Standortunabhängig arbeiten mit Cloud-Software
Für den IHR ist es wichtig, dass es sich sowohl bei Legalvisio als auch bei Scopevisio um cloudbasierte Lösungen handelt. Die 50 freiberuflichen Beraterinnen und Berater sind bundesweit tätig und müssen jederzeit problemlos auf die Anwendung zugreifen können. Aber auch das Unternehmen, das neben der Zentrale in Köln eine weitere Niederlassung in Witten hat, schätzt den standortunabhängigen Zugriff.
Datensicherheit und Datenschutz
Gleichzeitig ist dem IHR das Thema Sicherheit sehr wichtig, denn das Unternehmen arbeitet mit personenbezogen und Gesundheits-Daten. Diese müssen besonders geschützt werden. Daher ist die Einhaltung des Datenschutzes nach DSGVO selbstverständlich. Weiterhin ist die Datensicherheit zu gewährleisten, denn auch der Gesundheitssektor ist immer wieder Ziel von Cyberangriffen.
Dem IHR war es deshalb wichtig, dass Scopevisio ein hohes Sicherheitsniveau bietet. Bestätigt wird dies durch das ISO-27001-Zertifiktat für das Informationssicherheits-Management-System des Softwareherstellers. Außerdem ist das Modul Finanzen gemäß IDW PS 880 zertifiziert und ermöglicht somit eine GoBD-konforme Buchhaltung. Die Cloud-Lösung der Scopevisio wird in einem zertifizierten Rechenzentrum in Frankfurt betrieben.
Onboarding mit Videos und persönlicher Beratung
Die Einführung von Legalvisio und Scopevisio fand über einen Zeitraum von vier bis fünf Monaten statt. Vor allem in der Anfangsphase wurde das Selbstlernen mit Videos auf der Anwenderplattforum Scopeunity vorangetrieben. Ergänzt wurde dies durch den intensiven Austausch in regelmäßigen Websessions.
Aus dem alten System wurden die Daten dreier Geschäftsjahre übernommen. „Ich hatte vorher schon den Schweiß auf der Stirn stehen und so meine Bedenken, ob auch alles klappen würde. Aber tatsächlich lief die Datenmigration reibungslos“, erläutert Marius Nusch, der beim IHR für die Finanzbuchhaltung zuständig ist.
Faktura ohne Medienbrüche
Das Problem isolierter Systeme, die nicht miteinander kommunizieren, wird durch Scopevisio beseitigt: Die Verwaltung sowie die Beraterinnen und Berater nutzen Legalvisio für ihre Dokumentation und Abrechnung. In der Buchhaltung kommt Scopevisio Abrechnung zum Einsatz – und die Datenübertragung wird mittels Excel2Scope sichergestellt.
Excel2Scope ist eine Funktionserweiterung (AddIn) für Excel, die es erlaubt, eine strukturierte Datensammlung als Ausgangsrechnung (auch als Angebot, Liederschein, Auftrag oder Gutschrift) in Scopevisio zu erzeugen. Die abzurechnenden Daten aus Legalvisio werden in einer CSV-Datei ausgegeben und über Excel2Scope zu Scopevisio übertragen.
Dadurch entfällt manuelle Aufwand bei der Datenübertragung, was bei einem Rechnungsaufkommen von 500 Stück pro Monat eine enorme Zeitersparnis ausmacht.
Eingangsrechnungsverarbeitung digital statt analog
Nicht nur die Faktura wird mit Scopevisio effizienter abgewickelt – auch die Eingangsrechnungsbearbeitung funktioniert nach der Umstellung von analog auf digital inzwischen einfacher und schneller. Die Lieferanten wurden gebeten, nur noch digitale Rechnungen zu senden. Für deren Prüfung und finale Freigabe wurden Workflows in der Software eingerichtet. Sämtliche Prüf- und Freigabeprozesse werden seither automatisch protokolliert. Der Verbleib und der Status jeder Rechnung sind somit jederzeit nachvollziehbar. Das sorgt für mehr Transparenz und Geschwindigkeit bei der Rechnungsprüfung und -freigabe.
Vereinfachung der buchhalterischen Prozesse
In der Buchhaltung lobt Marius Nusch besonders die automatisieren Prozesse, die ihm viel Arbeit abnehmen.
Beispiele dafür sind:
- Vorerfasste Daten: Manuelle Eingaben entfallen
- Kontierungsregeln: Buchungen müssen nur noch bestätigt werden
- Wiederkehrende Buchungen (z.B. Miete): Aufwand sparen durch Dauerbuchungen
Fazit
Beim IHR unterstützt Scopevisio die Rechnungslegung, die Rechnungsverarbeitung und Buchhaltung durch Digitalisierung und Automatisierung. „In unserer Verwaltung war Scopevisio wirklich ein Quantensprung in Sachen Digitalisierung“, so das Fazit von Marius Nusch.