Meist gestalten sich Rechnungsfreigaben in Unternehmen sehr mühsam. Aus der Rechnung geht nicht direkt hervor, wer der zuständige Ansprechpartner im Unternehmen ist. Hat man es in Erfahrung gebracht, ist der- oder diejenige vielleicht gerade im Urlaub oder krankheitsbedingt abwesend. Schließlich bekommt man die Freigabe per E-Mail, dem Messenger oder auf sonstigem Wege. Der Prozess ist dabei weder schnell noch transparent.
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Der Prozess der Rechnungsfreigabe kann digital erheblich beschleunigt werden. Besser ist es, sich Freigaben direkt digital am Dokument einzuholen. Diese Informationen sind mit dem Dokument untrennbar verbunden, so dass Sie nur noch an einer Stelle nachsehen müssen, wer was wann dazu entschieden hat.
Der Ratgeber liefert Ihnen Wissenswertes zur digitalen Rechnungsfreigabe und zeigt Hinweise auf, wie Sie die Rechnungsverarbeitung in Ihrem Unternehmen beschleunigen können.
Was versteht man unter der Rechnungsfreigabe?
Die Rechnungsfreigabe ist ein wichtiger Prozess in Unternehmen und dient zur Vorbereitung der Finanzbuchhaltung. Bevor eine Rechnung bezahlt wird, muss einen Prüf- und Freigabeprozess erfolgreich durchlaufen werden. Dabei werden eingehende Rechnungen auf Vollständigkeit und Richtigkeit geprüft und anschließend von den verantwortlichen Personen zur Zahlung freigegeben.
Die Freigabe-Prozesse sind in Unternehmen individuell festgelegt und können sich auch von Abteilung zu Abteilung unterscheiden. In der Regel gibt es ein internes Kontrollsystem, bei dieser eine Rechnung verschiedene Freigabestufen durchlaufen muss, ehe sie zur Zahlung angewiesen werden kann.
Eine organisierte und ordentlich geführte Rechnungsfreigabe trägt dazu bei, dass ein Unternehmen einen sicheren Überblick über die Ausgaben verfügt und eine ordnungsgemäße Buchführung gewährleistet.
Bei einer digitalen Rechnungsfreigabe werden die Freigabeprozesse digital abgewickelt. Mit Hilfe einer Software können die Prozesse rund um die Eingangsrechnungsverarbeitung digitalisiert werden. Dabei wird die Rechnung den verantwortlichen Personen digital zur Freigabe vorgelegt. Zudem werden alle Prüf- und Freigabeschritte digital am Rechnungsbeleg hinterlegt.
Was sind die Vorteile der digitalen Rechnungsfreigabe?
Die digitale Rechnungsfreigabe bietet einige Vorteile:
1) Die Arbeit wird effizienter
Mit einer digitalen Rechnungsfreigabe sparen Sie Zeit ein: Die Rechnung kann von den Kontroll-Organen wesentlich schneller freigegeben werden. Nicht selten sitzen die verantwortlichen Personen an verschiedenen Standorten oder im Home-Office.
Mit der digitalen Freigabe spart man sich den zeitlichen Aufwand, die physische Rechnung von einem Ort zum nächsten zu bringen.
2) Sie sparen Kosten ein
Je schneller eine Rechnung freigegeben wird, desto mehr Einspar-Potentiale ergeben sich dadurch auf der Kosten-Seite.
Skonti
In der Regel gewähren Lieferanten und Dienstleistung einen Rabatt, wenn Rechnungen zeitnah bezahlt werden. Erfolgt die vollständige Rechnungsfreigabe fristgerecht, kann die Rechnung in der Buchhaltung zeitnah zur Zahlung angewiesen werden. So lassen sich Skonti auch leichter realisieren.
Mahngebühren
Wenn der Freigabeprozess digital erfolgt, kann die Rechnung schneller gebucht und innerhalb der Zahlungsfrist angewiesen werden. Je höher das Aufkommen von Eingangsrechnungen, desto größer auch das Einsparpotential an Mahngebühren, weil Sie Rechnungen zeitnah bezahlen.
3) Sie gewinnen an Transparenz
Mit dem Einsatz von Software lässt sich der Rechnungseingangsprozess digital optimieren.
Die einzelnen Teilschritte gestalten sich wie folgt:
- Zunächst geht die Rechnung digital ins System ein. Mit Hilfe einer Volltexterknnung (OCR-Technik) werden Informationen auf der Rechnung ausgelesen und identifiziert. Hierdurch wird der erste Schritt der Rechnungsprüfung erheblich vereinfacht.
- Über vorher festgelegte Regel-Prozesse wird die digitale Rechnung automatisch den verantwortlichen Beteiligten zur Freigabe vorgelegt. Mit einem Klick wird die Rechnung bestätigt oder abgelehnt.
- Bei erfolgter Freigabe geht die Rechnung an die nächste Kontroll-Instanz über. Die verantwortliche Person wird darüber per E-Mail informiert.
Der Freigabeprozess ist für alle Berechtigten (z.B. Buchhaltung) im digitalen Rechnungseingangsbuch einzusehen. So kann jederzeit bewertet werden, bei wem die Rechnung gerade liegt und wie weit der Freigabeprozess fortgeschritten ist.
Digitaler Prüf- und Freigabeprozess einer Eingangsrechnung – am Beispiel von Scopevisio.
Der Vorteil ist, dass alle Informationen untrennbar mit dem Dokument untrennbar verbunden sind. Jeder Arbeitsschritt ist am Beleg dokumentiert: Von der Rechnungsprüfung über die Freigabe bis hin zum letzten Schritt der Archivierung.
Meist bieten Anbieter von Rechnungssoftware die Möglichkeit, die Rechnungen im Anschluss digital aufzubewahren. So ist zudem gewährleistet, dass Sie alle Rechnungen bei Bedarf direkt wiederfinden und Sie die gesetzlichen Anforderungen einhalten.
Best Practice
Wie die Julius Tönebön Stiftung mit einer Software für den digitalen Rechnungseingang Ihren Freigabeprozess um 50% verkürzt hat.
Die Julius Tönebön Stiftung ist eine gemeinnützige Stiftung im Bereich der Altenpflege. Über 25 Jahre wurden Eingangsrechnungen dort analog verarbeitet. Das hatte zahlreiche Botenfahrten zur Folge, denn die Rechnungen mussten auf die unterschiedlichen Standorte verteilt werden.
Mit dem Einsatz von Scopevisio hat die Julius Tönebön Stiftung ihre Prozesse um den Rechnungseingang digital umgestellt: Alle Arbeitsschritte wurden mit regelbasierten Prüf-und Freigabeprozessen in einem digitalen Rechnungsworkflow abgebildet. Alle Rechnungsfreigaben erfolgen digital über das System. Von der sachlichen Freigabe durch die Einrichtungsleitung bis hin zur Zahlungsfreigabe durch den Vorstand oder die Verwaltungsleiterin.
Weitere Details finden Sie im Referenzkundenbericht der Tönebön Stiftung.
Fazit
Analoge Freigabeprozesse bei Rechnungen sind oft sehr mühsam und zeitaufwändig. Mit einer Software zur digitalen Rechnungsverarbeitung sind Unternehmen in der Lage, die Prüf- und Freigabeprozesse von Rechnungen zu beschleunigen. Rechnungen können schneller freigegeben werden, unabhängig vom Standort der beteiligten Personen. Dadurch lassen sich Kosten einsparen und Arbeitsprozesse effizienter gestalten.
