Kazawa Film- und Medienagentur GmbH & Co. KG

Buchhaltung: inhouse statt Steuerberater

Herausforderung

  • Hohe Kosten für die Buchhaltung beim Steuerberater
  • Unzufriedenheit mit bisherigen Lösungen für Start-ups
  • Unterschiedliche Betriebssysteme im Einsatz

Herausforderung

Die Kazawa Film- und Medienagentur GmbH & Co. KG ist ein Film- und Videoproduktions-Unternehmen aus Frankfurt, das bundesweit für Unternehmen tätig ist.

Bis Mitte 2023 hatte das Unternehmen eine Steuerkanzlei mit der Buchhaltung beauftragt. Für die vorbereitende Buchhaltung probierte Kazawa gleich mehrere Buchhaltungslösungen, darunter Lexoffice, SevDesk und FastBill, aus.

Dennoch war die Geschäftsführung mit der Situation unzufrieden:

  • Die Kosten für den Steuerberater waren hoch.
  • Auf Zahlen und Auswertungen musste das Unternehmen lange warten.
  • Es war nicht möglich, eigene Buchhaltungskonten anzulegen.
  • Eine selbständige Umsatzsteuervoranmeldung war ebenfalls nicht möglich.

Lösung

  • Hochfunktionale Buchhaltungssoftware aus der Cloud
  • Kombiniertes Dokumentenmanagementsystem
  • Daten und Auswertungen in Echtzeit abrufen

Lösung

Kazawa beschloss 2023, die Buchhaltung ins zu Haus holen. Da die Agentur bereits mit vielen Cloud-Anwendungen und Apps auf unterschiedlichen Geräten arbeitete, war klar: Auch die Buchhaltungssoftware sollte cloudbasiert sein. Gerade für eine Produktionsfirma, deren Mitarbeitende viel unterwegs sind, wird dadurch der Zugriff auf Daten und Dokumente erleichtert. Hinzu kam, dass in der Agentur sowohl Windows-PCs als auch Macs im Einsatz sind und die Buchhaltungssoftware auf beiden Betriebssystemen laufen sollte.

Die Entscheidung fiel für Scopevisio, weil die Software den funktionalen Anforderungen entsprach und auch ein Dokumentenmanagementsystem beinhaltete. In Scopevisio kann der Geschäftsführer nun jederzeit Auftragsbestand, Umsätze und Ergebnis sowie Kosten und Liquidität einsehen. Das lange Warten auf Auswertungen hat damit ein Ende. Geschäftszahlen stehen auf Knopfdruck in Echtzeit bereit.

Scopevisio hat die Buchhaltung unserer Agentur revolutioniert, indem es Zeit und Kosten durch ideales Dokumentenmanagement und abteilungsübergreifende Kommunikation einspart. Die Cloud-Lösung ist für uns entscheidend, da wir bereits viele browserbasierte Lösungen auf verschiedenen Geräten nutzen

Florian Kannengießer

Producer & DOP, CEO

Florian Kannengiesser

Kazawa Film- und Medienproduktion GmbH & Co. KG

“Dank integriertem Dokumentenmanagement und besserer abteilungsübergreifender Kommunikation können wir langfristig Zeit und Kosten sparen.”

Florian Kannengießer

Producer & DOP, CEO

Nutzen

Im Vergleich zu unserer bisher genutzten Software hat Scopevisio mehr zu bieten. Die Software ist komplexer. Dadurch haben wir auch viel Neues gelernt.“

Florian Kannengießer

Producer & DOP, CEO

Nutzen

Onboarding in drei Monaten

Die Einführung von Scopevisio fand über einen Zeitraum von drei Monaten statt. Die Kombination von Selbstlernphasen und persönlicher Betreuung erwies sich dabei als sehr effizient. „Unter der Anleitung extrem kompetenter und geduldiger Coaches haben wir sehr schnell gelernt. Von Anfang an war allerdings auch klar, dass „Learning by doing“ eine große Rolle spielen würde. Wir haben uns vieles selbständig mit Hilfe von Video-Tutorials erarbeitet“, so die Mitarbeitenden bei Kazawa. Hauptnutzer von Scopevisio sind Julia Lutz, zuständig für Finanzen und Controlling, und Florian Kannengießer, CEO von Kazawa.

Scopevisio für alle kaufmännischen Prozesse

Inzwischen sind bei Kazawa die Scopevisio-Module Organisation, Finanzen und DMS/ECM sowie weitere Profifunktionen wie das Rechnungseingangsbuch für vielfältige Aufgaben im Einsatz:

  • Kontaktverwaltung
  • Kundenprojekte und Aufträge
  • Monatliche Rechnungsstellung
  • Eingangsrechnungsbearbeitung
  • Abschlusserstellung
  • Umsatzsteuervoranmeldung

In Scopevisio laufen somit alle kaufmännischen Prozesse zusammen.

Individuelle Konten

Gerade Buchhaltungssoftware für Start-ups bietet oft nicht die Möglichkeit, individuelle Buchungskonten oder Unterkonten für bestehende Konten anzulegen.

In Scopevisio dagegen kann die Buchhalterin von Kazawa auch eigene Konten anlegen. Das ist zum Beispiel vorteilhaft, wenn man wissen will, woher welche Umsätze kommen. Ein Erlöskonto allein reicht dann nicht.

Manuellen Aufwand reduzieren

Folgende Funktionen schätzt Julia Lutz besonders, da sie Zeit und Aufwand sparen:

  • Online-Banking:

    Bankumsätze einfach abrufen und Zahlungen auslösen
  • Rechnungseingangsbuch:

    Gute OCR-Erkennung, digitale Prüf- und Freigabeprozesse und nahezu automatisierte Buchung dank Kontierungsregeln. „Das Programm ermöglicht durch Aufstellung von Regeln, dass beim Einspielen der Eingangsrechnungen automatisch kontiert wird. Dadurch spart man mindestens 50% an Zeit“, so die Buchhalterin.
  • Umsatzsteuervoranmeldung:

    Die UStVA lässt sich einfach und schnell mit wenigen Klicks erstellen und über die ELSTER-Schnittstelle aus der Software heraus an das Finanzamt übermitteln.
  • Schnelle Rechnungserstellung:

    „Ein Vorteil von Scopevisio ist, dass man die Kontaktdaten direkt mit den Personenkonten verbindet, was die Rechnungsstellung und die Überwachung bzw. die anschließende Kommunikation bei offenen Rechnungen erleichtert“, erläutert Lutz.
  • Individuelle Auswertungen und Berichte:

    Für die Auswertungen kann man die Zeiträume ganz flexibel und tagesaktuell wählen, so dass man bei Bedarf nur genau das sieht, was wichtig ist.

Fazit

Bei Kazawa ist Scopevisio die Zentrale für alles Kaufmännische. Für die kreativen Aufgaben nutzt Kazawa andere Tools.
Die Buchhalterin schätzt an Scopevisio besonders diejenigen Funktionen, die ihr die alltägliche Arbeit erleichtern. Die Geschäftsführung hat mit Scopevisio immer im Blick, wo das Unternehmen aktuell steht.

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Kazawa Film & Medienagentur
  • Niederräder Landstraße 56
  • D-60528 Frankfurt am Main
  • www.kazawa.de

Über Kazawa

Gute Ideen hält nichts auf

Die Kazawa Film- und Medienagentur GmbH & Co. KG hat sich auf die Film- und Videoproduktion für Unternehmen spezialisiert. Mit ihren Bewegtbild-Formaten trägt die Kreativagentur dazu bei, die interne und externe Kommunikation ihrer Kunden zu verbessern.

Von der Idee über das Konzept, den Dreh und die Postproduktion bis hin zum fertigen Film begleitet Kazawa die Kunden ganzheitlich und unterstützt sie außerdem beim Bewegtbild-Marketing. Das Leistungsspektrum umfasst Imagefilme, Recruitingvideos, Produktfilme, Social-Media-Clips, TV-Werbespots und andere Formate mehr, die mit ihrem emotional aufgeladenen Storytelling einen wesentlichen Bestandteil im Marketing-Mix der Unternehmen ausmachen.

Die beiden CEOs des Unternehmens sind seit fast 20 Jahren im Filmbusiness zu Hause. Zu den Kunden von Kazawa zählen unter anderen Vitronic, Lufthansa Systems, dm und die KfW IPEX-Bank.

Das inhabergeführte Unternehmen mit Sitz in Frankfurt am Main beschäftigt fünf Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

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