5 Vorteile digitaler Rechnungen

5 Vorteile digitaler Rechnungen

Dorothea Heymann-Reder 12. Dezember 2014 4987 Aufrufe

1. Kostenersparnis

  • E-Mails kosten kein Porto.
  • Man muss kein Papier und keine Briefumschläge für E-Mails kaufen, keine Druckerei mit der Herstellung von Geschäftspapieren beauftragen und keine Ordner und Aktenschränke für sie anlegen.
  • Hoch bezahlte Mitarbeiter verschwenden keine Zeit mehr damit, Papiere in Kuverts zu stecken oder aus diesen wieder zu befreien.
  • Ebenso wenig geht Zeit mit dem Scannen von Eingangsrechnungen verloren.

2. Zeitgewinn = Liquiditätsvorteil

  • Eine E-Mail-Rechnung ist im Nu übersandt, während Rechnungen auf dem Postwege durchaus einmal zwei Arbeitstage unterwegs sein können – im Inland. Wenn Ihr Geschäftspartner im Ausland sitzt, kann es leicht noch länger dauern.
  • Somit verkürzt sich auch die Zeit bis zum Rechnungsausgleich um die eingesparte Postlaufzeit. Will heißen: Sie bekommen Ihr Geld früher und gewinnen Liquidität.

3. Verfügbarkeit

  • Im Cloud-Speicher oder auf Ihrer Server-Festplatte kann ortsunabhängig auf die Rechnungen zugegriffen werden – etwa, wenn ein Vorgesetzter eine Rechnung prüfen muss, bevor sie überwiesen werden darf.
  • Die internen Prüfungen, die Beantwortung von Rückfragen und die Weiterbearbeitung der Rechnung gehen durch die Verfügbarkeit schnell und reibungslos vonstatten.
  • Gleichzeitig kann eine digitale Rechnung besser vor unbefugtem Zugriff geschützt werden als eine papiergebundene. Rollen, Profile und Berechtigungseinstellungen in moderner Unternehmenssoftware machen es möglich. Wohingegen eine Papierrechnung jedem, der zufällig am Eingangskörbchen oder Aktenschrank vorbeikommt, ungeschützt preisgegeben ist.

4. Prozessverbesserungen

  • Moderne Finanzbuchhaltungssysteme können elektronische Rechnungen einlesen und vorverarbeiten, ohne dass ein menschliches Eingreifen erforderlich ist. Die wesentlichen Bestandteile von Rechnungen werden per Volltexterkennung ausgelesen und in das Buchungssystem übertragen. Wenn dort Regeln für die Behandlung und Buchung bestimmter Rechnungen vorgegeben sind, können sogar automatisiert Rechnungen gebucht und offene Posten ausgeglichen werden.
  • War eine Mitarbeiterin krank oder in Urlaub, blieb früher ihre Eingangspost unbearbeitet auf dem Schreibtisch liegen. Elektronische Rechnungen können per E-Mail-Weiterleitung an Stellvertreter zur weiteren Bearbeitung übersandt werden.

5. Leichtere Archivierung

  • Digitale Rechnungen werden nicht in Aktenschränken aufbewahrt, sondern auf Server-Festplatten, die noch nicht einmal bei Ihnen im Betrieb stehen müssen.
  • Sie ist leicht auffindbar und vor Verlust besser geschützt, als ein papiergebundenes Dokument in einem Aktenschrank.
  • Sie bleiben über die gesamte Aufbewahrungsfrist hinweg gut lesbar und erfüllen damit ein wesentliches Kriterium für die Archivierung von steuerrelevanten Dokumenten gemäß GoBD. Schlecht gedruckte Papierrechnungen hingegen können binnen Monaten bis zur Unleserlichkeit verblassen.
Dorothea Heymann-Reder

Dorothea Heymann-Reder

Dorothea Heymann-Reder schreibt Blog-Beiträge, Ratgeberartikel und Whitepaper. Ihre Fachartikel behandeln kaufmännische und betriebswirtschaftliche Themen sowie das ganze Spektrum der Digitalisierung.

Lernen Sie die Vorteile der Online-Faktura von Scopevisio kennen!

Ihr unverbindlicher Einstieg in die Scopevisio Welt

Hosted in Germany GoBD konform PwC zertifiziert

Jetzt testen, später entscheiden!
Heben Sie ab in die Cloud

Testen Sie 30 Tage lang kostenlos die Cloud Unternehmenssoftware von Scopevisio. Unverbindlich, ohne jegliche Einschränkungen!

30 Tage kostenlos testen

 

Hosted in Germany GoBD konform PwC zertifiziert

Können wir Ihnen weiterhelfen?

Kontakt - Infomaterial
Infomaterial anfordern

Sie haben weitere Fragen, die wir Ihnen beantworten sollen? Wir stellen Ihnen Ihr individuelles Informationspaket nach Ihren Anforderungen zusammen.

Kontakt - Online Demo
Online-Demo vereinbaren

Sie möchten mehr über die Software aus der Cloud erfahren? Wir beantworten Ihre Fragen und zeigen Ihnen welche Vorteile aus der Arbeit mit Scopevisio entstehen.

Kontakt - Rückruf
Rückruf anfragen

Sie haben Fragen oder möchten sich einfach beraten lassen? Vereinbaren Sie einen Rückruftermin. Unsere Experten helfen Ihnen gerne persönlich weiter.