Referenzkunden

Referenzstory

Julius Tönebön Stiftung

Mehr Effizienz in der Rechnungsverarbeitung

Herausforderung

  • Botenfahrten zu den verschiedenen Standorten
  • Manuelle Bearbeitung des Rechnungseingangs
  • Verlust von Rechnungen und lange Verweildauer in den Ablagen

Herausforderung

Ob ambulante Pflege, Tagespflege oder vollstationäre Pflege: Die gemeinnützige Julius Tönebön Stiftung bietet im Bereich der Altenpflege ein vielseitiges Angebot für Hameln und die Region.

In der Verwaltung nutzt die Stiftung seit fast 25 Jahren die Software der E+S für das Rechnungswesen, allerdings lief die Eingangsrechnungsbearbeitung noch analog. Dies hatte zur Folge, dass zeitaufwändige Botenfahrten nötig waren, um die Eingangsrechnungen, die sowohl in der Verwaltung als auch an den verschiedenen Standorten eingingen, zu den zuständigen Personen zu bringen. Auf den Wegen von A nach B und wieder zurück kam es vor, dass Rechnungen verloren gingen. Manche blieben auch beim Bearbeiter liegen, was zu zeitlichen Verzögerungen führte. Nicht zuletzt platzte auch das Archiv aus allen Nähten – Zeit also, das Thema Digitalisierung anzugehen.

Lösung

  • Digitaler Rechnungseingangsworkflow
  • Berechtigungskonzept für 28 Mitarbeitende
  • Effizienzgewinn

Lösung

Die Entscheidung für Scopevisio fiel unter anderem wegen der Schnittstelle zu E+S, aber auch wegen der weiteren Perspektiven, welche die Finanzbuchhaltung von Scopevisio eröffnet.

Mit Hilfe von Scopevisio wurde der Rechnungseingangsworkflow digital abgebildet. Die sachliche Freigabe durch die Einrichtungs- und Bereichsleitungen findet nun digital im System statt, ebenso die Zahlungsfreigabe durch den Vorstand oder die Verwaltungsleiterin. Basis dafür war ein Freigabe- und Berechtigungskonzept für insgesamt 28 Mitarbeitende, das in Scopevisio umgesetzt wurde. Die Rechnungslaufzeiten können dadurch erheblich beschleunigt werden.

Wir sparen die Botenfahrten ein und haben nun einen schnelleren Prozess von Rechnungseingang bis zur -freigabe.

Silvia Ebbighausen

Prokuristin und Verwaltungsleiterin Julius Tönebön Stiftung

Silvia Ebbighausen

Julius Tönebön Stiftung

„Der Prozess von Rechnungseingang bis zur Freigabe läuft schätzungsweise 50 Prozent schneller ab als zuvor.“

Silvia Ebbighausen

Prokuristin und Verwaltungsleiterin

Nutzen

Die Kollegen zeichnen die digitalen Rechnungen wesentlich schneller ab als zuvor die Papierrechnungen.

Silvia Ebbighausen

Prokuristin und Verwaltungsleiterin Julius Tönebön Stiftung

Nutzen

Digitaler Rechnungseingang

Momentan gehen bei Tönebön noch viele Rechnungen auf Papier ein, die dann eingescannt ins System gelangen. In Kürze werden jedoch die Lieferanten angeschrieben und um digitale Rechnungen an eine vorgegebene E-Mail-Adresse gebeten. So landen die Eingangsrechnungen direkt in Scopevisio, was noch einmal eine weitere Zeitersparnis bringt.

Differenziertes Berechtigungskonzept

Einrichtungs- und Bereichsleitungen (z.B. Pflege, Küche, Hauswirtschaft, Haustechnik) geben Rechnungen für ihren Bereich sachlich frei, die Einrichtungsleitung kann sämtliche Freigaben erteilen. Nur die Verwaltungsleitung und der Vorstand sind zur Zahlungsfreigabe berechtigt. Zuständige Personen werden automatisch per Mail informiert und erhalten einen Hinweis auf anstehende Prüfungen oder Freigaben.

Mehr Transparenz für alle

Die Zuständigen können auch noch im Nachgang selbstständig auf Rechnungen zugreifen und müssen nicht erst Kollegen fragen, die ihnen umständlich Papierrechnungen aus Ordnern heraussuchen.

Perspektiven für die Buchhaltung

Auch in der Buchhaltung ergeben sich Effizienzgewinne. Von Standards wie der Erkennung der Kreditoren profitiert die Tönebön-Mitarbeiterin in der Buchhaltung schon jetzt. Weitere Regeln ermöglichen es künftig, dass auch Sachkonto, Kostenstelle und weitere Daten im entsprechenden Formular vorausgefüllt sind. Dank Schnittstelle zu E+S kann die vorbereitete Buchung dann automatisiert an das E+S Rechnungswesen übergeben werden.

Digitalisierung Schritt für Schritt

„Innovationsprojekte sind bei einem kleinen Verwaltungsteam und einem dicht gepackten Tagesgeschäft immer eine Herausforderung“, erklärt die Prokuristin. Trotzdem sieht sie großes Potenzial darin, noch weitere Bereiche anzugehen, etwa die digitale Personalakte oder die digitale Bewohnerakte. „Das Rechnungseingangsbuch war ein erster Schritt. Aber natürlich haben wir noch viel mehr Ideen für die Zukunft“, so Ebbighausen.

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Julius Tönebön Stiftung

Über die Julius Tönebön Stiftung

Die gemeinnützige Julius Tönebön Stiftung mit Sitz in Hameln bietet ein hochwertiges und breitgefächertes Angebot im Bereich der Altenpflege. Dazu zählen unter anderem zwei Häuser für die Tagespflege, vier für Betreutes Wohnen und zwei für die vollstationäre Pflege. Darüber hinaus ist die Stiftung auch Dienstleister im Bereich der ambulanten Pflege. Mit dem „Tönebön Gala Menü“ bietet die Stiftung eine gehobene Variante des bekannten „Essens auf Rädern“.

Bundesweite Aufmerksamkeit erzielte die Stiftung mit ihrer Einrichtung „Tönebön am See“, die in sechs Häusern 76 Plätze für an Demenz erkrankte Personen bietet.

Die Stiftung fühlt sich dem solidarischen Gedanken ihres Gründers Julius Tönebön verpflichtet, der als vermögender Ziegeleifabrikant sein gesamtes Vermögen 1940 in die Stiftung einbrachte.

Dank der langjährigen Erfahrung in der Altenpflege und des hohen Qualitätsanspruchs genießt die Tönebön Stiftung in Hameln und der Region einen hervorragenden Ruf.

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