Aufgabenmanagement ist gerade bei Selbstständigen ein wichtiges Thema. Dorothea Heymann-Reder, Texterin und Content-Spezialistin aus Bonn, organisiert ihre Aufgaben am liebsten mit Scopevisio.
„Meine Lieblingsfunktion in Scopevisio sind Aufgaben. Mit den Aufgaben von Scopevisio arbeite ich ständig. Zunächst, weil sie so schnell angelegt sind. Die meisten Aufgaben erhalte ich in Form von E-Mails. In Outlook habe ich mir einen QuickStep angelegt, ein kleines Makro, das mit einem einzigen Klick aus einer E-Mail eine Aufgabe in Scopevisio macht – indem es die Mail mit dem Vermerk [Aufgabe] an meine persönliche E-Mail-Adresse sendet. Gleichzeitig wird die E-Mail dem Kontakt in Scopevisio zugeordnet, der sie gesendet hat. Denn das ist meistens der Auftraggeber.
Seit Längerem geht das noch einfacher: Der Outlook Connector kann ebenfalls aus einer Outlook-E-Mail eine Aufgabe in Scopevisio machen, einschließlich Zuordnung zu Kunde und Projekt.
Aufgaben delegieren
Außerdem kann ich einen Verantwortlichen einstellen, falls ich die Aufgabe delegieren möchte (ich selbst bin als Standardverantwortliche voreingestellt).
Ich kann einen Status (Anstehend, in Bearbeitung, Erledigt) sowie eine Priorität und ein Fälligkeitsdatum einstellen. Mit einem Klick lege ich die Aufgabe an.
Beispiel Use Case
In der folgenden Abbildung erstelle ich aus einer E-Mail die Aufgabe, einen Blogartikel zu schreiben.
Praktisch finde ich auch, dass die betreffende Mail in Outlook farbig markiert wird. So lege ich nicht zweimal dieselbe Aufgabe an.
Ok, nun habe ich also eine Aufgabe in Scopevisio. Was bedeutet das?
Aufgaben in Scopevisio sind Mini-Projekte
In Scopevisio finde ich meine Aufgabe in der Aufgabenliste wieder. Öffne ich sie, erkenne ich, dass ich ein Mini-Projekt angelegt habe.
Gliederung in Tätigkeiten
Ich kann die Aufgabe in Tätigkeiten untergliedern. Jede dieser Tätigkeiten kann einen eigenen Fälligkeitstermin und Verantwortlichen haben, zum Beispiel, wenn ich die Recherche für meinen Blogartikel von einer Werkstudentin erledigen lassen möchte.
Manchmal lege ich eine Tätigkeit an, die sich im Laufe der Zeit zu einer eigenständigen Aufgabe mausert. In diesem Fall konvertiere ich sie einfach in eine Aufgabe, die dann wieder untergeordnete Tätigkeiten haben kann.
In größeren Projekten ist das ungemein praktisch, wenn sich erst im Laufe der Zeit Arbeitspakete herauskristallisieren.
Doch nun zeige ich Ihnen, was die Aufgaben von Scopevisio sonst noch können:
Soll-Ist-Abgleich des Zeitaufwands
Für jede Tätigkeit kann ich eine Bearbeitungsdauer veranschlagen. Das hilft mir einerseits bei der Kalkulation, andererseits beim Controlling. Da ich eine Zeiterfassung auf meine Aufgabe vornehmen kann, weiß ich die Soll- und Ist-Werte meines Zeitverbrauchs, um eine gegebene Arbeit zu erledigen.
Das ist übrigens auch für Projektmanager und Abteilungsleiter eine wichtige Information: Wie lange dauert die Aufgabenerledigung tatsächlich? Liegen wir noch im Zeitbudget? Hier erfahren Sie es.
Wie eine Projektakte
Wie in einer „richtigen“ Projektakte stehen mir alle Begleitdokumente in der Aufgabe zur Verfügung. Ich kann diese aus Teamwork oder meinem lokalen Dateisystem der Aufgabe zuordnen. Die E-Mail, aus der sie generiert wurde, wurde natürlich direkt zu Anfang mit der Aufgabe verknüpft.
Praktisch ist auch die Fähigkeit, Kommentare zu den Aufgaben zu verfassen. Das können Memos sein, Telefonnotizen, Verträge oder weitere E-Mails.
Aufgaben als To-do-Liste anzeigen
Nach dem Speichern steht meine Aufgabe in Scopevisio in der Aufgabenliste. In dieser kann ich eine Unzahl von Spalten anzeigen, filtern und analysieren. Für mich wichtig sind der Titel und die Fälligkeit der Aufgabe, die nächste anfallende Tätigkeit und der Status der Erledigung, weil ich es liebe, wie der grüne Balken mit zunehmendem Arbeitsfortschritt wächst.
Außerdem habe ich gerne meine Produktivität im Blick und zeige daher noch die geschätzte und die tatsächlich geleistete Anzahl Stunden an.
Haben Sie die Buttons am unteren Ende des Formulars bemerkt? Hier kann ich nicht nur neue Aufgaben hinzufügen, sondern auch vorhandene zusammenführen oder aufteilen, ich kann neue, ähnliche Aufgaben durch Duplizieren erstellen, was mir Erfassungsaufwand spart, und ich kann Aufgaben mit einem Klick als erledigt markieren.
Arbeitsliste mit anstehenden Aufgaben
Da ich mit den Aufgaben so viel arbeite, habe ich sie als Startseite für mein Scopevisio eingerichtet. Aber nicht alle, sondern eine gefilterte Liste der Arbeiten, die jetzt gerade für mich wichtig sind.
Natürlich filtere ich nach Aufgaben, die den Status Anstehend oder In Bearbeitung haben, aber ich kann noch mehr: Als Scrum-Fan versehe ich Aufgaben, die jetzt, hier und heute nach Erledigung schreien, mit dem Stichwort „Sprint“. Der Rest erhält das Stichwort „Backlog“. So stelle ich effizientes Arbeiten mit Aufgaben sicher.
Übrigens: Da Aufgaben in Scopevisio unterhalb von Projekten angesiedelt sind, steht mir die ganze Mächtigkeit von Projektauswertungen zur Verfügung, einschließlich Kostenstellen und Deckungsbeitragsrechnung. Für mich sind Aufgaben der Hit.“
