Allgemeine Auswahlkriterien
Grundsätzlich sollten Sie beachten, dass nicht jede käufliche Buchhaltungssoftware den gesetzlichen Vorgaben entspricht. Achten Sie daher darauf, dass es sich um eine testierte oder lizenzierte Software handelt, die die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB) sowie zum Datenzugriff, zur Überprüfung digitaler Unterlagen und zu DV-gestützten Buchführungssystemen berücksichtigt. Damit Gesetzesänderungen unverzüglich berücksichtigt werden, sollte die Durchführung regelmäßiger Upgrades möglich sein. Bei Desktopsoftware erlischt diese Möglichkeit häufig nach einem bestimmten Zeitraum (in der Regel 12 Monate), es sei denn, Sie erwerben eine neue Lizenz.
Benutzerführung und Support
Neben den gesetzlichen Bestimmungen ist auch die Benutzerführung von besonderer Bedeutung für eine optimale Auswahl. Sind die Menüpunkte übersichtlich dargestellt? Können Sie leicht zwischen den verschiedenen Aufgabenbereichen und Seiten navigieren? Tragen Farbgebung und Gestaltung zu einer leichten Lesbarkeit bei? Je intuitiver die Software zu bedienen ist, desto weniger Zeit werden Sie benötigen, um sich damit vertraut zu machen. Entsprechend sollten Sie auch die Zeit, die es braucht, um die Software zu implementieren und ggf. Mitarbeiter zu schulen, bei der Auswahl berücksichtigen. Steht Ihnen bei Problemen oder Fragen ein Support zur Seite? Zu welchen Zeiten ist dieser telefonisch erreichbar und handelt es sich um eine kostenpflichtige oder um eine kostenfreie Rufnummer?
Offene und versteckte Kosten
Was die Finanzierung angeht, sind also nicht allein die Anschaffungskosten zu berücksichtigen. Dennoch sollten Sie sich zunächst fragen, was Sie für den reinen Kaufpreis erhalten. Weitere Kosten können als Betriebskosten entstehen – beispielsweise für das Betreiben hausinterner Server, für Beratung und Support, für die Verlängerung von Lizenzen und die Implementierung Ihrer Buchhaltungssoftware. Einige dieser Ausgaben lassen sich grundsätzlich vermeiden, indem Sie beispielsweise Cloud-Computing nutzen. Sie benötigen dann weder einen eigenen Server noch müssen die Produkte implementiert werden. Auch um die Wartung und Aktualisierung Ihrer Buchhaltungssoftware müssen Sie sich nicht mehr selbst kümmern.
Firmeninterne Auswahlkriterien
Welche Buchhaltungssoftware für Ihre Zwecke geeignet ist, hängt im Wesentlichen von der Nutzungsart ab. Sind Sie Freiberufler, der eine einfache Einnahme-Überschuss-Rechnung an das Finanzamt abgibt, benötigen Sie keine Software, die zusätzliche Funktionen wie beispielsweise die Bilanzierung übernimmt. Daher stellt ein wesentliches Kriterium der Auswahl auch die Frage dar, wie stark sich die Software an Ihre Bedürfnisse als Nutzer und an die speziellen Erfordernisse Ihres Unternehmens anpassen lässt. Um dies festzustellen, sollten Sie zunächst – eventuell gemeinsam mit Mitarbeitern oder fachkundigen Helfern – den „Ist-Zustand“ analysieren. Welche Aufgaben soll das System übernehmen? Welche Funktionen müssen zwingend vorhanden sein? Worauf können Sie verzichten? Um es an einem einfachen Beispiel zu verdeutlichen: Liefert oder produziert Ihr Unternehmen Waren, so empfiehlt sich eine Software, mit der Sie auch Lieferscheine erstellen und ausdrucken können. Sind Sie dagegen auf dem Dienstleistungssektor tätig, benötigen Sie andere Funktionen.
Checkliste Buchhaltungssoftware
Die folgende Checkliste soll Ihnen helfen, die für Sie geeignete Software auszuwählen.
- Formulieren Sie so genau wie möglich, welche Anforderungen Sie an eine Buchhaltungssoftware stellen und welches Budget Ihnen zur Verfügung steht.
- Überprüfen Sie, welche erhältlichen Produkte diese Anforderungen erfüllen.
- Vergleichen Sie die infrage kommenden Produkte hinsichtlich
- der Anforderungen,
- der Anschaffungskosten,
- der Betriebskosten,
- des technischen Aufwandes, der erforderlich ist,
- des Supportangebots,
- des Vorhandenseins eines Gütesiegels oder Zertifikats des Anbieters.
- Lässt sich die Software auch zukünftig noch an sich wandelnde Anforderungen anpassen?
Wenn Sie all diese Punkte überprüft haben, dürfte die anfänglich große Auswahl deutlich kleiner geworden sein. Bevor Sie sich jedoch endgültig entscheiden, prüfen Sie, ob eine kostenlose Testversion der Software zur Verfügung steht, und informieren Sie sich über die Reputation des Anbieters wie zum Beispiel Lexware.
