Für Freiberufler und für Kleinunternehmer ist die Buchführung oftmals eine ungeliebte Tätigkeit. Sie sollte dementsprechend möglichst unkompliziert sein. Eine Buchhaltungssoftware schafft hier Abhilfe.
Rechnungen schreiben, Belege erfassen, Angebote erstellen und Aufträge bestätigen, online Zahlungen überprüfen oder veranlassen, bilanzieren, Umsatz- und Vorsteuer berechnen – all das leistet Buchhaltungssoftware in Unternehmen. Mit ihrer Hilfe lassen sich alle Einnahmen und Ausgaben von Beginn an sorgfältig erfassen und verwalten – und das ganz unkompliziert und einfach.
Je nach gewählter Software sind zusätzliche Funktionen verfügbar. So können Daten von einem Aufgabenbereich in den anderen importiert werden und der gesamte Bereich der Buchhaltung, von der Angebots- bis zur Rechnungserstellung, vom Kundenanschreiben bis zur Steuererklärung kann vereinfacht und vielfach auch automatisiert werden. Es gibt spezielle Buchhaltungssoftware für Mac.
Anwendungsbereiche für Buchhaltungssoftware
Laut Handelsgesetzbuch sind in das Handelsregister eingetragene Kaufleute zur doppelten Buchführung verpflichtet; dies gilt insbesondere für Kapitalgesellschaften, wie z. B. GmbHs sowie generell für Unternehmen, deren Gewinn die Summe von 50.000 Euro oder deren Umsatz die Summe von 500.000 Euro jährlich übersteigt. Freiberufler und Gewerbetreibende oder Kleinunternehmer, die einen geringeren Gewinn/Umsatz erzielen, sind hingegen nur zur simplen Buchführung (Einnahmenüberschussrechnung / EÜR) verpflichtet.
Auch sie sind aber nachweispflichtig und müssen beispielsweise Belege zehn Jahre lang aufbewahren. Buchhaltung ist also für jeden eine Pflicht, der selbstständig tätig werden will und es sich nicht leisten kann, diesen Bereich an externe Dienstleister abzugeben oder Personal dafür einzustellen. Entsprechend wird Buchführung sowohl in kaufmännischen Ausbildungen, in Weiterbildungen und als Teil von Berufsausbildungen gelehrt, die auf eine freiberufliche Tätigkeit vorbereiten. Wer sich ohne eine solche Ausbildung an die Existenzgründung wagt, hat die Möglichkeit, an Kursen teilzunehmen, wie sie von verschiedenen Bildungsträgern angeboten werden. Da sich in der Praxis die Verwendung von Buchhaltungssoftware empfiehlt, sollte bei der Auswahl der Seminare darauf geachtet werden, dass diese inhaltlicher Bestandteil des Lehrangebotes ist. Ein Vergleich verschiedener Anbieter lohnt sich also.
Wofür wird Buchhaltungssoftware genutzt?
Während die Pflicht zur einfachen oder doppelten Buchführung gesetzlich exakt geregelt ist, sind die Ausführungen darüber, wie diese Buchführung gestaltet werden muss, eher allgemein gehalten. Eine testierte Buchhaltungssoftware bietet den Vorteil, dass sich damit alle Geschäftsvorfälle effizient und sicher erfassen lassen und eine Berichterstattung erfolgt, die alle relevanten Vorgaben berücksichtigt. Darüber hinaus lassen sich verschiedene Softwarelösungen mit anderen Systemen integrieren und es bestehen Schnittstellen zu weiteren nützlichen Anwendungen wie beispielsweise der elektronischen Steuererklärung oder dem Customer-Relationship-Management.
Was bedeutet CRM in diesem Zusammenhang?
In modernen Buchhaltungslösungen ist das Kundenbeziehungs-Management bereits voll integriert oder zumindest über Schnittstellen nutzbar. Unter CRM versteht man alles, was dem Aufbau und der Pflege von Kundenbeziehungen dient. CRM-Software trägt dazu bei, Kundendaten sinnvoll zu strukturieren und zu verarbeiten. So ist es beispielsweise möglich, individuelle Angebote zu erstellen, ein bestimmtes Kaufverhalten oder Interessenschwerpunkte von Kunden zu dokumentieren oder Probleme und Lösungen in den Bereichen Service und Support festzuhalten. Das CRM dient damit wesentlich der Optimierung der Kundenorientierung eines Unternehmens, vom Marketing über den Vertrieb bis hin zum Support; von der leichten Erfassung der Adressdaten über die Erstellung personalisierter Newsletter bis hin zur Dokumentation von Klick- und Kaufverhalten.
