Vom Angebot bis zur Rechnung durchlaufen Aufträge in vielen mittelständischen Unternehmen oft mehrere Systeme – mit manuellen Übertragungen, Rückfragen und Zeitverlust. Die Integration von CRM und ERP beseitigt diese Medienbrüche und schafft durchgängige Prozesse. Dieser Artikel zeigt, wo typische Reibungspunkte entstehen und wie eine integrierte Lösung Verwaltung messbar entlastet.
Der typische Weg vom Angebot zur Rechnung – und wo es hakt
Nach Eingang einer Kundenanfrage erstellt der Vertrieb ein Angebot im CRM-System. Bei Auftragserteilung beginnen jedoch die Herausforderungen. Der Auftrag muss ins ERP-System übertragen werden und das häufig manuell. Kundendaten, Artikelnummern und Preise werden erneut erfasst – ein zeitaufwendiger Prozess mit hohem Fehlerpotenzial.
Während der Projektabwicklung entstehen Informationssilos: Benötigt der Vertrieb Projektdetails, muss er im ERP recherchieren, da das CRM diese Informationen nicht vorhält. Die Folge sind zusätzliche Abstimmungsschleifen zwischen den Abteilungen.
Bei der Rechnungserstellung fehlen der Buchhaltung häufig relevante Details zu Sonderkonditionen oder Rabatten. Rückfragen beim Vertrieb verzögern den Prozess .
Diese Medienbrüche kosten Zeit, erhöhen die Fehlerquote und belasten die Verwaltung – eine tägliche Herausforderung für alle Beteiligten.
Die fünf häufigsten Medienbrüche im Auftragsabwicklungsprozess bei isoliertem CRM und ERP
Manuelle Übertragung von Angebotsdaten ins ERP
Das Angebot liegt im CRM vor. Doch das ERP kennt diese Daten nicht. Also werden sie händisch übertragen. Pro Auftrag dauert das fünf bis zehn Minuten. Bei 50 Aufträgen pro Woche summiert sich das auf vier bis acht Stunden.
Außerdem entstehen Tippfehler. Eine falsche Artikelnummer führt zur falschen Lieferung. Ein vertauschter Preis kostet Marge oder verärgert den Kunden. Solche Fehler belasten anschließend den Service und die Verwaltung.
Fehlende Echtzeit-Transparenz für den Vertrieb
Der Kunde fragt nach dem Lieferstatus. Der Vertriebsmitarbeiter schaut ins CRM – und findet keine Antwort. Denn die Information liegt im ERP. Also muss er Kollegen aus der Disposition kontaktieren. Das kostet Zeit und nervt beide Seiten.
Noch problematischer wird es bei mehreren Anfragen. Wenn fünf Kunden gleichzeitig anrufen, entsteht Chaos. Der Vertrieb kann nicht schnell reagieren. Das schadet dem Kundenerlebnis.
Rückfragen zwischen Abteilungen
Manche Kunden erhalten Rabatte oder individuelle Zahlungsziele. Diese Informationen stehen im CRM. Allerdings benötigt die Buchhaltung sie für die Rechnung. Deshalb muss sie beim Vertrieb nachfragen.
Solche Rückfragen verzögern den Prozess. Außerdem bindet jede Anfrage Kapazität in beiden Abteilungen. Das belastet besonders kleinere Teams erheblich.
Getrennte Dokumentenablage in verschiedenen Systemen
Das Angebot liegt im CRM. Der Lieferschein kommt aus dem ERP. Die E-Mail-Kommunikation steckt im Postfach. Wer alle Informationen zu einem Vorgang braucht, muss an drei Stellen suchen. Das kostet nicht nur Zeit. Es entstehen auch Fehler, weil Informationen übersehen werden. Zudem erschwert es die Nachvollziehbarkeit bei späteren Rückfragen.
Medienbrüche bei der Rechnungsstellung
Die Buchhaltung erstellt Rechnungen auf Basis der ERP-Daten. Doch waren alle Leistungen vollständig? Gab es Teillieferungen? Solche Details kennt oft nur der Vertrieb.
Deshalb müssen vor jeder Rechnung Informationen abgeglichen werden. Das verzögert den Versand. Außerdem erhöht es das Risiko für Fehler bei der Abrechnung.
Was eine integrierte CRM und ERP-Lösung konkret verändert
Durchgängiger Datenfluss vom Lead bis zur Zahlung
Bei integrierten Systemen fließen Daten automatisch. Das Angebot aus dem CRM wird direkt zum Auftrag im ERP. Dabei entfallen manuelle Übertragungen. Fehler durch Tippfehler verschwinden nahezu komplett.
Zudem haben alle Abteilungen Zugriff auf dieselben Informationen. Der Vertrieb sieht Liefertermine. Die Buchhaltung kennt Sonderkonditionen. Das spart täglich mehrere Stunden Abstimmungsaufwand. Diese sind nur einige der Vorteile von ERP-Systemen, wenn sie CRM intergriert haben.
Automatisierte Freigabeprozesse und Workflows
Sonderkonditionen werden automatisch zur Genehmigung weitergeleitet. Der zuständige Manager erhält eine Nachricht. Er prüft und gibt frei – alles im System. Dadurch entfallen E-Mails und Telefonate. Solche Workflows beschleunigen Prozesse erheblich. Außerdem schaffen sie Transparenz. Jeder sieht, wo ein Vorgang gerade steht. Das reduziert Nachfragen und entlastet alle Beteiligten.
Eine zentrale Informationsquelle für alle Abteilungen
Alle arbeiten auf derselben Datenbasis. Das vermeidet Missverständnisse. Zudem entfällt die Suche in verschiedenen Systemen. Wer Informationen braucht, findet sie an einer Stelle. Im idealerweise intergrierten Dokumentenmanagementsystem sind sämtliche Unternehmensdokumenente sicher gespeichert. Das steigert die Effizienz spürbar. Mitarbeiter können schneller reagieren. Kunden erhalten präzisere Auskünfte. Die Verwaltung wird deutlich entlastet.
Messbare Effekte: Was Unternehmen durch die Integration von CRM und ERP gewinnen
Die Integration von CRM und ERP bringt Ihrem Unternehmen zahlreiche strategische und operative Vorteile:
- Ganzheitliche Kundensicht: Durch die Verbindung beider Systeme erhalten Ihre Mitarbeiter einen vollständigen 360-Grad-Blick auf jeden Kunden. Vertriebsteams sehen nicht nur Kontaktdaten und Verkaufschancen, sondern auch Bestellhistorie, Lieferstatus, Rechnungsinformationen und Zahlungsverhalten in Echtzeit.
- Effizientere Prozesse: Die Integration eliminiert manuelle Dateneingaben und reduziert Fehler durch Doppelerfassungen. Wenn beispielsweise ein Vertriebsmitarbeiter einen Auftrag im CRM erfasst, fließen die Daten automatisch ins ERP zur Auftragsabwicklung, Lagerverwaltung und Fakturierung.
- Bessere Entscheidungsgrundlagen: Sie profitieren von konsistenten Daten über alle Abteilungen hinweg. Management-Reports kombinieren Vertriebskennzahlen mit Finanzdaten und Produktionsinformationen, was fundiertere strategische Entscheidungen ermöglicht.
- Verbesserter Kundenservice: Ihr Service-Team kann Kundenanfragen schneller und kompetenter beantworten, da alle relevanten Informationen zu Bestellungen, Lieferungen und offenen Posten sofort verfügbar sind.
- Kürzere Durchlaufzeiten: Der nahtlose Datenfluss vom ersten Kundenkontakt bis zur Lieferung und Abrechnung beschleunigt den gesamten Order-to-Cash-Prozess erheblich.
- Kosteneinsparungen: Durch Automatisierung und effizientere Abläufe reduzieren Sie administrative Kosten und können Ihre Ressourcen gezielter einsetzen.
Die Investition in eine CRM-ERP-Integration zahlt sich für die meisten Unternehmen bereits mittelfristig durch Produktivitätssteigerungen und verbesserte Kundenzufriedenheit aus.
Worauf es bei der Auswahl einer integrierten Lösung ankommt
Native Integration statt nachträgliche Schnittstellen
Manche Anbieter verbinden separate Systeme über Schnittstellen. Das funktioniert – bis zu einem gewissen Grad. Allerdings bleiben dabei oft Lücken. Zudem ist die Wartung aufwendig.
Besser sind Lösungen, bei denen CRM und ERP von Grund auf zusammengehören. Sie arbeiten auf derselben Datenbank. Dadurch entstehen keine Brüche. Updates betreffen beide Bereiche gleichzeitig.
Flexibilität für individuelle Prozesse
Jedes Unternehmen arbeitet anders. Deshalb braucht es Anpassungsmöglichkeiten. Standardprozesse sind wichtig – aber sie müssen sich an eigene Anforderungen anpassen lassen.
Achten Sie darauf, dass die Lösung konfigurierbar ist. Workflows sollten sich ohne Programmierung anpassen lassen. Das spart Zeit und reduziert Abhängigkeiten von externen Dienstleistern.
Transparenz und Benutzerfreundlichkeit
Die beste Lösung nützt nichts, wenn Mitarbeiter sie nicht akzeptieren. Deshalb ist Benutzerfreundlichkeit entscheidend. Die Oberfläche sollte intuitiv sein. Schulungsaufwand sollte minimal bleiben. Außerdem braucht es Transparenz. Jeder Mitarbeiter sollte sehen können, was für seine Arbeit relevant ist. Das erhöht die Akzeptanz und beschleunigt die Einführung.
Fazit: Weniger Reibung, mehr Effizienz durch integrierte Systeme
Medienbrüche zwischen ERP und CRM kosten täglich wertvolle Zeit. Sie erhöhen Fehlerquoten und belasten die Verwaltung. Eine integrierte Lösung beseitigt diese Reibungspunkte systematisch.
Unternehmen gewinnen dadurch mehrere Stunden pro Woche. Fehler werden seltener. Kunden erhalten schnellere Antworten. Die kaufmännische Leitung kann sich auf strategische Themen konzentrieren.
Entscheidend ist die richtige Auswahl: Native Integration schlägt nachträgliche Schnittstellen. Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit sichern die Akzeptanz im Team. Wer diese Punkte beachtet, schafft die Basis für effiziente Prozesse.
Fragen und Antworten zu CRM und ERP
CRM ist die Abkürzung für den Begriff Customer-Relationship-Management.
Wer von CRM spricht meint häufig ein CRM-System. Dabei handelt es sich um Unternehmenssoftware, welche zur digitalen Unterstützung im Kontaktmanagement, Vertriebsmanagement von Marketing und Vertrieb sowie der generellen Produktivitätsverbesserung im Betriebsablauf verwendet wird. CRM-Systeme unterstützen die digitale Transformation im Kundenmanagement.
So lautet die oberste Maxime für jeden CRM-Manager: Die Kundenbindung muss stetig gefördert werden, um gute Kundenbeziehungen nachhaltig zu gestalten. Kundenorientierte Geschäftsprozesse stehen im Mittelpunkt der CRM-Funktionen. Viele Anbieter stellen CRM-Programme zur Verfügung, die auch Serviceprozesse in der Kundenbetreuung abwickeln können. Schließlich wäre die CRM-Planung ohne spezifische Applikationen für ganzheitliches Kundenmanagement nicht zeitgemäß.
In allen Bereichen sind die Nutzungsmöglichkeiten einer CRM-Lösung sehr vielfältig – von der Analyse von Kundendaten über ein automatisiertes Kampagnenmanagement und nicht zuletzt auch, um die Datensicherheit bei allen Marketing- und Vertriebsaktivitäten zu gewährleisten.
Die Datenbasis einer CRM-Lösung stellen virtuelle Kundenakten dar. Hier werden alle relevanten und notwendigen Informationen gespeichert und für weitere Marketing- und Vertriebsprozesse – beispielsweise als Statistik – zur Verfügung gestellt. Unterstützt durch ein CRM-System lassen sich so Bestandskunden besser pflegen sowie Neukunden gezielt ansprechen und individuell abholen.
ERP steht als die Abkürzung für den Begriff Enterprise Resource Planning. Software, die dafür eingesetzt wird, nennt man ERP-System oder ERP-Software oder manchmal auch kurz ERP.
ERP-Lösungen steuern Geschäftsprozesse und helfen dabei, die Ressourcenplanung im mittelständischen Unternehmen zu optimieren. Dabei bietet ERP-Software die Möglichkeit, diverse Abteilungen und Fachbereiche in ein übergreifendes Enterprise System zu integrieren. ERP-Systeme übernehmen sozusagen die digitale Transformation von Unternehmens- und Geschäftsprozessen. Genau in dieser Vernetzung liegen die großen Vorteile von ERP-Systemen. Mehr Transparenz in Geschäftsprozessen lautet die Zielsetzung der Implementierung. Ob durch die Automatisierung von Prozessabläufen oder digitale Erstellung von Personalakten, Berichten und Rechnungen – die Einsparung von Ressourcen ist an vielen Stellen im Unternehmen möglich .
ERP-Lösungen sind bereits seit vielen Jahren in unterschiedlichster Branchenausrichtung und Funktionsvielfalt am Markt verfügbar und entwickeln sich im rasanten Tempo weiter. Speziell im Bereich der cloudbasierten Softwarelösungen mit externem Hosting, den Cloud-ERP-Systemen, nehmen die Angebote stetig zu. Verschiedene ERP-Anbieter bieten Cloud-ERP als Standardsoftware mit zahlreichen Möglichkeiten zur Individualisierung der gewünschten Cloud-Lösungen an. So ist die beste und günstigste Methode zur digitalen Transformation von mittelständischen Unternehmen eine Frage der richtigen Entscheidung – für die passende CRM- oder ERP-Auswahl.
CRM-Syteme und ERP-Systeme sind in deutschen Unternehmen weit verbreitet. Laut einer Umfrage des Digitalverbandes bitkom nutzten im Jahr 2024 98 Prozent der deutschen Unternehmen ein ERP-System und 91Prozent ein CRM-System.
Die Integration von CRM- und ERP-Systemen erfolgt über verschiedene Ansätze, die je nach technischer Infrastruktur und Unternehmensanforderungen gewählt werden:
API-Schnittstellen: Die meisten modernen CRM- und ERP-Systeme bieten REST- oder SOAP-APIs, über die Daten bidirektional ausgetauscht werden können. Diese Methode ermöglicht eine flexible und skalierbare Integration.
Middleware-Lösungen: Integrationsplattformen dienen als Vermittler zwischen beiden Systemen und synchronisieren Daten automatisch ohne aufwendige Programmierung.
Native Integrationen: Viele Anbieter bieten vorgefertigte Konnektoren an, wenn beide Systeme vom selben Hersteller stammen oder etablierte Partnerschaften bestehen.
Datenbank-Synchronisation: Bei lokalen Installationen kann eine direkte Synchronisation auf Datenbankebene eingerichtet werden, erfordert jedoch tiefgreifende technische Expertise.
iPaaS-Lösungen: Integration Platform as a Service-Angebote bieten cloudbasierte Integrationsszenarien mit vorkonfigurierten Workflows.
Bei der Implementierung sollten Unternehmen auf die Datenkonsistenz achten, klare Datenflüsse definieren und regelmäßige Synchronisationsintervalle festlegen, um Kundendaten, Bestellinformationen und Finanzdaten stets aktuell zu halten.
Die wohl einfachste und eleganteste Lösung ist ein All-in-one-System wie Scopevisio, das CRM und ERP nahtlos miteinander vereint.
