Die meisten Mittelständler haben mehrere Niederlassungen oder sogar Tochtergesellschaften. Für diese Unternehmen ist Mandantenfähigkeit ein wichtiges Kritierium bei der Auswahl und dem Einsatz von Unternehmenssoftware. Mandantenfähige Software erlaubt es nämlich, mehrere Unternehmen („Mandanten“) in einer einzigen Software-Instanz abzubilden.
Was versteht man unter Mandantenfähigkeit?
Mandantenfähigkeit bezeichnet die Eigenschaft einer Software, mehrere unabhängige Mandanten – also Unternehmen, Standorte oder Organisationseinheiten – innerhalb einer einzigen Software-Instanz zu verwalten. Dabei sind die Daten der einzelnen Mandanten strikt voneinander getrennt, sodass kein Mandant Einblick in die Informationen eines anderen erhält. Gleichzeitig nutzen alle Mandanten gemeinsam dieselbe technische Infrastruktur, was Ressourcen schont und Kosten reduziert. Für Unternehmen mit mehreren Gesellschaften oder Niederlassungen ist Mandantenfähigkeit damit eine zentrale Anforderung an moderne ERP-Systeme.
Was bedeutet Multi Tenancy in diesem Zusammenhang?
Multi Tenancy ist der englische Fachbegriff für Mandantenfähigkeit. Beide Begriffe beschreiben dasselbe Konzept, werden aber in unterschiedlichen Kontexten verwendet.
Multi Tenancy ist der technische, international gebräuchliche Begriff, der vor allem in der IT- und Cloud-Architektur verwendet wird. Er beschreibt die Architekturentscheidung auf Anbieterseite: Wie ist die Software gebaut, damit mehrere Kunden (Tenants) dieselbe Infrastruktur sicher teilen können?
Mandantenfähigkeit ist die deutsche Entsprechung und wird stärker aus der Anwenderperspektive verwendet, also wie Unternehmen die Funktion nutzen, um mehrere Gesellschaften oder Standorte in einer Software zu betreiben.
Multi Tenancy und Mietshaus: eine Analogie
„Tenant“ bedeutet „Mieter“ und Multi Tenancy lässt sich tatsächlich am besten an einem Mietshaus verdeutlichen:
- Die Mieter bewohnen getrennte Wohnungen.
- Jeder hat einen Schlüssel zu seiner Wohnung und ohne diesen Schlüssel kommt niemand herein.
- Mieter können nach Belieben Gegenstände in die und aus der Wohnung transportieren.
- Solange sie die Hausordnung beachten, können sie ihn ihren Wohnungen tun und lassen, was sie möchten.
- Bestimmte Einrichtungen im Mietshaus stehen allen zur Verfügung: Treppenhaus, Aufzug, Eingangshalle, Heizung, Leitungen, die die einzelnen Wohnungen erschließen.
So ähnlich funktionieren auch mandantenfähige Systeme. Mit „Mandanten“ sind hier nicht nur die Kunden von Rechtsanwälten und Steuerberatern gemeint, sondern alle separaten Betriebe, Organisationen und Personen in einer mandantenfähigen Software-Umgebung.
Für welche Software ist das Kriterium Mandantenfähigkeit relevant?
Mandantenfähigkeit ist überall dort relevant, wo mehrere unabhängige Organisationseinheiten in einer gemeinsamen Software-Umgebung verwaltet werden. Die wichtigsten Softwarekategorien:
Unternehmenssoftware
- ERP-Systeme – mehrere Gesellschaften, Standorte, Filialen
- Buchhaltungs- und Finanzsoftware – zentrale Buchführung für mehrere Mandanten
- Lohnbuchhaltungssoftware – Gehaltsabrechnung für verschiedene Gesellschaften
- CRM-Systeme – Kundendaten verschiedener Unternehmenseinheiten getrennt verwalten
- DMS/ECM – Dokumentenmanagement für mehrere Mandanten mit getrennten Zugriffsrechten
IT-Infrastruktur & Cloud
- Webhosting & Content-Management-Systeme – mehrere Websites auf einer Instanz
- Cloud-Plattformen (AWS, Azure, Google Cloud) – Mandantenfähigkeit als Grundprinzip
- SaaS-Anwendungen generell – jeder Kunde ist technisch ein eigener Mandant
Vorteile der Mandantenfähigkeit von Unternehmenssoftware
Mandantenfähige Software ist aus folgenden Gründen wirtschaftlich.
- Übergreifende Konfigurationseinstellungen müssen nur einmal festgelegt werden.
- Es muss nur eine Instanz der Software gekauft oder als SaaS gemietet werden.
- Damit haben Sie einen festen Kostenbetrag. Ihre Kosten steigen nicht, wenn weitere Mandanten-Gesellschaften hinzukommen.
- Ressourcen werden geschont, da sie in einem Ressourcenpool auf mehrere Mandanten verteilt werden. Lastverteilung sorgt für eine gleichmäßige Auslastung der Rechen- und Speicherkapazitäten.
Ein cloudgestütztes ERP-System hat darüber hinaus den Vorteil der Skalierbarkeit. Die IT-Infrastruktur wächst mit Ihrem Unternehmen mit. Kosten für Hardware, Wartung, Serveradministration, Entwicklung, Updates und Sicherheit sind in der SAAS-Miete enthalten und werden damit pro Instanz gezahlt – nicht pro Mandant.
Mandantendaten und -einstellungen
Hierunter fällt alles, was direkt mit dem Mandanten verbunden ist, zum Beispiel:
- die eigenen Daten und Objekte der Gesellschaft, etwa Kundendaten, Produktkatalog, Buchhaltungsdaten, Dokumente usw.
- die Konfigurationen und Ansichten, die speziell für den gegebenen Mandanten angelegt werden.
Mandantenübergreifende Daten und Einstellungen
Dies sind neben dem Anwendungscode allgemeine Konfigurationseinstellungen des Systems, d.h. Angaben wie:
- Währungen und Währungskurse
- Länder, Orte, Zeitzonen
- international standardisierte Branchenkataloge
Brauchen Sie ein mandantenfähiges ERP-System?
Wenn Sie mehrere Gesellschaften, Zweigniederlassungen, Standorte oder Filialen haben, benötigen Sie eine mandantenfähige ERP-Software.
In einem solchen System legen Sie jede Ihrer selbständigen organisatorischen Einheiten separat als Gesellschaft an.
Üblicherweise werden Filialen getrennt geführt, aber bestimmte Dinge, wie zum Beispiel die Finanzbuchhaltung, werden in der Zentrale erledigt.
In einer mandantenfähigen Software ist es ganz einfach, allen Beteiligten die notwendigen Zugriffe zu geben und ihnen einen passenden digitalen Arbeitsplatz einzurichten.
Angenommen, Ihr Betrieb liegt in Köln, mit Niederlassungen in Bonn, Düsseldorf und Aachen. Sie haben in Ihrem ERP-System vier Gesellschaften angelegt: Ihre Kölner Zentrale und die drei Niederlassungen.
Der jeweilige Niederlassungsleiter bekommt Zugriff auf die für ihn relevanten Informationen seiner Filiale.
Der Buchhalter, der zentral in Köln die Buchführung für die gesamte Gruppe erledigt, hat Zugriff auf die Buchhaltung aller vier Standorte. Er bucht diese Filialen zentral. Buchungsregeln für die automatisierte Buchung von Geschäftsvorfällen muss er nur einmal anlegen und kann sie dann auf die anderen Standorte übertragen.
Kosten senken, Synergien nutzen
In einem solchen Szenario profitieren Sie gleich mehrfach vom Einsatz einer mandantenfähigen Cloud-Unternehmenssoftware:
- Sie nutzen Synergien, um wirtschaftlich zu arbeiten.
- Alle Standorte arbeiten konsistent, auf der gleichen Software und mit den gleichen Prozessen.
- Als Geschäftsführer oder Entscheidungsträger bekommen Sie Auswertungen und Informationen über die Unternehmensgruppe in Echtzeit von Ihrem ERP geliefert.
Fazit
Mittelständler haben meist mehr als einen Standort und benötigen daher mandantenfähige Software. Ein mandantenfähiges ERP-System erlaubt den Anwendern, in einer einzigen Instanz der Software mehrere „Mandanten“ – oder Niederlassungen – anzulegen und zu betreiben.
Die Vorteile sind Kostensenkung, Datensicherheit, Synergie-Effekte und Konsistenz der Daten und Prozesse. Nutzer partizipieren an den hohen IT-Investitionen des Herstellers, ohne mehr aufzuwenden als die Miete für ihre Cloud-Applikationen.
