Seit Anfang 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Spätestens ab 2028 sollten sie dann auch E-Rechnungen erstellen können. Was das für Unternehmen bedeutet, erläutert der folgende Blogartikel.
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- Zeitplan für die E-Rechnung
- Wer ist überhaupt von der E-Rechnung betroffen?
- Mehr als nur ein PDF: Was ist eine E-Rechnung?
- Welche Vorteile hat die elektronische Rechnung?
- XRechnung und ZUGFeRD
- Wie kann ich E-Rechnungen erstellen?
- Gibt es kostenlose Programme für die Erstellung von E-Rechnungen?
- E-Rechnungen erstellen mit Scopevisio
- ZUGFeRD und XRechnung erstellen mit Scopevisio
- Wie kann ich E-Rechnungen übermitteln?
- Wie werden E-Rechnungen aufbewahrt?
- Vorteile der E-Rechnung mit Scopevisio
Zeitplan für die E-Rechnung
Die E-Rechnung ist ein Thema, das Unternehmen schon seit letztem Jahr umtreibt. Denn das Wachstumschancengesetz macht elektronische Rechnungen im inländischen B2B-Geschäft zur Pflicht – allerdings mit Übergangsregelungen bis Ende 2027. In welchen Schritten die E-Rechnung umgesetzt wird, erläutert die folgende Grafik.
So bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die digitale Zukunft vor
Seit dem 1. Januar 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen. Schon bald wird jedoch auch die Erstellung von E-Rechnungen zur Pflicht. Nur noch bis Ende 2026 haben Rechnungsaussteller die Option, statt einer E‑Rechnung eine sogenannte sonstige Rechnung (z.B. Papierrechnung oder PDF) auszustellen – es sei denn, ihr Jahresumsatz liegt unter 800.000 Euro. In diesem Fall können Unternehmen noch bis 2027 PDF- oder Papier-Rechnungen schreiben. Ab 2028 wird die E-Rechnungspflicht dann vollständig umgesetzt sein.
Durch die E-Rechnung soll die Digitalisierung der deutschen Wirtschaft gefördert werden.
Bundesfinanzministerium der Finanzen (Quelle: FAQs zur E-Rechnung)
Wer ist überhaupt von der E-Rechnung betroffen?
Die Regelungen zur E-Rechnung gelten grundsätzlich für alle Unternehmen – egal, ob Start-up oder Konzern. Sie betreffen allerdings nur Leistungen zwischen Unternehmen (B2B), die im Inland ansässig sind.
Besser früher als später sollte sich Unternehmen deshalb damit beschäftigen, wie Sie künftig E-Rechnungen erstellen.
Mehr als nur ein PDF: Was ist eine E-Rechnung?
Eine E‑Rechnung ist laut EU-Richtlinie 2014/55/EU eine Rechnung, „die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird“. Vorgaben für dieses Format liefert die europäische Norm EN 16931.
Wichtig ist hier das Wort „strukturiert“. Im Vergleich zu einem PDF, das ja auch elektronisch vorliegt, enthält die E-Rechnung zusätzlich einen XML-Teil, der eine elektronische Verarbeitung ermöglicht.
Rechnungen, die diese Voraussetzung nicht erfüllen, fallen seit dem 1. Januar 2025 unter den Begriff „sonstige Rechnung“.
Detaillierte Informationen rund um das Thema E-Rechnung finden Sie auch in unserem Blogbeitrag „Die E-Rechnung im Überblick“.
Welche Vorteile hat die elektronische Rechnung?
Im Unterschied zur traditionellen Papierrechnung ermöglicht die E-Rechnung von der Erstellung bis zur Archivierung einen vollständig digitalen Prozess. Die Vorteile liegen auf der Hand:
- Kosteneinsparungen: E-Rechnungen reduzieren Papier-, Druck- und Versandkosten erheblich. Sie minimieren auch den Verwaltungsaufwand durch Automatisierung.
- Schnellere Zahlungsabwicklung: Durch die standardisierte und elektronische Übermittlung gelangen Rechnungen schneller zum Empfänger, was Zahlungslaufzeiten verkürzt.
- Fehlerreduktion: Automatische Prüfungen, standardisierte Formate und die medienbruchfreie Verarbeitung reduzieren Eingabefehler und machen Doppeleingaben überflüssig.
- Rechtssicherheit und Compliance: E-Rechnungen erfüllen gesetzliche Vorgaben, wie z. B. die GoBD in Deutschland, und bieten durch ihre Nachvollziehbarkeit hohe Rechtssicherheit.
- Effiziente Archivierung und Suche: E-Rechnungen lassen sich digital speichern und leichter durchsuchen, was den Aufwand für das Wiederauffinden reduziert.
Gerade bei wenig digitalisierten Unternehmen kann die E-Rechnung deshalb für einen Digitalisierungsschub sorgen.
XRechnung und ZUGFeRD
In Deutschland stehen für die E-Rechnung zwei parallel genutzte Standards zur Verfügung: XRechnung und ZUGFeRD.
Die XRechnung ist ein rein XML-basiertes Format, das schon seit längerem für Rechnungsaustausch mit öffentlichen Auftraggebern nach den geltenden Vorgaben der EU-Richtlinie 2014/55/EU zum Einsatz kommt. Weitere Informationen zur E‑Rechnung in der Bundesverwaltung finden Sie unter www.e-rechnung-bund.de. Die XRechnung kann auch für den Rechnungsaustausch zwischen Unternehmen genutzt werden.
ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland) ist im Unterschied zur XRechnung ein hybrides Format, das strukturierte Rechnungsdaten mit einem vom Menschen lesbaren PDF kombiniert. ZUGFeRD ist im B2B-Bereich weiter verbreitet als die XRechnung. Die umsatzsteuerlichen Voraussetzungen für eine E‑Rechnung erfüllt ZUGFeRD ab Version 2.0.1.
Wie kann ich E-Rechnungen erstellen?
Um E-Rechnungen zu erstellen, benötigen Sie eine geeignete Software. Viele Anbieter von Abrechnungssoftware, Buchhaltungssoftware, ERP-Software oder Betreiber von Rechnungsplattformen bieten bereits seit längerem standardmäßig die Erstellung von E-Rechnungen an (wie z.B. Scopevisio), andere arbeiten daran, diese Möglichkeit in Kürze bereitzustellen.
Gibt es kostenlose Programme für die Erstellung von E-Rechnungen?
Diese gibt es. Meist handelt es sich hier allerdings um simple E-Rechnungs-Generatoren. Sie stellen in der Regel ein Formular für die erforderlichen Rechnungsangaben im Browser bereit und ermöglichen die Ausgabe als E-Rechnung per Klick. Teilweise ist dafür nicht einmal eine Registrierung notwendig.
Beispiele dafür sind der E-Rechnungs-Generator von PDF24 und die Website xrechung-erstellen.com. Auch bekannte Anbieter von Bürosoftware wie Buhl Data (WISO MeinBüro) oder SevDesk locken Interessenten mit kostenlosen Versionen.
Allerdings bieten derartige Webapps meist nur eine stark begrenzte Funktionalität. Eine Kundenverwaltung fehlt ebenso wie die Verwaltung der Ausgangsrechnungen selbst. Auch die ordnungsgemäße, GobD-konforme Speicherung der Belege ist mit kostenlosen Tools in der Regel nicht möglich – mal davon abgesehen, dass die Nutzung oft auf eine bestimmte Anzahl von Rechnungen begrenzt ist.
Kostenlose Anwendungen für die E-Rechnungen sind deshalb allenfalls für Selbstständige und sehr kleine Unternehmen geeignet, die nur gelegentlich E-Rechnungen erstellen.
Wachsende Unternehmen, die von der nahtlosen Integration in bestehende Prozesse profitieren wollen, sind dagegen mit professioneller Software für Buchhaltung und ERP gut beraten. Diese sind in der Regel auch in der Lage, sowohl die Verarbeitung als auch die Erstellung von E-Rechnungen abzubilden.
E-Rechnungen erstellen mit Scopevisio
Mit Scopevisio, einer cloudbasierten ERP-Lösung, können Unternehmen E-Rechnungen effizient und gesetzeskonform erstellen. Außerdem konnten Sie mit Scopevisio E-Rechnungen verarbeiten – dazu mehr in unserem Blogbeitrag E-Rechnungen empfangen: So geht’s.
ZUGFeRD und XRechnung erstellen mit Scopevisio
Voraussetzungen
- Sie haben mindestens Lizenzen für die Hauptfunktion Organisation und die Profifunktion Abrechnungsmanagement erworben.
- Sie haben den gewünschten E-Rechnungsstandard (ZUGFeRD) in den gesellschaftsweiten Stammdaten oder spezifisch beim Debitor festgelegt (XRechnung). Dort kann auch die Leitweg-ID hinterlegt werden (optional auch rechnungsspezifisch möglich).
Schritt für Schritt: E-Rechnung erstellen in Scopevisio
- Unter Organisation wählen Sie Abrechnungen > Hinzufügen, um eine neue Rechnung zu erstellen. Sie können alternativ auch vorgelagerte Belege wie Angebot oder Aufträge in Rechnungen überführen.
- Die Daten werden aus dem vorgelagerten Prozessschritt (z. B. Auftrag) sowie den Stammdaten des Kunden und der fakturierten Produkte übernommen. Sie müssen nichts mehr manuell eingeben und prüfen nur noch die Daten. Hierbei haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Werte zu ändern.
- Wenn Sie per Drucken den Beleg erzeugen, wird automatisch das zuvor eingestellte Format erzeugt.
Wie kann ich E-Rechnungen übermitteln?
Das Gesetz schreibt keinen bestimmten Weg der Übertragung vor. Daher kommen z. B. der Versand per E-Mail, die Übermittlung über eine elektronische Schnittstelle oder auch der Bereitstellung in einem Portal infrage.
In Scopevisio können Sie E-Rechnungen in den Formaten ZUGFeRD oder XRechnung aus der Software heraus versenden oder exportieren.
Haben Sie eine ZUGFeRD-Rechnung erstellt, können Sie diese, wie bisher ein PDF, aus der Software heraus versenden. Das generierte PDF enthält die eingebettete XML-Datei.
Auch die erzeugte XRechnung können Sie aus der Software heraus verschicken oder exportieren, um sie in die Portale der öffentlichen Verwaltung hochzuladen oder über zertifizierte Netzwerke wie PEPPOL zu übermitteln.
Wie werden E-Rechnungen aufbewahrt?
Im Umsatzsteuergesetzt (§ 14b Absatz 1 UstG) ist festgelegt, dass Unternehmen sowohl ein- als auch ausgehende Rechnungen acht Jahre lang aufbewahren müssen.
Bei einer E‑Rechnung muss der strukturierte Teil in seiner ursprünglichen Form unveränderbar archiviert werden. Wie zuvor gelten auch für E-Rechnungen die Regelungen der GoBD.
Da Scopevisio eine integrierte Lösung ist, die auch ein DMS/ECM enthält, können Sie sowohl Ihre Eingangs- als auch Ausgangsrechnungen rechtssicher in Scopevisio speichern.
Hier zeigt sich der besondere Vorteil einer intergrierten Lösung, die vor- und nachgelagerte Prozesse bei der Abrechnung durchgängig abbildet.
Vorteile der E-Rechnung mit Scopevisio
Scopevisio ist mehr als nur eine Software für die E-Rechnung. Scopevisio ist eine umfassende, cloudbasierte Unternehmenssoftware, welche die E-Rechnung im Gesamtkontext betrieblicher Prozesse sieht. Das Abrechnungsmanagement ist Teil einer intergrierten Lösung, was viele Vorteile mit sich bringt:
- Integration Modul Finanzen: Schnelle Verbuchung der vorkontierten Rechnungen in der Buchhaltung
- Integration Modul DMS/ECM: Revisionssichere Speicherung von Ein- und Ausgangsrechnungen
- Integraton Modul Organisation: Optional Leistungsnachweise zu E-Rechnungen hinzufügen.
