Um Fristen und Termine im Blick zu behalten, ist es wichtig, Verträge sorgfältig zu verwalten. Wer kennt es nicht aus dem privaten Bereich? Die Kündigungsfrist für den Streaming-Dienst oder das Fitnessstudio ist unbemerkt verstrichen. Die gute Nachricht für Verbraucher ist, dass seit 2022 stillschweigende Vertragsverlängerungen nicht mehr so einfach möglich sind.
Im geschäftlichen Bereich ist strukturiertes Vertragsmanagement jedoch wichtiger denn je. Verträge enthalten oft geschäftskritische und teils vertrauliche Informationen. Für unterschiedliche Vertragsarten gibt es unterschiedliche Zugriffsberechtigungen.
Wenn von Verträgen die Rede ist, kann dies von strategischen Rahmenverträgen über Miet-, Arbeits- und Wartungsverträge bis hin zu Geheimhaltungsvereinbarungen reichen. Da bei vielen Verträgen personenbezogene Daten verarbeitet werden, müssen datenschutzrechtliche Vorgaben (DSGVO) berücksichtigt werden. All dies zeigt:
Das Vertragsmanagement ist eine komplexe Aufgabe im Unternehmen.
Eine Vertragsmanagement-Software kann dabei helfen, die Verträge sicher und strukturiert zu verwalten.
Was ist Vertragsmanagement-Software?
Vertragsmanagement-Software (engl. Contract-Management-Software) ist eine Software, mit der Verträge digital verwaltet werden können.
Eine Vertragsmanagement-Software unterstützt Unternehmen bei allen Aufgaben rund um das Thema Verträge.
- Angefangen bei der Erstellung und Bearbeitung von Verträgen
- über deren Freigabe und Verwaltung
- bis hin zur rechtssicheren Archivierung.
Ein Vertragsmanagementsystem bildet also den Vertrags-Lebenszyklus digital ab.
Oft sind Vertragsmanagement-Tools Bestandteil von Dokumentenmanagementsystemen (DMS). Mit sogenannten Workflows können Sie Prozesse rund um die Vertragsverwaltung digital abbilden und beschleunigen.
Was sind die wichtigsten Funktionen von Vertragsmanagement-Software?
Ein Vertragsmanagement-System bietet unterschiedliche Funktionen für die Erstellung, Freigabe und Speicherung von Verträgen.
- Mit Hilfe von Vertragsvorlagen können Sie neue Verträge einfach und konsistent erstellen.
- Die Software ermöglicht es, Verträge mit sogenannten Metadaten zu versehen. Dies können zum Beispiel der verantwortliche Mitarbeiter oder bestimmte Laufzeiten und Kündigungsfristen sein.
- Das Fristenmanagement hilft, Kündigungsstichtage von Verträgen im Blick zu halten. Vereinfacht wird dies durch automatische Benachrichtigungen (Wiedervorlage) rechtzeitig vor Ablauf der Frist. Der zuständige Mitarbeiter reagiert nicht auf eine Fristenwarnung? Dann greift ein Eskalationsworkflow und ein vorab definierter Personenkreis wird informiert.
- Dem Vertrag können Sie weitere Dokumente (z.b B. Vertragskorrespondenz) zufügen. Alle zugehörigen Dokumente werden in der digitalen Vertragsakte gespeichert.
- Eine Vertragsmanagement-Software bildet Freigabe-Prozesse digital ab. Anwender definieren diese in Form von regelbasierten und individuellen Workflows.
- Viele Vertragsmanagementsysteme bieten auch die Möglichkeit der digitalen Signatur.
- In der Software vergeben Sie zentral Zugriffsberechtigungen und schützen sensible Verträge so vor unberechtigtem Zugriff.
- Die Software protokolliert vorgenommene Änderungen und legt automatisch neue Dokumentenversionen an. Dabei entsteht eine Veränderungshistorie. Alle Änderungen bleiben durch Versionierung nachvollziehbar.
Was sind die Vorteile von Vertragsmanagementsystemen?
Moderne Lösungen helfen dabei, Verträge transparent und zentral zu verwalten. Automatisierte Prozesse entlasten die Mitarbeitenden bei ihren Aufgaben. Zu den wichtigsten Vorteilen zählen Ordnung und Transparenz, Übersicht und Kontrolle sowie Sicherheit und Compliance (gesetzliche Vorschriften). Doch was bedeutet das konkret?
- Die Software ermöglich allen Berechtigten einen einfachen und zentralen Zugriff von überall.
- Mit Vertragsvorlagen sichern Sie die Einheitlichkeit Ihrer neu erstellten Verträge.
- Vertragsdokumente sind dank Volltextsuche schnell auffindbar. Vertragsinhalte und Metadaten sind komplett durchsuchbar.
- Der Informationsstand aller Beteiligten ist immer aktuell und einheitlich.
- Zugriffsrechte stellen sicher, dass jeder nur das sehen kann, was er sehen darf.
- Vertragslaufzeiten und Kündigungsfristen lassen sich transparent und einfach nachvollziehen.
- Automatisch verschickte Erinnerungen sorgen dafür, dass keine Fristen mehr übersehen werden.
- Standardisierte (Freigabe-) Prozesse sorgen für schnelleren Durchlauf und minimieren Fehlerquellen.
- Verträge werden revisionssicher archiviert. Die Software erleichtert es, gesetzliche Regelungen einzuhalten und bietet somit Rechtssicherheit.
- Protokollierung und Änderungshistorie helfen dabei, Compliance-Richtlinien einzuhalten.
- Die in der Software gespeicherten Vertragsdaten bieten die Basis für schnelle Auswertungen auf Knopfdruck. Sie unterstützen damit das Vertriebscontrolling.
Fazit
Unternehmen, die ihre Verträge noch „händisch“ verwalten, sollten sich den hohen Kosten- und Zeitaufwand vor Augen führen. Schlimmer noch: Nichtauffindbare Verträge oder versäumte Fristen können negative Auswirkungen auf den Unternehmenserfolg haben.
Ein digitales Vertragsmanagement sorgt dafür, dass es er gar nicht erst so weit kommt. Die Vertragsmanagement-Software unterstützt die effiziente Vertragsverwaltung und bietet eine automatisierte Termin- und Fristüberwachung. Sie sorgt für schnelle Auffindbarkeit von Informationen und gewährleistet die rechtssichere Archivierung.
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