Wenn Kunden trotz Fristsetzung und Mahnung ihre Rechnung partout nicht bezahlen wollen, ist oft ein Inkassobüro die Rettung. Inkassounternehmen sind darauf spezialisiert, Forderungen von Schuldnern einzutreiben, die in Zahlungsverzug geraten sind. Dafür berechnen sie allerdings Inkassokosten.
Fallbeispiel
Angenommen, Sie haben einem Kunden gegenüber Leistungen im Wert von 1.000 Euro erbracht und in Rechnung gestellt. Der Buchungssatz lautet bei einem unterstellten Umsatzsteuersatz von 19 Prozent:
| Soll | Haben |
| Debitoren 1.190,00 Euro | Umsatzerlöse 1.000,00 Euro |
| Umsatzsteuer 190,00 Euro |
Der Zahlungstermin wird überschritten. Sie haben zwei Mahnungen geschrieben, die ebenfalls ergebnislos geblieben sind. Mit der zweiten Mahnung haben Sie zusätzlich Mahngebühren in Höhe von 10 Euro in Rechnung gestellt.
Die Zahlungsfrist ist am 1. März 2017 abgelaufen und ab diesem Tag berechnen Sie dem Schuldner auch Verzugszinsen. Da es sich um ein Handelsgeschäft handelt, liegt der Verzugszinssatz bis zum 30. Juni 2017 um 9 Prozentpunkte und ab dem 1. Juli 2017 8,12 Prozent über dem Basiszinssatz.
Sie übergeben die Forderung einem Inkassobüro Ihres Vertrauens. Und endlich bezahlt der Schuldner seine Rechnung am 10. Juli 2017 inklusive den 10 Euro Mahngebühren und 29,37 Euro aufgelaufenen Verzugszinsen.
Tipp: Berechnen Sie die Verzugszinsen mit einem Internet-Verzugszinsrechner.
Die Abrechnung des Inkassobüros
Das Inkassobüro rechnet den Vorgang in etwa wie folgt ab:
| Position | Betrag |
| Ihre Forderung (brutto) | 1.190,00 Euro |
| Mahngebühren | 10,00 Euro |
| Verzugszinsen | 29,37 Euro |
| Inkassokosten (vom Schuldner zu tragen) | 201,71 Euro |
| Zahlung des Schuldners | 1.431,08 Euro |
| Einbehaltene Inkassokosten | 201,71 Euro |
| Ihr Zahlungseingang | 1.229,37 Euro |
Mahnkosten und Verzugszinsen buchen
So weit, so gut. Das Inkassobüro hat seinen Job gemacht. Nun muss der Geschäftsvorfall gebucht werden. Das tun Sie wie folgt:
| Soll | Haben |
| Bank 1.229,37 Euro | Debitoren 1.190,00 Euro |
| Sonstige Erträge 10,00 Euro | |
| Zinserträge 29,37 Euro | |
Die Mahngebühren und die Verzugszinsen unterliegen nicht der Umsatzsteuer.
Inkassokosten buchen
Doch damit nicht genug. Sie haben eine Dienstleistung des Inkassobüros in Anspruch genommen, die mit 201,71 Euro brutto berechnet wurde. Diese wurde zwar mit der Kundenzahlung verrechnet, muss aber gleichwohl buchhalterisch erfasst werden.
Die Inkassokosten setzen sich wie folgt zusammen:
149,50 Euro Gebühren
20,00 Euro Auslagenpauschale
_______________________________
169,50 Euro Nettobetrag der Inkassokosten
32,21 Euro 19% Umsatzsteuer
_______________________________
201,71 Bruttobetrag der Inkassokosten
Diese Inkassokosten wurden mit dem Inkassogebühren-Rechner ermittelt. Sie werden, ganz so wie Kontoführungsgebühren einer Bank, als „Nebenkosten des Geldverkehrs gebucht“. Der Buchungssatz lautet:
| Soll | Haben |
| Nebenkosten des Geldverkehrs 169,50 Euro | Sonstige Erträge 201,71 Euro |
| Vorsteuer 32,21 Euro |
Inkassokosten des Rechtsanwalts
Gläubiger haben auch die Möglichkeit, ihre Forderungen vom Rechtsanwalt eintreiben zu lassen. Die Rechtsanwaltsgebühren für das außergerichtliche Verfahren liegen womöglich niedriger als die des Inkassobüros. Die einfache Gebühr bei einem Gegenstandswert zwischen 1.001 und 1.500 Euro beträgt 115,00 Euro. Dies ist allerdings nur ein Richtwert. Klären Sie mit Ihrem Anwalt, wie hoch die tatsächliche Gebühr ist. Zusätzlich zur Gebühr können Rechtsanwälte auch noch Reisekosten und Auslagenpauschalen berechnen. Und natürlich unterliegen auch die Rechtsanwaltsgebühren der Umsatzsteuer.
Ebenso wie die Inkassogebühren sind auch die Anwaltsgebühren vom Schuldner zu tragen – im Erfolgsfall, das heißt, falls dieser zahlt.
Wenn Sie einen Anwalt beauftragen, hat das den Vorteil, dass dieser auch gleich das gerichtliche Mahnverfahren einleiten kann, wenn alle außergerichtlichen Maßnahmen nichts fruchten.
In diesem Fall kommen allerdings auch noch Gerichtskosten auf Sie zu.
Fazit
Inkassokosten sind die Vergütung eines Inkassobüros für seine Tätigkeit. Die Gebühren von Inkassounternehmen basieren üblicherweise auf dem Gegenstandswert der Forderung. Sie unterliegen der Mehrwertsteuer und werden als Nebenkosten des Geldverkehrs gebucht, genau wie Kontoführungsgebühren.
Im Erfolgsfall erhält der Gläubiger seine komplette Forderung, einschließlich Mahngebühren und Zinsen, vom Inkassounternehmen überwiesen. Die Inkassokosten werden vom Schuldner getragen.
Das gilt allerdings nur, wenn dieser tatsächlich die gesamte Forderung mit allen Nebenkosten ausgleicht. Wenn er weiterhin nicht zahlt, bleiben die Inkassokosten am Gläubiger hängen.
