Die Implementierung eines ERP-Systems gleicht oft einer Mammutaufgabe. Umso wichtiger ist eine gute Vorbereitung. In folgendem Beitrag erläutern wir alles Wissenswerte rund um die Einführung eines ERP-Systems und geben Ihnen Tipps für einen gelungenen Start an die Hand.
Ein ERP-System (Enterprise Resource Planning-System) bildet die Geschäftsprozesse eines Unternehmens ganzheitlich ab. Es ist gleichermaßen Datendrehscheibe, Arbeitsplattform und Steuerungsinstrument. Durchschnittlich ist es zehn Jahre im Einsatz. Eine sorgfältige ERP-Auswahl ist deshalb von entscheidender Bedeutung. Ist das geeignete ERP-System gefunden, steht mit der Einführung der Software allerdings gleich die nächste Herausforderung an.
Dauer und Ziel der ERP-Einführung
Jede ERP-Einführung ist so individuell wie das Unternehmen selbst. Wie lange sie dauert, hängt immer vom einzelnen Unternehmen und seinen spezifischen Anforderungen, aber auch vom Anbieter und vom ERP-System ab. Im Mittelstand geht man bei On-Premises-Lösungen von 8 bis 18 Monaten Implementierungsdauer aus. Anbieter von Cloud-ERP versprechen dagegen Einführungszeiten von 3 bis 6 Monaten.
Ziel jeder ERP-Einführung ist es, ein stabil laufendes ERP-System im Unternehmen zu implementieren, das die Geschäftsprozesse optimal unterstützt und das umfassend und gerne von den Mitarbeitenden genutzt wird.
Herausforderungen bei der ERP-Einführung
Die Herausforderungen bei der ERP-Einführung sind vielfältig, wie das Beratungsunternehmen Trovarit in seiner Studie „ERP in der Praxis 2022“ herausgefunden hat.
An erster Stelle steht die Datenmigration, also die Datenübernahme vom Altsystem in die neue Software. Hier gilt es sicherzustellen, dass die Daten im neuen System korrekt und vollständig sind. Oft wird der Aufwand für die Datenmigration unterschätzt.
An zweiter Stelle werden die Anpassungen an das System genannt. Verzögerungen ergeben sich vor allem dann, wenn Anpassungswünsche während der Einführung oder nach der Implementierung aufkommen. Auch der Personalaufwand bei der Einführung wird häufig als Problem angesehen.
Phasen der ERP-Einführung
Budgetfestlegung
Die Kosten einer ERP-Einführung hängen von vielen Faktoren ab und lassen sich deshalb nur schwer beziffern. Neben den Kosten für die ERP-Software selbst und eventuell notwendige Hardware fallen bei der ERP-Einführung vor allem Dienstleistungen ins Gewicht, die der ERP-Anbieter oder ein anderer externer Partner erbringt. Als externe Partner kommen zum Beispiel erfahrene ERP-Berater in Frage, die oft großes Know-how aus anderen Einführungsprojekten mitbringen.
Folgende Aspekte haben einen großen Einfluss auf die Kosten der Implementierung:
- Art und Umfang der externen Unterstützung
- Komplexität der Geschäftsprozesse
- Individuelle Anpassungen und Konfigurationen
- Datenmigration
- Schulung der Mitarbeitenden
Bei allen externen Kosten sollten Sie die internen Kosten nicht vergessen, die durch das Projektteam und durch die Schulung der Mitarbeitenden anfallen, die während dieser Zeit nicht ihrer Arbeit nachgehen können.
Bei der Festlegung des Budgets für das Einführungsprojekt sollten Sie einen finanziellen Puffer vorsehen. Oft ergeben sich während des Projektes noch Änderungswünsche oder es kommen erst dann Optimierungspotenziale zum Vorschein.
Benennung des Projektteams
Das Projektteam besteht meist aus einem Projektleiter und mehreren sogenannten Key-Usern aus unterschiedlichen Abteilungen wie z.B. Buchhaltung oder HR. Key-User sind die Personen, die künftig am meisten mit der Software arbeiten. Sie kommen aus den Fachabteilungen und kennen die praktischen Abläufe im Unternehmen.
Durch die interdisziplinäre Zusammensetzung des Projektteams bringen Sie viele verschiedene Perspektiven zusammen. In der Regel ist auch ein IT-Spezialist dabei. Diese interdisziplinäre Zusammenstellung ist wichtig für eine erfolgreiche ERP-Einführung.
Der Projektleiter versteht die Prozesse als Ganzes und hat eine ganzheitliche Sicht auf das Unternehmen. Er ist in der Lage, zwischen den verschiedenen Interessen der Fachabteilungen zu vermitteln.
Die Key-User haben auch die Aufgabe, das neue ERP-System intern „weiterzuverkaufen“. Das ist wichtig, weil Anwenderinnen und Anwender manchmal Vorbehalte gegenüber neuen Systemen haben. Sie fürchten sich vor Veränderung und der Aussicht, eventuell gewohnte, aber ineffiziente Abläufe umstellen zu müssen.
Das sollten Sie beachten:
- Das Team begleitet das Projekt idealerweise von Anfang bis Ende. Ein Austausch von Gruppenmitgliedern sollte vermieden werden.
- Alle Mitwirkenden müssen neben ihren eigentlichen Aufgaben genug Kapazitäten haben, das ERP-Einführungsprojekt zu begleiten.
- Die Anregungen, Bedenken und Kritikpunkte aller Projektgruppenmitglieder sollten gehört werden. Nur so wird die ERP-Lösung bestmöglich für das Unternehmen eingerichtet und nur dann ergibt sich die notwendige Nutzerakzeptanz.
- Es sollte genügend Zeit für Austausch der Projektmitglieder untereinander vorgesehen sein.
- Bei wichtigen Meetings, in denen Entscheidungen gefällt werden müssen, sollten Personen anwesend sein, die Entscheidungsbefugnisse haben. Nur kann der Fortschritt des Einführungsprojekts sichergestellt werden.
Entwurf eines Projektplans
Das Projektteam entwirft einen Projektplan, in dem der Termin für das finale „Go-live“ fixiert wird. Die Meilensteine auf dem Weg dorthin werden benannt und ebenfalls terminiert.
Im Projektplan werden Zuständigkeiten festgelegt und Aufgaben verteilt.
Aufgabe des Projektleiters ist es, den Projektfortschritt zu kontrollieren. Bei Verzögerungen ist es wichtig, den Ursachen auf den Grund zu gehen und den Projektplan entsprechend anzupassen.
Tipp: Ein ERP-System kann nicht mal eben nebenbei eingeführt werden. Es benötigt ausreichend personelle und zeitliche Kapazitäten. Dem Projektplan sollte deshalb eine ehrliche und realistische Einschätzung zugrunde liegen.
Geschäftsprozesse optimieren und abbilden
Ziel in dieser wichtigen Phase ist es, die Arbeitsabläufe des Unternehmens in der ERP-Software abzubilden. Nach einer Kick-off-Veranstaltung für alle Beteiligten folgen abteilungsspezifischen Workshops. Im Rahmen eines Workshops wird geklärt, welche Prozesse vorhanden sind, wie sie miteinander verknüpft und in welche Weise sie in der Software dargestellt werden sollen.
Hier zeigt sich, dass eine ERP-Einführung nicht nur eine technische, sondern vor allem eine organisatorische Aufgabe ist.
Eine ERP-Einführung ist nicht nur ein IT-Projekt, sondern ein Organisationsprojekt, das große Auswirkungen auf Unternehmensprozesse hat.
Die Module eines ERP-Systems werden oft sukzessive, manchmal auch parallel eingeführt. Die sukzessive Einführung macht das ERP-Projekt überschaubarer und leichter im Unternehmensalltag umsetzbar. Sie hat auch den Vorteil, dass Erfahrungen aus der Einführung des einen Moduls in die Implementierung des anderen einfließen können.
Die Einführung eines ERP-Systems ist ein guter Anlass, Bestehendes auf den Prüfstand zu stellen. „Althergebrachte“ Abläufe sollten kritisch hinterfragt werden. Sind sie heute noch die bestmögliche Option oder gibt es inzwischen effizientere Möglichkeiten der Umsetzung?
Als Standardsoftware bringt eine ERP-Lösung immer Best Pratices mit, die es sich zu prüfen lohnt. Oft lassen sich Standardprozesse individuell justieren und an firmenspezifischen Anforderungen und Bedürfnisse anpassen.
Exkurs: Pflichtenheft – Lastenheft: Wie Geschäftsprozesse künftig im ERP-System abgebildet werden, wird bei der ERP-Einführung in sehr großen Unternehmen und Konzernen oftmals in einem sogenannten Pflichtenheft festgelegt. Darin sind alle Aufgaben aufgeführt, die bei der Implementierung des ERP-Systems durchgeführt werden sollen. Es ist das Pendant zum Lastenheft, das große Unternehmen für den Auswahlprozess erstellen. Das Lastenheft enthält die gesammelten Anforderungen an das ERP. Auch mit Mittelstand werden entsprechende Dokumente für die funktionalen Anforderungen angefertigt, jedoch häufig anders benannt.
Bei der Abbildung der Geschäftsprozesse ist meist auch die Anbindung von Fremdsystemen ein Thema. Denn oft ziehen sich Prozesse über das gesamte Unternehmen und über mehrere Systeme. Dank Schnittstellen können Medienbrüche vermieden und die Datenübertragung automatisiert werden. Dazu müssen die Systeme über Schnittstellen verbunden werden.
Tipp: Die grafische Darstellung von Prozessschritten hilft oft dabei, Schwachstellen zu erkennen und Abläufe zu optimieren, ehe man sie in verbesserter Form in der Software abbildet.
Datenmigration
Ein wichtiger Schritt bei der ERP-Einführung ist die Übernahme der Daten und Informationen vom Altsystem in die neue Software – die Datenmigration.
Dieser Prozess ist komplex, denn es geht darum, große Mengen an Informationen, wie zum Kunden-, Lieferantendaten und Finanzdaten sowie zugehörige Dokumente korrekt und vollständig zu übertragen.
Vor dem Start der Datenmigration muss geklärt werden, welche Daten übertragen werden sollen. So werden im Bereich der Buchhaltung oft nicht alle Daten, sondern nur die letzten Wirtschaftsjahre übernommen.
Tipp: Migrieren Sie ausschließlich essenzielle Geschäftsdaten. Alle sonstigen Altdaten verbleiben im Vorsystem.
Ein wichtiger Folgeschritt ist die Datenbereinigung, bei der doppelte oder fehlerhafte Einträge eliminiert werden. So empfiehlt es sich zum Beispiel, im Bereich des Kontaktmanagements Dubletten zu entfernen.
Darauf folgt die Datenumwandlung, die sicherstellt, dass die Daten mit dem neuen System kompatibel sind. Beim Daten-Mapping wird die alte Datenstruktur in die neue übertragen.
Die Datenmigration geht mit vielfachem Testen und Verifizieren einher. Eine gründliche Validierung ist notwendig, um sicherzustellen, dass alle Daten korrekt und vollständig übertragen wurden.
All dies zeigt: Die Datenmigration ist eine herausfordernde und hochkomplexe Aufgabe. Mangelnde Sorgfalt kann zu schwerwiegenden Fehlern und Verzögerungen im Einführungsprojekt und zu erheblichen Problemen im laufenden Betrieb führen. Nicht von ungefähr gilt die Datenmigration als wichtigste Herausforderung bei der ERP-Einführung (siehe oben).
Testing und Qualitätssicherung
Nachdem das ERP-System angepasst und mit Daten befüllt ist, sollte das Projektteam die Software in einer Testumgebung umfassend prüfen. Insbesondere sollte sichergestellt sein, dass
- die Daten korrekt übernommen wurden,
- die Geschäftsprozesse dem täglichen Arbeiten entsprechen
- und die Schnittstellen reibungslos funktionieren.
Im Anschluss kann die Software in der sogenannten Produktivumgebung für Schulungszwecke eingesetzt werden.
Onboarding und Schulung
Wie erfolgreich das neue System später im Unternehmen eingesetzt wird, hängt ganz erheblich von der Akzeptanz der Nutzer ab. Schulungen spielen hier eine wichtige Rolle. Sie helfen den Mitarbeitenden, die Funktionen und Vorteile des ERP-Systems zu verstehen und anzuwenden. Sie fördern damit nicht nur die Akzeptanz, sondern erhöhen außerdem die Produktivität und Effizienz im Umgang mit der Software.
Nur kompetente User können das volle Potenzial der neuen ERP-Software ausnutzen.
Neben klassischen Schulungsformen wie (Präsenz-)Workshops und Seminaren werden bei der ERP-Einführung heute vielfach E-Learning-Module, Lernvideos und Webinare eingesetzt. Sie ermöglichen flexibles und selbstbestimmtes Lernen – wann und wo man will.
Der Cloud-ERP-Anbieter Scopevisio zum Beispiel setzt beim Onboarding stark auf E-Learning und kombiniert Videokurse, Webinare und Remote-Expertenbetreuung. Präsenzschulungen werden ergänzend angeboten.
Meist werden bei der ERP-Einführung zunächst die Key-User geschult, die dann ihr Wissen in das Unternehmen tragen. Diesen Ansatz nennt man auch „Train the trainer“. Da ein ERP-System viele Geschäftsprozesse integriert und automatisiert, ist es jedoch wichtig, dass alle Personen, die mit dem System arbeiten sollen, effektiv geschult werden.
Kontinuierliche Weiterbildung ist wichtig, um langfristig den maximalen Nutzen aus dem ERP-System zu ziehen. Scopevisio bietet dafür den sogenannten Customer Lifetime Service an, der die Anwenderinnen und Anwender fortlaufend unterstützt.
Tipp: Schulungen und Trainings für Mitarbeiter sind ein anfängliches Investment, das sich mittel- und langfristig mehr als lohnt.
Go-live und Endabnahme
Vor ihrem Start wird die ERP-Software nochmals auf Genauigkeit, Zuverlässigkeit und Geschwindigkeit getestet und geprüft. Oft finden Anwendertests vor dem Go-live statt. Dadurch stellen Sie im Vorfeld sicher, dass der Go-live reibungslos verläuft.
- Das Go-live kann auf einen Schlag erfolgen. In diesem Fall starten alle Nutzer zur selben Zeit mit der kompletten Anwendung.
- Die Software kann allerdings sie auch stufenweise an den Start gehen – etwa zeitlich versetzt nach Anwendergruppen (zum Beispiel aus Vertrieb, Buchhaltung, Service) oder Niederlassungen.
Nach dem Produktivstart erfolgt die Endabnahme meist mit zeitlichem Versatz, da bisweilen noch Änderungswünsche aus den Abteilungen kommen.
ERP-Einführung: Fazit
Die Einführung eines ERP-Systems ist komplex und zeitaufwändig. Fehler in der Vorbereitungsphase können zu Anlaufschwierigkeiten oder schlimmstenfalls zu langfristigen Misserfolgen führen. Gerade bei ERP-Projekten hört man von Frust, Verzögerungen und Kostenexplosionen.
Ein strukturiertes Vorgehen sorgt dafür, dass die Softwareeinführung im vorgesehenen Zeitrahmen und zu den vereinbarten Kosten umgesetzt werden kann. Dabei sind eine gute Vorbereitung und eine offene Kommunikation sehr wichtig.
Ist die Einführung erfolgreich abgeschlossen, sorgt ein ERP-System (Enterprise-Resource-Planning-System) für mehr Effizienz in sämtlichen Unternehmensprozessen und unterstützt alle betrieblichen Einheiten bei ihren täglichen Aufgaben.
