Der Arbeitsprozess moderner Unternehmen hat sich stetig weiterentwickelt. Immer mehr Beteiligte wie interne und externe Mitarbeiter, Partner und Kunden mit Arbeitsplätzen an unterschiedlichen Orten, sollen in komplexer werdende Projekte integriert werden. Die Anzahl an übergebenen Informationen steigt rasant, wenn sich jede Partei ohne festgelegten Zeitablauf mit eigenen Wünschen und Anregungen in die Projektentwicklung einbringt. In diesem Prozess sollen Kunden und Partnern idealerweise jedoch ohne Zeitverlust an der Umsetzung eines Projekts beteiligt werden, noch bevor die eigenen Mitarbeiter mit der Weiterentwicklung eine andere Richtung einschlagen. Um mit diesen Entwicklungen Schritt halten zu können, müssen diese Prozesse computergestützt abgearbeitet werden. Online-Tools helfen bei der Durchführung und Planung von Projekten zeitlich und örtlich getrennter Teams, Absprachen werden über Online-Kalender getroffen, Daten und Dateien werden mit Dokumentenmanagementsystemen online ausgetauscht und Videokonferenzen ersetzen persönliche Meetings. Die internetbasierte Zusammenarbeit zur gemeinsamen Erfüllung einer Aufgabe oder eines Projekts wird E-Collaboration genannt.
In welchen Bereichen kann E-Collaboration eingesetzt werden?
Die Vielfalt der Anwendungsgebiete wurde bereits angeschnitten. Insbesondere bei einer zeit-effizienten Planung und Umsetzung von Projekten können internetbasierte Programme die Zusammenarbeit wesentlich unterstützen und vereinfachen, da alle benötigten Informationen zentral an einem Ort gespeichert werden, kann ein schneller Zugriff der berechtigten Partei unmittelbar erfolgen. Durch intelligente Suchfunktionen, kann eine Datei in wenigen Sekunden gefunden und bearbeitet werden. Software für E-Collaboration kann daher in allen Berufsbereichen eingesetzt werden, in denen Dateien gemeinsam erstellt und bearbeitet werden, Dateien und Grafiken sicher an Kunden übertragen werden sollen, oder in denen Mitarbeiten darauf angewiesen sind, auch mobil auf Dokumente zugreifen zu können. So profitieren insbesondere Werbeagenturen.
Was leistet E-Collaboration?
Dateien, Grafiken und Texte werden in Online-Dokumentenspeichern gespeichert und organisiert, mit spezifischen Aufgaben und Projekten verknüpft und mit individuellen Zugriffs- und Bearbeitungs-Berechtigungen versehen werden. Es können auch große Dateien versendet werden, die die meisten E-Mail Clients vor Probleme stellt. Die gemeinsame Bearbeitung von Textdokumenten und Tabellenkalkulationen wird wesentlich vereinfacht. So können Änderungen einfach nachverfolgt werden, veraltete Versionen kommentiert und immer wieder aufgerufen werden. Abgeschlossene Dokumente können zur Bearbeitung gesperrt werden und per Link gleich an den Empfänger gesendet werden. Auch die Umsetzung großer Projekte kann mit geeigneten Tools Auge behalten und gesteuert werden. Alle Beteiligten können gemeinsam an einem Projekt arbeiten, Aufgaben delegieren und relevante Dokumente austauschen. Fristen und Budgets können gemeinsam gesetzt und Rückstände rechtzeitig erkannt werden. In übersichtlich aufbereiteten Dashboards lassen sich Projektfortschritt sowie die Bearbeitung einzelner Aufgaben jederzeit im Auge behalten und dokumentieren. Die Mitarbeiter werden vor einer Informationsflut geschützt, da Informationen in einer dezentralen Plattform, in geeigneter Form, bereitgestellt werden und darauf in dem Moment zugegriffen werden können, wenn diese tatsächlich benötigt werden.
Welche Vorteile bietet E- Collaboration?
E-Collaboration ist mehr als nur ein Ersatz für die traditionelle Kommunikation von Angesicht zu Angesicht. Der mobile Echtzeitzugriff auf die neusten Daten aller Beteiligten ist sicherlich das Hauptargument, das für die Online-Zusammenarbeit spricht. Doch E-Collaboration hat noch weitaus mehr Vorteile zu bieten:
- Zugriff auf identische Daten, ganz unabhängig vom Arbeitsplatz
- Dokumente sind durch Synchronisation stets aktuell
- Verteiltes Arbeiten an einem Projekt, ohne Komplexitätssteigerung
- Einfaches Teilen von Dokumenten, eindeutige Versionierung
- Erleichterte Zusammenarbeit mit Externen durch Gastzugänge
Wege in die E-Collaboration
Mit internetbasierter Collaboration entstehen neue Geschäftspotentiale, vorhanden Ressourcen werden effizienter genutzt, doch erfordert sie ebenso neue Strategien und Organisationsstrukturen. Welches System in einem Unternehmen eingesetzt wird, sollte zu Beginn gut überlegt werden.
Die Vielfalt an möglichen Programmen ist groß und die Funktionen sollten genau auf die Anforderungen eines Unternehmens zugeschnitten sein. So empfiehlt es sich, zu Beginn des Einführungs-Prozesses die Anforderungen der Arbeitsabläufe an das zukünftige Programm genau zu definieren und abzustimmen.
Viele Anbieter entsprechender Programme bieten neben umfassender Beratung auch eine individuelle Konfiguration der Software an. So kann diese genau auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens zugeschnitten werden und Ihre Arbeitsabläufe und –prozesse können in kürzester Zeit optimiert werden.
