Herausforderung
- Ausgelagerte Finanzbuchhaltung sollte ins Haus geholt werden
- Gesucht war eine Software, die standortübergreifendes Arbeiten einfach ermöglicht
- Die nahtlose Anbindung von Fairmas FairPlanner sollte gewährleistet sein
Das Hotel Zoo Berlin vereint die elegante Stimmung eines Berliner Grand Hotels der 1920er Jahre mit der glamourösen Ausstattung eines modernen Luxushotels. Höchste Qualität im Service erzielt das Hotel unter anderem dadurch, dass sämtliche Mitarbeitenden fest angestellt sind. Auf Leiharbeit oder externe Dienstleister wird bewusst verzichtet. Auch die vormals externe Buchhaltung wurde 2020/21 ins Haus geholt.
Im Zuge dessen sollte eine neue Buchhaltungssoftware eingeführt werden. Eine besondere Herausforderung war zu diesem Zeitpunkt die Corona-Pandemie. Über 20 Verwaltungs-Mitarbeitende arbeiteten fast ausschließlich im Homeoffice. In dieser Situation lag die Entscheidung für eine Cloud-Software nahe.
Die Software sollte nicht nur alle funktionalen Anforderungen erfüllen, sondern auch einen hohen Automatisierungsgrad mitbringen, um den manuellen Aufwand im Backoffice weitgehend zu reduzieren. Zudem sollte das Finanzplanungstool FairPlanner über eine Schnittstelle angebunden werden.
Lösung
- Cloudbasierte Buchhaltungssoftware „Scopevisio Finanzen“
- Automatisierte Geschäftsprozesse beim Rechnungseingang und -ausgang
- Anbindung des Finanzplanungstools FairPlanner
Die cloudbasierte Finanzbuchhaltung von Scopevisio unterstützt das Backoffice des Hotel Zoo heute umfänglich. Da es sich bei Scopevisio um eine mandantenfähige Software handelt, kann noch ein weiteres, kleineres Hotel parallel mit dem System verwaltet werden.
Besondere Effizienzsprünge brachte Scopevisio in der Rechnungsverarbeitung. Lief diese zuvor noch manuell und mit Hilfe von Excel ab, funktioniert diese nun vollständig digital und Workflow-basiert.
Die Scopevisio Finanzbuchhaltung liefert außerdem alle notwendigen Daten für das Controlling im angebundenen FairPlanner. Manuelle Im- und Exporte entfallen. Über eine Schnittstelle werden die Daten einmal täglich automatisiert übertragen.
Wir haben uns auch andere Lösungen angeschaut, sind aber dann zu dem Ergebnis gekommen, dass Scopevisio genau das Richtige für ein mittelständisches Unternehmen wie das unsere ist.
Remo Fietz
Remo Fietz, Business Performance & Controlling Manager Hotel Zoo
Hotel Zoo Berlin
„Die Buchhaltung ist so etwas wie die Lebensader eines Unternehmens. Deshalb muss sichergestellt sein, dass die Buchhaltungssoftware immer zuverlässig und stabil funktioniert – so wie Scopevisio.“
Remo Fietz
Business Performance & Controlling Manager
Hotel Zoo Berlin
Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche
Nutzen
Es ist ein großer Vorteil, dass an jeder Buchung der Beleg hängt. Bei einer Prüfung kann jede Position sofort belegt werden. Das spart Zeit, vermeidet Rückfragen und schützt vor Beanstandungen.“
Remo Fietz
Business Performance & Controlling Manager
Hotel Zoo Berlin
Die wesentlichen Vorteile von Scopevisio sieht Remo Fietz im Betriebsmodell Cloud, in der Benutzerfreundlichkeit der Software und in der Automatisierung von Verwaltungsprozessen.
Cloudbasierte Buchhaltungssoftware: standortunabhängig arbeiten
Als Cloud-Lösung lässt sich Scopevisio Finanzen problemlos auch im Homeoffice oder auch von unterwegs nutzen. „Das ist ein Riesenvorteil“, erklärt Fietz. So kann zum Beispiel die Rechnungsprüfung und -freigabe auch von unterwegs per App erfolgen. Das geht einfach und schnell und der Nutzer benötigt dafür keine eigene Scopevisio-Vollizenz, sondern lediglich die App Scopevisio2Go.
Scopevisio Finanzbuchhaltung: benutzerfreundlich und übersichtlich
Wer sich einmal in Scopevisio eingearbeitet hat, findet sich laut Fietz schnell zurecht. Eine Kollegin, die aus dem Service in die Buchhaltung gewechselt ist, war innerhalb kürzester Zeit mit dem System vertraut. Auch im Vergleich mit anderen Lösungen punktet Scopevisio laut Fietz durch Übersichtlichkeit.
Durchlauf von Eingangsrechnungen erhöht
Vor dem Einsatz von Scopevisio wurde das Rechnungseingangsbuch als Excel-Tabelle geführt. Rechnungen wurden ausgedruckt und an die einzelnen Departments zur Prüfung weitergegeben. Da konnte es passieren, dass Rechnungen auch einmal nicht ins Backoffice zurückfanden oder verloren gingen. Insgesamt waren die Abläufe sehr zeitintensiv und fehleranfällig.
Anders mit Scopevisio: Alle Rechnungen gelangen automatisch ins digitale Rechnungseingangsbuch und durchlaufen zuvor definierte Prüfungs- und Freigabe-Workflows. Deshalb ist heute jederzeit klar, wo und in welchem Status sich eine Rechnung befindet. „Das ist eine große Erleichterung für alle“, betont der Controlling Manager. Im Hotel sind zehn Personen in die sachliche Prüfung involviert, drei erteilen Freigaben.
Vereinfachung externer Prüfungen
Externe Prüfungen – etwa durch das Finanzamt – lassen sich heute deutlich effizienter handhaben. „Früher haben wir in einem solchen Fall tagelang im Archiv Unterlagen zusammengesucht. Heute können wir dem Finanzamts-Mitarbeiter sofort bei uns vor Ort alles Gewünschte aus dem System heraus ausdrucken“, berichtet Remo Fietz.
Schnittstelle zu Fairmas
Scopevisio bietet zur Anbindung von Fremdsystemen eine offene API. Über diese ist auch die Controlling-Software FairPlanner von Fairmas angebunden. Alle Buchungen aus Scopevisio werden über die Schnittstelle automatisiert übertragen und stehen dort für Auswertungen und für die Budgetplanung zur Verfügung.
Geplant: Virtuelle Kreditkarten von Pliant
Im Aufbau beim Hotel Zoo befindet sich derzeit die Anbindung des virtuellen Kreditkartensystems von Pliant an die Scopevisio Finanzbuchhaltung.
Pliant hat sich auf digitale Firmenkreditkarten und intelligentes Ausgabenmanagement spezialisiert. Dank der Integration von Pliant und Scopevisio werden Transaktionsdaten in Echtzeit von Pliant übertragen und automatisch mit dem jeweiligen Beleg in der Buchhaltung erfasst.
Pliant und Scopevisio kooperieren seit 2024. Die Kunden profitieren von der nahtlosen Verbindung.
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Hotel Zoo Berlin
Das Hotel Zoo Berlin am Kurfürstendamm 25 ist eines der traditionsreichsten Luxushotels der deutschen Hauptstadt. Das 1891 als Privatresidenz erbaute und 1911 in ein Hotel umgewandelte Haus war in den 1950er bis 1970er Jahren das offizielle VIP-Hotel der Berlinale und Treffpunkt internationaler Stars und Persönlichkeiten.
Nach einer umfassenden Renovierung durch das amerikanische Designstudio Powerstrip Studio (Dayna Lee und Ted Berner) im Jahr 2014 erstrahlt das Fünf-Sterne-Haus mit 140 Zimmern und Suiten in neuem Glanz. Das charakteristische Design vereint theatralische Eleganz mit historischer Authentizität: Originales Ziegelmauerwerk trifft auf maßgefertigte Möbel, verspielte Proportionen und eine Atmosphäre, die an ein großzügiges Berliner Stadtpalais erinnert.
Mit eigenem Restaurant, der legendären Grace Bar und einer Dachterrasse mit Blick über Berlin ist das Hotel Zoo Berlin heute ein Ort, an dem Berliner Geschichte lebendig bleibt. Das privat geführte Hotel beschäftigt 96 Mitarbeitende, davon 26 im Backoffice.
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