Die Rechnungsverarbeitung erfordert beim analogen Prozess eine Vielzahl an Schritten. Bei der digitalen Rechnungsverarbeitung wird der Prozess dagegen erheblich verkürzt. Hier übernimmt die Software viele Aufgaben wie zum Beispiel die Datenextraktion und automatische Weiterleitung an die zuständigen Rechnungsprüfer.
Mehr Entlastung durch Software
Wer dagegen eine Software nutzt, lässt einen Großteil der Aufgaben vom System erledigen. Mit Buchhaltungsprogrammen lassen sich zugehörigen Aufgaben weitestgehend automatisieren. Dadurch gelingt die vorbereitende Buchführung schneller und einfacher. Hier ein paar Beispiele:
Eingangsrechnungen: Statt Belege in Papierform zu sammeln, werden diese eingescannt und in der Software abgelegt. Unternehmen, die ihre Rechnungen digitalisieren setzen der Zettelwirtschaft ein Ende. Denn Papierbelege können vernichtet werden, wenn das sogenannte ersetzende Scannen beachtet wird.
Mitarbeitende können die digitalisierten Rechnungen und die extrahierten Rechnungsdaten nach vielfältigen Aspekten (z.B. Datum) filtern. Das erspart jede Menge Zeit.
Auch das händische Vorkontieren entfällt: Im Rechnungseingangsbuch der Scopevisio werden zum Beispiel Rechnungsdaten automatisch ausgelesen und Rechnungen auf dieser Basis vom System vorkontiert.
Ausgangsrechnungen/Mahnungen: Rechnungen und Mahnungen werden in der Software erstellt. Wenn die Software über eine API an die Bankkonten angebunden ist, können Zahlungseingänge mit offenen Posten abgeglichen und Belege automatisch den Kontobewegungen zugeordnet werden.
Reisekostenabrechnung: Wird diese von der Software unterstützt, können Mitarbeitende Reisekosten selbst digital erfassen und Belege hinterlegen – praktischerweise per App. So sind alle relevanten Belege für Spesen und andere Ausgaben an einem Ort gespeichert und für die die Zuständigen nachvollziehbar.
Liegen alle Daten digital vor, erleichtert das auch die Zusammenarbeit mit dem Steuerberater:
Statt Ordner oder Kartons zur Steuerkanzlei zu schleppen, werden nur noch Daten transferiert. Idealerweise kann der Steuerberater auf Ihre Software zugreifen und sich die relevanten Daten und Dokumente selbst abholen. Die Alternative dazu: der Export von Daten und der Transfer über eine DATEV-Schnittstelle an Ihren Steuerberater.
Tipp: Achten Sie darauf, welche DATEV-Schnittstelle Ihre Softwarehersteller anbietet. Oft wird nur ein einfacher Export aus Ihrer Software und ein Import in DATEV unterstützt. Dabei sind die Buchhaltungsdaten aber nicht mit den Belegen verknüpft. Diese Verknüpfung muss dann erneut von der Steuerkanzlei hergestellt werden. Dieses Problem umgehen Sie mit einer DATEV-Schnittstelle, die als „Rechnungsdatenservice 1.0“ gekennzeichnet ist. In diesem Fall werden Buchungsdaten inklusive Belegbild übertragen.
Die fünf wichtigsten Vorteile softwaregestützter vorbereitender Buchhaltung
- Zeit sparen durch automatisierte Prozesse
- Einfacher den Überblick über alle Belege behalten
- Fehler vermeiden dank regelbasierter Abläufe
- Kosten senken für externe Dienstleister
- Reibungslose Zusammenarbeit mit der Steuerkanzlei
Fazit
Die vorbereitende Buchhaltung leistet wichtige Vorarbeit für die Verbuchung der laufenden Geschäftsvorfälle. Wer zur doppelten Buchhaltung verpflichtet ist, sollte deren Vorbereitung sorgfältig durchführen.
Die vorbereitende Buchhaltung beinhaltet jedoch zahlreiche repetitive, manuelle Aufgaben, die sich teilweise automatisieren lassen. Sie ist deshalb für die Digitalisierung prädestiniert.
Mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware erfassen KMU ihre Belege einfach und sicher. Sie können die Verarbeitung von Eingangs- und Ausgangsrechnungen weitgehend automatisieren. Dabei behalten Sie jederzeit die Kontrolle über alle Belege.
Am einfachsten gelingt die vorbereitende Buchhaltung mit einer GoBD-zertifizierten Buchhaltungssoftware. Dann ist es allerdings auch nur noch ein kleiner Schritt, die komplette Buchhaltung gleich selbst zu erledigen.
