Referenzkunden

Referenzstory

PRIMA VIER Nehring Verlag GmbH

CRM, DMS und Faktura in einem System

Herausforderung

Starkes Wachstum

  • Austausch größerer Datenmengen (Dokumente und Bilder) mit Autoren, Kunden und Gestaltern
  • Zugriff auf Kontaktdaten von überall
  • Anbindung von Auftragsmanagement und Rechnungswesen an die Kontaktdatenbank

Herausforderung

Der Berliner PRIMA VIER Nehring Verlag gibt Fachzeitschriften heraus, betreibt Onlineportale und organisiert Veranstaltungen rund um das Thema Büro. Flaggschiffe sind das Magazin und der Blog OFFICE ROXX.

Der Verlag hat im Jahr 2014 nach einer Lösung gesucht, um große Mengen an Dokumenten und Bildern untereinander sowie mit Autoren, Kunden und Gestaltern auszutauschen. Plattformen wie Dropbox sollten dafür nicht mehr genutzt werden. Darüber hinaus wurde nach einer Möglichkeit gesucht, von überall auf die Kontaktdatenbank zuzugreifen. Aus dieser heraus sollte via TAPI-Schnittstelle auch telefoniert werden können. Zudem sollten Auftragsmanagement und Rechnungswesen mit der Kontaktdatenbank verbunden sein, um paralleles Arbeiten in zwei Systemen zu vermeiden.

2014 wollten wir unsere wichtigsten Anwendungen DMS, CRM und Faktura unter einem Dach in der Cloud haben. Scopevisio überzeugte uns sofort.

Dr. Robert Nehring

Geschäftsführer PRIMA VIER Nehring Verlag GmbH

Dr. Robert Nehring

Lösung

Eine Komplettlösung für alles

  • Zugriff auf Dokumente und Kontakte von überall
  • Verknüpfung Abrechnungsmodul und Kontaktdatenbank
  • Die Daten liegen auf Servern in Deutschland

Lösung

Das DMS/ECM bietet sowohl internen als auch externen Mitarbeitenden die Möglichkeit, von nahezu jedem Ort über die Cloud auf Dokumente zugreifen zu können. Das gilt ebenfalls für die Kontaktdatenbank. Hier wird besonders die TAPI-Schnittstelle geschätzt, um direkt per Klick eine Rufnummer zu wählen. Zudem liegen alle Daten auf Servern in Deutschland.

Da das Abrechnungsmodul auch direkt auf die Kontakte zugreift, brauchen keine zusätzlichen Datensätze angelegt werden. Angebote, Aufträge und Rechnungen werden automatisch in Teamwork abgelegt und können je nach Freigabe von allen eingesehen werden.

PRIMA VIER Nehring Verlag

„Wir nutzen Scopevisio seit über sieben Jahren. Genau wie diese noch immer sehr zeitgemäße Lösung entwickeln auch wir uns immer weiter. Einer weiteren Nutzung steht auch in Zukunft nichts im Wege.“

Dr. Robert Nehring

Geschäftsführer PRIMA VIER Nehring Verlag GmbH

Nutzen

Vorteile im Überblick

Nutzen

Dokumentenmanagement

Sowohl interne als auch externe Mitarbeitende können über die Cloud von nahezu jedem Ort auf Dokumente zugreifen, auch direkt über den Web-Browser. Alle Daten liegen auf Servern in Deutschland.

Kontakte

Nach Installation der Scopevisio-Anwendung stehen die Kontakte ebenfalls von überall zur Verfügung. Hier wird besonders die TAPI-Schnittstelle geschätzt, um direkt per Klick eine Rufnummer zu wählen, aber auch die Möglichkeit, Schlagwörter zu vergeben.

Abrechnung

Das Abrechnungsmodul greift direkt auf die Kontakte zu, dadurch liegt alles in einer Hand. Es brauchen keine zusätzlichen Datensätze angelegt werden. Angebote, Aufträge, Rechnungen und Gutschriften werden als PDF-Dokumente automatisch in Teamwork abgelegt und können je nach Freigabe von allen eingesehen werden.

Buchhaltung

Das Stapelbuchen ermöglicht ein bequemes Ausziffern der offenen Rechnungen.

Finanzen

Überfällige Rechnungen werden zum jeweiligen Datum automatisiert durch Symbole angezeigt. Zahlungserinnerungen können dann bequem mit einer zuvor eingerichteten Dokumentenvorlage per E-Mail verschickt werden.

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PRIMA VIER Nehring Verlag

Über den PRIMA VIER Nehring Verlag

Der PRIMA VIER Nehring Verlag ist mit seinen Printmagazinen, Onlineportalen sowie seinem Institut, das auch Veranstaltungen und Öffentlichkeitskampagnen organisiert, Deutschlands führender Fachverlag im Bereich Büro. Zu seinen Haupttätigkeitsfeldern gehören OFFICE ROXX, Mag und Blog für moderne Arbeit, die Sonderbeilagen MODERN OFFICE, der Bürowirtschaftsblog OFFICE DEALZZ und das Deutsche Institut für moderne Büroarbeit DIMBA.

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