Auftragsbearbeitung ist eine Kernfunktion aller Unternehmen. Wir untersuchen, wie Sie Ihre Auftragsabwicklung mit einer integrierten Softwarelösung optimieren können. Gleichzeitig verringern sich Durchlaufzeiten und Reklamationen.
Auftragsbearbeitung als Geschäftsprozess
Die Auftragsbearbeitung ist ein Prozess, an dem viele Funktionen im Unternehmen beteiligt sind. Vorgelagert ist die gesamte Akquise, der Vertrieb, die Angebotserstellung und die Datenpflege im Zusammenhang mit Ihrem Kunden. Nachgelagert sind Abrechnung, Buchung und Service.
Bei der Erledigung von Aufträgen benötigen die Beteiligten Informationen aus unterschiedlichen Quellen: Kundenstammdaten, Produktkatalog, Lager und so weiter. Das alleine spricht schon für eine integrierte Software, bei der Sie beispielsweise ein Verkaufspotenzial in ein Angebot, das Angebot in einen Auftrag und den Auftrag später in eine Rechnung und einen Lieferschein überführen können. Klar, das spart Zeit, wenn nicht jedes Dokument neu erstellt werden muss, weil die relevanten Daten einfach wiederverwendet werden können.
Dies nur zur Einstimmung. Denn eine Auftragsbearbeitungs-Software muss noch viel mehr können. Sie sollte den Auftrag als Geschäftsprozess verarbeiten können.
Betrachten wir also die einzelnen Schritte und wie ein ERP System sie bearbeitet.
Angebotserstellung
Erstellen Sie Angebote direkt in der Software. Sie greifen auf Ihren Produktkatalog zu oder erstellen Produkte und Leistungen individuell. Als Grundlage können Sie ein vorhandenes Produkt duplizieren und dann die Parameter, etwa den Preis oder die Zahlungsbedingungen, anpassen.
Es ist gut, dass alle diese Informationen in Ihrer Datenbank hinterlegt sind. Dann können Sie vergleichbare Vorgänge aufrufen, sich daran orientieren und sicherstellen, dass Sie nichts vergessen.
Kundendaten bearbeiten
Die Bearbeitung und Pflege der Kundendaten ist enorm wichtig. Sie müssen diese nicht aus E-Mails oder Dokumenten zusammensuchen, sondern haben in einer virtuellen Kundenakte alle Informationen unter einem Hut. Adressen, Ansprechpartner, Besonderheiten, Verträge, Rechnungen. Wenn ein anderer Mitarbeiter die Datenpflege übernimmt, können Sie Änderungen direkt übernehmen. Ihr System ist eine „single source of truth“, eine maßgebliche Informationsquelle für alle Lebenslagen.
Aufträge erhalten
Am besten empfangen Sie Aufträge digital. Viele ERP-Systeme können direkt an das System des Kunden andocken. Dann geht der Auftrag digital bei Ihnen ein und Ihr ERP schickt eine Bestätigung. Manche Systeme sehen automatisch nach, ob die gewünschten Produkte am Lager sind und übergeben den Auftrag in die Warenwirtschafts-Software. Auf diese Weise erfolgt Ihre Auftragsbearbeitung weitgehend digital.
Sie können aber auch Aufträge, die per Mail oder sonstwie eingehen, schnell in Ihr System eintragen und den Prozess auf diese Weise fortsetzen.
In der Warenwirtschaft
Die gewünschten Waren werden automatisch aus dem Lager abgebucht und der Bestand nach unten korrigiert. Das System weiß, wo genau die Produkte eingelagert sind. Ihre Lagerlogistiker picken und kommissionieren die Waren. Die Erstellung von Lieferschein und Rechnung erfolgt automatisiert. Und ab geht die Post. Wenn Sie Ihre Logistik ausgelagert haben, macht es übrigens Sinn, auch den Logistik-Anbieter per Schnittstelle an Ihr Bestell- und Auftragssystem anzudocken.
Die Schnelligkeit und Transparenz im Lager ermöglicht Ihnen, Ihre Lagerbestände zu optimieren. Das ist besonders im Saisongeschäft ein großer Vorteil, weil es Ihnen Lagerkosten spart und eine Auftragsbearbeitung just-in-time ermöglicht.
Beschaffung / Einkauf
Die Lagerbestände werden im System immer aktuell nachgehalten. Sie können festlegen, dass bei Unterschreiten einer bestimmten Mindestmenge die Ware nachbestellt wird. Sobald ein Mitarbeiter das geprüft hat, kann der Auftrag ebenso digitalisiert an Ihren Lieferanten gehen.
Engpässe können bei unerwartet großen Bestellungen schon einmal vorkommen. Sie sind in Echtzeit informiert, wenn es brennt, und können dem Kunden einen realistischen Liefertermin sagen. Manche Systeme erlauben es dem Kunden, den Status seiner Bestellung selbst zu tracken.
Erstellung von Dienstleistungen
Ja, geht es den hier nur um Fertigungs- und Handelsbetriebe? Mitnichten! Auch Dienstleister profitieren von einer softwaregestützten Auftragsbearbeitung. Nur, was der Industrie die Waren sind, das sind dem Dienstleister seine Mitarbeiter.
Über entsprechende Module können Sie Ihre Mitarbeiter besser verwalten und zum richtigen Zeitpunkt an den richtigen Ort bringen. CRM war gestern, heute haben wir xRM-Systeme, in denen Sie interne und externe Mitarbeiter inklusive Verfügbarkeit, Qualifikationen, Stundensatz usw. anlegen und verwalten können.
Eine integrierte Arbeitszeiterfassung, die gleich auch Stundenzettel auswirft, sollte Teil Ihres ERP Systems für Service und Dienstleistungen sein. Am besten ist es, wenn Mitarbeiter per Smartphone Login auf ihre Software und Zeiterfassung zugreifen können. Denn viele Dienstleister arbeiten außerhalb vom Office. Viele Softwarehersteller bieten als Service auch mobile Apps zu ihren ERP Anwendungen an.
Auswertungen
Die Analysemöglichkeiten sind eine Stärke von integrierten ERP-Systemen. Sie möchten wissen, ob Sie dem Kunden im Preis noch entgegenkommen können? Rufen Sie einfach die Umsätze, Erträge und Deckungsbeiträge aus der Software ab und drehen Sie an einigen Stellschrauben, bis es für Sie und Ihren Kunden passt.
Die Integration von Informationen aus verschiedenen betrieblichen Funktionen – Vertrieb, Herstellung, Einkauf, Verkauf, Finanzbuchhaltung – schafft Transparenz über den gesamten Prozess. Auch dem Kunden gegenüber sind Sie jederzeit auskunftsfähig.
