Murphy’s Law besagt (vereinfacht formuliert): Alles, was schiefgehen kann, wird auch schiefgehen. Das gilt auch und besonders für IT-Projekte. Wir sagen Ihnen, wie Sie sich gegen die häufigsten Projektrisiken wappnen können.
Schwammige Definition der IT-Projekte
Häufig werden Projekte in Auftrag gegeben, bei denen weder der Kunde noch der Auftragnehmer so genau weiß, was eigentlich erreicht werden soll. Die Projektziele und der Umfang werden vage umschrieben und lassen viel Spielraum für Interpretationen.
Auf dieser Grundlage kann kein Mensch einen ordentlichen Projektstrukturplan erstellen, geschweige denn eine Machbarkeits- oder Kostenabschätzung.
Was tun?
Erstellen Sie eine Blaupause für einen Projektauftrag, die alles Wichtige enthält: Die Bezeichnung und eine Kurzbeschreibung des IT-Projekts, Auftraggeber, Start und Ende, Terminvorgaben, Ziele, angestrebte Arbeitsergebnisse, Projektbudget, Grundannahmen und Beschränkungen, Ressourcen. Auch die wichtigsten Stakeholder, der Projektmanager und das Projektteam können im Projektauftrag bereits bestimmt werden.
Legen Sie den Leistungsumfang fest und behalten Sie sich vor, für nachträgliche Änderungen entsprechend mehr Zeit und Honorar zu verlangen.
Ganz wichtig: Setzen Sie SMARTe Ziele. SMART steht für spezifisch, messbar, akzeptiert, realistisch und terminiert. Nur dann können Sie die Zielerreichung dokumentieren und Ärger bei der Abnahme vermeiden.
Planungs- und Methodenfehler
Ihr Projektplan steht. Sie haben sinnvolle Arbeitspakete geschnürt, Zuständigkeiten verteilt und ein schönes Gantt-Diagramm erstellt. Jetzt kann doch eigentlich nichts Schlimmes mehr passieren, oder? Doch, es kann.
Eine zu starre Projektplanung ist ebenso schädlich wie eine zu lockere, das Kleben an einer Methode ebenso unangemessen wie überhaupt keine Methode. Ihr Vorgehen sollte gewährleisten, dass genug Flexibilität vorhanden ist, um auf Changes und veränderte Bedingungen reagieren zu können.
Sie sollten immer vor Augen haben:
- Der Projektumfang kann sich ändern.
- Anforderungen können sich ändern.
- Ressourcen können wegfallen.
- Teilprojekte können in Verzug geraten.
Das kann Ihre Zeitplanung durcheinanderwirbeln und das Budget sprengen, wenn Sie nicht rechtzeitig etwas unternehmen.
Was tun?
Rechtzeitig bedeutet: Am besten noch vor Projektstart. Lassen Sie sich nicht auf unrealistische Zeitvorgaben ein, wenn Sie wissen, dass diese ohnehin nicht einzuhalten sind. Im Gegenteil: Zeit, Ressourcen, Budget – alles sollte mit einer Sicherheitsmarge geplant werden. Aus den Lessons-Learned-Sitzungen vergangener Projekte können Sie eine realistische Einschätzung ableiten, wie groß diese Marge sein sollte.
Haben Sie das Ohr am Kunden, damit Sie antizipieren können, was dieser ändern möchte und wann er es möchte. War da Unzufriedenheit in seiner Stimme zu hören? Oder der Anspruch auf mehr? Fragen Sie ihn danach. Sonst werden Sie am Ende überrumpelt.
Etablieren Sie für Ihre IT-Projekte ein strukturiertes Change Management. Entwerfen Sie ein Dokument, das die Änderungen konkret (am besten SMART) auflistet. Anschließend sollten Sie oder Ihr Projektmanager für jeden Change dokumentieren, wie sich dieser auf den Zeitplan und das Budget auswirkt. Lassen Sie sich das Dokument vom Kunden unterschreiben und legen Sie es mit dem Projektauftrag ab.
Projektkommunikation funktioniert nicht
IT-Projekte stehen und fallen mit der Kommunikation. Was Sie nicht wissen, können Sie nicht managen. Gleiches gilt für das Projektteam und alle Stakeholder bis hin zum Auftraggeber.
Angenommen, der Verantwortliche für ein Arbeitspaket vertuscht einen Fehler, weil er fürchtet, „einen Kopf kürzer gemacht“ zu werden. Oder es treten Konflikte mit dem Team oder dem Kunden auf. Oder die Arbeit stockt, weil den Teammitgliedern der Ablauf nicht klar ist. Oder Kundenbeschwerden werden aus Furcht vor den Konsequenzen nicht weitergeleitet. Ein Großteil des Projektmanagements besteht aus Kommunikation und seltsamerweise glauben immer noch viele, dass sich diese schon von alleine regeln werde.
Was tun?
Sie benötigen ein Kommunikationskonzept, das alle Beteiligten dort abholt, wo sie stehen. Achten Sie auf transparente, sachliche und angstfreie Kommunikation. Die vielbeschworene „Authentizität“ in allen Ehren, aber wenn jemand in Ihrem Team ein Stinkstiefel ist, soll er sich gefälligst zurückhalten. Niemand darf schlecht über Kunden oder Kollegen reden. Probleme sachlich ansprechen ist in Ordnung, Hetze oder Hohn nicht. Das gehört zur Unternehmenskultur und die sollte auch für IT-Projekte gelten.
Teammeetings sollten eine Agenda haben, aus der sich klare Arbeitsaufträge mit Termin und Zuständigkeit ergeben. Ein Austausch über das IT-Projekt und eine Diskussion sollten ebenfalls Platz haben, aber das Meeting sollte nicht zu lange dauern. Maximal anderthalb Stunden, sonst ufert es aus.
Stellen Sie Kommunikationsrichtlinien für IT-Projekte auf. Alle Beteiligten müssen über Abläufe, Entscheidungen, Dokumente, Termine und Zuständigkeiten für ihren Arbeitsbereich im Bilde sein. Legen Sie fest, welche Arbeitsergebnisse wann und in welcher Form an wen kommuniziert werden. Besser zu viel Standardisierung als zu wenig.
Dazu können Sie Software-Lösungen verwenden. Ihre Projektmanagement-Software sollte eine umfassende Projektakte enthalten, die den Mitarbeitern einen Überblick verschafft und ein Dokumentenmanagement mit E-Collaboration-Funktionen enthält.
Für die alltägliche Teamkommunikation eignen sich Chat-Anwendungen. Für Absprachen oder Dinge, die dokumentiert werden müssen, ist E-Mail die bessere Wahl. Aber nicht zum Versand von Dokumenten! Sonst liegen bald zig unterschiedliche Versionen in zig E-Mail-Postfächern und niemand weiß mehr, welche die aktuelle ist. Verschicken Sie Links auf einen Online-Speicher.
Für das Konfliktmanagement im Team oder mit dem Kunden benötigen Sie eine Eskalationsrichtlinie, die klarstellt, ab welchem Punkt welcher Vorgesetzte sich einschalten muss. Wenn es ganz schlimm wird, sollten Sie einen Mediator zur Hand haben.
Fehler bei der Ressourcenzuweisung
Mit dem Personal ist es wie mit der Zeit: Man hat immer zu wenig davon. Viele Projektmanager überschätzen ihre Leute, überfordern sie oder zwingen sie in eine Position, die für sie eine Nummer zu groß ist. Der aktuelle Fachkräftemangel tut ein Übriges. Und dann sitzt vielleicht eine studentische Hilfskraft an einer Aufgabe, die einen ausgewachsenen Software-Architekten erfordert – und versucht, den Eindruck zu erwecken, als sei sie der Sache gewachsen. Spätestens bei der Qualitätssicherung platzt dann die Bombe.
Auch andere Personalprobleme treten auf. Jemand fällt aus wegen Krankheit oder – Überrraschung! – Kündigung. Doch das Schlimmste, was einem IT-Projekt passieren kann, ist ein unfähiger oder unerfahrener Projektmanager mit Allmachtsphantasien.
Auch auf materieller Ebene können Lieferengpässe oder Kostensteigerungen den Zeitplan oder das Budget für IT-Projekte ins Wanken bringen.
Was tun?
Ein guter Projektmanager und gutes Personal sind das A und O für erfolgreiche Projekte. Bilden Sie Teams aus erfahrenen und unerfahrenen Leuten und achten Sie auch beim Personal auf einen Sicherheitspuffer. Das betrifft die Qualität, sprich Qualifikation, ebenso wie die Quantität der Mitarbeiter. Haben Sie eine gute Personalvermittlung für IT-Fachkräfte an der Hand? Sie werden sie brauchen.
Die weiteren Maßnahmen wurden bereits erwähnt: Planen Sie Termine für IT-Projekte großzügig und legen Sie noch einen Puffer von zehn Prozent drauf. Ihr CEO oder Kunde schüttelt den Kopf? Dann bieten Sie ihm die Stirn. Das Gleiche gilt sinngemäß für Budgets.
Schlechtes Management von Abnahme und Deployment
Wenn der Projektauftrag präzise und das Change Management professionell waren, dürfte die Abnahme keine größere Hürde mehr sein. Oder? Tatsächlich ist diese Phase oft eine Herausforderung für IT-Projekte.
Eine weitere, oft unterschätzte Schwierigkeit tritt bei der Einführung der Software auf. Die Endanwender kommen nicht damit zurecht. Doch nur wenn diese zufrieden sind, ist das Projekt ein Erfolg.
Was tun?
Sie benötigen einen Prozess für die Endabnahme. Dazu gehören eine schriftliche Spezifikation, die vom Auftraggeber abgesegnet wird, sowie ein Akzeptanztest mit dokumentierten Testfällen. Wenn die Software den Test besteht, wird sie abgenommen.
IT-Projekte behandeln die Endanwender oft stiefmütterlich. Dabei ist es wichtig, diese eigentlichen Adressaten mit ins Boot zu nehmen. Dazu genügt es nicht, Schulungen und Anwenderhandbücher vorzubereiten. Besser ist es, wenn jemand aus Ihrem Team die Einführung in der Organisation des Auftraggebers persönlich begleitet und die Anwender „an die Hand nimmt“. Diese Person sollte über Empathie verfügen und sich ohne Fach-Chinesisch verständlich machen können.
Fazit
Schwammige Projektdefinition, Fehler bei der Planung, fehlendes Change Management, Patzer bei der Kommunikation – die Gründe, weshalb IT-Projekte scheitern, sind vielfältig.
Strukturierte Prozesse vom Projektauftrag bis zur Endabnahme können viele Projektrisiken bereits mildern. Ausreichende Sicherheitspuffer bei Budget, Zeit und Ressourcen tun ein Übriges. Und wenn dann noch die Teamzusammensetzung und Kommunikation stimmt, haben Sie Murphys Gesetz ein Schnippchen geschlagen.
Unsere Checkliste für Projektmanager gibt weitere nützliche Tipps für Projektmanager.
