Jeder arbeitet mit Projekten. Doch trotz allen Projekt-Know-hows verlaufen immer noch manche Projekte chaotisch. Denn je nach Branche und Vorhaben können sie so verschiedenartig und komplex sein, dass selbst geübte Manager ins Schwimmen geraten. In einer solchen Situation ist es gut, eine Checkliste zur Hand zu haben.
Projektmanagement-Methode PMBOK
Unsere Checkliste für das Projektmanagement orientiert sich an dem führenden Projektmanagement-Standard PMBOK (Project Management Body of Knowledge). PMBOK geht davon aus, dass Projektarbeiten in Prozessen erledigt werden. Zwischen diesen Prozessen können vielfältige Abhängigkeiten bestehen – zeitliche, personelle und materielle.
PMBOK unterscheidet die Phasen Initiierung, Planung, Durchführung, Steuerung und Überwachung sowie Abschluss. Da sich Initiierung und Planung, ebenso wie Durchführung und Steuerung/Überwachung, oft überschneiden, haben wir diese zusammengefasst.
Checkliste für Ihr Projektmanagement
Die folgenden Schritte sollten Sie in den jeweiligen Projektphasen berücksichtigen.
Vorbereitung und Planung
Wurden bereits ähnliche Projekte durchgeführt? Wenn ja, dann könnten Sie Elemente aus diesen Projekten wiederverwenden. Die Dokumentation und Lessons-Learned aus früheren Projekten sind wichtige Ressourcen, um es beim nächsten Mal noch besser zu machen.
Projektdefinition festlegen
Die Projektdefinition fasst die Vorgaben für die Projektplanung zusammen. Sie skizziert das Projektziel sowie die Organisation des Projektes und Prozesses. Dazu gehört auch eine Projektmethodik (traditionelle oder agile Methoden).
Stakeholder identifizieren
Zu den Stakeholdern gehören, je nach Ausprägung des Projekts
- Projektadressat / Auftraggeber
- Projektträger / Auftragnehmer
- Projektinhaber / Verantwortlicher für das Projekt
- Projektteam / interne und externe Mitarbeiter und Unternehmen
- Rollen und Verantwortlichkeiten
- Entscheidungsbefugnisse
Es ist sinnvoll, sich bereits in diesem Stadium Gedanken über die Projektkommunikation, Eskalationsstrategien, Geheimhaltung und Zeichnungsberechtigungen zu machen.
Anforderungen sammeln, Lastenheft erstellen
Dies geschieht üblicherweise in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber. Das Ergebnis ist ein Lastenheft, in dem die Gesamtheit der Anforderungen präzise beschrieben sind.
Lösungen beschreiben, Pflichtenheft erstellen
Im Pflichtenheft beschreibt der Auftragnehmer möglichst konkret, wie er die einzelnen Anforderungen des Auftraggebers erfüllen will.
Projektrisiken antizipieren und bewerten
Projektrisiken können hier nur beispielhaft genannt werden. Am häufigsten geraten Projekte ins Trudeln, weil Termine überschritten werden, Lösungen nicht dem versprochenen Umfang entsprechen, Budgets nicht ausreichen, Zahlungen nicht geleistet werden oder Konflikte zwischen den Beteiligten auftreten. Oder der Auftraggeber stellt Nachforderungen, die nicht mit dem Projektmanagement abgesprochen waren.
Zu den Projektrisiken gehören auch Ressourcen-Engpässe – Lieferungen bleiben aus, Fachkräfte sind nicht zu finden. Je besser Sie die Risiken antizipieren, umso effizienter wird Ihr Risikomanagement sein.
Projektauftrag / Project Charter erstellen
Der Projektauftrag ist die formelle Bestätigung des Projekts. Er ist der eigentliche Einstieg in das Projekt. Nachdem der Projektauftrag unterzeichnet wurde, kann das Kickoff-Meeting geplant werden. Ein Projektauftrag enthält mindestens:
- Umfang des Produkts / Projekts
- Ziele
- SMARTe Erfolgskriterien
- Zeit- und Ablaufplan
- Budget
Freigabe durch den Projektsponsor / Auftraggeber
Projektstrukturplan erstellen
Der Projektstrukturplan (oder einfach Projektplan) wurde in diesem Ratgeber bereits in einem eigenen Beitrag behandelt. Zu einem Projektstrukturplan gehören folgende Maßnahmen:
- Arbeitspakete / Teilprozesse / Aktivitäten definieren
- Reihenfolge festlegen
- Prioritäten festlegen
- Abhängigkeiten analysieren
- Dauer der Aktivitäten festlegen
Ressourcen- und Personaleinsatz planen
Wann werden welche Ressourcen benötigt? Wie ist die Verfügbarkeit? Wie kann eine maximale Auslastung gewährleistet werden, die Leerlaufzeiten ebenso vermeidet wie eine Überlastung? Auf diese Fragen muss das Projektmanagement Antworten parat haben.
Bei Dienstleistungsprojekten ist besonders die Personalplanung wichtig. Urlaubszeiten und Ausfälle können eventuell durch Springer, Freiberufler oder Zeitarbeiter aufgefangen werden. Auch deren Einsatz muss vorab geplant werden.
Kosten abschätzen
Einkaufspreise, Fertigungskosten, evtl. Miet- und Leasingkosten, Reisekosten, Stundenverrechnungssätze und eine Sicherheitsmarge fließen in die Kostenschätzung mit ein. Auch die Projektrisiken können zu Kostensteigerungen führen. Anhand von früheren Projekten lässt sich dieser schwer berechenbare Faktor vielleicht eingrenzen.
Je detaillierter die Kosten auf die einzelnen Projektphasen, Termine und Arbeitspakete heruntergebrochen werden, umso besser lässt sich das Projekt finanziell steuern.
Budgets planen
Anhand der Kostenabschätzung kann das Projektmanagement ein Projektbudget sowie Teilbudgets erstellen.
Qualitätsmanagement planen
Wie definieren Sie die Qualität Ihres Produkts? Wie überprüfen Sie diese? Wie gehen Sie mit Abweichungen um? Welche quantitativen und qualitativen Mängel können Sie beschreiben und welche Gegenmaßnahmen treffen Sie?
Das Qualitätsmanagement muss eng in die Durchführungsphase des Projekts eingebunden werden. Jedes Lieferergebnis sollte vor Abgabe eine Qualitätskontrolle durchlaufen.
Kommunikation planen
Dies kommt oft zu kurz. Man verlässt sich darauf, dass die Projektbeteiligten ihre Kommunikation schon selbst organisieren werden.
Dies geschieht aber nicht von selbst. Daher sollte das Projektmanagement
- den Informationsfluss gestalten
- die Kommunikation strukturieren und sicherstellen
- den Umgang mit Feedback, Kritik und Konflikten planen
- Meetings effektiv gestalten
- die Motivation bei der Kommunikation nicht zu kurz kommen lassen.
Beachten Sie bei der Gestaltung der Projektkommunikation:
- Transparenz – Information soll keine „Holschuld“ sein.
- Effizienz – Meetings, Chat, Telefon, E-Mail, eCollaboration, Dateifreigaben – Kommunikationskanäle sollten so eingesetzt werden, dass die Beteiligten möglichst effizient kommunizieren können, ohne dass die Belange der Projektdokumentation und der Geheimhaltung zu kurz kommen
- Struktur – bestimmte Kommunikationen müssen eskaliert oder einem definierten Personenkreis zugänglich gemacht oder bestätigt werden. Formerfordernisse sind zu beachten.
Durchführung, Überwachung und Steuerung
Abarbeiten des Projektstrukturplans
Die eigentliche Projektarbeit besteht darin, die Teilprozesse, Arbeitspakete und Tätigkeiten des PSP abzuarbeiten.
Ressourcenmanagement / Beschaffung
Dies sind die logistischen Herausforderungen des Projektmanagements. Der Projektmanager arbeitet hier mit HR, Einkauf und Logistikanbietern zusammen.
Fakturierung
In vielen Projekten werden Zwischenrechnungen nach Arbeitsfortschritt gestellt. Der Projektmanager stellt die Zeit- und Leistungsabrechnungen zusammen, ordnet sie den jeweiligen Meilensteinen zu und erstellt die Rechnungen.
Projektdokumentation
Die Projektdokumentation kann rasch anwachsen und unübersichtlich werden. Daher ist von Anfang an eine strukturierte Ablage wichtig, am besten in einem Dokumentenmanagementsystem (DMS). Die Projektdokumentation umfasst:
- Prozessdokumentation
- Projektkommunikation
- Strukturierte Ablage aller projektrelevanten Dokumente
- Finanzdokumentation
- Change-Dokumentation
Change Management
In jedem Projekt treten Änderungen oder Änderungswünsche auf. Das Change Management definiert einen strukturierten Prozess, wie diese Änderungen in das Projektmanagement zu integrieren sind.
Risikomanagement (quantitativ und qualitativ)
Was geschieht, wenn Risiken, die in der Planungsphase antizipiert wurden (oder auch nicht…), tatsächlich eintreten? Das Projektmanagement sollte immer einen Plan B in der Tasche haben – oder zumindest eine standardisierte, bewährte Vorgehensweise.
Zum Risikomanagement gehören auch Controlling-Aufgaben, nämlich
- Qualitätskontrolle der Arbeitsergebnisse
- Laufende Wirtschaftlichkeitskontrolle / Deckungsbeitrag
Monitoring
- Zeitaufwand (fakturierbar und nicht fakturierbar)
- Ressourceneinsatz
- Termineinhaltung
- Qualität
Laufendes Projektcontrolling und Abweichungsanalyse
Beaobachten Sie regelmäßig Ihren Deckungsbeitrag. Definieren Sie Kennziffern für Ihren Projekterfolg. Je mehr Parameter im Projekt Sie regelmäßig pflegen, umso besser können Sie Ihr Projekt steuern.
Steuerungsmaßnahmen implementieren
Je nachdem, welche Risiken Ihre Auswertungen zu Tage fördern, können Sie frühzeitig an den entsprechenden Stellschrauben drehen, um Ihr Projekt wieder auf die Schiene zu setzen.
Abschluss
In dieser letzten Projektphase wird das Projekt – hoffentlich erfolgreich – beendet. Der Auftraggeber erhält sein Produkt und der Auftragnehmer stellt die Schlussrechnung.
Abnahme durch den Auftraggeber
Die Abnahme ist ein wichtiger Schritt und muss in der Projektakte dokumentiert werden. Sie schafft für alle Beteiligten die Rechtssicherheit, dass der Auftragnehmer alle Pflichten aus dem Projekt erledigt hat.
Endabrechnung
Auf Grundlage der Endabnahme kann auch die Schlussrechnung für das Projekt gestellt werden. Alle noch offenen Forderungen sollten in dieser berücksichtigt werden, einschließlich eventuell noch offener Reisekosten, Spesen, Auslagen, Zinsen usw.
Lessons-Learned-Sitzung
In der Lessons-Learned-Sitzung werden die Erfahrungen aus dem Projektmanagement zusammengetragen und analysiert. Diese Erfahrungssicherung ist ein wesentliches Element der kontinuierlichen Verbesserung.
Fazit
Mancher Projektmanager wünscht sich eine Checkliste, um im Dickicht der komplexen Prozesse, strengen Anforderungen und harten Termine nichts Wesentliches zu vergessen.
Dieser Artikel gibt Ihnen eine Checkliste oder einen Leitfaden für erfolgreiches Projektmanagement. In einem folgenden Artikel beschäftigt uns die Frage, wie sich Projekte am besten in Software abbilden lassen.
