Der Nutzen der ERP-Systemanwendungen (ERP steht für “Enterprise-Resource-Planning”) liegt darin, die Ressourcenplanung für Unternehmen in allen Geschäftsbereichen auf eine solide, anwenderfreundliche Grundlage zu stellen. Doch vor der Einführung einer entsprechenden Business Software muss eine gründliche Analyse erfolgen. Was leistet das System? Welche Geschäftsbereiche und welche Funktionen müssen abgedeckt werden? Wie erfolgt die Evaluation und Integration und was ist vorteilhafter, eine integrierte Lösung oder eine über Schnittstellen? Der Aufbau einer eigenen Infrastruktur oder Lösungen aus der Cloud? Die folgenden Ausführungen sollen Unternehmen einen ersten Überblick geben und somit bei der Entscheidung helfen.
In welchen Unternehmensteilen kommt die ERP-Suite zum Einsatz?
ERP wurde anfangs hauptsächlich in der Logistik und in der Materialbeschaffung/-verwaltung eingesetzt. Doch schon bald stellte sich der Vorteil einer Verknüpfung aller Geschäftsbereiche heraus, sodass aktuelle ERP-Lösungen als komplexe Anwendungen zu verstehen sind, die alle Ressourcen und Aktivitäten eines Unternehmens umfassen. Das gilt für jeden Unternehmensbereich. Sowohl für Logistik und Materialbeschaffung als auch für Marketing und Vertrieb,
Personalwirtschaft und Finanzwesen, Daten- und Dokumentmanagement, Management sowie alle weiteren Bereiche, die sich sinnvoll einbinden lassen. Je nach Branche und Aufbau der geschäftlichen Beziehungen muss daher eine Lösung gefunden werden, die den gesamten Aufbau des Unternehmens und seiner externen Beziehungen und Strukturen angemessen abbildet und erfasst.
Welche Funktionen und Prozesse können abgebildet werden?
Die ERP-Software soll dem Unternehmen praktische Vorteile bringen, indem sie Arbeitsabläufe vereinheitlicht und vereinfacht. So können beispielsweise Aufträge leichter einzeln oder im Team bearbeitet, Projekte erstellt und abgeglichen werden. Dabei lassen sich Aufgabenbereiche zuordnen, Ansichten erstellen, Abhängigkeiten definieren und Verlaufseinträge vornehmen. Dokumente, Dateien und Nachrichten werden vordefinierten Nutzern zugänglich gemacht, die Suche – auch von Filiale zu Filiale oder vom Vertrieb zum Einkauf – wird erleichtert. Neben der Projekt- und Auftragsverwaltung ermöglicht ERP
auch die Verwaltung von Produkten und Kontakten, bringt Management, Lager, Verkauf, CRM und Kundenservice in Verbindung und unterstützt das Unternehmen in Banking und Buchhaltung. Die Einsatzmöglichkeiten, die Funktionen und Prozesse sind so vielfältig wie die Unternehmen, die ERP nutzen. Umso wichtiger ist es, von vornherein auf eine gründliche Analyse des eigenen Bedarfs und der eigenen Unternehmensstruktur zu achten.
Integrierte ERP-Suite ersetzt Einzellösungen für den Mittelstand
Die Komplexität moderner Unternehmen, die Notwendigkeit, sich im Business Geschäftsfeld immer wieder neu und besser zu positionieren, führte auch zur Entwicklung immer neuer und verbesserter ERP-Lösungen. Doch um Kosten zu sparen, setzten gerade KMU anfänglich auf Einzellösungen, mit denen sie bestimmte Unternehmensbereiche effizienter gestalten konnten. Im Ergebnis führte dies dazu, dass der Austausch zwischen den verschiedenen Abteilungen erschwert wurde und eine zentrale Steuerung,wie sie integrierte Lösungen erlauben, nicht möglich war. Die Weiterentwicklung von ERP hat dazu geführt, dass auch für KMU mittlerweile erschwingliche Softwareanwendungen verfügbar sind, die zu einer zentral steuerbaren ganzheitlichen Lösung führen. Die Umstellung auf ein ganzheitliches System erfolgt am Ende der Analyse des Bedarfs und der unternehmenseigenen Prozessabläufe.
Wie evaluiert man eine ERP-Suite und was ist bei der Einführung der Software zu beachten?
Eine ERP-Suite lässt sich nicht über Nacht implementieren. Der gesamte Vorgang erfolgt als gründliche Abfolge von Bedarfsbestimmung, Vorauswahl und abschließender Entscheidungsfindung. Zunächst erfolgt die Analyse der unternehmenseigenen Aufgaben und Prozesse durch das Management – sofern bereits „best practices“ dokumentiert wurden, sollten diese natürlich einbezogen werden. Im Ergebnis wird festgehalten, welche Anforderungen an die ERP-Suite formuliert werden können, welche Funktionen vom ERP benötigt werden. Die Ermittlung des Bedarfs kann über eine Abbildung, also Visualisierung, der Geschäftsprozesse erfolgen; auch das Erstellen sog. Lastenhefte, mit deren Hilfe sich schließlich ein Profil der Prozesse wie auch der benötigten Software erstellen lässt, wird empfohlen. Im nächsten Schritt erfolgt der Vergleich: Welche Software kommt den formulierten Anforderungen am nächsten? Welche Unternehmen bieten diese Software mit den gewünschten Funktionen an, wie hoch sind die Anschaffungskosten der ERP Suite?
Lässt sich mit Sicherheit davon ausgehen, dass das Unternehmen, das die Software anbietet, über einen längeren Zeitraum am Markt bleiben wird? Im dritten Schritt schließlich folgt auf die Eingrenzung der infrage kommenden Software eine erste Prüfphase. Hierzu werden die ausgewählten Hersteller der Softwareanwendungen um eine praktische Demonstration gebeten. Auch werden Kriterien der Bewertung erstellt und es wird geprüft, wie sehr sich die Suite auf weitere unternehmensspezifische Belange und interne Prozesse anpassen lässt. Dabei gilt als Faustformel: Je größer und verzweigter ein Unternehmen ist, desto komplexer müssen die Lösungen sein. Für KMU bzw. den Mittelstand ohne eigene IT-Abteilung ist es dagegen empfehlenswert, sich bei der Auswahl auf die Hauptanwendungen zu begrenzen. Wurde die Entscheidung für einen Anbieter getroffen, so erfolgt mit diesem gemeinsam noch einmal eine größtmögliche Anpassung der Software an die unternehmensrelevanten Anforderungen und die Geschäftsprozesse.
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Welchen Anbieter auswählen?
Gemessen an ihrem Marktanteil führen Enterprise Anbieter wie SAP, Oracle und Sage die Liste der weltweit größten Vertreiber von ERP-Software an. Doch ist der größte oder umsatzstärkste Anbieter nicht immer der für bestimmte Zwecke und Vorhaben optimalste. Für die Entwicklung angemessener ERP-Lösungen ist eine enge, vertrauensvolle Zusammenarbeit, service- und kundenorientiertes Denken und Handeln die Voraussetzung. Es empfiehlt sich also, auch das Renommee des Anbieters in die Auswahl einzubeziehen. In Deutschland hat sich 2013 besonders Scopevisio auf dem ERP-Markt für den Mittelstand bewährt. Das Unternehmen wurde vom „Center for Enterprise Research“, einer Abteilung der Universität Potsdam, für die Präsentation seiner Software mit dem KMU-Sonderpreis und dem Innovationspreis für das „ERP-System des Jahres 2013“ ausgezeichnet.
Die ERP-Lösungen von Scopevisio werden aus der Cloud bezogen und sind auf den Bedarf von KMU und auf die Geschäftsprozesse aus dem Mittelstand abgestimmt. Damit kommt Scopevisio einem wachsenden Bedürfnis vieler KMU entgegen, webbasierte Lösungen zu nutzen, statt den langwierigen Prozess der Integration von Insellösungen zu wählen. Neben Scopevisio bieten auch bekannte ERP-Hersteller wie SAP oder Comarch mittlerweile Lösungen aus der Cloud an. Die Vorteile der Cloud liegen darin, dass keine Infrastruktur zur Integration aufgebaut werden muss und nur die Komponenten bezahlt werden, die das Unternehmen im Rahmen seiner Geschäftsprozesse tatsächlich benötigt.
