Geschäftsprozesse optimieren: Das bietet sich in vielen Unternehmensbereichen an – ob im Personal- und Budgetmanagement, bei der Produktionsplanung, für die ganzheitliche Projektverwaltung sowie im kleinteiligen Projektmanagement. In jedem Bereich führt die Geschäftsprozessoptimierung (GPO) unmittelbar zur Effizienzsteigerung im mittelständischen Unternehmen. Doch welche Kriterien zeichnen einen erfolgreichen Geschäftsprozess aus? Wo ergeben sich Möglichkeiten zur Standardisierung und welche spezifische Rolle spielen digitale Lösungen bei Ihrer Prozessoptimierung?
Geschäftsprozesse optimieren: eine kurze Erläuterung
Die Geschäftsprozessoptimierung (GPO) umfasst alle Aktivitäten und Entscheidungen, die zur Verbesserung von Geschäftsprozessen beitragen. Verbesserung heißt in diesem Sinne: Vereinfachung, Beschleunigung sowie mehr Transparenz und eine Effizienzsteigerung im mittelständischen Unternehmen. Geschäftsprozesse optimieren heißt: Geschäftsprozesse darstellen, um alle unternehmerischen Abläufe identifizieren zu können. Dies wird durch unterschiedliche Faktoren bedingt, welche zugleich als Impulsgeber für die Prozessanalyse gelten. So sind hohe Prozesskosten und Fehlerquoten, lange Durchlaufzeiten und geringe Produktivität die gängigsten Auslöser der Geschäftsprozessoptimierung. Auch veränderte Prozessvorgaben, wie eine integrierte Systemlandschaft ohne Insellösungen, zählen neben dem Ausbau der IT-Infrastruktur als Auslöser für die Geschäftsprozessoptimierung.
Werden Key Performance Indikatoren (KPIs) in den Bereichen Kosten, Qualität und Serviceleistungen mit einbezogen, sind mögliche Wechselwirkungen, während der GPO zu beachten. Eine Steigerung der Qualität kann zum Beispiel höhere Kosten bewirken. Ebenso wie eine Kosteneinsparung zulasten der Qualität gehen könnte. So empfiehlt sich eine agile Arbeitsweise für die Prozessoptimierung – z.B. anhand einer dynamischen Roadmap. Darin lassen sich Benchmarks für angestrebte Business Solutions in der Produktionssteuerung und zur Kostenkontrolle im Detail planen. Zudem erfolgt die Standardisierung von internen Betriebsabläufen flexibel je nach konkreter Anforderung. Ihre Einführung gelingt anschließend nahtlos – ohne den bestehenden Workflow zu gefährden. Geschäftsprozesse optimieren, bedeutet Wettbewerbsvorteile generieren. Der Lösungsansatz dafür lautet: Prozessintelligenz. Es gilt, Workflows zu vernetzen und über die resultierenden Synergieeffekte einen erfolgreichen End-to-End-Geschäftsprozess abzusichern.
Interne Geschäftsprozesse mit Optimierungspotenzial im mittelständischen Unternehmen
Im KMU-Segment finden sich vom Managementprozess bis in die Projektdurchführung zahlreiche Unternehmensbereiche, in denen sich die betrieblichen Unternehmensprozesse bündeln lassen. Stichwort: Prozessmodellierung. Das Ziel der gebündelten Unternehmensprozesse ist eine Beschleunigung der betrieblichen Abläufe. Dies geschieht auf Basis der bestehenden Ressourcen in Form von Zeit, Material, Arbeitskraft und Budget. Diese Zielvorgaben beziehen sich auf die Herstellung sowie Vermarktung von Produkten und Dienstleistungen. Generell empfiehlt sich die Geschäftsprozessoptimierung in folgenden Kernaspekten:
- Im Führungs- und Managementprozesse zur Gestaltung der Unternehmensorganisation und -führung
- In Form von konkreten Wertschöpfungsprozessen z.B. bei der Produktionsplanung und im Projektmanagement
- Bei unterstützenden, administrativen Prozessen wie z.B. im Personalmanagement
- Zur Optimierung der allgemeinen Projektverwaltung, der Finanzbuchhaltung und im Budgetmanagement
Vorteile der ganzheitlichen Optimierung von Geschäftsprozessen
Für die Erfüllung der Kernaspekte müssen klare Zuständigkeiten sowie die Strukturierung von Abläufen mit messbaren Ergebnissen festgelegt werden. Mit einer agilen Arbeitsweise, fachlichem Know-how und einer ganzheitlichen Strategie können mittelständische Unternehmen durch die Geschäftsprozessoptimierung folgende Ziele erreichen:
- Reduzierung der notwendigen Material- und Informationsflüsse
- Senkung der Kosten und Bearbeitungszeiten
- Erhöhung der Flexibilität von Unternehmen und der Reaktionsgeschwindigkeit auf Veränderungen von Gegebenheiten am Markt
- Steigerung der Leistungsfähigkeit und Kundenzufriedenheit
- Sicherung der langfristigen Wettbewerbsfähigkeit
- Dokumentensicherheit für Unternehmensinformationen
- Qualitätsverbesserung
- Verringerung von Durchlaufzeiten
- Produktivitätssteigerung
- Mitarbeiterentlastung
- Allgemeine Effizienzsteigerung
Geschäftsprozesse optimieren in 5 Schritten
Geschäftsprozesse optimieren #1: Vorbereitungsphase
Diese Phase definiert die Anforderungen der GPO und setzt entsprechende Zielvorgaben fest. Unterstützende Techniken in der Projektplanung sind z.B. Mindmapping, Brainstorming oder Brainwriting.
Geschäftsprozesse optimieren #2: Voruntersuchung
Mittels Dokumentenanalyse, Interviews mit Mitarbeitern, Workshops und analytischen Schätzungen wird der derzeitige Stand der Prozesslandschaft abgesteckt.
Geschäftsprozesse optimieren #3: Hauptuntersuchung
Bei der konkreten Analyse des Ist-Zustands helfen Methoden wie die SWOT-Analyse (Stärken-Schwächen; Chancen-Risiken), ABC-Analysen und Ursache-Wirkungs-Diagramme. Dabei gilt es ebenfalls, mögliche Risiken und Fehlerquellen zu prognostizieren.
Geschäftsprozesse optimieren #4: Realisierungsphase
In der Praxis haben sich zwei Methoden besonders bewährt: der kontinuierliche Verbesserungsprozess (KVP) und das Business Process Reengineering. Zum besseren Verständnis möchten wir beide Methoden wie folgt abgrenzen: KVP o. a. Kaizen (japanisch für „Veränderung zum Besseren“) ist ein Bottom-up Ansatz zur laufenden Verbesserung hauptsächlich lokaler, einzelner Prozesse. Diese Optimierungen beginnen meist in unterer Hierarchie des Unternehmens. Beim Business Process Reengineering wird wiederum Top-down Ansatz vorgegangen. Das heißt, es wird ein übergreifender Bereich hierarchisch absteigend verändert, bis hin zur Umstrukturierung des gesamten Unternehmens.
Geschäftsprozesse optimieren #5: Evaluationsphase
Am Ende der Umsetzung ist das Ergebnis mit den Zielvorgaben abzugleichen. Etwaige Abweichungen müssen analysiert und im weiteren GPO-Vorgehen beachtet werden.
Geschäftsprozesse optimieren: Ihre Herausforderung mit unseren Lösungen meistern!
Geschäftsprozessoptimierung ohne den Einsatz von entsprechenden IT-Systemen und intelligenten Softwarelösungen ist heutzutage undenkbar. Das Vorgehen, Prozesse digital abzubilden und somit voll oder teilweise zu automatisieren, beschreibt bei vielen Unternehmen bereits die ersten Schritte zur digitalen Transformation. Schließlich ist die Digitalisierung in der Industrie 4.0 ebenso allumfassend wie die Optimierung von Unternehmensprozessen im Segment der KMU. So gilt es, für eine erfolgreiche Geschäftsprozessoptimierung innerhalb der bestehenden IT-Landschaft die folgenden Aspekte zu beachten:
- Managementprozess: Gesamtheitliche Betrachtung der Unternehmenssituation
- Prozessanalyse: Ganzheitlicher Überblick auf die Prozess- und Systemlandschaft
- Personalmanagement: Externe Experten zur Generierung von Know-how miteinbeziehen
- Standardisierung: Klare Vorgehensweise festlegen und befolgen
- Meilensteintrendanalyse: Klare Zielvorgaben festlegen und Ergebnisse daran messen
- New Work: Mitarbeiter in den Prozess der Optimierung einbeziehen
Dabei können die altbewährten Prozesse mit neuer Technik digitalisiert und automatisiert werden. Digitale Geschäftsprozesse vereinfachen ihre analogen Vorgänger. So müssen sie einer differenzierten Betrachtung unterzogen werden. Zeitgemäße Prozessintelligenz bedeutet, alle unternehmerischen Aspekte mit ganzheitlichem Blick und im Zusammenhang zu betrachten. Wenn Sie die relevanten Abläufe systematisch analysieren, erschließen sich wertvolle Erkenntnisse zu den individuellen Anforderungen.
Nur so lassen sich Ihre Unternehmensprozesse zielführend in digitale Methoden, Techniken und Tools übersetzen. Dadurch entstehen systematisch Synergieeffekte wie der Wissenstransfer zwischen den Mitarbeitern und eine abteilungsübergreifende Wertschöpfungskette. Scopevisio ist Ihr Partner für die digitale Optimierung und Automatisierung Ihrer administrativen Geschäftsprozesse. Wir bieten Ihnen integrierte Lösungen sowie umfassende Expertise für die Digitalisierung von Geschäftsprozessen.
