BERATER.group
Unternehmensgruppe setzt auf mandantenfähige Cloud-Lösung
Branche
Mitarbeitende
Standort
Gründung
Herausforderung
- Unternehmensverwaltung bis 2017 vor allem mit Word und Excel
- Manuelle und papierbasierte Prozesse sowie fehlende Synergien bei der Verwaltung der einzelnen Firmen
- Fehlender Zugriff auf Daten und Dokumente von unterwegs
Herausforderung
Die BERATER.group ist ein Verbund von vier Dienstleistungsunternehmen und beinhaltet u.a. zwei Beratungsunternehmen für Dienstleistungen mit Schwerpunkten in den Bereichen Arbeitssicherheit, Brandschutz, Umweltschutz und Managementsysteme. Eine unabhängige Prüfgesellschaft zur Prüfung von Arbeitsmitteln und das Hanseatische BildungsZentrum für Schulungen rund um das Thema Arbeitsschutz runden das Portfolio ab.
2017 machte sich die BERATER.group auf die Suche nach einer mandantenfähigen Business-Software, in der die vier Unternehmen verwaltet werden konnten. Bis dahin war vor allem das Microsoft Office-Paket im Einsatz; viele Prozesse in der Verwaltung liefen noch papierbasiert und manuell ab. „Wir waren, überspitzt gesagt, noch in der analogen Steinzeit“, so der Geschäftsführer Thorsten Reichert, der mit einer neuen Unternehmenssoftware auch ein neues Zeitalter einläuten wollte. Eine Inhouse-Lösung kam für ihn dabei nicht in Frage, weil das Unternehmen sich nicht selbst um den IT-Betrieb kümmern wollte.
Lösung
- Mandantenfähige Unternehmenssoftware für die Unternehmensgruppe
- Cloudbasierte Lösung für Berater, die viel unterwegs sind
- Passender Funktionsumfang für Dienstleistungsunternehmen
Lösung
In Scopevisio fand die BERATER.group eine mandantenfähige Unternehmenssoftware, in der alle Firmen der Gruppe abgebildet werden können. „Das hat auch den Vorteil, dass Verwaltungsmitarbeiter Urlaubsvertretungen übernehmen können. Sie kennen sich in der Software aus und werden einfach für das betreffende Unternehmen freigeschaltet“, erklärt Reichert.
Für ihn war klar, dass die neue Lösung cloudbasiert sein sollte, denn die Berater und die Führungskräfte der Gruppe sind viel unterwegs und benötigen idealerweise Zugriff auf Daten und Dokumente auch von unterwegs oder beim Kunden vor Ort.
Bei der Auswahl der Unternehmenssoftware hatte sich die BERATER.group auch andere Lösungen angeschaut. „Diese waren für uns aber überdimensioniert“, so Reichert. „Scopevisio bietet für uns als Beratungsunternehmen genau das, was wir an Funktionalität brauchen – nicht zu viel und nicht zu wenig.“
Ich bin kein Freund davon, eigene Server zu betreiben. Man muss die Systeme selbst warten, Updates einspielen und sich um das Thema Sicherheit kümmern. Beim Cloud-Betrieb kann man sich das alles sparen.
Thorsten Reichert
Geschäftsführer BERATER.group
BERATER.group
“Mit Scopevisio haben wir alles in einem Programm: Vom Angebot über den Auftrag bis hin zur Rechnung werden alle wesentlichen Prozesse durchgängig abgebildet. Das hat in jedem Fall die Produktivität gesteigert.”
Thorsten Reichert
Geschäftsführer BERATER.group
Genutzte Scopevisio-Funktionsbereiche
Nutzen
Nutzen
Mitwachsende Software
Scopevisio war zunächst nur in einem Unternehmen der Gruppe im Einsatz, anfangs auch nur mit zwei Anwendern. Später kamen weitere Anwender und weitere Unternehmen hinzu. Möglich ist dies dank der leichten Skalierbarkeit von Scopevisio.
Nutzbar auf PC und Mac
In der Unternehmensgruppe werden teilweise auch Mac-Rechner genutzt. Praktisch ist, dass Scopevisio nicht nur auf Window-PSs, sondern auch auf dem Mac funktioniert (mit Mac OS X 10.7 oder höher), was bei anderen kaufmännischen Programmen nicht immer der Fall ist.
Ortsunabhängigkeit und Zeitersparnis
Thorsten Reichert ist als Geschäftsführer viel unterwegs und schätzt es, auch einmal im Hotel an Angeboten weiter zu arbeiten oder Rechnungen zu prüfen. „Dadurch gibt es auch keinen Zeitverzug mehr. Die Kolleginnen und Kollegen in der Verwaltung brauchen nicht mehr auf meine Unterlagen zu warten. Sie können direkt nahtlos in der Software übernehmen.“
Benutzerfreundlichkeit
„Das Programm ist selbsterklärend,“ sagt Reichert, der auch die Möglichkeit schätzt, benuzterdefinierte Felder selbst anzulegen und dadurch Formulare individuell anzupassen. „Das geht einfach, dafür braucht man keine EDV-Kenntnisse“, sagt er. Auch die Gestaltung von Angebots-, Auftrags- und Rechnungsvorlagen nach eigenen Vorgaben bewertet er posititv – wie auch generell das Zusammenspiel von Scopevisio einerseits und Word beziehungsweise Excel andererseits.
Zusammenarbeit mit dem Steuerberater
Die Buchhaltung der Beratungsunternehmen hat eine Steuerkanzlei übernommen. Wurden in der Vergangenheit Ordner mit Belegen zum Steuerberater gebracht, funktioniert die Zusammenarbeit heute fast ausschließlich digital. Dabei nutzen die Unternehmen die DATEV-Schnittstelle in Scopevisio zur einfachen Übertragung der Daten.
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Über BERATER.group
Die Suchmaschine, die Bäume pflanzt
Die BERATER.group – vertreten durch die REIGO-HANSE Holding GmbH – ist auf die Beratung, Schulung und Auditierung in den Bereichen Qualitäts-, Energie-, Umwelt- und Arbeitsschutz spezialisiert. Die Unternehmensgruppe vereint vier Unternehmen mit unterschiedlichen Schwerpunkten unter ihrem Dach: uniServum und SCHLIETER IFAS (Schwerpunkt Beratung), IGzert (Schwerpunkt Prüfung), und HBZ Hanseatisches Bildungszentrum (Schwerpunkt Schulung). Einzelne Unternehmen der Gruppe blicken dabei auf fast 50 Jahre Erfahrung zurück. Die Expertise der Gruppe erstreckt sich auf unterschiedliche Branchen, darunter Automobil, Textil, Metall, Stahlbau und Petrochemie sowie Gesundheit und Pflege.
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