Referenzkunden

Referenzstory

eyevolution GmbH

ERP mit offener API

Herausforderung

  • Unternehmen von Anbeginn digital aufstellen
  • Betriebssystemunabhängige Software für Faktura und Buchhaltung
  • Einfache Anbindung von Fremdsystemen

Herausforderung

Die eyevolution GmbH ist eine Agentur für datengetriebenes und programmatisches Online-Marketing aus Hamburg, die kleine und mittelständische Kunden kanalübergreifend in den Bereichen

  • Suchmaschinenenwerbung (SEA) und Suchmaschinenoptimierung (SEO),
  • Website- und E-Commerce-Systeme
  • sowie Analyse und Controlling (Business Intelligence)

unterstützt. Das Fundament für die Agenturleistungen im Marketing stellt die eigene Marketing-Data-Warehousing Lösung “DataCloud” mit der universellen Schnittstelle Google BigQuery dar.

Als der Geschäftsführer Marcel Portofoé das Unternehmen 2014 gründete, war eine besondere Grundanforderung die möglichst vollständige Digitalisierung betrieblicher Prozesse. Für die Abrechnung und Buchhaltung sollte ein ERP-System zum Einsatz kommen, das betriebssystemübergreifend auch auf dem Mac lauffähig ist. Als Grundanforderung für alle SaaS-Komponenten der betrieblichen Systemlandschaft war es Portofoé außerdem wichtig, dass umfangreiche Schnittstellen verfügbar sind, die eine Integration unterschiedlicher Teilsysteme ermöglicht.

Auch ein ERP-System ist idealerweise ein lose gekoppeltes System, das über Schnittstellen arbeiten kann.

Marcel Portofoé

Geschäftsführer eyevolution GmbH

Marcel Portofoé

Lösung

  • Cloudbasierte kaufmännische Software, die auf dem Mac läuft
  • Abrechnung mit Leistungsnachweis
  • API für den einfachen Datenaustausch

Lösung

eyevolution nutzt Scopevisio seit 2014 für die Kontaktverwaltung, Angebotserstellung, Abrechnung und Buchhaltung auf dem Mac. Als Dienstleister für Unternehmen spielt für eyevolution Transparenz in der Zusammenarbeit mit Kunden eine ganz besondere Rolle. Umgesetzt wird dieses Prinzip beispielsweise auch durch eine besonders transparente Abrechnung von Agenturleistungen inklusive eines Leistungsnachweises. Dank der Import- und Exportmöglichkeiten in Scopevisio kann eyevolution die geleisteten Arbeitsstunden aus einem Fremdsystem einfach in Scopevisio einspielen, wo sie automatisiert den jeweiligen Projekten zugeordnet werden. Im Anschluss kann die Abrechnung inklusive Leistungsnachweis erfolgen.

eyevolution GmbH

„Ich habe die betrieblichen Prozesse von eyevolution von Gründung an digital aufgestellt. Wir nutzen ausschließlich SaaS-Lösungen, die wir über Schnittstellen orchestrieren. Scopevisio bildet dabei den kaufmännischen Part ab.“

Marcel Portofoé

Geschäftsführer eyevolution GmbH

Nutzen

Für uns ist die transparente Abrechnung gegenüber unseren Kunden sehr wichtig. Deshalb ist die Kombination von Rechnung und Leistungsnachweis ein besonders wichtiges Feature für uns.“

Marcel Portofoé

Geschäftsführer eyevolution GmbH

Nutzen

Abrechnung

eyevolution verfügt über einen Dienstleistungskatalog mit festgelegten Stundensätzen, der in Scopevisio abgebildet ist. In seinen Kundenprojekten arbeitet das Unternehmen mit festgelegten Budgets. Die Budgets sind in Scopevisio in den Projekten in benutzerdefinierten Feldern hinterlegt. Innerhalb der Projekte gibt es Aufgaben mit einer monatlichen Laufzeit und dem entsprechenden Budget-Saldo.

Aus einem eigenen System für die Zeiterfassung und das Budget-Controlling werden Zeiteinträge importiert und automatisch den entsprechenden Projekten in Scopevisio zugeordnet. Dafür wurden zuvor die Datenstrukturen aneinander angepasst. Auf den so abgebildeten Prozessen basiert die Abrechnung der eyevolution mit Leistungsnachweis.

Finanzen

„Was die Unternehmensführung angeht, halte ich die Buchhaltung für das Allerwichtigste, um das gesamte Unternehmen in Echtzeit zu verstehen und fortlaufend mögliche Optimierungs- und Automatisierungspotenziale zu entdecken“, so Portofoé. Der studierte Medien-Informatiker hat sich intensiv mit dem Thema Buchhaltung befasst, als er eyevolution gründete. Er und ein weiterer Geschäftsführer sind heute die Hauptnutzer von Scopevisio Finanzen im Kontext der betrieblichen Steuerung. „Im Bereich der Buchhaltung bietet Scopevisio einen großen Funktionsumfang und eine hohe Qualität“, so Portofoé. Unverzichtbar sei auch die Anbindung an DATEV (DATEV-Importe und Exporte).

Rechnungseingangsbuch

Ebenso nutzt eyevolution das Rechnungseingangsbuch. „Ich bin fortlaufend dabei, Automatisierungsregeln in Scopevisio zu erstellen – besonders bei den Rechnungserfassungsprozessen.“ Am Rechnungseingangsbuch gefallen ihm vor allem das Regelwerk und die enge Verknüpfung der Abrechnungsprozesse mit der Buchhaltung.

Standard vs. Individualisierung

Scopevisio hat laut Portofoé einen vielfältigen Funktionsumfang im Bereich der betrieblichen Standardanforderungen für ERP-Systeme. „All unsere speziellen Themen – wie unser Vertrags- oder Budgetmanagement – passen in kein Standard-ERP-System der Welt und erfordern ein individuelles System auf unserer Seite. Die offene Systemarchitektur, die Scopevisio über Schnittstellen bietet, ermöglicht, dass die Daten problemlos überführt bzw. zwischen Systemen synchronisiert werden können. So passt alles für uns perfekt zusammen.“ Sein Fazit: Individualisierung darf nicht in der ERP-Lösung stattfinden sondern sollte über angebundene Individual-Systeme erfolgen. Standardprozesse dagegen gehören in eine Standardsoftware.

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eyevolution GmbH

Über eyevolution GmbH

Die eyevolution GmbH ist eine Digital- und Online-Marketing-Agentur mit Sitz in Hamburg, die im B2B-Umfeld vor allem kleinere und mittlere Unternehmen betreut. Besondere Stärken der Agentur sind der datengetriebene Ansatz und das kanalübergreifende Arbeiten.

Die Schwerpunkte von eyevolution liegen in den Bereichen Business Intelligence, Controlling, Online Werbung wie SEA, Social Ads und SEO, sowie Website- und E-Commerce-Systeme. Ein wichtige IT-Infrastruktur ist dabei eine von eyevolution selbst konzipierte Datawarehouse-Lösung für die kanalübergreifende Analyse von Vertriebs- und Marketing-Daten: eyevolution DataCloud.

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