“Wissen ist Macht“ – das stellte bereits der englische Philosoph Francis Bacon vor über 400 Jahren fest. Heute gilt dies umso mehr, denn: Unternehmen können aus Informationen nur dann Kapital schlagen, wenn diese uneingeschränkt verfügbar sind.
Deswegen ist es für Unternehmen unerlässlich, ihre Dokumente mithilfe eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) zu verwalten. In diesem Beitrag stellen wir die zentralen Vorteile von digitalen Dokumentenmanagement-Lösungen dar und erklären Ihnen, welche Mehrwerte sich dadurch für Unternehmen ergeben.
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1. Zentrale Dokumentenverwaltung
In einem DMS werden alle Dokumente digital an einem zentralen Ort gespeichert. Alle relevanten Unternehmensinformationen werden zentral verwaltet. Über Computer oder mobile Endgerät kann leicht auf die Dokumente zugegriffen werden. So sind alle Dokumente und Informationen in Sekundenschnelle auffindbar.
Finden statt suchen: Digitales Dokumentenmanagement steigert die Auffindbarkeit von Informationen
Wie bereits erwähnt, erleichtert die zentrale Dokumentenverwaltung die Suche von Dokumenten. Die Dauer der Suche verkürzt sich um ein Vielfaches. So muss man nicht mehr verschiedene Systeme und Ordner nach einem Dokument durchsuchen, sondern findet alles zentral in einem Dokumentenmanagementsystem. Per Volltextsuche können Dokumente auch auf ihren Inhalt hin durchsucht werden (Stichwort: Semantische Suche)
In der Praxis erweist sich die schnelle Suche als sehr hilfreich: Ist beispielsweise ein Kollege krank oder im Urlaub, so müssen alle Informationen zugänglich sein, damit eine Vertretung gewährleistet werden kann.
Ein digitales Dokumentenmanagement stellt dabei die zentrale Informationsdrehscheibe in jedem Unternehmen dar: Hier gehen MS Office-Daten, Scans, Belege, Vorlagen und viele weitere Daten ein. Mit Hilfe der Versionierung ist sichergestellt, dass im DMS stets das aktuellste Dokument bzw. der aktuellste Informationsstand abgelegt ist. So liegen im Fall von Krankheits- und Urlaubsvertretung alle Informationen bereit, sodass der Kollege während seiner Abwesenheit vertreten werden kann.
Mehrwert: Die zentrale Speicherung aller Dokumente sorgt für mehr Effizienz in Unternehmen, weil z.B. die Suchkosten verringert werden.
2. Erhöhte Datensicherheit
Dokumentenmanagementsysteme bieten eine Reihe an Sicherheitsmaßnahmen, die den Schutz sensibler Geschäftsdokumente sicherstellen. Darunter gehören z.B. Verschlüsselung, automatische Backups und ein individuelles Rechtemanagement.
Berechtigungen im DMS – Setzen Sie gezielt Grenzen!
Zugriffsrechte spielen eine zentrale Rolle im digitalen Dokumentenmanagement. Das Rechtemanagement sorgt dabei für die interne Datensicherheit. Denn schließlich sollen nicht alle Dokumente von jedem Mitarbeitenden eingesehen werden können. Eine intuitiv bedienbare und fein differenzierte Rechtevergabe sorgt dafür, dass jedem Mitarbeitenden ein Rechteprofil zugewiesen wird. Anhand dessen wird festgelegt, welche Dokumente für die tägliche Arbeit relevant sind.
Im Gegensatz zum papierbasierten Arbeiten ist die Datensicherheit beim digitalen Dokumentenmanagement wesentlich höher: Ein unachtsam liegen gelassenes Dokument auf dem Schreibtisch kann von jedem eingesehen werden, der sich in den Büro-Räumen aufhält. Mit einem DMS haben nur diejenigen Personen Zugriff auf Dokumente, die dazu befugt sind.
Tipp: Achten Sie bei der Auswahl eines Dokumentenmanagementsystems darauf, dass die Software über entsprechende Sicherheitszertifizierungen (z.B. ISO 27001) oder -testate (z.B. C5) verfügt.
Mehrwert: DMS-Systeme erhöhen die Datensicherheit in Unternehmen. Der Zugriff auf Dokumente ist durch verschiedene Maßnahmen für intern und extern abgesichert. Im Falle der Fälle können durch ein Backup Dokumente wiederhergestellt werden. So sind Ihre Unternehmensdaten auch vor externen Unfällen (z.B. durch Feuer oder Wasser) geschützt.
3. Automatisierung von Arbeitsabläufen
Mit einem Online DMS lassen sich betriebliche Abläufe leichter darstellen. Mit sogenannten Workflows haben sie die Möglichkeit, die mit einem Dokument verbundenen Arbeitsschritte zu optimieren. Die Standardisierung der Verwaltungsprozesse ist ein weiterer Vorteil:
Optimieren Sie Ihre Workflows, indem Sie individuell auf Ihre Prozesse zugeschnittene Abläufe definieren. Hierdurch steigern Sie Ihr Qualitätsmanagement und die Transparenz in der Verwaltung. Übliche Arbeitsabläufe in Unternehmen, die sich leicht durch Workflows automatisieren lassen, sind z.B. die Verarbeitung von Eingangsrechnungen oder das Vertragsmanagement. Die damit verbundenen Prüf- und Genehmigungsschritte werden über das DMS abgewickelt. Dies reduziert manuelle Fehler, spart Zeit und erhöht die Produktivität von Mitarbeitenden.
Mehrwert: Mit Workflows lassen sich Routineaufgaben im Unternehmen automatisieren und beschleunigen. Damit sorgen Sie für transparentere Prozesse und erhöhen die Produktivität in Ihrem Unternehmen.
4. Einhalten von gesetzlichen Vorschriften
Im Zusammenhang mit Dokumenten sind Unternehmen an verschiedene gesetzliche Vorgaben gebunden. Zu erwähnen sei hier die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist gemäß der Abgabenordnung oder die Einhaltung der GoBD im Rahmen einer digitalen Buchführung.
Ein Dokumentenmanagementsystem trägt dazu bei, dass Dokumente sicher gespeichert und revisionssicher archiviert werden. Die Funktion der automatischen Löschfrist sorgt dafür, dass Dokumente nach der gesetzlich vorgeschriebenen Frist gelöscht werden.
Dies ist z.B. auch im Rahmen des Bewerbermanagements sinnvoll, da Bewerbungsdokumente nach einem Zeitraum von sechs Monaten gelöscht werden sollen.
Mehrwert: Eine DMS hilft Unternehmen dabei, Compliance-Anforderungen automatisch einzuhalten. Dies betrifft z.B. die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), die Abgabenordnung (AO) oder die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD).
5. Reduzierung von Papierkram
Ein Dokumentenmanagementsystem kann Unternehmen helfen, den Weg in ein papierloses Büro zu ebnen. Digitales Dokumentenmanagement sorgt dafür, dass Dokumente zunehmend weniger ausgedruckt werden oder in Papierform vorliegen. Unternehmen können dadurch den Papierverbrauch drastisch reduzieren.
Zeitgleich werden auch damit verbundene Kosten reduziert, darunter Druckkosten oder Versandkosten. Liegt eine Rechnung z.B. in digitaler Form vor, so kann diese direkt per E-Mail an den Absender versendet werden und muss nicht per Post versendet werden.
Im Sinne der E-Rechnungspflicht sind Unternehmen ab 2025 verpflichtet, ausgehende Rechnungen in elektronischer Form zu übermitteln. Dies ist ein guter Anlass, um die betrieblichen Prozesse zu hinterfragen und unter Einsatz von z.B. DMS-Software zukunftssicher und digital umzustellen.
Zudem erleichtert ein DMS die schnelle und einfache Verteilung von Dokumenten (z.B. Lohndokumente) an Mitarbeitende, insbesondere wenn diese dezentral verteilt arbeiten.
Mehrwert: Ein DMS führt zu einem geringeren Papierverbrauch, senkt Kosten für Druck und Lagerung und fördert die Umweltfreundlichkeit in Unternehmen.
Fazit
Die wesentlichen Vorteile von Dokumentenmanagementsystemen sind sehr weitreichend: Von einer verbesserten Zusammenarbeit, der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften bis hin zur Optimierung von Arbeitsabläufen. Ein DMS kann dazu beitragen, dass Unternehmen die Effizienz bei der Dokumentenverwaltung steigern, Kosten senken und zeitgleich die Compliance einhalten.
Insbesondere vor dem Hintergrund der E-Rechnungspflicht sind Unternehmen dazu angehalten, ihre betrieblichen Prozesse zu digitalisieren. Ein DMS kann dazu beitragen, modernes Arbeiten zu fördern.
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