Wer als Unternehmer oder Projektleiter nachhaltiges Wachstum will, muss verstehen: Excel ist nicht die beste digitale Lösung. Es ist ein Überbleibsel aus der Vergangenheit. In diesem Artikel zeigen wir die Grenzen von Excel. Wir erklären die Vorteile von ERP-Systemen. Außerdem erfahren Dienstleistungsunternehmen, wie sie ihre digitale Präsenz verbessern können, um wettbewerbsfähig zu bleiben.
Excel ist der Standard – aber nicht die Lösung für digitale Unternehmen
In vielen Dienstleistungsunternehmen sieht der Arbeitsalltag ähnlich aus. Projektpläne, Zeiterfassung, Angebote und Rechnungen werden oft mit verschiedenen Programmen gemacht. Hinzu kommen viele E-Mails, manuelle Absprachen und ständig neue Versionen durch interne Freigaben und Korrekturen. Microsoft Excel – eines der am weitesten verbreiteten Tabellenkalkulationssysteme – gilt dabei als oft bewährtes Werkzeug. Es ist flexibel, bekannt und scheinbar kostengünstig. Verschiedenen Studien zufolge nutzen zwischen 60 und 80 % der kleinen und mittelständischen Dienstleistungsunternehmen das Tool regelmäßig. Vor allem in der Anfangsphase eines Unternehmens ist Excel ein nützliches Werkzeug. Es hilft bei der Organisation von Prozessen, bei Berechnungen und bei der Verwaltung von Daten. Doch mit zunehmender Komplexität wird es schnell zur Belastung für Unternehmer und Projektmanager.
Wenn Unternehmen wachsen, steigt i. d. R. die Zahl der Projekte, der Mitarbeitenden und der Kunden. Die Anforderungen verändern sich. Gleichzeitig spüren viele Betriebe den zunehmenden Fachkräftemangel und suchen nach Wegen, produktiver zu arbeiten.
In dieser Phase wird Excel nicht nur unpraktisch – es wird zur Wachstumsbremse. Prozesse lassen sich kaum noch skalieren, die Datenqualität leidet und das operative Geschäft wird zunehmend unübersichtlich.
Wo Excel Dienstleistungsunternehmen konkret ausbremst
Die Nachteile von Excel sind im Tagesgeschäft spürbar – besonders in projektorientierten Dienstleistungsunternehmen. Hier einige typische Schwächen der Software, die die Arbeit unnötig erschweren:
- Keine zentrale Zeiterfassung
Mitarbeitende tragen Arbeitszeiten manuell in eigene Excel-Dateien ein. Die Folge: Unübersichtliche Projektstände, fehlende Transparenz und aufwendige Nachfragen. - Manuelle Prozesse sind fehleranfällig
Daten müssen mehrfach erfasst oder kopiert werden. Tippfehler, Versionskonflikte oder vergessene Einträge sind an der Tagesordnung – mit direkten Auswirkungen auf die Qualität. - Keine Automatisierung
Wiederkehrende Aufgaben wie Rechnungen, Auswertungen oder Reportings sind in Excel schwer zu automatisieren. Oft braucht man dafür viel technisches Wissen. - Kein Echtzeit-Zugriff für Teams
Arbeiten mehrere Personen gleichzeitig an einem Projekt, entstehen schnell Versionsprobleme. Gemeinsames Arbeiten in Echtzeit ist mit klassischen Excel-Dateien kaum möglich. - Fehlende Integration mit anderen Systemen
Excel arbeitet isoliert. Eine Verbindung mit Buchhaltungssoftware, CRM oder Zeiterfassungssystemen muss manuell hergestellt werden. Das führt zu hohem Zeit- und Personalaufwand. - Wachstum bedeutet Mehraufwand, nicht Skalierung
Je größer das Unternehmen, desto mehr Dateien, Abstimmungen und manuelle Kontrollen sind nötig. Prozesse skalieren nicht, sondern blähen sich auf.
Diese Punkte führen dazu, dass Mitarbeitende und Führungskräfte mehr Zeit mit internen Absprachen verbringen. Sie verbringen weniger Zeit mit wertvoller Arbeit für den Kunden.
Was digitale Unternehmen anders machen
Digitale Dienstleistungsunternehmen haben Excel in weiten Teilen längst ersetzt – durch integrierte, cloudbasierte Plattformen. Der zentrale Unterschied: Sie setzen auf einheitliche Systeme, in denen alle relevanten Unternehmensbereiche miteinander vernetzt sind.
Digitale Unternehmen nutzen zentrale Lösungen, anstatt für jeden Prozess ein eigenes Tool zu verwenden. Diese Lösungen verbinden Bereiche wie Projektmanagement, Zeiterfassung, Beschaffung, Warenwirtschaft, Abrechnung und Controlling. Diese Systeme bieten mehr als nur digitale Tabellen – sie ermöglichen
- effizientes Arbeiten in Echtzeit,
- rollenbasierte Zugriffe und Berechtigungen,
- automatisierte Workflows und
- eine klare Datenbasis für Entscheidungen.
Dabei nutzen sie oft spezielle ERP-Systeme. Diese Lösungen für Enterprise-Resource-Planning sind für projektbasierte Unternehmen gedacht. Sie helfen, Ressourcen, Finanzen und Projekte einfach zu verwalten. Alles geschieht an einem Ort. So gibt es keine Unterbrechungen und maximale Transparenz.
Zentrale Module eines ERP-Systems für Dienstleistungsunternehmen
Die Funktionen eines ERP-Systems sind je nach Branche sehr unterschiedlich. Viele ERP-Anbieter passen die Systeme an die speziellen Bedürfnisse an.
Digitale Unternehmen wissen: Prozesse, die gut funktionieren, müssen nicht immer neu erfunden werden. Sie sollten automatisiert, digitalisiert, vernetzt und messbar gemacht werden.
Für Dienstleistungsunternehmen sind vor allem diese Module entscheidend:
- Projektmanagement: Planung, Meilensteine, Aufgabenverteilung und Budgetkontrolle zentral in einem System.
- Digitale Zeiterfassung: Erfasste Zeiten direkt den Projekten zugeordnet – als Basis für Auswertungen und Abrechnung.
- Ressourcenplanung: Übersicht über Auslastung, Kapazitäten und Verfügbarkeiten der Mitarbeitenden.
- Abrechnung & Faktura: Automatische Erstellung von Rechnungen auf Basis gebuchter Leistungen und Verträge.
- Controlling & Reporting: Echtzeit-Kennzahlen zu Projekten, Deckungsbeiträgen und Unternehmensperformance.
- Kunden- & Vertragsmanagement (CRM): Pflege von Kundenbeziehungen, Verträgen und Angebotsstatus in einem System.
Je nach Unternehmensgröße und Branche können auch weitere Module wie Reisekosten, Dokumentenmanagement oder Integration in Buchhaltungssysteme sinnvoll sein.
Vorteile von ERP-Systemen für Dienstleistungsunternehmen
Ein ERP-System bringt genau das, was Excel nicht leisten kann: Skalierbare Strukturen, verlässliche Datenflüsse und integrierte Prozesse. Alle Abteilungen eines Unternehmens greifen auf eine einheitliche Datenbasis zurück, was zu mehr Effizienz und Kostensenkung führt. Die Vorteile von ERP-Systemen sind klar:
- Reduzierter Verwaltungsaufwand
Statt Daten doppelt zu pflegen, greifen alle Mitarbeitenden auf ein zentrales System zu. Stammdaten, Zeiten, Budgets und Abrechnungen sind direkt miteinander verknüpft – das spart Zeit, Ressourcen und minimiert Fehler. - ·Projektmanagement, digitale Zeiterfassung und Controlling aus einer Hand
Projektleiter sehen in Echtzeit, wie sich Budgets entwickeln, wie viele Stunden gebucht wurden und ob Meilensteine erreicht sind. Die Abrechnung erfolgt direkt auf Basis der erfassten Zeiten – ohne Excel-Zwischenschritte. - Automatisierte Workflows
Wiederkehrende Aufgaben wie die Abrechnung von Projekten oder die Übergabe an die Buchhaltung laufen automatisch – fehlerfrei und nachvollziehbar. - Mehr Zeit für das Wesentliche
Mitarbeitende verbringen weniger Zeit mit administrativen Aufgaben. Der Fokus liegt wieder auf der eigentlichen Dienstleistung – nicht auf dem Pflegen von Tabellen. - Bessere Entscheidungen durch transparente Daten
Geschäftsführung und Projektleitung haben jederzeit Zugriff auf aktuelle Kennzahlen. Das erleichtert Entscheidungen, verbessert das Controlling und hilft, Engpässe frühzeitig zu erkennen. - Weniger Stress mit Excel – mehr Vertrauen in Prozesse
Moderne ERP-Systeme bieten intuitive Oberflächen, rollenbasierte Zugriffskonzepte und hohe Sicherheit. Das steigert nicht nur die Effizienz, sondern auch das Vertrauen in die eigenen Daten und Prozesse.
Fazit
Excel ist ein nützliches Werkzeug für den Anfang. Es ist jedoch kein solides Fundament für ein wachsendes, digitales Dienstleistungsunternehmen. Solche Unternehmen müssen wettbewerbsfähig sein und für die Zukunft bereitstehen. Für langfristigen Erfolg müssen Prozesse integriert, manuelle Arbeit reduziert und die Skalierbarkeit des Geschäftsmodells gesichert werden.
Cloudbasierte ERP-Systeme bieten dafür die ideale Basis. Sie ermöglichen eine durchgängige Digitalisierung aller Kernprozesse – von der digitalen Zeiterfassung bis zur Abrechnung.
Mit der cloudbasierten ERP-Lösung von Scopevisio haben Sie einen Standard und sind trotzdem maximal flexibel. Sie können aus folgenden Modulen wählen:
- Organisation
- Dokumentenmanagement (DMS) / ECM
- Vertrieb und Kundenmanagement
- Beschaffung
- Personal (HR-Management)
- Finanzen (Finanzbuchhaltung und Controlling)
Prozesse sind in Scopevisio bereits eingerichtet. Sie ermöglichen ein transparentes Arbeiten zwischen Abteilungen. Das Dokumentenmanagementsystem DMS-Teamwork ist in alle Prozesse integriert. Dort können alle Dokumente schnell und einfach gefunden werden. Die Filter- und Suchfunktion ist ähnlich wie die Google-Suche.
Eine offene Schnittstelle zu vorhandenen Systemen macht die Scopevisio ERP-Lösung zudem besonders flexibel. Mit Scopevisio sind Sie sicher. Die Lösung bietet hohe Sicherheitsstandards. Sie ist GoBD-konform und nach IDW PS 880 zertifiziert. Außerdem wird sie zu 100 Prozent auf deutschen Servern gehostet.
