Business Solutions in Form von anwendungsspezifischer Unternehmenssoftware sind aus der Wirtschaftswelt 4.0 nicht mehr wegzudenken. Insbesondere die datenintensiven Bereiche eines mittelständischen Unternehmens würden ohne die Unterstützung von digitalen Geschäftsanwendungen regelmäßig an ihre Belastungsgrenze geraten. Deshalb beginnt die digitale Transformation oft in der Buchhaltung. In diesem und weiteren Unternehmensbereichen etablieren sich immer mehr dezentrale IT-Landschaften. Gemeint sind reine Weblösungen mit Anwendung über den Browser, welche zwischen den bewährten On-Premise-Lösungen die Lücken in Ihrer IT-Infrastruktur schließen können. Stichwort: Cloud-ERP. Klingt kompliziert, Sie suchen nach Aufklärung und im Idealfall einer Komplettlösung? Hier entlang!
ERP-Systeme aus der Cloud und ihre Anwendung
Unternehmenssoftware für das Enterprise Resource Planning (ERP) bestreitet weltweit einen Großteil der digitalen Geschäftsanwendungen. Hinter dem Kürzel verbirgt sich eine erstaunliche Bandbreite an Funktionalität. ERP-Systeme beinhalten viele spezifische Softwarelösungen zur Automatisierung von Geschäftsprozessen. Ob in der Buchhaltung, für das Warenwirtschaftssystem oder bei der Personaleinsatzplanung – passgenaue ERP-Lösungen helfen mittelständischen Unternehmen dabei, auch bei der fortschreitenden Globalisierung gegen den folglich steigenden Wettbewerbsdruck zu bestehen. ERP-Systeme arbeitet nach dem All-in-ONE Prinzip und können fast alle Geschäftsprozesse im Unternehmen bereichsübergreifend steuern – mit unterm Strich geringen Kosten. Doch gilt es vor der Implementierung einige Anforderungen zu berücksichtigen. Am Anfang sollte eine fundierte ERP-Strategie stehen und zum Start stellt sich die zentrale Frage: Innovative Cloud-Lösung oder klassisches On-Premise-Modell?
Cloud-ERP-Systeme werden von externen Service-Anbietern gehostet, welche für die Wartung und Sicherheit des Systems verantwortlich sind. Cloud-basierte Unternehmenssoftware bringt somit einige Vorzüge mit sich. Regelmäßige Updates erfolgen automatisch und das Unternehmen zahlt im Prinzip nur für die Nutzung der Webapplikation und zugehörigen, gebuchten Cloud-Funktionen. Im Unterschied zur lokal-installierten klassischen ERP-Lösung als Desktop-Anwendungen ist Cloud-ERP als reine Weblösung zu verstehen.
Im Bereich der Cloud-ERP-Systeme existieren – wie bei Unternehmenssoftware typisch – viele digitale Lösungen mit spezifischen Geschäftsanwendungen für unterschiedliche Branchen. Je nach Anwendungsfall verfügen Online-ERP-Systeme über mehr oder weniger Funktionalitäten. So hat ein Handelsunternehmen oder eine Online-Shop natürlich andere Anforderungen an ein Online-ERP als ein Produktionsunternehmen im Zeitalter der Industrie 4.0. Deshalb benötigen mittelständische Unternehmen genau die Cloud-ERP-Lösung, welche sich möglichst nahtlos an die Unternehmensprozesse anpassen lässt. Eine kostengünstige Integrationslösung mit individuell genutzten Cloud-Services – als SaaS (Software-as-a-Service) oder Platform-as-a-Service (PaaS) kann sich zur dezentralisierten Komplettlösung entlang der Wertschöpfungskette entwickeln. Schließlich integriert eine cloudbasierte Unternehmenssoftware diverse Anwendungsbereiche, die aber auch selektiv, also einzeln und getrennt voneinander, nutzbar sind:
- Finanzbuchhaltung
- Projektmanagement
- Marketing und Vertrieb
- Dokumentenmanagement
- Personalmanagement
- Kundendaten- und Kampagnenmanagement
- Beschaffungsmanagement
Cloud-Lösung vs. On-Premise-Lösungen – eine Grundsatzfrage
Viele Unternehmen stehen vor der Einführung eines ERP-Systems vor der Frage, ob sie auf die Cloud oder auf On-Premise-Software setzen sollen. Während Cloud-ERP eine reine Weblösung ist, muss eine On-Premise-Lösung auf einen unternehmensinternen Server aufgespielt werden. On-Premise versteht sich somit als intern gehostete Unternehmenssoftware. Grundsätzlich können beide Arten von Systemen heutzutage den vollen benötigten Funktionsumfang abbilden. Die Entscheidung fällt deshalb auf einer anderen Ebene: Integrierte ERP-Systeme sind im On-Premise-Format in der Regel teurer als Cloud-Lösungen. Ihre langwierige Entwicklung, der Auf- und Ausbau der IT-Landschaften und die Rekrutierung von IT-Fachpersonal lassen die Kosten schnell steigen. So blieb mittelständischen Unternehmen eine adäquate ERP-Lösung lange verwehrt.
Weitere Überlegungen betreffen die einfache Handhabung, welche die Cloud-ERP-Software gegenüber der On-Premise-Lösung mit sich bringt. Denn das ERP aus der Cloud ist sehr schnell verfügbar, sobald ein Unternehmen sich zu einer Nutzung entscheidet. So sind die Einführungszeiten in der Regel kürzer und weniger betreuungsintensiv. Zudem sind die Cloud-Services heute so flexibel und individuell konfigurierbar, dass der Großteil aller Geschäftsprozesse mit wenig Aufwand abbildbar ist. So entstehen in kurzer Zeit optimierte Wertschöpfungsketten mit einem überschaubaren Einsatz der finanziellen Ressourcen und IT-Kapazitäten. Viel wichtiger aber: Im Funktionsumfangs stehen Cloud-ERP-System den On-Premise-Lösung in nichts nach. Was das Thema Datensicherheit angeht, haben gerade Cloud-Anbieter umfangreiche Konzepte entwickelt, um höchste Anforderungen zu erfüllen.
Cloudbasierte ERP-Systeme: Viele Vorteile für spezifische Anwender
Die Nutzung von Cloud-ERP bietet mittelständischen Unternehmen eine Menge Vorteile – in erster Linie enorme Flexibilität. Cloudbasierte Unternehmenssoftware passt sich den individuellen Geschäftsprozessen an und kann schnell implementiert oder auch erweitert werden. Zudem ist sie für Nutzer von jedem Gerät, jedem Ort und zu jedem Zeitpunkt verfügbar, sofern ein Zugang zum Internet vorhanden ist. Dezentralität ist im digitalen Zeitalter ein enormer Standortvorteil – besonders für das Arbeitsmodell Homeoffice. Der externe ERP-Anbieter verwaltet dabei die Cloud-Plattform von außen, sorgt für die Wartung, übernimmt Updates und gewährleistet die Datensicherheit. So können sich Mitarbeiter auf ihre Kernaufgaben konzentrieren und eine umfangreiche IT-Abteilung ist obsolet.
Zudem profitieren Unternehmen von der stetigen Optimierung der Online-ERP-Systeme – fortlaufend entstehen neue Cloud-Funktionen für spezifische Geschäftsanwendungen bis in Branchennischen hinein. Weiterhin sind die Kostentransparenz und die erschwinglichen Preise bei Cloud-ERP-Systemen ein großer Vorteil für mittelständische Unternehmen. Je nach Zahlungsmodell (wie pay-per-month oder pay-per-use) sind die Kostenstellen exakt vorhersagbar und es fallen keine unerwarteten Ausgaben an.
Aufgrund der kostengünstig und flexibel erwerbbaren ERP-Systeme sind immer mehr Mittelständler an Cloud-ERP interessiert. Im KMU sind oft noch Einzellösungen für administrative Prozesse im Einsatz. Daneben existieren häufig noch viele manuelle, papierbasierte Abläufe. Das führt dazu, dass Unternehmen viel Zeit und Aufwand in die Verwaltung, die Informationssuche und in repetitive Aufgaben investieren müssen – Zeit auf Kosten des Kerngeschäfts. Ein ERP-System hilft bei der Rationalisierung und Automatisierung von Routinetätigkeiten, entfernt fortlaufend Fehlerquellen und steigert so die Produktivität insgesamt. Somit ist cloudbasierte ERP-Software vor allem für KMUs, Existenzgründer und Startups geeignet. Die enorme Flexibilität machen sich jedoch auch größere Unternehmen zunutze.
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Die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen sind im 21. Jahrhundert nicht mehr ausschließlich ein Privileg der großen Konzerne. Vielmehr ist die so erreichbare Optimierung von Prozessen besonders im Mittelstand, aber auch bei kleinen Unternehmen und Start-ups inzwischen zur Notwendigkeit geworden. Im Zusammenspiel von Cloud-Funktionen und der Bereitstellung von ERP zeichnet sich für viele mittelständische Unternehmen der Weg in ihre digitale Zukunft ab. Haben Sie konkrete Vorstellungen von einer Komplettlösung für Ihre digitalen Geschäftsanwendungen? Schließlich sind ERP und CRM im Zeitalter der Digitalisierung relevante Technologien für jedes Unternehmen. Die Implementierung eines Cloud-ERP-Systems in die IT-Infrastruktur kann dabei der ausschlaggebende Erfolgsfaktor für die digitale Transformation Ihrer Geschäftsprozesse sein.
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