In Kürze wird das neue Rechnungseingangsbuch von Scopevisio verfügbar sein. Markus Cramer, Vorstand der Scopevisio AG, gibt erste Einblicke in die neuen Funktionen.
Sicher kennen Sie das: Obwohl der Weg einer Eingangsrechnung vorgezeichnet ist, bestimmen häufig Irrwege den Prozess:
- Lange Bearbeitungszeiten: Ein Beleg ist tagelang im Haus unterwegs.
- Unklarer Aufenthaltsort: Welche Rechnung befindet sich gerade wo?
- Qualitätsprobleme: Beim manuellen Bearbeiten schleichen sich Fehler ein.
Kurzum: Der traditionelle Weg der Rechnungseingangsprüfung ist aufwändig, zeitintensiv und fehleranfällig.
Scopevisio-Kunden sind bereits die ersten grundlegenden Schritte bei der Digitalisierung ihres Eingangsrechnungsworkflows gegangen. Jetzt können Sie das Potenzial, das sich hier bietet, noch weiter ausreizen.
Die wichtigsten Neuerungen im Rechnungseingangsbuch sind
- automatisierte Datenextraktion mit Hilfe von KI-Methoden
- durchgängig digitale Prüfungs- und Freigabeprozesse
- individuelle, mehrstufige Freigabeprozesse
Daraus ergeben sich viele Vorteile:
- schnellerer Rechnungsdurchlauf
- Möglichkeit, Skonto- und Zahlungsfristen auszunutzen
- hohe Transparenz im gesamten Rechnungsdurchlauf
Außerdem werden alle Prozessschritte, Dokumente und Tätigkeiten im Zusammenhang mit dem Rechnungseingang protokolliert und die dazugehörigen Belege sicher archiviert. Dies unterstützt Sie dabei, GoBD-konform zu arbeiten.
Individuelle und mehrstufige Freigabeprozesse
Im neuen Rechnungseingangsbuch können beliebig viele Freigabeprozesse definiert werden, zum Beispiel für einzelne Abteilungen (IT-Freigabeprozess, Marketing-Freigabeprozess etc.). Die einzelnen Freigabeprozesse wiederum können mehrstufig gestaltet werden. So können zum Beispiel mehrere Verantwortliche für die sachliche Prüfung bestimmt werden. Außerdem können Vertreter-Regelungen (Urlaubsvertretung) eingerichtet werden. Diese Neuerungen machen das neue Rechnungseingangsbuch skalierbar für jede Unternehmensgröße und jede Organisationsform.
Hinzu kommen einige nützliche Neuerungen im Eingangsrechnungsformular: So kann künftig ein nicht vorhandener Kreditor gleich aus der Rechnungsmaske mithilfe der Creditreform-Adressvervollständigung vollständig hinterlegt werden. Auch können Kostendimensionen künftig schon vor der Buchung in der Maske hinterlegt werden.
Das neue Rechnungseingangsbuch ermöglicht es, die Angabe der Kostendimension an beliebige Freigabestufen im Freigabeprozess zu koppeln. So kann die Kostendimension zum Beispiel als Pflichtangabe bei der ersten sachlichen Prüfung definiert werden oder auch später im Freigabeprozess bei der Zahlungsfreigabe. Diese und viele weitere Details erhöhen den Komfort und führen zu mehr Effizienz.
Das neue Rechnungseingangsbuch wird ab Februar 2019 verfügbar sein.
