Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Machen Sie die Pflicht zur Kür und digitalisieren Sie auch alle weiteren Schritte in der Rechnungsverarbeitung.
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- Was ist eine E-Rechnung?
- Wie können Unternehmen E-Rechnungen empfangen?
- Gibt es Ausnahmen für den Empfang von E-Rechnungen?
- Wie können Unternehmen E-Rechnungen lesen?
- Wie können Unternehmen E-Rechnungen verarbeiten?
- E-Rechnungen empfangen und verarbeiten mit Scopevisio
- Wie werden empfangene E-Rechnungen archiviert?
Seit dem 1. Januar 2025 gilt die E-Rechnungspflicht im B2B-Geschäftsverkehr für im Inland steuerbare Umsätze. Unternehmen sind demnach verpflichtet, E-Rechnungen zu empfangen, die Sie von anderen Unternehmen erhalten. Sie dürfen vom Rechnungsersteller nicht verlangen, dass er ihnen stattdessen die Rechnung als PDF oder in Papierform schickt.
Gut zu wissen: Umsätze an private Endverbraucher (B2C) sowie grenzüberschreitende B2B-Umsätze sind nicht von der E-Rechnungspflicht betroffen.
Was ist eine E-Rechnung?
Eine E‑Rechnung stellt Rechnungsinhalte in einem strukturierten maschinenlesbaren Datensatz (z.B. als XML-Datei) im Sinne der europäischen Normenreihe EN 16931 dar.
Auch eine E-Rechnung enthält alle Rechnungsangaben (Rechnungsempfänger, Rechnungsnummer, Leistungsdatum etc.), die Sie auch von einer Papierrechnung oder einem PDF kennen. Sie stellt diese nur in einer anderen Form – nämlich in einem strukturierten Daten-Format – dar. Mit der E-Rechnung wird der Vorrang der Papierrechnung nun endgültig beendet.
Andere EU-Mitgliedsstaaten haben die E-Rechnung bereits eingeführt (z.B. Italien) oder sind in der Umsetzungsplanung (z.B. Belgien, Frankreich).
Der große Vorteil: E-Rechnungen ermöglichen die medienbruchfreie Rechnungsverarbeitung.
Rechnungsformate
Die beiden gängigen E-Rechnungsformate in Deutschland sind die XRechnung, ein reines XML-Format, das bereits im öffentlichen Auftragswesen zum Einsatz kommt, und ZUGFeRD, ein kombiniertes Format aus XML und PDF.
Sonstige Rechnungen
PDF-Rechnungen, Bilddateien (z.B. tif, jppg), Worddokumente (docx) oder eine eingescannte Papierrechnung erfüllen die gesetzlichen Voraussetzungen an die E-Rechnung nicht. Sie gelten als sogenannte „sonstige Rechnungen“.
Merke: Ein PDF ist keine E-Rechnung!
Noch Unklarheiten? Das Bundesministerium der Finanzen hat eine Liste an häufig gestellten Fragen (FAQs) zur E-Rechnung zusammengestellt. Detailliertere Informationen bietet auch unser Blogartikel „Die elektronische Rechnung (E-Rechnung) im Überblick„.
Wie können Unternehmen E-Rechnungen empfangen?
Sie können E-Rechnungen einfach per E-Mail empfangen. Ein E-Mail-Postfach reicht also für den Empfang aus.
Daneben kommen aber auch andere Wege in Betracht – zum Beispiel
- der Abruf mittels einer elektronischen Schnittstelle,
- der gemeinsame Zugriff auf einen zentralen Speicherort innerhalb eines Konzernverbundes
- oder die Möglichkeit des Downloads über ein Internetportal
Gibt es Ausnahmen für den Empfang von E-Rechnungen?
Nein, sämtliche Unternehmen, auch Kleinunternehmen, müssen seit dem 1. Januar 2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen.
Wie können Unternehmen E-Rechnungen lesen?
Ein XML-Datensatz ist für das menschliche Auge nur schwer lesbar. Die Finanzverwaltung hat deshalb ein kostenloses Tool zur Visualisierung von E-Rechnungen bereitgestellt. Es ist über das Onlineportal ELSTER verfügbar. Sie können hier Ihre E-Rechnung hochladen und visualisieren.
Anbieter von Buchhaltungssoftware, ERP-Software oder anderer Unternehmenssoftware haben in der Regel ebenfalls Funktionen integriert, mit denen E-Rechnungen visualisiert werden können.
Wie können Unternehmen E-Rechnungen verarbeiten?
Tatsächlich sind Rechnungsempfänger gesetzlich nicht verpflichtet, eine weitergehende elektronische Verarbeitung durchzuführen. Es wäre allerdings kurzsichtig, die Möglichkeit der medienbruchfreien Verarbeitung nicht zu nutzen. Gerade dafür sind die strukturierten Formate wie beispielsweise ZUGFeRD oder XRechnung bestens geeignet.
Lassen Sie die Chance zur Digitalisierung nicht einfach links liegen und denken Sie den Prozess zu Ende!
Anbieter von Unternehmenssoftware z.B. für Buchhaltung oder ERP stellen Lösungen für die durchgängig digitale und automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen bereit.
E-Rechnungen empfangen und verarbeiten mit Scopevisio
Mit dem Rechnungseingangsbuch von Scopevisio lassen sich alle Schritte der Eingangsrechnungsverarbeitung digital abbilden – von der Erfassung über die Prüfung bis hin zur Freigabe. Ein Großteil des Prozesses kann dabei automatisiert werden.
Eingang E-Rechnung
Wir empfehlen unseren Kundinnen und Kunden, eine allgemeine E-Mail-Adresse (z.B. rechnung@musterfirma.de) einzurichten und an ihre Lieferanten zu kommunizieren. So gelangen E-Rechnungen automatisiert ins Rechnungseingangsbuch. Rechnungen können allerdings auch manuell hochgeladen ober über Fremdsoftware ins Rechnungseingangsbuch übertragen werden.
Generierung eines PDF zur XRechnung
Damit Sie in der Lage sind, zu prüfen, ob die Rechnung auch ordnungsgemäß ausgestellt wurde, wird zum maschinenlesbaren Format XRechnung ein PDF erstellt. Beim ZUGFeRD-Format ist das nicht nötig – es hat das PDF ja bereits „im Gepäck“.
Automatisierte Datenextraktion
Dann startet die automatisierte Verarbeitung: Die Rechnungsdaten werden vom System aus der E-Rechnung extrahiert und in das zugehörige Formular in der Software übertragen – der zuständige Mitarbeitende führt nur noch einen kurzen Check durch.
Prüfung und Freigabe in der Software
Die Rechnungen durchlaufen anschließend einen zuvor festgelegten Prüf- und Freigabeprozess. Alle Verantwortlichen erhalten jeweils eine E-Mail-Benachrichtigung bei jedem neuen, zu prüfenden Beleg und können diesen für den nächsten Prüfungsschritt freigeben (oder ablehnen).
Gut zu wissen: In Scopevisio können abteilungsbezogene, auch mehrstufige Freigabeprozesse definiert werden. Der Prüfprozess kann aus mehreren sachlichen Prüfungen und Zahlungsfreigaben bestehen. Außerdem kann ein Prüf- und Freigabeprozess zeitlich beschränkt werden (zum Beispiel bei einer Urlaubsvertretung).
Vorbereitete Buchung für die Buchhaltung
Ein besonderes Merkmal des Rechnungseingangsbuchs ist die automatische Vorkontierung eingehender E-Rechnungen.
Basierend auf den Rechnungsdaten erstellt die Software Vorschläge für die Zuordnung zu Buchhaltungskonten (z.B. Debitor, Sachkonten, Kostenstellen). Diese Vorbelegungen lassen sich während des Buchungsprozesses jederzeit anpassen. Auch die vollautomatische Kontierung ist möglich – zum Beispiel bei Monatsrechnungen mit immer wiederkehrenden Inhalten.
Gut zu wissen: Mit der Scopevisio-Profifunktion Abrechnungsmanagement können Sie auch E-Rechnungen (ZUGFeRD, XRechnung) erstellen. Alle Informationen dazu finden Sie in unserem Blogartikel E-Rechnungen erstellen: Das sollten Unternehmen wissen.
Wie werden empfangene E-Rechnungen archiviert?
E-Rechnungen müssen im ursprünglichen, strukturierten elektronischen Daten-Format archiviert werden. Für die Aufbewahrung von E-Rechnungen gilt eine Frist von acht Jahren (§14b Absatz 1 UstG).
Was die Aufbewahrungspflicht angeht, sind außerdem die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) zu beachten.
Die GoBD sehen im Kern vor, dass Unternehmen in der Buchhaltung sicherstellen, in der alle Geschäftsvorfälle nachvollziehbar, vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet und unverfälscht abgebildet und aufbewahrt werden.
All dies ist notwendig, um eine reibungslose Betriebsprüfung durch die Steuerprüfer und das Finanzamt zu gewährleisten.
Die ERP-Software von Scopevisio unterstützt Unternehmen dabei, die GoBD einzuhalten, indem sie sämtliche Prozesse protokolliert und damit nachvollziehbar macht. Belege werden revisionssicher im DMS/ECM-Modul gespeichert. Somit werden Sie zwar nicht aus der Verantwortung entlassen, jedoch nimmt Ihnen die Software viele Aufgaben ab, um die Sie sich sonst selbst kümmern müssten.
Vorteile der E-Rechnung mit Scopevisio
Scopevisio ist eine integrierte Lösung, mit der Sie nicht nur E-Rechnungen empfangen und erstellen können. Scopevisio ist ein Cloud-ERP-System, welches das Thema E-Rechnung im betrieblichen Gesamtkontext sieht:
- Integration Modul Finanzen: Schnelle Verbuchung der vorkontierten Rechnungen in der Buchhaltung
- Integration Modul Beschaffung: Automatisierter Abgleich von Lieferschein und Eingangsrechnung
- Integration Modul DMS/ECM: Revisionssichere Speicherung von Ein- und Ausgangsrechnungen
