Inzwischen wird längst nicht mehr so viel geschäftlich gereist wie noch vor einigen Jahren. Dennoch können Reisekosten ein bedeutender Kostenfaktor für Unternehmen sein. Ein effektives Reisekostenmanagement unterstützt Sie dabei, Ihre Reisekosten im Griff zu behalten und zu optimieren.
Reisekosten fallen in fast jedem Unternehmen an. Sie entstehen zum Beispiel dann, wenn Mitarbeitende Kunden, Geschäftspartner oder Konferenzen besuchen.
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Der Begriff Reisekosten bezeichnet alle Ausgaben, die bei einer Geschäftsreise bzw. Dienstreise entstehen. Dazu zählen Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten.
Für die Reisekostenabrechnung werden heute meist moderne Tools wie Dienstreise-Apps oder Reisekostenabrechnungssoftware genutzt.
Reisekostenmanagement meint jedoch mehr als nur Reisekostenabrechnung.
Was versteht man unter Reisekostenmanagement?
Reisekostenmanagement bezeichnet den systematischen Prozess der Planung, Erfassung, Überprüfung, Abrechnung und Analyse von Kosten, die durch Geschäftsreisen entstehen.
Bereits an dieser Definition wird deutlich, dass es sich um einen umfassenden Prozess handelt, der eine Vielzahl von Maßnahmen einschließt und an dem oft mehrere Personen beteiligt sind.
Diese Maßnahmen umfassen zum Beispiel:
- die Festlegung von Reiserichtlinien
- die Genehmigung von Reisen
- die Buchung von Transportmitteln und Unterkünften
- die Erfassung von Reisekosten
- die Abrechnung und Erstattung von Ausgaben
- die Weiterberechnung von Reisekosten an Kunden
- die Analyse und Berichterstattung
Warum ist ein Reisekostenmanagement wichtig?
Ein ganzheitlicher Überblick über das Thema Reise ist wichtig, damit das Unternehmen seine finanziellen Ressourcen optimal nutzen und gleichzeitig die Reisetätigkeiten der Mitarbeitenden effizient steuern kann. Die durchschnittlichen Reisenkosten pro Person und Tag betrugen im Jahr 2022 laut Statista 154,00 Euro.
Effektives Reisekostenmanagement
- hilft Unternehmen, Kosten zu senken
- steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiternden (z.B. durch schnelle Erstattung)
- erhöht Transparenz und Kontrolle
- legt Einsparpotenziale offen
- ermöglicht eine präzise Budgetplanung
- unterstützt die Einhaltung von Unternehmensrichtlinien und gesetzlichen Vorgaben
Herausforderungen beim Management der Reisekosten
Reisekostenrichtlinien können komplex sein.
Unternehmen müssen interne Reisekostenrichtlinien erstellen und sicherstellen, dass alle Mitarbeitenden diese kennen und einhalten. Unterschiedliche Länder haben verschiedene gesetzliche Anforderungen, die berücksichtigt werden müssen.
Interne Vorgaben und gesetzliche Regelungen müssen eingehalten werden.
Die Einhaltung gesetzlicher und unternehmensinterner Vorschriften ist wichtig, um rechtliche Konsequenzen und Bußgelder zu vermeiden.
Manuelle Abläufe sind zeitintensiv.
Die manuelle Erfassung und Bearbeitung von Reisekosten ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Viele Unternehmen umgehen Zettelchaos und Excelsheets inzwischen, indem Sie Reisekostenabrechnungssoftware nutzen.
Oft fehlt es an Transparenz.
Wer keine Überblick über die Reisekosten hat, kann dies auch nicht gezielt steuern und Ursachen für Reisekostensteigerungen auf den Grund gehen.
Reisekosten: So wenig wie möglich, so viel wie nötig
Reisekosten können ein bedeutender Ausgabenposten sein. Die Herausforderung besteht darin, diese Kosten zu minimieren, ohne die Effektivität der Geschäftsreisen zu beeinträchtigen.
Datensilos führen zu Inkonsistenzen.
Rund um das Thema Reisekosten sind oft verschiedene Tools im Einsatz wie Reisekosten-Apps, Finanzbuchhaltungssoftware, Faktura-Software und HR-Software. Die fehlende Integration der Lösungen kann zu Dateninkonsistenzen und ineffizienten Prozessen führen.
Datenanalyse und Berichterstattung sind aufwändig.
Eine umfassende Datenanalyse ist notwendig, um Muster und Trends bei den Reisekosten zu erkennen.
Wie lässt sich das Reisekostenmanagement optimieren?
Ein entscheidender Faktor bei der Optimierung von Reisekosten ist die Verwendung einer Software, die den gesamten Prozess abbildet.
Viele der oben genannten Probleme werden damit auf einen Schlag gelöst:
- Manuelle Prozesse entfallen, weil sie digital in der Software abgebildet und oft auch automatisiert sind.
- Gesetzliche Vorgaben werden leichter eingehalten, da sie in der Software berücksichtigt sind (z.B. Pauschalen).
- Alle Daten aus einer Quelle: Das sorgt für Transparenz und hilft dabei, die Reisekosten im Blick zu behalten.
- Einfachere Datenanalysen: Da sich alle relevanten Daten in einem System befinden, stehen sie dem Controlling auf Knopfdruck zur Verfügung.
Beim Thema Reisekostenmanagement sollten Sie einen holistischen Ansatz wählen!
Zwar helfen Reisekosten-Apps dem Mitarbeitenden beim Abfotografieren von Belegen und bei der Erfassung seiner Reise. Ohne eine Verbindung in die Finanzbuchhaltung und zu HR ist die Digitalisierung jedoch nicht zu Ende gedacht. Denn Datensilos bedeuten Aufwand durch manuelle Datenübertragung oder den Import von Daten. Diese unnötige Arbeit ersparen Sie sich, wenn Sie darauf achten, dass Ihre Reisekostenmanagement-Software in andere Unternehmenssysteme wie ERP und HR integriert ist.
Bei Scopevisio, dem cloudbasierten ERP-System für den Mittelstand, ist das holistische Reisekostenmanagment integrierter Teil der Lösung.
Was bedeutet holistisches Reisekostenmanagement bei Scopevisio?
- Einfache und schnelle Erfassung von Reisekosten mit der App Scopevisio2Go
- Erstattung an den Mitarbeitenden (direkt oder ggf. über Lohn & Gehalt)
- Sammlung der Reisekosten in einem Belegeingangsbuch für die Finanzbuchhaltung (kreditorische Buchhaltung ergänzend zum Rechnungseingangsbuch)
Punkt 3. auf Wunsch unterstützt durch die Payment-App von Pliant (kreditorisches Ausgabenmanagement)
- Weiterberechnung der Reisekosten an den Kunden durch Übergabe an die Faktura
Da die Integration des Themas Reisekosten bis in die Faktura (Scopevisio Abrechnung) hinein reicht, eignet sich Scopevisio besonders für Unternehmen, die ihren Kunden diesen Aufwand in Rechnung stellen. Ein Beispiel dafür sind Unternehmensberatungen. Reisekosten können ebenso wie erfasste Arbeitszeiten einfach an den Kunden weiterberechnet werden.
Fazit: Durch den Einsatz einer ganzheitlichen Lösung können Unternehmen ihre Reisekostenmanagementprozesse optimieren, Kosteneffizienz erreichen und gleichzeitig die Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden steigern.
