Scopevisio Beschaffung: die neuen Funktionen

Die Scopevisio Beschaffung unterstützt kleine und mittlere Unternehmen dabei, ihre Beschaffungsprozesse zu optimieren und dadurch die Liefertermintreue zu verbessern. Dies wiederum sorgt für höhere Kundenzufriedenheit und stärkere Kundenbindung. Ein wesentlicher Pluspunkt der Scopevisio Beschaffung ist die nahtlose Integration des Moduls in die Cloud Unternehmenssoftware der Scopevisio.

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Herausforderungen in der Beschaffung

Die Beschaffung im Unternehmen ist keine Insel, sondern mit allen Unternehmensbereichen wie dem Verkauf und der Geschäftsführung verknüpft.

Beschaffung ist keine Insel

Die Mitarbeitenden haben in ihren jeweiligen Rollen unterschiedliche Anforderungen an die Beschaffung:

Der Verkäufer will seinem Kunden ein sicheres Lieferdatum nennen können.

Der Einkäufer braucht einen schnellen und zuverlässigen Überblick über Aufträge und Bestände, um bedarfsgerecht zu bestellen.

Der Buchhalter benötigt Klarheit über Lieferungen und Leistungen für die VSt.-Anmeldung.

Der Geschäftsführer will zuverlässig wissen, zu welchem Zeitpunkt er mit welchen Umsätzen rechnen kann.

Probleme in der Beschaffung

Oft werden diese Herausforderungen aber auch heute noch mit suboptimalen Werkzeugen bewältigt. Manuelle Prozesse prägen weiterhin den Arbeitsalltag, auch Papier gehört dazu. Die Folgen:

  • Fehlender Gesamtüberblick über Aufträge und Bestände
  • Ineffizienter Beschaffungsprozess durch Medienbrüche und aufwändige manuelle Tätigkeiten
  • Zeitintensive Informationssuche in unterschiedlichen Abteilungen, getrennten Systemen oder an unterschiedlichen Ablageorten
  • Fehlende Auskunftsfähigkeit, wenn Kolleg:innen nicht im Hause sind
  • Hoher Arbeitsaufwand durch die Aggregation und Aufarbeitung von Daten

All dies kann negative Auswirkungen auf den Beschaffungsprozess haben, was wiederum dazu führen kann, dass benötigte Artikel fehlen. Gerät dadurch die Auftragsabwicklung ins Stocken, können die Folgen erfolgsschädigend sein:

  • Kunden beschweren sich wegen verstrichener Liefertermine.
  • Kunden stornieren und bestellen bei der Konkurrenz.
  • Die Kundenbindung schwindet.

Wer es nicht so weit kommen lassen will, setzt auf eine Software für die Beschaffung, die dem Einkauf manuelle Prozesse abnimmt, die Fehleranfälligkeit minimiert und die Liefertermintreue optimiert.

Scopevisio Beschaffung als Teil eines Gesamtsystems

Scopevisio Beschaffung: Die richtigen Produkte in der richtigen Menge zur richtigen Zeit am richtigen Ort!

Die Scopevisio Beschaffung ist ein Modul der vollständig interierten ERP-Software von Scopevisio. Das hat den Vorteil, dass vor- und nachgelagerte Prozesse nahtlos mit der Beschaffung verbunden sind und die zeitaufwändige und fehleranfällige manuelle Übertragung von Daten von einem System ins andere entfällt.

Intergriete Beschaffung

Silos werden aufgebrochen. Statt dessen werden Daten zentral in einem System gepflegt. So wird Datenkohärenz geschaffen und eine Echtzeitsynchronisation ermöglicht. So werden zum Beispiel Rechnungen Ihrer Lieferanten den eingehenden Lieferungen zugeordnet und sachlich geprüft. Hier zeigt sich der Vorteil der Integration von Beschaffung und Rechnungseingangsbuch.

Die Auftragssteuerung als zentrales Element

Ausgangspunkt der Beschaffung in Scopevisio ist die Auftragssteuerung.

Auftragsssteuerung

In der Auftragssteuerung erhalten Sie einen ganzheitlichen Überblick über die anstehenden Aufträge und die zugehörigen Auftragspositionen sowie die Reservierungen. In dieser Übersicht wird mittels Ampel-Kennung (grün, gelb, rot) ersichtlich, ob und wann Aufträge ausgeführt werden können. Sie sehen, welche Aufträge aus dem aktuellen Lagerbestand und den bevorstehenden Lieferungen aus den Bestellungen bei Ihren Lieferanten bedient werden können. Liefertermine werden für alle Aufträge zentral gerechnet auf Basis von Lagerbeständen und bereits im System erstellten Bestellungen.

So können Sie Ihre Aufträge optimal planen und steuern!

Prozessmodell zur  Scopevisio Beschaffung

Prozessmodell zur Scopevisio Beschaffung

Aufträge erfassen / Auftragssteuerung

In der Auftragssteuerung laufen alle erfassten Aufträge ein, die wiederum einen Bedarf an Artikeln erzeugen (unterer Teilprozess). Auf der Basis des Bedarfs werden vom System automatisierte Bestellvorschläge erzeugt. Dabei werden zwei Aspekte berücksichtigt:

  • Melde- und Maximalbestände
  • Unterdeckung aus aktuellen Aufträgen

Bestellvorschläge / Bestellungen

Die Bestellvorschläge kann der Anwender in Bestellungen überführen, die er aus dem System heraus an den bevorzugten Lieferanten (Preferred Supplier) versendet.

Die Bestellübersicht bietet Ihnen einen Überblick über sämtliche Bestellungen. Von hier aus könne Sie in die einzelnen Bestellungen mit allen relevanten Daten wie Bestelldatum, Status, Mengenangaben und viele andere mehr abrufen.

Wareneingänge

Wareneingänge laufen in Scopevisio stets gegen eine Bestellung. Der obere Teilprozess zeigt, wie die Wareneingänge in den Prozess der Auftragsabwicklung übergehen (Kommissionierung, Auslieferung, Abrechnung).

In der Übersicht zu den Wareneingängen sehen Sie, welche Lieferungen eingetroffen sind oder noch ausstehen.

Das Modul Scopevisio Beschaffung unterstützt auch im Lager

Rechnungen / Zahlungen

Eingangsrechnungen werden im Scopevisio Rechnungseingangsbuch mit Bestellungen abgeglichen und teilautomatisiert weiterverarbeitet. Dadurch entfällt weitgehend die manuelle Prüfung, ob zur Rechnung Ihres Lieferanten die Ware entsprechend eingebucht wurde. Da dies automatisch erfolgt, haben Ihre Mitarbeiter Zeit, sich um andere wichtige Dinge zu kümmern. Die Buchhaltung ist in der Lage, Skonto zu ziehen und Rechnungen rechtzeitig zu begleichen. Möglich ist dies, weil Scopevisio Beschaffung und Scopevisio Finanzen als Bestandteile der integrierten Scopevisio Cloud Unternehmenssoftware sind.

Vorteile der Scopevisio Beschaffung

In Scopevisio sind Prozesse basierend auf erprobten Best Practices vorkonfiguriert. Für alle Beteiligten im Einkauf und Verkauf ergeben sich dadurch viele Vorteile.

  • Ganzheitlicher Überblick über die gesamte Auftragslage
  • Bedarfsgerechte Beschaffung auf der Basis von automatisierten Bestellvorschlägen
  • Verbesserte Auskunftsfähigkeit gegenüber Kolleg:innen und Kunden durch Echtzeitdaten
  • Zeitersparnis durch automatisierte Eingangsrechnungsverarbeitung
  • Verlässliche Liefertermine und erhöhte Kundenzufriedenheit

Funktionen der Scopevisio Beschaffung (Stand Anfang 2023)

Die Scopevisio Beschaffung wird kontinuierlich zu einer umfassenden Material- und Warenwirtschaft ausgebaut. Im dem ersten Quartal 2023 sind folgende Funktionen verfügbar:

Standorte und Lager

  • Mehrere Standorte und Lager

Produkte

  • Produktverwaltung mit Text, Bild, Verkaufspreisen
  • Staffelpreise und individuelle Preise
  • Einheiten
  • Mehrere Lieferanten und Preise pro Produkt
  • „Ausgewählter“ Lieferant pro Produkt

Lieferanten

  • Lieferantenverwaltung mit Kontaktmanagement

Stücklisten

  • Mehrstufige Stücklisten als Auftragsstücklisten

Aufträge

  • Auftragserfassung
  • Auftragssteuerung und Produktreservierung nach Wunschdatum und Priorität
  • Automatische Steuerung Kommissionierung/Auftragsfertigung nach Wunschdatum
  • Liefertermine an Aufträge übertragen aus Bestand und eingehenden Lieferungen

Bestellungen

  • Automatische Bestellvorschläge zur Bedarfsdeckung aus Auftrag oder Meldebestand.
  • Ausfertigung Bestellung und Versand dieser per Mail an Lieferanten

Wareneingang

  • Buchung Wareneingang gegen Bestellung

Eingangsrechnungen

  • Teilautomatische Verarbeitung von Eingangsrechnungen dank der Integration der Beschaffung in Scopevisio Finanzen (Rechnungseingangsbuch)

Inventur

Fazit

Optimierte Beschaffung = zufriedene Kunden

Mit Scopevisio Beschaffung behalten Sie alle Daten im Blick und verschlanken und straffen gleichzeitig den Beschaffungsprozess. Beides trägt dazu bei, die Auftragsabwicklung zu optimieren, was schlussendlich die Kundenzufriedenheit erhöht.

Mehr Transparenz: Daten müssen nicht mehr in verschiedenen Abteilungen (Einkauf, Verkauf, Lager) zusammengesucht werden. Statt dessen rufen Sie mit einem Klick Übersichten über Aufträge, Bestellungen und Wareneingänge auf.

Beschleunigte Prozesse: Beschaffungsprozesse werden in Kombination mit vor- und nachgelagerten Prozessen in einem integrierten System gelenkt und gestrafft.

So erreichen Sie durch Standardisierung, Automatisierung und Transparenz eine optimale Kundenzufriedenheit.

Autor:in Sabine Jung-Elsen
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