird dies durch eine Serienbrieffunktion komplettiert.

Excel

Die Excel-Anbindung sollte es ermöglichen, Daten aus der ERP-Software ohne Umweg abzurufen, herunterzuladen, in Excel-Tabellen einzufügen, weiter zu bearbeiten und wieder hochzuladen.

Powerpoint

Verfügt Ihre ERP-Anwendung auch über eine Schnittstelle zu Powerpoint, der ubiquitären Microsoft-Lösung für Business-Präsentationen? Dann sind Sie gut mit Microsoft-Integrationen ausgestattet. Die Powerpoint-Schnittstelle sollte in derselben Weise wie die für Word und Excel bidirektional funktionieren, inklusive Upload, Download, Bearbeitung und Zurückspeichern im DMS der ERP-Software.

Weiterführende Microsoft Office-Integrationen

Projektkommunikation mit MS Teams

Wenn Sie denken, dass das bereits das Ende der Fahnenstange ist, dann liegen Sie falsch. Microsoft bietet einiges mehr als nur Office-Anwendungen. So ist zum Beispiel Microsoft Teams eine beliebte Anwendung, die Projekte mit Chat-Funktionalität bereichert. Die Projektmitarbeiter können Teams bilden und über MS Teams Informationen sozusagen auf dem kleinen Dienstweg austauschen, sich verabreden, schnelle Entscheidungen treffen und unbürokratisch zusammenarbeiten.

Können Sie eine Chat-Anwendung wie MS Teams in Ihre ERP-Software einbinden? Das ist ein sehr nützlicher Mehrwert für alle, die Neues Arbeiten und einen strukturierten und sicheren Informations-Austausch innerhalb von Projekten praktizieren.

Kalender

Jede ERP-Anwendung enthält auch Kalenderfunktionen. Nicht jede ist in der Lage, auch Outlook-Kalender über einen Link zu importieren. Daher sollten Sie auf diese Funktionalität Wert legen. Sonst enden Sie dort, wo Sie mit der ERP-Lösung eigentlich weg wollten: in Datensilos, bei denen dieselben Informationen an mehreren Stellen – sprich: redundant – gepflegt werden müssen.

Business Intelligence (BI)

Die BI-Lösung von Microsoft heißt Power BI. Sie ermöglicht es, Daten auf viele verschiedene Arten zu aggregieren, zu analysieren und zu visualisieren – Daten, die in Ihrem ERP gespeichert sind.

Natürlich hat jede ERP-Anwendung, die auf sich hält, auch eine Fülle von Auswertungsmöglichkeiten. Aber sind diese auch so komfortabel und vielseitig wie Power BI? Und kommen Ihre Mitarbeiter auch wirklich damit klar?

Ansonsten sollte Ihr ERP-System die Möglichkeit bieten, Power BI anzubinden. Dann können Sie direkt mit Power BI Analysen aus den Echtzeit-Daten Ihres ERP-Systems ziehen. Geht nicht? Gibt’s nicht. Daher unser Rat: Achten Sie darauf, was Ihr ERP-System in puncto Microsoft-Integration tatsächlich zu bieten hat.

Ratgeber ERP-System

Aufbau von ERP-Systemen

ERP-Systeme sind in der Regel dreigliedrig aufgebaut.

  1. In der Datenbank werden alle für das Unternehmen relevanten Daten gespeichert – in der Regel sind dies Daten aus der Kundenkartei, Rechnungsdaten, Daten über den Lagerbestand, über Preise und Marketingmaßnahmen.
  2. Die Anwendungsebene folgt der Logik der Geschäftsprozesse innerhalb des Unternehmens.
  3. Die dritte Ebene ist die Benutzeroberfläche, so wie sie sich dem Mitarbeiter darstellt.

Am Beispiel der Kunden- und Rechnungsdaten kann der Nutzen des ERP-Systems verdeutlicht werden. Die Daten eines Bestandskunden werden in die gemeinsame Datenbank eingegeben, auf die Vertrieb und Rechnungsstelle ebenso Zugriff haben wie die Marketingabteilung. Ist eine Aktualisierung erforderlich, so erfolgt dies einheitlich für alle Abteilungen, da diese auf den gleichen Datenbestand zugreifen. Typische Probleme wie die unvollständige oder die doppelte Erfassung von Daten entfallen. Alle Abteilungen können alle vorhandenen Daten für ihre geschäftlichen Teilprozesse nutzen. Dies gilt selbstverständlich nicht nur für Kundendaten, sondern auch für inner- und übertriebliche Daten und Ereignisse. Dabei lassen sich Daten nicht nur abbilden, sondern auch für andere Prozesse wie beispielsweise Kalkulation, Überblick über den Bestand, Buchhaltung, Überprüfung notwendiger Anpassungen und dergleichen mehr verwenden.

ERP im Wandel der Zeit

Beim ERP handelt es sich um die Weiterentwicklung und Bündelung verschiedener Formen der Datenerhebung und Nutzung, wie sie seit rund fünf Jahrzehnten betrieben wird. Die Ursprünge der ERP-Systeme können in den ersten IMC-Anwendungen (Investory Management and Control) und MRP-Systemen (Material Requirement Planning) gesehen werden. Mithilfe von IMC konnten die Lagerbestände elektronisch kontrolliert und verwaltet werden, MRP diente der Materialplanung und Beschaffung und damit auch der Kontrolle und Verbesserung von Produktionsabläufen.

Seit den 1980er Jahren werden Prozesse aus der Produktion, der Materialbeschaffung, der Lagerwirtschaft, dem Finanzwesen und dem Vertrieb nicht mehr einzeln, sondern über MRP-II-Systeme erfasst und verwaltet. Mit den 1990er Jahren schließlich wurde mit ERP ein System geschaffen, das alle unternehmensrelevanten Bereiche erfassbar, planbar und untereinander vernetzbar macht.

Anwendungsbereiche für kleine und mittlere Unternehmen

Mit der Weiterentwicklung von ERP steht dieses nicht mehr allein großen Konzernen zur Verfügung, die Implementierung lohnt sich auch für kleinere und mittlere Unternehmen, die ihre Geschäftsprozesse in den Bereichen Einkauf und Verkauf, Lagerung und Vertrieb, Finanzwesen und Buchhaltung sowie Produktion, Marketing und Service effektivieren wollen. Mit der ERP-Software lassen sich Angebote kalkulieren, Lagerbestände managen oder der Ablauf von Prozessen überprüfen.

Reisekostenabrechnung

Wo sind die Stärken, wo liegen die Schwächen eines Unternehmens? Werden finanzielle und personelle Ressourcen optimal genutzt? Wie lassen sich Bestell- und Bezahlvorgänge weiter verbessern? Welche Anpassungen sind erforderlich, damit Vertrieb und Kundenservice noch direkter auf Kundenwünsche und -anregungen reagieren können? In diesen und vielen weiteren Anwendungsmöglichkeiten liegt das Potenzial, das ERP Unternehmen bietet. Klassische Anwendungen sind: Fertigung, Warenwirtschaft, Steuerung, CRM, Personalwirtschaft, Lagerverwaltung, Beschaffung, PPS und sonstige Funktionen.

ERP für Dienstleister

ERP-Systeme sind überall dort sinnvoll einsetzbar, wo eine Vernetzung zwischen Warenwirtschaft und Lagerhaltung, zwischen Vertrieb und Service sowie weiteren Unternehmensbereichen geschaffen werden soll. Doch auch Dienstleister, die projektorientiert arbeiten, profitieren von schlankeren ERP-Systemen, deren einzelne Module auf ihren Bedarf hin zugeschnitten werden. Ob im Architektenbüro oder in der Werbeagentur – mit ERP lassen sich in allen Bereichen Zeit und Kosten einsparen. So kann der Aufwand für ein Projekt schneller kalkuliert werden, benötigte Informationen werden allen am Projekt Beteiligten problemlos zugänglich gemacht, Prozesse können kontrolliert und optimiert werden. Gerade für kleine Unternehmen und Anbieter von Dienstleistungen ist es dabei von besonderer Wichtigkeit, dass mittels ERP auch die Abrechnung und Rechnungsstellung deutlich schneller erfolgt.

Welcher Anbieter ist der richtige?

Welche ERP-Systeme für ein Unternehmen am geeignetsten sind, lässt sich ohne Kenntnis der Unternehmensstruktur nicht generell sagen, da es zu den Grundlagen von ERP Lösungen gehört, dass die vorhandenen Standards sich auf die unternehmensinternen Prozesse anpassen lassen. SAP, Microsoft und Oracle dürften den meisten Interessenten als Enterprise Systeme bekannt sein, sind aber nicht die einzigen Anbieter. Es lohnt sich, auch andere Anbieter zu evaluieren, die zum Teil einen größeren oder anderen Funktionsumfang bieten, wie z. B. die Cloud-Unternehmenssoftware von Scopevisio.

Checkliste

Letztlich entscheiden die Anforderungen, die von der jeweiligen Company gestellt werden, darüber, welches ERP-System infrage kommt. Im Gegensatz zu SAP bietet Sage mit der Unternehmenssoftware „Office Line Evolution“ eine Businesssoftware an, die dem Bedarf mittelständischer Unternehmen besonders gerecht wird. Andere Softwareanbieter haben sich auf spezielle Branchen spezialisiert. Lohnfertiger beispielsweise gehören zur Zielgruppe von Vectotax; die ams. Solution AG realisiert vor allem Softwareimplementierungen im Metall-, Maschinen- und Anlagenbau. Die in München ansässige TPG (The Project Group) wendet sich mit ihrem Softwareangebot vornehmlich an Projektleiter, die 5 Point AG hat mit „projectfacts“ eine Lösung geschaffen, die als „All-in-one“-Lösung vor allem Dienstleistern zugutekommen soll. Businesssoftware aus der Cloud vertreibt die Scopevisio, bei der Kunden die Möglichkeit haben, genau jene Module auszuwählen, die sie benötigen, um ihre Investition gering zu halten. Das Angebot ist insgesamt sehr vielfältig – was die Notwendigkeit unterstreicht, vor dem Erwerb eines ERP-Systems zu überprüfen, welche Software am besten zur Unternehmensstruktur passt.

Vor- und Nachteile eines ERP-Systems

Die Vorteile von ERP-Systemen dürften durch die bisherige Darstellung bereits deutlich hervorgetreten sein und lassen sich in Kürze zusammenfassen: ERP-Systeme helfen, die Unternehmensprozesse zu optimieren, Kosten zu senken und die Zusammenarbeit zwischen allen Abteilungen und Mitarbeitern (den sog. Anwender) eines Unternehmens zu vereinfachen. Dabei werden alle unternehmensrelevanten Daten und Ressourcen in die Durchführung von Geschäftsprozessen einbezogen. Die Daten werden für die Erfassung von Beständen und Istzuständen genutzt und sind Grundlage der Kalkulation, der Anpassung an Veränderungen auf dem Markt, der Festlegung zukünftiger Strategien. Bezüglich der Nachteile von ERP-Systemen kann zwischen temporären und dauerhaften Problematiken unterschieden werden. Bei der Einführung umfangreicher ERP-Systeme ergeben sich temporär Schwierigkeiten

  • durch eine ungenaue oder fehlerhafte Planung,
  • durch die Notwendigkeit, Mitarbeiter von der Nutzung zu überzeugen und sie dafür zu schulen,
  • durch die zeit- und kostenintensive Implementierung.

Dauerhaft ergibt sich durch die Einführung von ERP-Software zuweilen die Notwendigkeit, dass ein Unternehmen seine eigenen Geschäftsprozesse in bestimmten Bereichen an die Software anpassen muss.

Wichtige Auswahlkriterien

Eine ERP-Software ist so gut, wie sie sich dem Bedarf eines Unternehmens anpassen lässt. Doch kann kein ERP-System allen Anforderungen genügen und kein Anbieter hält alle Lösungen für die verschiedenen Branchen und Dienstleister parat. Es ist daher von besonderer Wichtigkeit, sich vor der Einführung gründlich über den tatsächlichen Leistungsumfang, den Service und die Flexibilität von Software und Anbieter zu informieren. Neben den Informationen, die die Unternehmen selbst bereitstellen, sollten auch andere Informationsquellen genutzt werden, beispielsweise Anwenderforen oder Kunden, die bereits mit der favorisierten Software arbeiten. Auch die Einbeziehung der unternehmenseigenen Mitarbeiter kann hilfreich sein, da diese die Erfordernisse ihres Arbeitsplatzes oder ihrer Abteilung in der Regel besser einschätzen können, als die Unternehmensleitung. Im Folgenden benennen wir wesentliche Schritte und Kriterien, die die Vorauswahl erleichtern:

  1. Eigene Anforderungen formulieren. Was soll das System können? Worin soll es das Unternehmen unterstützen? Welche Erwartungen sind damit verbunden und wie lassen sich Kosten senken und Erfolge durch ERP steigern? Am Anfang steht damit auch eine Stärken/Schwächen-Analyse des gesamten Unternehmens. Daraus ergibt sich die Entscheidung für ein ERP-System, das möglichst viele Bereiche abdeckt, oder für eines, das Teilgebiete unterstützt und effektiviert.
  2. Anbieterwahl: Ist der Anbieter auf die Branche oder die Art des Unternehmens spezialisiert? Gehört das eigene Unternehmen oder Dienstleistungsangebot zur Zielgruppe des Anbieters? Wie viel Unterstützung und Service bietet er neben der Entwicklung und Implementierung der Software?
  3. Wie flexibel ist das Softwaresystem? Diese Frage betrifft zum einen die Anpassbarkeit der Standardsoftware an die Unternehmensprozesse und zum anderen ist damit ein Blick in die Zukunft verbunden: Kann das System auch bei technischen Neuerungen oder bei Schwerpunktverlagerungen noch genutzt werden?
  4. Über welches Renommee verfügt der Anbieter? Wird er sich dauerhaft am Markt halten können und was passiert, wenn dies nicht der Fall sein sollte?
  5. Wie hoch ist der Verwaltungsaufwand für das ERP-System und welche Kosten/welcher Zeitaufwand müssen für die Mitarbeiterschulung einkalkuliert werden? Diese Frage betrifft somit auch die Benutzerfreundlichkeit der Software.
  6. Lässt sich die Software über Schnittstellen mit bereits vorhandenen Business Software Anwendungen verbinden? Funktioniert der Datenaustausch?
  7. Je nach Größe des Unternehmens kann es auch entscheidend sein, ob für die Einführung der Erwerb einer eigenen technischen Ausstattung erforderlich ist oder ob das ERP-System beispielsweise als Software aus der Cloud genutzt werden kann.
  8. Wie transparent erfolgt die Erstellung einer Roadmap zur Umsetzung und Implementierung der Software und wie realistisch ist die Einschätzung von Zeit- und Kostenaufwand?

Unternehmer und Dienstleister, die Zweifel hegen, ob sie alle Kriterien ausreichend beurteilen können, sollten vor der Kaufentscheidung den Rat eines unabhängigen Dritten einholen. Denn die fehlerhafte ERP-Einführung stellt gerade für kleine und mittlere Unternehmen ein hohes finanzielles Risiko dar.

Entscheidend für den Erfolg: Einführungsphase und Schulung

Vor der Auswahl eines ERP-Systems steht die Analyse des Bedarfs und der möglichen Anpassung an die unternehmenseigenen Prozesse. Während der Einführung kommt es wesentlich darauf an, dass der Softwareanbieter eng mit dem Unternehmen, in dem das neue System eingeführt wird, zusammenarbeitet. Dies betrifft alle Prozesse der Installation, der notwendigen Anpassungen, des Datentransfers und der Mitarbeiterschulung.

Auch sollte eine Roadmap erstellt worden sein, die den Ablauf und die dafür aufzuwendende Zeit klar regelt und streng eingehalten wird. Zudem sollte sich die Unternehmensleitung im Klaren sein, dass die ERP-Software nur ein Instrument darstellt, mit dem sich Geschäftsprozesse verbessern lassen. Angewandt und gesteuert wird dieses von den Mitarbeitern. Wurden diese nicht von Beginn an einbezogen und entsprechend geschult, so werden sich auch mit dem besten System kaum Vorteile erwirtschaften lassen.

ERP aus der Cloud nutzen

Nicht jedes Unternehmen und nicht jeder Dienstleister benötigt eine serverbasierte Lösung für ERP-Systeme. Häufig können kleinere und schlankere Lösungen die bessere Alternative darstellen. So werden ERP-Modelle auch als Software-as-a-Service (SaaS) aus der Cloud angeboten. In der Regel wählt der Kunde dann aus einem Angebot an Modulen jene aus, die genau zu seinem Unternehmen passen. Der Vorteil besteht darin, dass er sich weder mit der Administration noch mit der Anschaffung einer technischen Grundausstattung befassen muss. Hinzu kommt, dass die Angebote kostengünstig sind, da nur die benötigten Module mit einer monatlichen Grundgebühr bezahlt werden müssen.

10 Vorteile von ERP-Systemen

Enterprise Resource Planning-Systeme oder kurz ERP Systeme unterstützen Ihre Geschäftsprozesse. Wie? ERP Software ist in der Lage, von CRM über Projekte und Rechnungswesen bis hin zu Buchhaltung und Reporting alle Geschäftsprozesse abzubilden. Integrierte ERP Lösungen helfen Ihnen bei der Planung, Steuerung und Kontrolle von Ressourcen wie Kapital, Betriebsmittel, Material, Personal und IT-Systeme.

Ziel der Enterprise Resource Planning Systeme ist es, Ihr Unternehmen noch ein Stück perfekter zu machen. Die Qualität der Geschäftsprozesse nimmt durch den Einsatz von ERP Software zu, während die Kosten abnehmen.

Wir haben zehn Gründe zusammengefasst, weshalb jedes Unternehmen ERP Software einsetzen sollte.

  1. Gemeinsame Datenbasis

ERP Systeme schaffen eine einheitliche Datenbasis für alle Abteilungen quer durch das gesamte Unternehmen (engl. Enterprise). Das verbessert die Transparenz, den Informationsfluss und die Kommunikation. Redundanzen, Inkonsistenzen und doppelter Erfassungsaufwand gehören der Vergangenheit an. 

  1. Einheitlichkeit und Transparenz

ERP Software ist modular aufgebaut und vernetzt die Daten verschiedener Unternehmensbereiche. Warenwirtschaft und Lagerhaltung, Vertrieb und Service, Buchhaltung und Projektmanagement können relevante Daten aus den jeweils anderen Bereichen aufrufen und profitieren von einheitlichen, vollständigen Informationen. Transparente Informationen stehen im gesamten Unternehmen zur Verfügung – schließlich ziehen sich ja auch die Prozesse durchs gesamte Unternehmen. Dadurch werden bereichsübergreifende Business Intelligence (BI)-Auswertungen möglich.

Generation Y beim Teammeeting

  1. Prozessoptimierung

Workflows und Prozesse Ihres Unternehmens werden schon bei der Einführung eines ERP Systems auf den Prüfstand gestellt. Die Software unterstützt häufig Business Best Practices und die Einhaltung von Compliance Regeln. Verfahrensdokumentationen, die vom Gesetzgeber gefordert werden, erledigt das ERP System nebenbei mit, weil es alle Aktivitäten protokolliert.

Die Anbieter von ERP Software unterstützen ihre Kunden bei der Einführung neuer Module oder Systeme. Sie wissen, welche Anforderungen wie umgesetzt werden können. Bei der Anbieter-Auswahl sollten Sie darauf achten, dass Ihr Software Anbieter bereits andere Unternehmen aus Ihrer Branche im Portfolio hat. 

  1. Zusammenarbeit verbessern

ERP Systeme fördern die elektronische Zusammenarbeit (E-Collaboration) insbesondere durch Dokumentenmanagement (DMS)- und Projektmanagement-Systeme. Durch Versionierung und Wiederherstellung können verteilte Teams mit denselben Dokumenten und Informationen über große Entfernungen zusammenarbeiten. Zugriffsbeschränkungen verhindern, dass Geschäftsgeheimnisse nach außen dringen.

Geschäftsgeheimnisse

  1. Bessere Berichte für die Unternehmenssteuerung

Vollständige, verlässliche und aktuelle Zahlen für das Management werden im ERP System integriert und vernetzt. Das ermöglicht flexible und aussagekräftige Berichte. Ein gutes ERP System unterstützt sowohl Standardberichte als auch individuelle Auswertungen, die Sie selbst zusammenstellen. So entsteht ein Reporting nach Maß zur Steuerung aller Unternehmensbereiche. Vom Geschäftsführer über die Abteilungsleitung bis hin zur Sachbearbeitung sind alle Unternehmensebenen jederzeit auskunftsfähig.

  1. Fehlerquellen eliminieren

Die Daten werden nicht mehr doppelt erfasst, daher entstehen keine Übertragungsfehler und Inkonsistenzen. Rechnungen werden durch die ERP Software automatisiert, vollständig und korrekt erstellt, da Positionen und Abrechnungsdaten aus dem System übernommen werden. Das Reporting/Controlling bekommt keine widersprüchlichen Angaben zu demselben Sachverhalt.

  1. Zeitersparnis

ERP Systeme verarbeiten Prozesse rationell. Erfassungsaufwand und redundante Arbeiten fallen weg. Der Suchaufwand verringert sich. Die Zeitersparnis bedeutet auch einen Wettbewerbsvorteil. Dank Prozess-orientierter Workflows greifen automatisierte und manuelle Arbeiten nahtlos ineinander. Das senkt die Lohnstückkosten und die Durchlaufzeiten – Sie arbeiten mit einem ERP System effizienter und produktiver.

Die Funktionen Ihrer ERP Software können Sie in aller Regel selbst konfigurieren und schnell an sich ändernde Anforderungen anpassen. Dadurch können Verbesserungen zeitnah umgesetzt werden und Ihr Unternehmen zieht an langsameren Wettbewerbern vorbei.

  1. Kostensenkung

Die Einführung von ERP Systemen reduziert den Verwaltungsaufwand enorm, weil Ihre Unternehmensabläufe reibungslos ineinander greifen. Just-in-Time-Lieferungen und -Leistungen werden durch Ressourcenoptimierung ermöglicht. Unnötige Lagerhaltung oder Vorhalten von Personal werden vermieden. Das elektronische Rechnungswesen erfüllt alle gesetzlichen Anforderungen und die digitale Archivierung von Dokumenten spart Regalplatz und Büromaterial, vor allem aber Zeit.

  1. Erfolgreiche Projektsteuerung

Der 360-Grad-Blick auf Projekte und Projektressourcen erleichtert und verbessert die Planung und das Controlling bei Projekten. Die Erfassung, Dokumentation und Abrechnung von Lieferungen und Leistungen wird erleichtert. Ist eine Finanzbuchhaltung integriert, kann auch eine Deckungsbeitragsrechnung für Projekte rasch abgerufen werden.

Sie sehen – je mehr Module Sie in Ihr ERP System integrieren, je mehr Funktionen Sie abdecken, umso mehr Nutzen ziehen Sie aus der Einführung dieser Software.

  1. Mitarbeitermotivation

Langweilige Routineaufgaben werden durch ERP Software automatisiert, Abläufe vereinfacht und verschlankt. Die Mitarbeiter empfinden weniger Druck und mehr Arbeitszufriedenheit. Sie haben Erfolgserlebnisse und müssen weniger Überstunden machen. Das motiviert und bindet wertvolle Fachkräfte an Ihr Unternehmen.

ERP Systeme und Datenschutz

Die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) hat Fragen von Datenschutz und Datensicherheit abermals ins Gedächtnis gerückt. ERP Software hilft Unternehmen, die strengen Bestimmungen im deutschen Datenschutz einzuhalten. Voraussetzung ist, dass Ihre Software in Deutschland oder der EU gehostet wird.

DSGVO

DSGVO-Anforderungen und ERP Systeme

Einige Anforderungen der DSGVO sind:

Sie müssen die Einwilligung Ihrer Kontakte nachweisen, ob und in welchem Rahmen Sie deren Daten speichern und verarbeiten dürfen.

ERP Software ermöglicht Ihnen, Einwilligungen z. B. von einem Webformular direkt in Ihr CRM zu übernehmen und zu dokumentieren. 

Sie dürfen nur so wenig Daten wie möglich bzw. so viele wie nötig speichern (Datenminimierung).

In ERP Systemen gibt es keine redundante Datenerfassung. Prozesse werden durchgängig abgebildet. Das bedeutet, dass Sie nur die notwendigen Daten Ihrer Kontakte speichern und das auch nur an einer Stelle.

Sie müssen in der Lage sein, einem Kontakt seine Daten komplett herauszugeben (Übertragbarkeit) oder alles, was ihn betrifft, aus Ihren Systemen zu löschen (Recht auf Vergessenwerden).

In einer ERP Software können Sie alle Daten, die mit einem Kontakt verknüpft sind, mit einer einfachen Filtersuche abfragen, extrahieren oder löschen. 

Sie müssen die Vertraulichkeit personenbezogener Daten gewährleisten.

Zugriffsbeschränkungen und Benutzerrollen sorgen dafür, dass nur die befugten Mitarbeiter personenbezogene Daten einsehen und verarbeiten können.

Was fällt unter die „personenbezogenen Daten“?

Personenbezogene Daten (im Folgenden nur: Daten) lassen sich direkt oder indirekt einer Person zuordnen. Dazu gehören zum Beispiel Name, Anschrift, Telefonnummer, IP-Adresse, Cookies, Standortdaten, KFZ-Kennzeichen und biometrische Daten aus Überwachungskameras.

Besonders sensible Daten über Gesundheit, Bonität, Strafregister usw. sowie die Daten von Kindern unterliegen einem besonderen Schutz.

Lesen Sie weitere interessante Fakten zu diesem Thema in: 

Wie eine integrierte Unternehmenssoftware die DSGVO-Einhaltung unterstützt

Was ist neu an der Datenschutz-Grundverordnung?

Fazit

Mit Enterprise Resource Planning, kurz ERP, arbeiten Unternehmen effektiver und effizienter. ERP Lösungen können dank mehrerer Module die Abläufe durchgängig digitalisieren und transparent abbilden. Das erstreckt sich vom CRM für Marketing und Vertrieb über Projekte und Warenwirtschaft bis hin zu Faktura und Finanzbuchhaltung. Dank einheitlicher Datenhaltung werden Daten nicht mehr doppelt erfasst und Informationen sind dort verfügbar, wo sie benötigt werden.

Mit ERP Systemen haben Manager den vollen Überblick über ihr Unternehmen. Wird das ERP zusätzlich in der Cloud gehostet, stehen Auswertungen in Echtzeit zur Verfügung. Das gefürchtete Planning Gap gehört der Vergangenheit an.

ERP-System im Unternehmen einführen

Die Einführung eines ERP-Systems ins Unternehmen stellt ein komplexes Projekt dar. Viele Herausforderungen müssen gemeistert werden. Eine genaue Vorbereitung und Planung hilft.

Vorbereitungsphase

Vor der Einführung einer ERP-Software werden im Idealfall folgende Vorbereitungen getroffen:

Roadmap erstellen

Die grobe Planung der ERP-Einführung sollte von Anfang an in einer Roadmap festgehalten werden. Nach Projektfortschritt kann diese Planung sukzessive verfeinert werden, sobald neue Erkenntnisse auf dem Tisch liegen.

Analyse der bestehenden IT-Landschaft

In den meisten Unternehmen sind bereits Anwendungen im Einsatz, die einen Teilbereich von ERP abdecken. Dazu gehören z. B. CRM-Systeme, Projektmanagement-Software, Lösungen für Warenwirtschaft und Logistik, Beschaffung, Personalwirtschaft und Finanzbuchhaltung. Viele IT-Umgebungen sind historisch gewachsen und entsprechend zerklüftet. Es sind separate Datensilos entstanden, deren Daten teilweise inkonsistent sind. Andererseits sind einige Anwendungen möglicherweise fest mit den unternehmenseigenen Prozessen verdrahtet.

Die Stärke einer ERP-Lösung besteht darin, die künstliche Trennung zwischen Unternehmensbereichen aufzuheben und Daten konsistent quer durch das Unternehmen verfügbar zu machen. Daher stellt sich die Frage: Welche der alten Lösungen sollten abgelöst, welche beibehalten werden? Wenn die neue ERP-Software in eine gewachsene IT-Umgebung integriert werden soll, sind Schnittstellen wichtig, die eine solche Integration erlauben.

Bedarfsanalyse / Anforderungen

An welche Stellen besteht Verbesserungsbedarf für die bestehenden Prozesse? Welche Ressourcen werden nicht optimal genutzt? Was möchte das Unternehmen mit der Einführung eines ERP-Systems erreichen? Welche Stärken und Schwächen hat es? Welche Prozesse sollen mit der neuen ERP-Lösung abgebildet werden? Diese Fragen stehen am Anfang einer Anforderungsanalyse.

Die Anforderungen sind so vielfältig wie Unternehmen und ihre Kulturen. Mögliche Zielsetzungen wären z. B. den Vertriebsprozess zu straffen, das Dokumentenmanagement revisionssicher zu machen, die Bestellabwicklung zu rationalisieren oder ein gestiegenes Buchungsvolumen ohne Neueinstellungen zu bewältigen.

Analyse der eigenen Geschäftsprozesse

Eine Stärken/Schwächen-Analyse (SWOT-Analyse) Ihres Unternehmens liefert wertvolle Erkenntnisse. Vielleicht ist Ihr Vertrieb äußerst leistungsfähig, aber die interne Abwicklung hinkt hinterher. Oder bei der Rechnungstellung werden immer mal wieder Positionen vergessen. Oder die Erstellung von Angeboten dauert übermäßig lange. Oder es werden Compliance-Regeln nicht richtig eingehalten. Die Liste ließe sich fortsetzen.

Wenn Prozesse im Unternehmen dokumentiert werden, fällt auf, wo Optimierungsbedarf ist. So wird z. B. Arbeit umständlich oder doppelt erledigt oder das Vier-Augen-Prinzip wird in der Rechnungsbearbeitung nicht eingehalten. Eine neue ERP-Lösung bietet die Chance, solche Schwächen zu beheben.

Buy-in der Mitarbeiter

Die Mitarbeiter sollten möglichst früh in den Change-Prozess eingebunden werden. Sie sind es, die am besten über ihre Prozesse und Ressourcen Bescheid wissen und die letztlich mit der neuen Software arbeiten müssen. Es ist wichtig, in der Belegschaft Fürsprecher und Multiplikatoren zu finden, da manche Mitarbeiter konservativ sind und Änderungen nicht gerne sehen.

Argumente gibt es genug: ERP-Systeme sparen überflüssige Schritte ein, automatisieren stupide Routinearbeiten und eliminieren Fehlerquellen. Sie verbessern die Tranparenz und den Informationsfluss. Die Mitarbeiter bekommen mehr Erfolgserlebnisse, langweilen sich weniger und müssen nicht so viele Überstunden machen. Das alles wirkt motivierend und bessert das Arbeitsklima.

Marktanalyse der Anbieter

Sobald die Marschrichtung klar ist, kann der Markt evaluiert werden. Es gibt Branchenlösungen und Standard-Software, die an viele Unternehmensumgebungen angepasst werden kann. ERP-Systeme sind häufig modular aufgebaut. Anwendungen für Projektmanagement, Abrechnung, Finanzbuchhaltung, Warenwirtschaft und Personalwirtschaft werden einzeln oder als Komplettlösung (Suite) angeboten.

Basierend auf den Anforderungen werden die ERP-Systeme z. B. auf folgende Fragen untersucht:

  • Werden die von uns benötigten Funktionen angeboten?
  • Lässt sich die Software an unsere Prozesse anpassen?
  • Müssen wir eventuell Prozesse an die Software anpassen?
  • Bietet sie die notwendigen Schnittstellen, um in unsere IT integriert zu werden?
  • Welche Kosten entstehen für Lizenzen, IT-Hardware, Administration und Rechenkapazitäten?
  • Wie flexibel, skalierbar und erweiterbar ist die Lösung?

Entscheidung über Cloud- oder On-Premise-Lösung

Cloud-gestützte Systeme haben den Vorteil, dass keine hohen Investitionskosten für Server und Administration entstehen. Die Anwendungen werden als „Software as a service“ (SaaS) gemietet und vom Anbieter ständig aktualisiert. Sie sind beliebig skalierbar und können durch die Buchung von Lizenzen pro Mitarbeiter und Monat flexibel an den Unternehmensbedarf angepasst werden. Darüber hinaus unterstützen sie die standortunabhängige Online-Zusammenarbeit.

Bei Lösungen aus der Cloud sollte darauf geachtet werden, dass die Datenhaltung und –verarbeitung in Deutschland angesiedelt ist. Damit unterliegen die Unternehmensdaten dem deutschen Datenschutzrecht.

On-Premise-Lösungen müssen angeschafft, im Unternehmen gehostet und administriert werden. Dadurch sind die Anlaufkosten höher und die Skalierbarkeit und Flexibilität ist geringer als bei SaaS-Lösungen.

Branchensoftware oder Standardsoftware

Manche Software-Anbieter haben sich auf bestimmte Branchen spezialisiert, etwa auf Lohnfertigung, Versandhandel, Metallverarbeitende Industrie oder die Finanzbranche.

Andere bieten eine Standardsoftware an, die hoch konfigurierbar ist und sich an unterschiedliche Branchen und Unternehmensgrößen anpassen lässt.

Einige Lösungen, z. B. Scopevisio, ermöglichen es, die ERP-Software nach den Anforderungen von Unternehmen und Benutzern zu konfigurieren und diese Konfigurationen zu speichern, um sie blitzschnell unternehmensweit auf andere Arbeitsplätze zu übertragen.

Unter all diesen Angeboten gilt es, eine Vorentscheidung für die besten Kandidaten zu treffen – unter enger Einbeziehung der Mitarbeiter.

Entscheidung für eine bestimmte Software

Nun ist der Zeitpunkt da, Testversionen der in Frage kommenden Software-Lösungen zu installieren, um ihre Eignung zu untersuchen. Am besten ist es, die Anwendungen zunächst in einer Testumgebung mit Testdaten auszuführen. Die Mitarbeiter sollten ausprobieren können, wie sie mit der Software zurechtkommen. Die Ergonomie und Benutzerfreundlichkeit spielen hier eine wichtige Rolle.

An diesem Punkt ist es oft sinnvoll, den Service und Support des Software-Anbieters gleich mit zu testen. Werden Schulungen angeboten? Werden alle Fragen beantwortet? Gibt es eine Präsentation oder eventuell eine Einführung vor Ort?

In dieser Phase zeigt sich auch, ob und wo man die Software an Prozesse oder die Prozesse an die Software anpassen muss.

Am Ende dieses Schrittes steht die Entscheidung für eine bestimmte ERP-Lösung und letztlich der Vertragsabschluss und Kauf der Software.

Implementierungsphase

Zunächst wird das neue System eine Zeitlang parallel zum alten betrieben, bis es schließlich in der Produktion eingesetzt wird.

Datenmigration

Oft hilft das Service-Personal des Anbieters, die Daten von dem alten auf das neue System zu übertragen. In der Regel müssen die Datenstrukturen etwas angepasst werden. Es können Daten von allen Systemteilen übernommen werden: Produkte, Abrechnungsdaten, Buchhaltungsdaten, Kontaktdaten usw.

Anpassung der Software

Um die neue Software an die eigenen Prozesse und Bedürfnisse optimal anzupassen, ist wieder die Hilfe der eigenen Mitarbeiter notwendig. Die Menüs und Funktionen lassen sich sehr individuell zuschneiden. So sieht eine Buchhalterin eine völlig andere Bedienoberfläche als ein Vertriebsmitarbeiter und ein Dienstleistungsbetrieb andere Funktionen als ein Industriebetrieb, obwohl alle mit derselben Software arbeiten.

Anpassung der eigenen Prozesse

Wenn sich ein Prozess nicht mit der ERP-Software abbilden lässt, muss er „passend gemacht“ werden. Manchmal geht es nur darum, umständliche Zwischenschritte abzuschaffen, fehlende Schritte einzuführen oder Schritte besser voneinander abzugrenzen. Manche Software-Lösungen enthalten Workflows, die sich an Best Practices orientieren und möglicherweise eine bessere Lösung bieten, als die im Unternehmen tradierten Vorgehensweisen.

Mitarbeiterschulung

Unternehmenssoftware kann komplex sein. Trainings und Webinare sind notwendig, damit die Mitarbeiter die Umstellung akzeptieren und sich weiterhin auf ihren Arbeitsplätzen kompetent und vollwertig fühlen. Die Mitarbeiter sollten für ihre Trainings und die Umgewöhnung auf das neue System Zeit bekommen.

Auch die Administratoren müssen neues Wissen erwerben, etwa um Benutzer und Berechtigungen in der neuen Software richtig einzurichten.

Scopevisio-Anwender beim Circle Training

Roll-out

Wenn alle Systeme laufen, alle Daten migriert wurden, alle Tests zur Zufriedenheit abgelaufen sind und alle Mitarbeiter wissen, was sie zu tun haben, ist der Zeitpunkt gekommen, das neue System in Produktion zu übernehmen. Eventuelle Störungen zeigen sich meist relativ kurze Zeit nach der Umstellung. Um schnell reagieren zu können, sollte das Roll-out nicht am Freitagabend stattfinden.

Modulare Lösungen können auch in mehreren Teilschritten eingeführt werden, um die Umstellung möglichst reibungslos zu bewerkstelligen.

Evaluation

Sobald das neue ERP-System produktiv ist, sollte es auf Grundlage der zuvor formulierten Erwartungen evaluiert werden. Welche Verbesserungen werden erreicht? Welche werden nicht erreicht und warum? Welche Funktionalitäten der neuen Software werden nicht oder nicht richtig genutzt? Welche Probleme haben die Mitarbeiter? Gibt es noch einfachere Wege, um einen Vorgang zu bearbeiten? Sind weitere Schulungen notwendig? Ist es sinnvoll, das System um weitere Module zu erweitern, die eventuell ältere Komponenten der IT-Landschaft ablösen? Diese Fragen können Bestandteil einer Evaluation sein.

Sammeln und Umsetzen von „Lessons learnt“

Gerade zu Anfang wird an einem neuen System noch viel „gebastelt“. Es ist sinnvoll, Erfahrungswerte zu sammeln und Verbesserungsvorschläge nach einem strukturierten Prozess zu bewerten und umzusetzen. Die „Lessons Learnt“-Sitzung dient nicht nur der laufenden Verbesserung in diesem Projekt, sondern kann auch die Vorbereitung zukünftiger, ähnlicher Projekte erleichtern.

Power BI plus ERP – Auswertungen nach Maß

Was ist BI?

Power BI steht für „Business Intelligence“, wobei „Intelligence“ im Sinne von „Verständnis“ oder „Erkenntnis“ gemeint ist.

BI ist also eine Kurzformel für datengestützte Analysen und Erkenntnisse, die Ihnen helfen, Ihr Unternehmen besser zu verstehen. Vielfach werden solche Auswertungen heute noch in Excel-Tabellen erstellt. Bis vor kurzem war das auch ausreichend, weil die Daten im Unternehmen in vielen, isolierten Anwendungen vorlagen. Die Auswertungen waren nicht sonderlich komplex und endeten an den Abteilungsgrenzen.

ERP-Software als Datenquelle für Auswertungen

Spätestens seit es ERP-Software gibt, sind Excel-Berichte nicht mehr zeitgemäß. ERP-Software führt Daten aus dem gesamten Unternehmen zusammen, strukturiert sie und vernetzt sie. Dadurch wachsen sowohl die Menge als auch die Qualität und Zugänglichkeit der Daten.

Erst durch BI werden Daten zu einem wichtigen Unternehmens-Asset – dem viel beschworenen „Gold des 21. Jahrhunderts“. ERP-Anwendungen können Berichte zu fast allen Fragen und Buiness Units generieren.

Scopevisio als führendes ERP-System

Scopevisio ist eine durchgängig integrierte Unternehmenssoftware, die beispielsweise integrierte Finanz-, Management-, Marketing- und Vertriebsberichte liefert.

Dazu kommt die Möglichkeit, Berichte nach den eigenen Vorstellungen zusammenzustellen oder Scopevisio als Datenquelle zu nutzen. Datenquellen sind ein mächtiges und sehr praktisches Verfahren, um aus verlässlichen ERP-Daten Excel-Auswertungen zu bauen. Allerdings, wie eingangs schon gesagt: Das behagt nicht jedem. Denn mit zunehmender Komplexität stößt Excel an seine Grenzen.

Mehrwert der Integration von ERP und BI

Mit der neuen Qualität, Menge und Bedeutung der Unternehmensdaten haben spezialisierte Software-Lösungen das Feld der Business-Analysen erobert. Business Intelligence- oder kurz BI-Anwendungen erstellen und visualisieren Analysen und Berichte. Diese liefern Ihnen leicht verständliche Diagramme und wertvollen Input für Ihre Untermehmenssteuerung.

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Scopevisio ERP und Microsoft Power BI

Damit das funktioniert, müssen BI- und ERP-Systeme nahtlos miteinander integriert sein. Diesen Schritt geht nun Scopevisio gemeinsam mit Microsoft: Eine von unserem Partner Agindo programmierte Schnittstelle, der Power BI Connector, hat die Fähigkeit, Daten aus Scopevisio auszulesen und in Echtzeit zu visualisieren.

Vorhandene Excel-Auswertungen abbilden

Controller haben häufig viel Arbeit in komplexe und aussagekräftige Excel-Auswertungen investiert. Diese müssen Sie nun nicht gleich wegwerfen. Sie können sie auch weiterverwenden. Wir haben die Möglichkeit, Ihre Excel-Berichte auf Power BI abzubilden, denn das Datenmodell von Excel ist nicht sehr kompliziert und lässt sich relativ einfach übertragen.

In der Zukunft können Sie dann zunehmend mit dem komfortableren und professionelleren Power BI Tool arbeiten.

Bessere Berichte, weniger manueller Aufwand

Mit weniger Aufwand erhalten Anwender mit dem Power BI Connector bessere Berichte. Attraktive Diagramme verdeutlichen die Knackpunkte in Ihren Daten und erleichtern das Verständnis. Es sind weniger Anpassungen als früher vonnöten, um individuelle Auswertungen zu generieren.

ERP Auswertungen

Vier Standardberichte für den Anfang

Die Integration von Scopevisio ERP und Microsoft Power BI geht mit vier vordefinierten Berichten an den Start. Diese gehören zu den am häufigsten benötigten Business-Analysen. Es handelt sich um

Über klickbare Links können Scopevisio-Anwender aus den Berichten zu den weiterführenden Informationen im ERP navigieren. Das bedeutet: Die Kommunikation zwischen Microsoft Power BI und Scopevisio ERP funktioniert in beide Richtungen. Und, wie bei Cloud Software üblich: in Echtzeit.

Eigene Berichte aus dem Berichtsdesigner

Im Laufe der Zeit werden weitere Auswertungen als vordefinierte Berichte hinzugefügt. Dessen ungeachtet können Anwender individuelle Analysen aus dem Berichtsdesigner ziehen.

Der Berichtsdesigner Power BI Desktop erlaubt Ihnen, Ihre eigenen, individuellen Auswertungen über alle Daten aus dem Scopevisio ERP zu erstellen. Die komfortable Benutzeroberfläche von Microsoft macht es Ihnen einfach, die Rendite aus dem Gold des 21. Jahrhunderts zu ziehen: Mehr Business Intelligence für schnelle und zielgerichtete Unternehmenssteuerung, und damit auch mehr Wettbewerbsfähigkeit.

 

Dorothea Heymann-Reder

Dorothea Heymann-Reder

Dorothea Heymann-Reder schreibt Blog-Beiträge, Ratgeberartikel und Whitepaper. Ihre Fachartikel behandeln kaufmännische und betriebswirtschaftliche Themen sowie das ganze Spektrum der Digitalisierung.

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